26-05-02 Jaarverslag Veendam 2021
Tekst van het document
Jaarverslag 2021
Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten gemeente Veendam
Jaarverslag 2021 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
Inhoudsopgave 1. Inleiding
2
2. Samenstelling en bevoegdheden 2.1 Samenstelling commissie 2.2 Het secretariaat van de commissie 2.3 Werkwijze commissie 2.3.1 Ontvangst van een bezwaarschrift 2.3.2 Hoorzitting bij commissie 2.3.3 Uitbrengen van het advies
3 3 3 3 3 4 4
3. Cijfers bezwaarschriften 3.1 Ontvangen en behandeld in 2021 3.2 Vergelijking voorgaande jaren
5 5 7
4. Klachten
9
5. Termijnen afhandeling bezwaarschriften 5.1 Termijn plannen hoorzitting 5.2 Termijn uitbrengen advies en beslissing op bezwaar 5.3 Het behalen van de beslistermijn
9 9 9 10
6. Conclusies 6.1 Ontwikkeling aantallen en hoorzittingen 6.2 Kwaliteit, ondersteuning en vertegenwoordiging
10 10 11
1
Jaarverslag 2021 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
1. Inleiding De gemeente Veendam kent een externe adviescommissie ex artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht, ter voorbereiding van beslissingen op bezwaar tegen besluiten van drie ‘bestuursorganen’ van de gemeente Veendam: de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, en de burgemeester. De taken, samenstelling en werkwijze van de commissie zijn geregeld in de ‘Verordening inzake de behandeling van bezwaarschriften en klachten gemeente Veendam’. De commissie is bevoegd ten aanzien van alle bezwaren die zijn ingediend tegen besluiten van de drie bestuursorganen, met uitzondering van bezwaren gericht tegen: - Functiewaarderingsbesluiten; - besluiten op het gebied van de belastingen; - besluiten op verzoeken om kwijtschelding; - besluiten op grond van de Wet waardering onroerende zaken. De commissie kent geen aparte kamers, maar behandelt bezwaren van alle voorkomende vakafdelingen. In 2021 waren dit bezwaren van de afdelingen/Teams Werk & Inkomen, Vergunning & Handhaving en Wet maatschappelijke ondersteuning. Daarnaast is er een aantal bezwaarschriften ontvangen die niet zozeer aan een bepaalde vakafdeling zijn te koppelen; deze worden hierna behandeld onder ‘Overig’.
Ook als er sprake is van een enkel bezwaarschrift van een afdeling (bijvoorbeeld bezwaren over verzoeken op grond van de Wet openbaarheid bestuur of de Algemene verordening gegevensbescherming en bezwaren over besluiten van burgerzaken) worden deze onder ‘Overige’ vermeld . In dit jaarverslag doet de commissie verslag van haar werkzaamheden in 2021. Voor de cijfers en aanbevelingen verwijs ik u graag naar de inhoud van dit verslag. De commissie is slechts één schakel in de ketting die leidt tot de beslissing op bezwaar. Voor elk van de leden van de commissie geldt dat hij of zij inhoudelijke kennis op relevante werkvelden inbrengt, gekoppeld aan de inzet om te komen tot kwalitatief goede adviezen op een zo kort mogelijke termijn. Ook in 2021 blijft de commissie zich inzetten voor een kwalitatief goede advisering, die u als raad, college en/of burgemeester in staat stelt – na heroverweging- verantwoorde en tijdige beslissingen te nemen op de ingediende bezwaarschriften. Veendam, 7 juni 2022 Namens de Commissie voor bezwaarschriften en klachten,
mr. S.H. Spoormans voorzitter
2
Jaarverslag 2021 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
2. Samenstelling en bevoegdheden De leden van de commissie maken geen deel uit van, en zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van, één van de drie bestuursorganen van de gemeente Veendam. Bovendien zijn zij niet woonachtig in de gemeente Veendam.
2.1 Samenstelling commissie De commissie bestaat uit een voorzitter, leden en plaatsvervangende leden. Er wordt twee keer per maand een hoorzitting gepland. De commissie heeft in 2021 gewerkt in de volgende samenstelling: - de heer mr. S.H. Spoormans (voorzitter); - mevrouw mr. G.A. Dik (lid); - de heer mr. P.J. van de Sande (lid); mevrouw mr. M.H. Hermans (plaatsvervangend lid).
2.2 Het secretariaat van de commissie De afgelopen jaren werden bezwaarschriften tegen besluit van bestuursorganen van de gemeenten Veendam en Pekela door De Kompanjie afgehandeld. Met ingang van 1 januari 2021 is De Kompanjie opgeheven. Sindsdien gaan beide gemeenten als zelfstandige organisaties verder. Voor het secretariaat van de commissie heeft de opheffing van De Kompanjie ook gevolgen gehad. Belangrijk is dat de commissie vanaf 2021 alleen bezwaarschriften en klachten afhandelt tegen besluiten van bestuursorganen van de gemeente Veendam. Met betrekking tot de afhandeling van bezwaarschriften gold wel de afspraak dat tot en met 31 maart 2021 bezwaarschriften nog gezamenlijk werden opgepakt. Tot 1 april 2021 was mevrouw mr. L.E.M. Dijkema daarom aangewezen als secretaris van de commissie. Vanaf 1 april 2022 wordt Pro Facto ingehuurd voor het voeren van het secretariaat van de commissie. Het secretariaat wordt sindsdien gevoerd door: - mevrouw mr. C. Veen (secretaris) - de heer mr. S. Roest (plaatsvervangend secretaris) - mevrouw M. Bouwland (administratieve ondersteuning) Het secretariaat ondersteunt de commissie bij het opstellen van verslagen, adviezen en het jaarverslag. Het secretariaat zorgt daarnaast voor het plannen van hoorzittingen en het registreren van bepaalde gegevens over bezwaarschriften.
Het secretariaat onderhoudt namens de commissie de contacten met bezwaarmakers, derde-belanghebbenden en vertegenwoordigers van de raad, het college en de burgemeester.
2.3 Werkwijze commissie 2.3.1 Ontvangst van een bezwaarschrift Bezwaarschriften worden formeel ingediend bij de raad, het college of de burgemeester. In de praktijk worden de bezwaarschriften via het zaaksysteem ontvangen door het secretariaat van de commissie. De secretaris stuurt vervolgens een schriftelijke ontvangstbevestiging naar de bezwaarmaker en controleert of het bezwaarschrift aan alle formele vereisten voldoet (schriftelijk en tijdig ingediend door een belanghebbende tegen een besluit, voorzien van een handtekening en van de bezwaargronden). Zo nodig stelt het secretariaat de bezwaarmaker in de gelegenheid gebreken te herstellen. De secretaris vraagt doorgaans ook direct na ontvangst van een bezwaarschrift bij de vakafdeling het procesdossier op. Bij het aanleveren van de stukken voor het procesdossier is het gebruikelijk dat de betreffende vakafdeling eerst onderzoekt of eventuele fouten zonder inbreng van de commissie hersteld kunnen worden, of dat bijvoorbeeld aan de bezwaarmaker uitgelegd kan worden waarom een besluit op een bepaalde manier is genomen. In 2021 is dat, vanwege de capaciteit en hoeveelheid werk bij vakafdelingen, niet altijd gelukt. Hierdoor kwam het voor dat de vertegenwoordiger van het bestuursorgaan vlak voor of tijdens de hoorzitting aangaf dat het primaire besluit werd herzien.
In sommige, maar niet in alle gevallen, heeft dit uiteindelijk geleid tot intrekking van het bezwaarschrift. 3
Jaarverslag 2021 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
2.3.2 Hoorzitting bij commissie Onderdeel van de procedure is dat de bezwaarmaker in de gelegenheid wordt gesteld zijn bezwaren mondeling toe te lichten tijdens een hoorzitting. De hoorzitting is bedoeld om het primaire besluit, en de bezwaren daartegen nader te kunnen toelichten. De commissie werkt op basis van een jaarrooster waarin de data voor hoorzittingen zijn vastgelegd. Per maand worden twee bijeenkomsten gehouden waarop gemiddeld drie bezwaarschriften worden behandeld (en dus drie hoorzittingen worden gehouden). De hoorzittingen vinden altijd ’s avonds plaats. Een enkele keer zijn er op een avond vier of vijf bezwaarschriften behandeld. In 2021 is het enkele maanden noodzakelijk geweest om buiten het jaarrooster om een extra hoorzitting in te plannen in verband het aantal ontvangen bezwaarschriften. In verband met het Covid-19 virus was het in 2021 niet altijd mogelijk om een fysieke hoorzitting te houden. In het eerste kwartaal van 2021 zijn geen fysieke hoorzittingen, maar alleen schriftelijke of digitale hoorzittingen (via Microsoft Teams) gehouden. Vanaf mei 2021 zijn er weer fysieke hoorzittingen gehouden in de raadzaal, zodat er zonder moeite 1,5 meter afstand van elkaar kon worden gehouden. Ook is desinfectiemiddel beschikbaar gesteld.
Bezwaarmakers zijn in 2021 nog wel in de gelegenheid gesteld om zelf een keuze te maken tussen een fysieke hoorzitting, digitale hoorzitting of het geven van een schriftelijke reactie op het verweerschrift van het college. Hierdoor zijn ook vanaf mei 2021 een aantal bezwaarschriften schriftelijk afgehandeld en heeft er nog één keer een digitale hoorzitting plaatsgevonden. Het secretariaat agendeert de behandeling van een bezwaarschrift zo kort mogelijk na de ontvangst er van op de agenda voor een fysieke hoorzitting en nodigt de vertegenwoordiger van de gemeente en bezwaarmaker uit. Soms worden de gronden van het bezwaarschrift later ingediend of moet er een ander gebrek worden hersteld, de commissie kan het bezwaarschrift dan nog niet in behandeling nemen. Gemiddeld zat er 15,5 week tussen de datum dat het bezwaarschrift is ontvangen én compleet is en de hoorzitting. Heeft de bezwaarmaker aangegeven een schriftelijke reactie te willen geven in plaats van een hoorzitting, dan wordt de behandeling van het bezwaarschrift nog steeds geagendeerd. De commissie bespreekt de zaak dan aan de hand van het procesdossier. Als de commissie nog vragen heeft worden deze teruggekoppeld aan bezwaarmaker en/of het college. Deze manier van afhandelen is voor sommige zaken geschikt gebleken en kan zorgen voor een snelle afhandeling.
Bij zaken waar de commissie veel vragen heeft naar aanleiding van de stukken is deze wijze minder geschikt en heeft de afhandeling juist langer geduurd. Het is de keuze van de bezwaarmakers op welke wijze zij willen dat het bezwaarschrift wordt behandeld, de commissie heeft besloten hier geen invloed op uit te oefenen. Er wordt normaal gesproken gehoord met drie commissieleden. Naar aanleiding van de hoorzitting kan de commissie eventueel nadere informatie opvragen bij alle partijen en kan de behandeling van het bezwaarschrift worden aangehouden, al dan niet met of zonder verlenging van de beslistermijn.
2.3.3 Uitbrengen van het advies Als de commissie na de hoorzitting of bestudering van alle stukken voldoende informatie heeft, stelt de secretaris een conceptadvies op. De commissieleden reageren hierop naar elkaar en maken gebruik van elkaars opmerkingen. Het definitieve advies (dat altijd wordt gegeven door drie commissieleden) wordt via de verantwoordelijke vakafdeling uitgebracht aan het betreffende bestuursorgaan. Het verslag van de hoorzitting (als deze heeft plaatsgevonden) is als bijlage bij het advies van de commissie gevoegd. De vakafdeling draagt zorg voor de verdere afhandeling van het bezwaarschrift (het versturen van de beslissing op bezwaar, samen met het advies van de commissie). Het bestuursorgaan dat de uiteindelijke beslissing neemt, mag afwijken van het advies van de commissie. Indien het advies van de commissie niet wordt gevolgd, dient dit wel nadrukkelijk te worden gemotiveerd in de beslissing op bezwaar. Tegen de beslissing op bezwaar staat de mogelijkheid van beroep bij de bestuursrechter open.
4
Jaarverslag 2021 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
3. Cijfers bezwaarschriften Het secretariaat registreert bezwaarschriften ten aanzien waarvan de commissie bevoegd is te adviseren. Er wordt bijgehouden hoeveel bezwaarschriften worden ingediend, welke vakafdeling het betreft, wat het resultaat is van de bezwaarafhandeling en hoe lang de afhandeling heeft geduurd. Bij het opstellen van dit jaarverslag bleek dat niet alle zaken in het eerste kwartaal van 2021 goed zijn geregistreerd. Van een groot deel van de werkvoorraad uit 2019 en 2020 zijn uiteindelijk de gegevens achterhaald. Van een enkel bezwaarschrift zijn echter niet alle te registreren gegevens bekend; daar waar dit speelt is dit specifiek aangegeven.
3.1 Ontvangen en behandeld in 2021 In 2021 zijn er 118 bezwaarschriften ingediend ten aanzien waarvan de commissie bevoegd was om te adviseren. Van die 118 bezwaarschriften zijn 23 bezwaarschriften ingetrokken na bemiddeling door de vakafdeling (het geven van uitleg) of herziening van het besluit (herstel van een fout). In vier van die 23 zaken is het bezwaarschrift na een hoorzitting ingetrokken omdat het college naar aanleiding van informatie in de bezwaarprocedure een herziene beslissing heeft genomen waarmee volledig tegemoet is gekomen aan de bezwaren. Bezwaarschriften 2021: Volledig afgehandeld Ingetrokken voor hoorzitting Ingetrokken na hoorzitting Nog in behandeling1
118 47 19 4 48
Tabel 1: Overzicht ontvangen bezwaarschriften in 2021
Niet alle bezwaarschriften die in een verslagjaar worden ontvangen, worden in datzelfde jaar afgehandeld. Een deel van de bezwaarschriften dat tijdens een hoorzitting behandeld is en waarover adviezen zijn uitgebracht heeft betrekking op bezwaarschriften die in het voorafgaande jaar zijn ontvangen. De commissie had op 1 januari 2021 een werkvoorraad van 25 bezwaarschriften. Het ging daarbij om één bezwaarschrift uit 2019 en 24 bezwaarschriften uit 2020 die nog moesten worden afgehandeld. In totaal waren er in 2021 daarom 143 bezwaarschriften (25 + 118) te behandelen. Van de totale werkvoorraad in 2021 (143 bezwaarschriften) zijn in 2021 64 bezwaarschriften volledig afgehandeld. Op 31 december 2021 waren er nog 54 zaken in behandeling. Van die 54 bezwaarschriften heeft de commissie in 24 zaken in 2020 of 2021 een advies uitgebracht en dient in 2022 een beslissing op bezwaar te worden genomen. Daarnaast zijn van die 54 bezwaarschriften 7 bezwaarschriften aangehouden. Totale werkvoorraad 2021: Volledig afgehandeld Ingetrokken Nog in behandeling Onbekend
143 64 23 54 2
Tabel 2: Totale werkvoorraad 2021
In de figuur en tabel op de volgende pagina wordt een overzicht gegeven van de bezwaarschriften die door de commissie zijn behandeld in 2021. De commissie heeft in 2021 in 73 bezwaarzaken een schriftelijk advies uitgebracht.
1
Het betreft hier zowel bezwaarschriften waarin de commissie nog geen advies heeft uitgebracht, als zaken waarin door de commissie wel een advies is uitgebracht, maar waarin het college nog geen beslissing op bezwaar heeft genomen.
5
Jaarverslag 2021 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
Bezwaarschriften 2021
6%
Zaken waarin advies is uitgebracht
18% ingetrokken
58%
18%
Zaken waarin (nog) geen advies is uitgebracht Aangehouden
Figuur 1: Overzicht advisering in 2021
vakafdeling Werk & Inkomen Wet maatschappelijke ondersteuning Vergunning & Handhaving Overig Totaal
Werkvoorraad 1 januari 2021
Ontvangen in 2021
22
52
Advies uitgebracht in 2021 39
11
Werkvoorraad 31 december 2021 26
0
14
2
4
8
2
40
26
6
10
1 25
12 118
6 73
2 23
10 54
Ingetrokken in 2021
Tabel 3: Overzicht behandeling bezwaarschriften 2021
Afwijking van het advies van de commissie In 2021 is het advies van de commissie in vier gevallen niet overgenomen. Eén van die zaken had betrekking op de toekenning van een bijstandsuitkering. De commissie had geadviseerd om het bezwaarschrift gegrond te verklaren en met ingang van een bepaalde datum (datum A) een bijstandsuitkering toe te kennen, omdat bezwaarmaker met de verlenging van zijn verblijfsvergunning een geldige verblijfstitel had per die datum. Het college heeft besloten om dat advies niet over te nemen en de bezwaren ongegrond te verklaren. Bezwaarmaker had namelijk op een bepaalde datum (datum B) verlenging van zijn verblijfsvergunning aangevraagd en het college ziet die datum als eerste melding voor een eventuele aanvraag voor bijstand. Het college heeft daarom per datum B een bijstandsuitkering toegekend. Het college is daarmee coulant geweest, aangezien een bijstandsuitkering in beginsel niet met terugwerkende kracht mag worden toegekend en bezwaarmaker na datum B de bijstandsuitkering heeft aangevraagd. In de tweede zaak had de commissie geadviseerd om bezwaarmaker in de gelegenheid te stellen de zonnepanelen op het dak iets op te schuiven en geadviseerd om het bezwaarschrift ongegrond te verklaren, als van die mogelijkheid geen gebruik werd gemaakt.
Het college heeft uiteindelijk het bezwaarschrift gegrond verklaard en besloten alsnog een omgevingsvergunning te verlenen. Daarbij heeft onder meer een rol gespeeld dat de bezwaarmaker ter goeder trouw heeft gehandeld, het beeld voor de omgeving niet wezenlijk zal veranderen en met de vergunningverlening geen precedent wordt geschapen.
6
Jaarverslag 2021 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
In derde zaak had de commissie geadviseerd het bezwaarschrift gegrond te verklaren en aan bezwaarmaker een Persoonsgebonden budget (Pgb) toe te kennen. Het college heeft besloten om het bezwaarschrift deels gegrond en deels ongegrond te verklaren. Het college heeft het advies van de commissie niet overgenomen, omdat er sinds de zomer geen ondersteuning meer had plaatsgevonden. Het college heeft wel erkend dat onvoldoende onderzoek had plaatsgevonden en besloten een geheel nieuw onderzoek uit te voeren om te bepalen welke ondersteuning nodig is. De vierde zaak ging over de Tijdelijke ondersteuningsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). De commissie had geadviseerd om het bezwaarschrift tegen de terugvordering van een bepaald bedrag gegrond te verklaren. Aan dat advies lag ten grondslag dat er geen duidelijkheid was over of bezwaarmaker al dan niet recht had op Tozo-1 en niet kon worden gezegd dat hij de op hem rustende inlichtingenplicht heeft geschonden, omdat hij telkens heeft geprobeerd informatie aan te leveren. De commissie is van mening dat het op de weg van het college lag om ervoor te zorgen dat de duidelijkheid over het al dan niet recht hebben op Tozo-1 werd verkregen en dat het college in een fysiek gesprek met bezwaarmaker die onduidelijkheid weg had kunnen nemen. Het college heeft in deze zaak besloten om het bezwaarschrift ongegrond te verklaren.
Het college heeft de door bezwaarde aangeleverde informatie beoordeeld. Helaas had die beoordeling niet plaats kunnen vinden voordat de commissie een advies uitbracht. Uit die aangeleverde informatie bleek dat bezwaarmaker in twee maanden een inkomen had dat (substantieel) hoger lag dan de bijstandsnorm, waardoor hij in die maanden geen recht had op Tozo-1. Het terug te vorderen bedrag is aangepast.
3.2 Vergelijking voorgaande jaren Het totaal aantal ontvangen bezwaarschriften is de afgelopen jaren wisselend. In vergelijking met voorgaande jaren valt op dat het aantal ingediende bezwaarschriften de afgelopen jaren weer toeneemt. Daar waar in 2016 en 2018 een flinke daling zichtbaar was, loopt het totaal aantal bezwaarschriften de afgelopen drie jaren weer op. In 2021 ligt het totaal aantal ontvangen bezwaarschriften zelfs veel hoger dan de afgelopen jaren. In vergelijking met 2020 is het aantal bezwaarschriften met maar liefst 57,33% toegenomen. Jaartal 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021
Totaal ontvangen 110 81 87 50 63 75 118
Ingetrokken 43 28 22 17 10 30 23
Advies door commissie 59 67 62 49 33 51 73
Tabel 4: totaal aantal ontvangen bezwaarschriften 2015-2021
Ten aanzien van de onderwerpen waarop de bezwaren betrekking hebben, valt op dat het aantal zaken op het gebied van Vergunningverlening en Handhaving in 2021 enorm is gestegen. Daarbij dient wel te worden opgemerkt dat op het gebied van Vergunningverlening en Handhaving twee besluiten zijn voorgelegd aan de commissie, waartegen meerdere omwonenden bezwaar hebben gemaakt. Het ging in die zaken om een omgevingsvergunning voor het crematorium aan de Langeleegte in Veendam en het verlenen van een omgevingsvergunning voor het aanbieden van wonen met zorg, inclusief begeleiding voor jeugdigen voor maximaal acht clienten. Het aantal bezwaarschriften op het gebied van de Wet maatschappelijke ondersteuning is in vergelijking met 2020 redelijk constant gebleven. Van de afdeling Werk & Inkomen worden nog steeds de meeste bezwaarschriften ontvangen.
7
Jaarverslag 2021 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
vakafdeling
Ontvangen 2015
Ontvangen 2016
Ontvangen 2017
Ontvangen 2018
Ontvangen 2019
62
44
31
37
30
40
52
33
17
22
2
3
13
14
7
6
16
4
11
10
40
4 110
9 81
9 87
4 50
16 62
11 75
12 118
Werk & Inkomen Wet maatschappelijke ondersteuning Vergunning & Handhaving Overig Totaal
Ontvangen Ontvangen 2020 2021
Tabel 5: totaal ontvangen bezwaarschriften 2015-2020 naar onderwerp
In tabel 6 wordt een overzicht gegeven van welk advies de commissie heeft gegeven in de zaken die in 2021 tot de totale werkvoorraad behoorden en welke beslissingen het bestuursorgaan vervolgens heeft genomen. In een aantal gevallen is er al wel een advies uitgebracht door de commissie maar is nog geen beslissing op bezwaar genomen. Ook die zaken zijn in onderstaand overzicht tot uitdrukking gebracht. vakafdeling
Werk & Inkomen
Wet maatschappelijke ondersteuning
Vergunning & Handhaving
Overig
Totaal
Advies Commissie
Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Onbekend Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Onbekend Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Onbekend Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Onbekend Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Onbekend
Besluit op bezwaar
2 27 3 7 1 1 5 21 1 4 1 8 53 3 9 -
Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Onbekend/nog geen besluit Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Onbekend/nog geen besluit Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Onbekend/nog geen besluit Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Onbekend/nog geen besluit Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Onbekend/nog geen besluit
2 27 3 5 2 1 1 5 20 1 1 4 1 8 52 4 6 3
Tabel 6: Adviezen commissie en beslissingen op bezwaar in 2021
In tabel 6 is een overzicht gegeven van welk advies de commissie heeft gegeven in de zaken die in 2021 tot de totale werkvoorraad behoorden en welke beslissingen het bestuursorgaan vervolgens heeft genomen. In een aantal gevallen is er al wel een advies uitgebracht door de commissie maar is nog geen beslissing op bezwaar genomen. Ook die zaken zijn in het overzicht tot uitdrukking gebracht. 8
Jaarverslag 2021 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
4. Klachten Naast de bezwaarschriften heeft de commissie in december 2021 twee klachten ontvangen ten aanzien waarvan de commissie bevoegd was om te adviseren. De commissie is bevoegd om te adviseren over klachten die gaan over de wijze waarop een bestuursorgaan zich heeft gedragen. De eerste klacht heeft betrekking op een waarschuwingsbrief die vanuit het college is gestuurd en de wijze waarop er met klager is omgegaan (fatsoenlijke bejegening). De tweede klacht heeft betrekking op het niet verkrijgen van een reactie op klagers een verzoek om inzage dan wel een afschrift van zijn persoonlijke gegevens en het dossier van zijn twee minderjarige kinderen. Beide klachten worden in 2022 verder afgehandeld.
5. Termijnen afhandeling bezwaarschriften2 Een bezwaarschrift is tijdig afgehandeld als de beslissing op bezwaar binnen de wettelijke beslistermijn is verzonden. De beslistermijn vangt aan nadat de termijn om bezwaar te maken is geëindigd (dit is 6 weken nadat het primaire besluit is verzonden). Omdat er gebruik wordt gemaakt van een commissie, bedraagt de wettelijke beslistermijn 12 weken. De beslistermijn kan eenmalig met 6 weken worden verdaagd. De totale beslistermijn bedraagt dus 18 weken vanaf de dag na ontvangst van het bezwaarschrift of de einde van de bezwaartermijn. Gedurende de tijd dat een bezwaarmaker in verzuim is (bijvoorbeeld omdat de handtekening ontbreekt, of omdat de gronden moeten worden aangevuld) wordt de beslistermijn opgeschort. Daarnaast kan de beslistermijn in overleg met de bezwaarmaker worden verlengd. De gemiddelde tijd die nodig is geweest om een bezwaarschrift dat door de commissie is behandeld af te handelen bedroeg in 2021 30 weken. In 2020 was gemiddeld 27 weken en in 2019 17 weken nodig om bezwaarschriften af te handelen. De behandeling van de bezwaarschriften heeft gemiddeld 3 weken langer geduurd dan in 2020. De meeste bezwaarschriften zijn dan ook niet binnen de wettelijke termijn afgehandeld.
5.1 Termijn plannen hoorzitting Het is duidelijk dat de termijn tussen de ontvangst van het bezwaarschrift en de behandeling op een hoorzitting bij de commissie (hieronder valt ook de bespreking van de zaken die schriftelijk zijn afgehandeld) langer heeft geduurd ten opzichte van vorig jaar. Het duurde in 2021 gemiddeld 15,5 week voordat een bezwaarschrift op een hoorzitting werd behandeld. Dit is in vergelijking met voorgaande jaren veel minder snel; in 2020 duurde het gemiddeld 13 weken en in 2019 7 weken voordat een bezwaarschrift op een hoorzitting kon worden behandeld. Hiervoor kunnen verschillende verklaringen worden gegeven. In verschillende zaken duurde het (vooral in de eerste helft van 2021) vanwege de capaciteit en hoeveelheid werk bij vakafdelingen, langer voordat het procesdossier gereed was en/of een hoorzitting kon worden ingepland. Om ervoor te zorgen dat bezwaarschriften toch binnen een redelijke termijn op een hoorzitting konden worden behandeld, is bij verschillende zaken afgestapt van het aanleveren van een verweerschrift en volstaan met het voeren van verweer tijdens de hoorzitting. Daarnaast is twee keer een hoorzitting verplaatst in verband met een Coronabesmetting aan de kant van de bezwaarmaker.
Ook is in verschillende zaken meerdere malen een termijn gegeven voor het aanvullen van gronden en zijn meerdere zaken aangehouden, omdat in die gevallen nader onderzoek door de vakafdeling nodig was. In die gevallen zijn de bezwaarmakers wel akkoord gegaan met een verlenging van de beslistermijn.
5.2 Termijn uitbrengen advies en beslissing op bezwaar De termijn tussen de behandeling op een hoorzitting en het uitbrengen van het advies heeft iets langer geduurd dan vorig jaar. In 2021 heeft de commissie gemiddeld binnen 6 weken een advies uitgebracht. Die termijn bedroeg in 2020 5 weken en in 2018 4,5 week. De commissie streeft er naar om de gemiddelde tijd tussen de behandeling en het uitbrengen van het advies weer omlaag te krijgen. De commissie merkt hierbij wel op dat deze termijn beïnvloed wordt door het aantal zaken waarin na afloop van de hoorzitting nog nadere informatie moet worden aangeleverd en/of een schriftelijke reactie moet worden gegeven. Van de 118 zaken die in 2021 zijn ontvangen, zijn 78 zaken op een hoorzitting behandeld. Maar liefst 44 zaken zijn na afloop van de hoorzitting aangehouden vanwege het aanleveren van nadere informatie en/of het geven van een schriftelijke reactie door één of beide partijen. Dit had tot gevolg dat de commissie in 56% van de zaken die zij 2 Deze termijnen zijn uitgerekend op basis van het aantal bezwaarschriften dat in 2021 volledig is afgehandeld.
9
Jaarverslag 2021 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
op een hoorzitting behandelde, niet direct kon overgaan tot het uitbrengen van een advies. Er zat in 2021 gemiddeld 8 weken tussen het uitbrengen van het advies van de commissie en het verzenden van de beslissing op bezwaar (bob). Dit terwijl in 2020 die termijn nog 9 weken bedroeg. In 2019 en 2018 duurde het gemiddeld 4,5 week voordat een beslissing op bezwaar was verzonden.
5.3 Het behalen van de beslistermijn Hieronder wordt ten aanzien van de in 2021 ontvangen bezwaarschriften aangegeven hoeveel bezwaarschriften in 2021 tijdig en niet-tijdig zijn afgehandeld. Hierbij is rekening gehouden met eventuele verdaging en verlenging in overleg met de bezwaarmaker. Deze percentages zijn indicaties, de secretaris probeert deze gegevens zo goed mogelijk bij te houden. Voor de aanlevering van deze gegevens is het secretariaat echter afhankelijk van de verschillende vakafdelingen. Aantal zaken waarin een bob is verzonden 46
Tijdig afgehandeld 21
% tijdig afgehandeld 45,65%
Niet-tijdig afgehandeld 25
% niet-tijdig afgehandeld 54,35%
Tabel 7: Overzicht tijdige afhandeling van bezwaarschriften in 2021
Daar waar in 2020 de stijgende lijn van het tijdig nemen van beslissingen op bezwaar niet doorzette, zijn in 2021 weer meer bezwaarschriften tijdig afgehandeld. Daarbij geldt wel dat nog altijd meer dan de helft van het aantal bezwaarschriften niet binnen de wettelijke termijn wordt afgehandeld. Daarnaast geldt dat van de 48 bezwaarschriften die in 2021 zijn ontvangen en op 31 december 2021 nog niet waren afgehandeld, in 13 bezwaarschriften de beslistermijn ruimschoots is overschreden. Zie onderstaande tabel voor de vergelijking met voorgaande jaren. Jaar
Tijdig afgehandeld
% tijdig afgehandeld
Niet-tijdig afgehandeld
% niet-tijdig afgehandeld
2015 2016 2017 2018
4 5 19 25
25% 13,51% 47,5% 59,52%
12 32 21 17
75% 86,48% 52,5% 40,47%
2019
28
75,67%
9
24,32%
2020 2021
16 21
37,21% 45,65%
27 25
62,79% 54,35%
Tabel 8: Overzicht tijdige afhandeling bezwaarschriften in 2015-2021
6. Conclusies 6.1 Ontwikkeling aantallen en hoorzittingen Het aantal ontvangen bezwaarschriften is in vergelijking met voorgaande jaren aanzienlijk gestegen. In vergelijking met 2020 zijn er in 2021 57,33% meer bezwaarschriften binnengekomen. Daarnaast waren er nog 25 bezwaarschriften uit 2019 en 2020 af te handelen. Een groot deel van de werkvoorraad uit 2020 is in 2021 ingelopen en afgehandeld. In het eerste kwartaal van 2021 hebben in verband met de Corona-maatregelen nog geen fysieke hoorzittingen plaatsgevonden. Sinds mei 2021 zijn hoofdzakelijk fysieke hoorzittingen ingepland. Omdat het aantal bezwaarschriften zodanig was toegenomen zijn enkele maanden buiten het jaarrooster om extra hoorzittingen ingepland. Hierdoor was het mogelijk om het aantal zaken waarin de commissie op 31 december 2021 nog geen advies had uitgebracht te beperken. Kijkend naar de totale werkvoorraad van 2021 (143 zaken) dan resteren op 31 december 2021 23 zaken waarin de commissie (nog) geen advies heeft uitgebracht. Deze zaken zullen in 2022 verder worden afgehandeld. 10
Jaarverslag 2021 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
Voor 2022 is er voor gekozen om opnieuw een jaarplanning te maken waarin twee keer per maand een hoorzitting wordt gehouden. Uitgangspunt daarbij is het houden van fysieke hoorzittingen, maar bezwaarmakers kunnen zelf de keuze maken voor een digitale hoorzitting of het geven van een schriftelijke reactie op het verweerschrift van het college.
6.2 Kwaliteit, ondersteuning en vertegenwoordiging Bij de voorbereiding op de behandeling van bezwaarschriften tijdens de hoorzittingen en het opstellen van de adviezen wordt de commissie ondersteund door het secretariaat. De ondersteuning is ook na verandering van het secretariaat prima. De samenwerking met de secretaris wordt gekenmerkt door korte lijnen en door prettig contact over en weer, wat volgens de commissie bijdraagt aan de kwaliteit van de adviezen die op zo kort mogelijke termijn worden uitgebracht. De commissie is verder bij de afhandeling van bezwaarschriften afhankelijk van ambtenaren werkzaam bij de verschillende vakafdelingen. Net als voorgaande jaren is de kwaliteit van de verweerschriften en bezwarendossiers goed. De commissie merkt daarbij wel op dat het vooral in het eerste halfjaar van 2021, vanwege de capaciteit en hoeveelheid werk bij vakafdelingen, langer duurde voordat het procesdossier gereed was en/of een hoorzitting kon worden ingepland. De commissie is tevreden over de samenwerking met de behandelend ambtenaren van de betreffende vakafdelingen. Ditzelfde geldt voor de wijze waarop de vertegenwoordigers de besluiten toelichten tijdens hoorzittingen: over het algemeen gebeurt dit op deskundige wijze met begrip voor degenen die bezwaar maken en wordt aandacht besteed aan het in eenvoudige bewoordingen uitleggen van een besluit of procedure.
11