21-06 Treasurystatuut-2023
Tekst van het document
GEMEENTE VEENDAM Treasurystatuut 2023
Inhoudsopgave Inleiding .............................................................................................................................2 1 Begrippenkader............................................................................................................. 3 Beleidsdeel .........................................................................................................................5 2 Doelstellingen treasuryfunctie ........................................................................................... 5 3 Risicobeheer ................................................................................................................ 5 3.1 Uitzettingen uit hoofde van de publieke taak ..................................................................... 5 3.2 Uitzettingen uit hoofde van treasury ............................................................................... 5 3.3 Renterisicobeheer ..................................................................................................... 6 3.4 Intern liquiditeitsrisicobeheer ....................................................................................... 6 4 Financiering .................................................................................................................
6 5 Kasbeheer ................................................................................................................... 7 5.1 Geldstromenbeheer ................................................................................................... 7 5.2 Saldo- en liquiditeitenbeheer ........................................................................................ 7 Beheersdeel ........................................................................................................................8 6 Administratieve organisatie en interne controle....................................................................... 8 6.1 Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle ............................................... 8 6.2 Verantwoordelijkheden ............................................................................................... 8 6.3 Bevoegdheden ....................................................................................................... 10 6.4 Informatievoorziening............................................................................................... 10 7 Inwerkingtreding ......................................................................................................... 11
1
Inleiding In het treasurystatuut staan de regels voor het beheer van de geldstromen, de beheersing van de risico’s daarvan en de informatievoorziening daarover. Daarnaast staat wie waarvoor bevoegd is en onder wiens verantwoordelijkheid. Verder zijn de uitgangspunten voor de administratieve organisatie en de interne controle vastgelegd. Het doel is dat de gemeente altijd aan haar financiële verplichtingen kan voldoen en als dat nodig is geld kan lenen (kort en/of lang). Uitgangspunt is dat er niet méér geleend wordt dan noodzakelijk is. Leningen worden afgestemd op de liquiditeitsprognose. Het treasurystatuut is gesplitst in een beleids- en een beheerdeel. De beleidsmatige uitgangspunten en de financiële kaders zijn in het beleidsdeel vastgelegd en bevatten de bestuurlijke infrastructuur voor de uitvoering van de treasuryfunctie. In het beheerdeel komen de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en de uitgangspunten voor de administratieve organisatie en interne controle aan de orde. De meeste richtlijnen en limieten zijn bepaald door de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido) en de Regeling Uitzettingen en Derivaten Decentrale Overheden. Aanvullend op deze wetgeving zijn lokale regels toegevoegd zoals hoeveel offertes worden opgevraagd bij het aantrekken van een lening. Daarnaast zijn ook de regels van de gemeentelijke financiële verordeningen relevant.
Voor de zelfstandig leesbaarheid zijn niet alleen de aanvullende lokale regels opgenomen maar gedeeltelijk ook de relevante artikelen uit bovengenoemde wetten.
2
1
Begrippenkader
Artikel 1 In dit statuut verstaan wij onder: •
Deposito
Niet-verhandelbare belegging bij een bank, waarbij een bedrag voor een vaste periode tegen een vast rentepercentage wordt weggezet.
•
Derivaten
Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten zoals obligaties zijn.
•
Duurzaam bankieren
Bankieren waarbij expliciet aandacht wordt besteed aan de duurzame ontwikkeling die aansluit bij de behoefte van het heden, zonder het vermogen van de toekomstige generaties om in hun eigen behoeften te voorzien in gevaar te brengen.
•
Financiering
Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal 1 jaar plus 1 dag. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen.
•
Geldstromenbeheer
Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer).
•
Liquiditeitsrisico
De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen.
•
Kasgeldlimiet
Bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar.
•
Koersrisico
Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen.
•
Kredietrisico
De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij door insolventie.
•
Liquiditeitenbeheer
Het financieren en uitzetten van middelen voor een periode tot 1 jaar.
•
Liquiditeitenplanning
Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid.
•
Renterisico
Het gevaar van veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen.
•
Renterisiconorm
Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente dat bij de realisatie niet mag worden overschreden.
3
•
Rentetypische looptijd
Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding.
•
Saldo
Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen. Toekomstverwachting
beheer over de renteontwikkeling. •
Rentevisie
•
Schatkistbankieren
Het verplicht aanhouden van liquide middelen bij het Rijk door gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen.
•
Treasurer
Adviseur bedrijfsvoering, werkzaam bij team advies en ondersteuning die de treasury werkzaamheden uitvoert.
•
Treasuryfunctie
De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, kasbeheer en debiteurenen crediteurenbeheer.
•
Uitzetting
Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot 1 jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van 1 jaar of langer.
•
Werkkapitaal
Decentrale overheden zijn verplicht overtollige middelen in ’s Rijks schatkist aan te houden op het werkkapitaal na. Het werkkapitaal is gelijk aan een vastgesteld percentage van het begrotingstotaal.
4
Beleidsdeel 2
Doelstellingen treasuryfunctie
Beheersing door sturing en bewaking van de financiële positie en de daarbij behorende kosten en risico’s. Artikel 2 De treasuryfunctie dient tot: 1. Het verkrijgen en behouden van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities; 2. Het beschermen van het gemeentelijke vermogen tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s. 3. Het minimaliseren van interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities; 4. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet fido en richtlijnen van het treasurystatuut.
3
Risicobeheer
Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:
3.1
Uitzettingen uit hoofde van de publieke taak
Artikel 3 1. De gemeente kan leningen of garanties uit hoofde van de ‘publieke taak’ uitsluitend verstrekken aan derde partijen met een maatschappelijk belang. 2.
Bij het verstrekken van leningen of garanties uit hoofde van de publieke taak worden indien mogelijk zekerheden of garanties geëist.
3.2
Uitzettingen uit hoofde van treasury
Artikel 4 1. 2.
3. 4. 5.
Conform artikel 2 lid 1 van de Wet fido worden liquide middelen op het dagelijkse werkkapitaal na, bij de Nederlandse Staat aangehouden op een rekening-courant of in deposito. In afwijking van hetgeen in artikel 4 lid 1 genoemd is, mogen conform artikel 2 lid 3 van de Wet fido liquide middelen ook uitgezet worden in de vorm van leningen bij andere openbare lichamen mits er geen verticale toezichtrelatie bestaat. Bij het uitzetten van middelen zoals beschreven in lid 2 worden minimaal drie offertes opgevraagd en in een proces verbaal vastgelegd. Valutarisico’s worden uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken of te garanderen in euro’s. Er wordt geen gebruik gemaakt van derivaten.
5
3.3
Renterisicobeheer
Artikel 5 1. 2. 3. 4. 5. 6.
3.4
Bij het aantrekken van kortlopende financieringsmiddelen wordt de kasgeldlimiet conform de Wet fido niet overschreden; Bij het afsluiten van leningen en het maken van renteafspraken wordt gezorgd dat de renterisiconorm niet wordt overschreden; Nieuwe leningen worden gebaseerd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning conform totaalfinanciering. In afwijking van artikel 5, lid 3 kan de raad vooraf toestemming geven voor project financiering. De looptijd van de lening correspondeert dan met de afschrijvingstermijn van het project. De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt afgestemd op de actuele en verwachte rentestand; Binnen de kaders gesteld onder lid 3 en lid 4, streeft de gemeente naar spreiding in de rentetypische looptijden van leningen/uitzettingen.
Intern liquiditeitsrisicobeheer
Artikel 6 De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot 1 jaar), en een meerjarige liquiditeitenplanning met een looptijd van de 3 opvolgende jaren.
4
Financiering
De basis voor het aantrekken van en financiering, zowel kort als lang, is de (meerjaren)liquiditeitsprognose, de huidige leningenportefeuille en marktontwikkeling. Artikel 7 Bij het aantrekken van financieringen gelden de volgende uitgangspunten: 1. Conform artikel 2 lid 1 van de Wet fido mogen leningen enkel aangetrokken worden ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak; 2. Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken ten einde de renterisico’s te minimaliseren en het renteresultaat te optimaliseren; 3. Naast financiële instellingen die vallen onder het Nederlands toezicht kunnen gelden conform artikel 2 lid 3 van Wet fido ook bij een decentrale overheid aangetrokken worden. 4. Eventuele tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM). 5. Bij het aantrekken van gelden voor een periode langer dan 1 jaar worden minimaal 3 offertes gevraagd waarvan één bij de BNG. De offertes worden vastgelegd in een proces verbaal. 6. Aanvullend op lid 5, wordt minimaal één offerte opgevraagd bij een toonaangevende duurzame bank. 7. Het aantrekken van financiering geschiedt tegen zo gunstig mogelijke condities en de financiering wordt zodanig gekozen dat deze past binnen het risicobeleid. 8.
Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn onderhandse leningen, kasgelden rekening-courant leningen. 9. Bij het opereren op de financiële markten wordt zodanig gehandeld dat de toegang tot de markten niet in gevaar komt.
6
5
Kasbeheer
5.1
Geldstromenbeheer
Artikel 8 Om de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt: 1. Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen; 2. Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd bij de huisbankier.
5.2
Saldo- en liquiditeitenbeheer
Artikel 9 Voor het saldo- en liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen: 1. Toegestane instrumenten bij liquiditeitsbehoefte zijn daggeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening courant; 2. Conform artikel 3, lid 1 Wet fido wordt hierbij de kasgeldlimiet niet overschreden. 3. Uitzettingen van gelden vindt plaats door middel van Schatkistbankieren (automatisch afromen). 4. De gemeente beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten.
7
Beheersdeel 6
Administratieve organisatie en interne controle
6.1
Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle
Artikel 10 Aanvullend op de algemene regels van de controleverordening en de financiële verordeningen van de gemeente Texel gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle: 1. De verantwoordelijkheden en de bevoegdheden van de treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze vastgelegd in dit beheerdeel; 2. Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste uitgangspunten: a. de treasurer voert de transacties uit. b. de financiële administratie vergelijkt de bevestiging van de transacties van de contractpartijen met de ondertekende transactieformulieren. c. de medewerker administratie zorgt voor de daadwerkelijke betaalstromen; 3. De bevestigingen van de transacties worden na controle verstuurd naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van deze transacties. 4. Na ontvangst van de transactiebevestiging controleert de medewerker van de financiële administratie de transactie.
6.2
Verantwoordelijkheden
Artikel 11 De verantwoordelijkheden van de treasuryfunctie zijn in onderstaande tabel gedefinieerd. Functie Gemeenteraad
Verantwoordelijkheden •
Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, globale richtlijnen en limieten door middel van het treasurystatuut;
College van B&W
•
Het vaststellen van de paragraaf financiering in begroting en jaarrekening;
•
Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan.
•
Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid);
•
Het achteraf bekrachtigen van de afgesloten transacties.
•
Het rapporteren aan de gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid.
•
Het evalueren en als gevolg daarvan voorstellen tot (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid.
Portefeuillehouder Financiën
•
Het uitvoeren van het treasurybeleid (politieke verantwoordelijkheid).
Concerncontroller
•
Ziet toe op de naleving van de kaders en richtlijnen en ziet toe op de uitvoering van de administratieve organisatie en de werking van de interne controle van het concern.
Hoofd Bedrijfsvoering
•
Formeel eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de informatievoorziening over treasury in de planning en control instrumenten.
•
Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie.
Hoofden andere teams
•
Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen.
•
Het zorg dragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun team aanlevert aan de treasurer met betrekking tot toekomstige uitgaven en ontvangsten.
8
Functie Treasurer
Verantwoordelijkheden •
Het uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot de volgende deelfuncties: het risicobeheer, gemeentefinanciering (financiering, uitzetting en relatiebeheer) en kasbeheer.
•
Het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer;
•
Het beheren van de geldstromen;
•
Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen;
•
Het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit bovenstaande deelfuncties;
•
Het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties en het doorgeven hiervan aan de financiële administratie;
•
Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied;
•
Het adviseren over financiële gevolgen bij projecten;
•
Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie;
•
Het afleggen van verantwoording aan de manager van bedrijfsvoering over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten.
Financiële administratie
•
Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen;
•
Het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer;
•
Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke organisatie;
•
Het rapporteren aan de manager van bedrijfsvoering belast met controle over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten.
•
Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen- en financiële administratie;
•
Het ontvangen van de orderbevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomt met de transactie-informatie zoals verstrekt door de medewerker belast met treasury;
Accountant
•
Het voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasurytransacties en hierover rapporteren aan de manager van advies & ondersteuning.
•
Het in het kader van haar reguliere controletaak adviseren en controleren omtrent de feitelijke naleving van het treasurystatuut.
9
Bevoegdheden
6.3
Artikel 12 In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering. Bevoegd orgaan
Autorisatie
Aangewezen medewerkers
Aangewezen adviseurs
financiële administratie
bedrijfsvoering
Treasurer
Hoofd bedrijfsvoering
Aangewezen medewerkers
Hoofd Bedrijfsvoering
Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer 1. 2.
Schatkistbankieren Het aantrekken van geld via daggeld, kasgeld en rekening-courantkredieten bij de BNG
3.
Betalingsopdrachten voorbereiden (1e handtekening)
financiële administratie 4.
Betalingsopdrachten versturen (2e handtekening)
Aangewezen adviseurs
Hoofd Bedrijfsvoering
bedrijfsvoering
Financiering en uitzetting 5.
Het aantrekken van gelden via onderhandse leningen
Treasurer
Portefeuillehouder financiën
6.
Het uitzetten van gelden via onderhandse
Treasurer
Portefeuillehouder financiën
College van B&W
Gemeenteraad
College van B&W
Gemeenteraad
geldleningen 7.
Het verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak
8.
Het garanderen van gelden uit hoofd van de publieke taak
Bankrelatiebeheer 9.
Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen
Treasurer
Burgemeester
10.
Bankcondities en tarieven afspreken
Treasurer / Hoofd Bedrijfsvoering
College
11.
Autorisatie medewerkers
Aangewezen medewerker
Burgemeester
informatisering 12.
Invulling toegangsrechten en wijzigingen
Aangewezen medewerker
Aangewezen medewerker
geautoriseerde medewerkers.
informatisering
informatisering
Informatievoorziening
6.4
Artikel 13 Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen: Informatie
Frequentie
Informatieverstrekker
Informatieontvanger
1.
Doorlopend
Hoofden
Treasurer
Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning
2.
Liquiditeitenplanning programmabegroting
Jaarlijks
Treasurer
Gemeenteraad
3.
Beleidsplannen treasury in paragraaf financiering
Jaarlijks
Treasurer
Gemeenteraad
Jaarlijks
Treasurer
Gemeenteraad
Jaarlijks
Treasurer
Gemeenteraad
Jaarlijks
Treasurer
Provincie/CBS
van de programmabegroting 4.
Evaluatie treasuryactiviteiten in paragraaf financiering van programmajaarrekening
5.
Verantwoording n.a.v. paragraaf financiering via programmajaarverslag
6.
Informatie aan derden zoals genoemd in art. 8 Wet fido
10
7
Inwerkingtreding
Dit treasurystatuut treedt in werking met ingang van 1 januari 2023 en vervangt het treasurystatuut vastgesteld op 16 december 2003. Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 25 september 2023.
Voorzitter
Griffier,
11