21-05-03 Concept Accountantsverslag Publiek Vervoer 2024

True audit by true auditors

Concept Accountantsverslag 2024

GR Samenwerkingsorganisatie Publiek Vervoer Groningen Drenthe XX juni 2025

True audit by true auditors TIC Assurance B.V. Grote Voort 247, 8041 BL Zwolle Tel. +31 85-5000393

Independence by Nature

Aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorganisatie Publiek Vervoer Groningen Drenthe Postbus 189 9400 AD ASSEN T.a.v. de heer H. Stomphorst, voorzitter Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag aan met betrekking tot de controle van gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorganisatie Publiek Vervoer Groningen Drenthe (hierna: Publiek Vervoer). Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2024 van Publiek Vervoer. De jaarrekening 2024 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van Publiek Vervoer. De controle is definitief afgerond na het afgeven van de controleverklaring. Afgifte van deze verklaring kan volgens onze beroepsregels pas plaatsvinden nadat de jaarrekeningcontrole inclusief de onafhankelijke interne-kwaliteitsreview volledig zijn afgerond. Wij zijn voornemens bij de jaarrekening een goedkeurende verklaring af te geven. Wij bespreken deze rapportage graag met u en beantwoorden dan ook uw eventuele vragen. Graag bedanken wij u en uw medewerkers voor de medewerking die wij hebben ervaren tijdens onze controle. Zwolle, XX juni 2025

Hoogachtend, TIC Assurance B.V. H.F.G. (Henk) van den Top MSc RA EMA

2

Independence by Nature

Inhoud 1.

Samenvatting

2.

Aanpak jaarrekeningcontrole

3.

Rechtmatigheidsverantwoording

4. Financiële analyse 5.

Uitkomsten eindejaarscontrole

6.

Overige onderwerpen

7.

Foutenevaluatie

3

Independence by Nature

1. Samenvatting Onderwerp

Toelichting

Strekking controleverklaring

Wij geven een verklaring af met goedkeurende strekking inzake de getrouwheid van de jaarrekening. Ook de rechtmatigheidsverantwoording van het bestuur valt onder dit oordeel.

Resultaat

U heeft over 2024 een positief resultaat behaald van € 129.693. Daarmee komt uw eigen vermogen ultimo 2024 uit op € 483.000. Het resultaat wordt grotendeels verklaard doordat er minder uitgaven zijn gerealiseerd op het project rondom de aanbesteding van het doelgroepenvervoer dan waar in de begroting rekening was gehouden.

Rechtmatigheidsverantwoording

Sinds voorgaand jaar legt het bestuur verantwoording af over de naleving van de regels ten aanzien van begrotingsrechtmatigheid, het voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik. Er zijn geen onrechtmatigheden geïdentificeerd. Wij hebben vastgesteld dat de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording getrouw is.

Verslaggeving en WNT

Uit onze controle blijkt dat de jaarrekening overeenkomstig de voor u geldende verslaggevingsvoorschriften is opgesteld. Wij hebben verder geconcludeerd dat de overige informatie die in de jaarverslaggeving is opgenomen niet inconsistent is met de informatie in de jaarrekening en de door ons verkregen controle-informatie. Tevens hebben wij vastgesteld dat is voldaan aan de WNT.

Controleverschillen

Er zijn enkele controleverschillen geïdentificeerd in de concept jaarrekening, die zijn teruggekoppeld aan de organisatie. In de definitieve jaarrekening zijn er geen ongecorrigeerde verschillen achtergebleven.

Kwaliteit van de interne beheersing

De kwaliteit van de interne beheersing lijdt onder het feit dat de organisatie grotendeels is georganiseerd door parttime medewerkers/tijdelijke inhuurkrachten. Tegelijkertijd nemen de eisen aan het voeren van een GR door wet- en regelgeving toe. Dit geeft wrijving aan de verantwoordingskant. Voor verdere toelichting verwijzen wij naar de verstrekte management letter.

IT-omgeving en AVG

De IT-omgeving en AVG zijn onderwerpen die steeds belangrijker worden. Ook bij de accountantscontrole krijgt dit steeds meer aandacht. Wij hebben in onze controle geen signalen van zaken die om directe actie vragen.

Signalen van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik

U heeft ons bevestigd dat er in de organisatie geen gevallen zijn gemeld van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik. Wij hebben tijdens de controle geen aanwijzingen verkregen dat bij u sprake is van fraude, misbruik of oneigenlijk gebruik. Wel adviseren wij een organisatie brede fraude risicoanalyse op te stellen en periodiek te actualiseren.

4

Independence by Nature

2. Aanpak jaarrekeningcontrole Reikwijdte controle

Significante risico’s (vervolg)

U heeft ons verzocht om de jaarrekening 2024 te controleren. Het doel van deze jaarrekeningcontrole is om een oordeel te geven of de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording) een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen per 31 december en van het resultaat over het boekjaar 2024. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden vallen..

Om deze risico’s toereikend te mitigeren hebben wij bij het plannen en uitvoeren van onze controle specifiek aandacht besteed aan de volgende kernpunten:

Significante risico’s

•

Significante risico’s zijn risico’s op een afwijking van materieel belang waaraan tijdens de controle bijzondere aandacht moet worden besteed door de accountant.

•

•

het risico op doorbreking van de interne beheersing door management (verplicht risico op basis van de Nederlandse controlestandaarden) het risico dat de rechtmatigheidsverantwoording onjuist of onvolledig is opgenomen in de jaarrekening. Het risico dat de WNT verantwoording onjuist of onvolledig is opgenomen in de jaarrekening.

Eventuele specifieke opmerkingen ten aanzien van de kernpunten van de controle zijn in het vervolg van dit verslag toegelicht.

Op basis van gesprekken met het management en medewerkers van Publiek Vervoer hebben wij een aantal aandachtspunten onderkend die leiden tot een verhoogd risico op afwijkingen in de jaarrekening.

5

Independence by Nature

3. Rechtmatigheidsverantwoording (1/2) Rechtmatigheidsverantwoording is getrouw

Begrotingsrechtmatigheid

Het boekjaar 2024 is het tweede jaar waarbij Publiek Vervoer zich moet verantwoorden over de rechtmatigheid van uitgaven en inkomsten. Gezien de beperkte omvang van de organisatie en het feit dat voor vitale processen gebruik gemaakt wordt van serviceorganisaties (denk aan de financiële administratie door gemeente Groningen en de salarisadministratie door gemeente Emmen) is het voor 2024 een uitdaging geweest om een goed onderbouwd rechtmatigheidsdossier te overleggen. De kaderstellende documentatie is op orde: Vastgestelde normenkader 2024

Begrotingsrechtmatigheid bestaat uit twee elementen, namelijk op het niveau van de begroting en op het niveau van gedane investeringen. Publiek Vervoer heeft in 2024 geen investeringen verricht, waardoor er op het niveau van de investeringsrechtmatigheid geen bevindingen zijn te vermelden. Op de totale begrote lasten/baten omvang is er sprake van respectievelijk een onderschrijding en overschrijding. Conform de afspraken in de financiële beheersverordening wordt begrotingsrechtmatigheid op het niveau van de totale omvang lasten en baten gewogen. Hierdoor is er geen sprake van een begrotingsonrechtmatigheid.

Vastgestelde financiële verordening 2023

Voorwaardencriterium

-

Vastgestelde verantwoordingsgrens 3%

Op basis van het rechtmatigheidsdossier en de daarbij uitgevoerde werkzaamheden stellen wij vast dat de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. Hiernaast is per rechtmatigheidscriteria een korte toelichting opgenomen.

Het voorwaardencriterium ziet toe op het naleven van geldende interne- en externe wet- en regelgeving (zoals opgenomen in het nomenkader). De belangrijkste voorwaarden hebben relatie met de geldende drempels in het EU aanbestedingsreglement. Wij hebben kennisgenomen van de analyse of er sprake is van onrechtmatigheden in de aanbestedingen. Wij onderschrijven de conclusie dat Publiek Vervoer hierin niet onrechtmatig heeft gehandeld in 2024..

6

Independence by Nature

3. Rechtmatigheidsverantwoording (2/2) Voorwaardencriterium (vervolg) Op basis van een vastgestelde autorisatieflow worden inkomende facturen altijd door de juiste budgethouder geautoriseerd alvorens deze betaalbaar worden gesteld. Hiermee voldoet Publiek Vervoer aan het ‘bevoegdheden besluit’ zoals opgenomen in het normenkader. Er is geen sprake van een onrechtmatigheid ten aanzien van het voorwaardencriterium. Misbruik en oneigenlijk gebruik De GR moet voorkomen dat mensen en organisaties misbruik maken van regelingen. Dit betekent dat de GR controleert of de maatregelen om misbruik te voorkomen, goed werken. Om dit te bewerkstelligen is een mix van maatregelen nodig. Er zijn geen onrechtmatigheden naar voren gekomen, maar bij Publiek Vervoer ontbreekt het M&O beleid. De commissie BBV adviseert een overkoepelend beleidsstuk M&O te maken. Deze bevat naast de filosofie, algemene uitgangspunten en risicoanalyse ook maatregelen ter voorkoming en afdoening. Wij onderschrijven dit advies.

7

Independence by Nature

4. Financiele analyse en kengetallen F ina nc ie le pre s t a t ie s [ 1] S o lv a bilit e it

2024

2023

0 ,7 2

0 ,8 1

3 ,5 0

5 ,3 0

12 %

9%

60%

88%

Eigen vermo gen / to taal vermo gen [ 2 ] C urre nt ra t io Vlo ttende activa / vlo ttende passiva [ 3 ] B e drijf s v o e rings k o s t e n B edrijfsvo eringsko sten / to taal baten [ 4 ] P e rs o ne e l P erso neelsko sten / to taal baten

[1] – Solvabiliteit is de mate waarin Publiek Vervoer in staat is om op de lange termijn aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger de ratio, hoe beter. [2] – De current ratio is een financiële kengetal dat aangeeft in welke mate Publiek Vervoer haar kortlopende verplichtingen kan voldoen met haar kortlopende activa. Hoe hoger de ratio, hoe beter. [3] – De omvang van de bedrijfsvoeringskosten in 2024 zijn hoger dan in 2023 omdat er in 2024 een onderzoek is gefinancierd met als doel de organisatie minder kwetsbaar te laten zijn in de toekomst. [4] – De personeelslasten zijn in 2024 lager dan in 2023 omdat vacatures niet het gehele jaar zijn ingevuld geweest.

8

Independence by Nature

5. Uitkomsten eindejaarscontrole (1/2) Vorderingen

Liquide middelen (vervolg)

Vlottende passiva

De vorderingen zijn in 2024 toegenomen met € 551 duizend, door met name:

•

De vlottende activa zijn in 2024 toegenomen met € 107 duizend, door met name:

• •

De aanvullende financiering is door Publiek Vervoer begin december uit gefactureerd, waardoor per jaareinde nog niet ontvangen (€ 309.385). Er is € 320.000 aan middelen gestald in ‘s Rijks schatkist.

•

We hebben vastgesteld dat de autorisaties van de BNG niet up to date zijn. De voormalig controller stond nog opgenomen als profiel in de autorisaties van de BNG. Inmiddels heeft Publiek Vervoer dit opgelost. Als onderdeel van de werkzaamheden aan het betalingsverkeer hebben we een rechtstreekse uitdraai van de BNG (waarbij alle batches zijn uitgesplitst naar individuele factuur) beoordeeld. We hebben hierbij gezocht naar de volgende type betalingen:

Wij hebben diverse gegevensgerichte controles (waaronder steekproeven op de afloop van de debiteuren) uitgevoerd en we hebben geen afwijkingen geconstateerd.

- Analyse op dubbele betalingen;

Liquide middelen

Bovenstaande analyse heeft geen afwijkingen laten zien.

- Analyse betalingen aan bankrekening buiten NL;

•

De bijdrage aan OV Bureau Groningen en Drenthe voor de huur van gebouwen, gebruik van software en de inzet van medewerkers is pas in december verstuurd aan Publiek Vervoer (circa € 80.000)

•

Gemeente Emmen heeft laat in 2025 pas haar factuur voor de inzet van een project medewerker verstuurd aan Publiek Vervoer (circa € 15.000)

Wij hebben diverse gegevensgerichte controles (waaronder een analyse op de volledigheid van de schuldpositie) uitgevoerd hebben geen afwijkingen geconstateerd.

De liquide middelen zijn in 2024 afgenomen met € 315 duizend, door met name:

•

Het saldo bij de Rijksschatkist bedraagt ultimo 2024 € 320.000. In de controle is gebleken dat de rente van het laatste kwartaal niet is verwerkt in het resultaat. Het gaat om circa € 10 duizend. In de definitieve jaarrekening is deze bate alsnog toegevoegd aan het resultaat.

9

Independence by Nature

5. Uitkomsten eindejaarscontrole (2/2) Baten

Lasten

Lasten (vervolg)

De baten bestaan voornamelijk uit een vaste bijdrage van de deelnemers van circa € 950 duizend. Daarnaast zijn er twee eenmalige verhogingen opgevraagd (en conform besloten middels een begrotingswijziging).

Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben we een cijfermatige analyse verricht tussen de realisatie van 2024 en 2023. Zie hieronder de cijfermatige opstelling:

[2] = De bedrijfsvoering kosten zijn in 2024 fors hoger als gevolg van eenmalige meevallers in 2023 en financiering van diverse onderzoeken in 2024 zoals onderzoek naar de kwetsbaarheid bedrijfsvoering, onderzoek naar ZZP constructie in het kader van wet DBA en onderzoek naar ICT gerelateerde onderwerpen (Cyber, AVG).

• • •

Voor het compenseren van de CAO loonontwikkelingen is er een bedrag van € 75 duizend opgevraagd bij de deelnemers. Ten aanzien van het aanbestedingstraject inzake het doelgroepenvervoer is een aanvullende dekking van circa € 180 duizend opgevraagd. Begin 2024 heeft Publiek Vervoer het klanttevredenheidsonderzoek (KTO) van 2023 afgerond en in het najaar is gestart met de KTO over 2024. De kosten hiervoor (€ 26.000) zijn doorbelast aan de deelnemers.

Wij hebben gegevensgerichte controles (waaronder aansluiting met de besluitvorming en vastgestelde begroting over 2024) uitgevoerd op de baten en hebben geen afwijkingen geconstateerd.

La st e n

G e re alise e rd 2 02 4

B e gro o t n.w. 20 2 4

G ere a lis ee rd 2 0 23

P ersoneel

€

486.773

€

629.988

€

431.178

Inhuur [1]

€

240.315

€

157.386

€

417.186

DVO OV-bureau

€

43.840

€

51.122

€

53.326

DVO Gemeenten

€

17.880

€

16.788

€

26.720

B edrijfsvoeringskosten [ 2 ]

€

147.948

€

133.800

€

87.632

P ro jectko sten [ 3 ]

€

138.644

€

270.000

€

20.363

Onvo o rzien

€

-

€

10.000

€

-

T o t a al

€

1.07 5.40 0

€

1.2 6 9.08 4

€

1.03 6.40 5

Bron: concept jaarrekening 2024 en getekende jaarrekening 2023.

[3] = Als gevolg van de aankomende te publiceren aanbesteding voor het doelgroepenvervoer zijn er voorbereidingskosten gemaakt in 2024. Door een aanpassing in de planning vallen deze kosten (nu nog) lager uit dan begroot (€ 270.000), waardoor er in 2024 een meevaller is ten opzichte van de gewijzigde begroting. Als onderdeel van onze controle hebben we diverse gegevensgerichte werkzaamheden verricht, waaronder het uitvoeren van steekproeven op de lasten. We hebben daarbij vier afwijkingen geconstateerd. Zie hiervoor paragraaf [Bijlage – Gecorrigeerde verschillen].

[1] = Stijging in inhuurlasten van 2024 ten opzichte van 2023 hoger als gevolg van de inhuur/ondersteuning voor de vertrekkende directeur en projectmedewerker.

10

Independence by Nature

6. Overige onderwerpen (1/2) Continuïteitsveronderstelling

Schattingen

De jaarrekening is opgesteld onder de veronderstelling dat er sprake is van continuïteit van de activiteiten. Wij hebben de continuïteit van uw organisatie beoordeeld aan de hand van de financiële positie per balansdatum, de prognose voor 2025 en gesprekken met u. Daarin hebben wij ook de recente ontwikkelingen met betrekking tot de organisatiestructuur betrokken.

De jaarrekening bevat posten die onderhevig zijn aan schattingen waarbij subjectiviteit en complexiteit een rol spelen. Vanwege de inherente onzekerheid die met deze posten samenhangt moet het bestuur oordeelsvorming toepassen. De subjectiviteit en complexiteit heeft met name betrekking op de waardering van de debiteuren. Wij hebben de inschattingen van het bestuur beoordeeld. Wij hebben voor deze inschattingen het proces beoordeeld waarmee het management schattingsposten ontwikkelt, en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevingspraktijken en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en in overeenstemming met het verslaggevingsstelsel.

Uit onze beoordeling blijkt geen (materiële) onzekerheid over de continuïteit. Wij kunnen derhalve instemmen met de opstelling van de jaarrekening onder de veronderstelling dat sprake is van continuïteit van de bedrijfsactiviteiten.

11

Independence by Nature

6. Overige onderwerpen (2/2) Onafhankelijkheid

Samenloop van dienstverlening

De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. Op alle assurance-opdrachten onder Nederlands recht is de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van toepassing. De belangrijkste punten uit de ViO zijn:

Omdat TIC Assurance zich focust op de assurance diensten, is er geen sprake van ongeoorloofde samenloop van dienstverlening waarbij tevens non-assurance diensten worden verricht. Daarom is de dienstverlening door TIC Assurance van nature onafhankelijk.

Langdurige betrokkenheid

Geschenken en uitingen van gastvrijheid Om alle schijn van afhankelijkheid te vermijden, kunnen de externe accountant en senior teamleden maximaal zeven achtereenvolgende jaren betrokken zijn bij de controle van de jaarrekening. Daarvan is bij het controleteam van Publiek Vervoer geen sprake.

Het is verboden een assurance-opdracht uit te voeren als geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid de grens van € 100 te boven gaan. Wij bevestigen hierbij dat geen sprake was van dergelijke verstrekteof ontvangen geschenken.

12

Independence by Nature

7. Foutenevaluatie De jaarrekeningcontrole voeren wij uit met een bepaalde marge. Deze marge noemen we de materialiteit. De materialiteit is voorgeschreven in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Daarbij kan rekening worden gehouden met specifieke factoren of risico’s, de zogenaamde “kwalitatieve” materialiteit. Tevens gelden scherpere grenzen voor de naleving van de WNT. Het Bado stelt dat de maximaal te hanteren materialiteit 1% bedraagt van het totaal van de lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves). Het totaal van deze lasten over 2024 bij Publiek Vervoer is € 1.075.000. De bij u te hanteren materialiteit bedraagt derhalve (afgerond naar beneden) € 10.750. Mochten we niet-gecorrigeerde fouten onderkennen die dit bedrag overschrijden dan kunnen we geen goedkeurende verklaring afgeven. Voor onzekerheden bedraagt de grens 3%, derhalve € 32.250. In het kader van de bestuurlijke afhandeling en het dechargeproces melden wij eventuele geconstateerde afwijkingen die niet meer gecorrigeerd zijn in de jaarrekening. Deze zijn vanaf een lager bedrag dan de materialiteit mogelijk voor u relevant. Wij melden alleen afwijkingen boven een bepaalde grens. Deze bedraagt 5% van de materialiteit, bij u dus 5% van € 10.750, te weten (afgerond naar beneden) € 535. Bedrag

Invloed eigen vermogen ultimo jaar

Invloed resultaat

Totaal verschillen getrouwheid

NVT

NVT

NVT

Totaal onzekerheden getrouwheid

NVT

NVT

NVT

Totaal

0

0

0

Niet gecorrigeerde controleverschillen

13

Independence by Nature

Bijlage – Gecorrigeerde verschillen (1/2) Overzicht van gecorrigeerde controleverschillen

Bedrag

Invloed eigen

Invloed resultaat

vermogen ultimo jaar De rentebate van het schatkistbankieren over 2024 is niet opgenomen in het concept van de jaarstukken. Het gaat om circa € 9,6 duizend.

€ 9,641 (positief)

€ 9,641 (positief)

€ 9,641 (positief)

€ 826 (negatief)

€ 826 (negatief)

€ 826 (negatief)

€ 2,960

€-

€-

De volgende correctie boeking is doorgevoerd: Schatkistbankieren € 9,641 @ Rentebate € 9,641 Als gevolg van het niet boeken van de afschrijvingen van de credit card over december 2024 zijn de lasten in de concept jaarstukken circa € 0,8 duizend te laag gepresenteerd. De volgende correctie boeking is doorgevoerd: Licentiekosten € 826 @ Overige schulden € 826 In de concept WNT verantwoording was bij de opstelling van de WNT één vergoedingscomponent per abuis niet volledig meegenomen in de opstelling, terwijl dit component wel classificeert als WNT vergoeding cf. uitvoeringsregeling WNT. Dit is in de definitieve jaarrekening hersteld.

14

Independence by Nature

Bijlage – Gecorrigeerde verschillen (2/2) Overzicht van gecorrigeerde controleverschillen

Bedrag

Invloed eigen

Invloed resultaat

vermogen ultimo jaar In de concept jaarrekening 2024 van Publiek Vervoer stond per 31/12/2024 een reservering voor accountantskosten, terwijl de prestaties voor deze kosten in 2025 pas zullen worden geleverd.

€ 10,500

€ 10,500

€ 10,500

(positief)

(positief)

(positief)

€ 14.726

€ 14.726

€ 14.726

(negatief)

(negatief)

(negatief)

€ 4.589 (positief)

€ 4.589 (positief)

€ 4.589 (positief)

NVT

NVT

NVT

De volgende correctie boeking is doorgevoerd: Reservering accountantskosten € 10,500 @ Accountantskosten € 10,500 Tijdens de eindejaarscontrole is door gemeente Emmen een factuur gestuurd voor de inzet van een projectmedewerker in 2024. Gezien de omvang van het bedrag in relatie tot de materialiteit is deze factuur alsnog verwerkt in het resultaat voor 2024. De volgende correctieboeking is doorgevoerd: Projectkosten € 14.726 @ Nog te ontvangen facturen € 14.726 Totaal verschillen getrouwheid Totaal onzekerheden getrouwheid

15

Independence by Nature

Bijlage – Ongecorrigeerde verschillen Overzicht van ongecorrigeerde controleverschillen

Bedrag

Invloed eigen

Invloed

vermogen ultimo

resultaat

jaar Totaal verschillen getrouwheid

NVT

NVT

NVT

Totaal onzekerheden getrouwheid

NVT

NVT

NVT

16

Independence by Nature

TIC Assurance B.V. Grote Voort 247, 8041 BL Zwolle Tel. 085 – 500 03 93

17