20221010 RKC Veendam - Presentatie Conclusies en aanbevelingen

Rekenkameronderzoek Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Veendam - Waar(de) voor je geld Rekenkamercommissie Veendam

T. Plat MA H. Uffen MSc CMC

Presentatie | 17 oktober 2022

Partners in verbetering

Aanleiding en het belang van het onderzoek  Inkoop is een belangrijk instrument om maatschappelijke doelen in de samenleving te realiseren  Meerdere fracties wilden meer inzicht in de doelmatig- en doeltreffendheid van het inkoopbeleid en de sturingsmogelijkheden van de raad in deze. Voor de gemeenteraad is het onderwerp van belang omdat: Het betrekking heeft op de volksvertegenwoordigende rol: ● In hoeverre draagt inkoop bij aan het realiseren van maatschappelijke effecten in de samenleving en gebeurt dat op een doeltreffende en doelmatige manier? Het betrekking heeft op de kaderstellende rol: ● Wat wil de gemeente bereiken? ● Wat laat de gemeente daarvoor doen? ● Wat mag dat kosten? Het betrekking heeft op de controlerende rol: ● Heeft de gemeente bereikt wat het beoogde? ● Is gedaan wat zou worden gedaan? ● Heeft het gekost wat was gedacht dat het zou kosten?

Methoden van onderzoek Centrale onderzoeksvraag: In hoeverre is het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Veendam en de uitvoering daarvan rechtmatig, doelmatig en doeltreffend en hoe is dat geborgd naar de toekomst? Onderzoeksvragen ingedeeld langs het ‘Racewagenmodel’. Onderwerpen zijn: A. Positie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid B. Het inkoopproces C. Inkooporganisatie

Methoden van onderzoek: ● Documentenanalyse ● Interviews ● Cases (reality check): ○ EA Raamovereenkomst trapliften ○ MOA Kantoorartikelen ○ MOA Herinrichting Sportpark De Langleegte ○ MOA Ingenieursdiensten Engineering Inrichting Campus Winkler Prins

Beantwoording hoofdvraag •

Rechtmatigheid is op orde

•

Doeltreffendheid is lastig vast te stellen

•

Doelmatigheid is lastig vast te stellen

Conclusies beleid 1. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Veendam is

actueel, maar er zijn nog onvoldoende (geoperationaliseerde) kaders voor een effectieve en efficiënte uitvoering. 2. Rechtmatigheid omtrent het inkoop- en aanbestedingsbeleid is goed

geborgd (raad focust ook vooral hierop, mede door informatievoorziening die dat faciliteert)

Conclusies proces 3. De fases 1 tot en met 4 van het inkoop- en aanbestedingsproces worden goed en gestructureerd doorlopen (de voorkant). 4. De borging en uitvoering van de fases 5 tot en met 7 van het inkoop- en

aanbestedingsproces zijn veelal voor verbetering vatbaar (de achterkant). 5. Sturen op doelstellingen en resultaten kan worden verbeterd.

Conclusies organisatie 6. Dienstverlening COPPA (inkoopfunctie gemeente Veendam) vormt de spil uitvoering inkoop- en aanbestedingsbeleid:  De dienstverlening wordt als waardevol ervaren  Dienstverlening richt zich vooral op operationeel niveau

 Verdere doorontwikkeling (tactisch en strategisch niveau) vraagt meer capaciteit

Aanbevelingen 1. Scherp het inkoop- en aanbestedingsbeleid verder aan met doelen en indicatoren. 2. Neem een paragraaf inkoop en aanbesteding op in afzonderlijke beleidsnota’s. 3. Leg periodiek verantwoording af aan de raad over de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de bereikte resultaten. 4. Breng de raad in positie om te kunnen controleren en kaderstellen. 5. Borg de operationele inkoop (fases 5 tot en met 7 van het inkoopproces (de

achterkant) in de organisatie. 6. Verbreed de interne controle (IC) naar interne beheersing (IB). 7. Continueer de huidige uitvoering van de inkoopfunctie, en heb daarbij aandacht voor een verdere professionalisering en eigen specialisten.

Vragen?