15-02 Adviesnota inrichting rekenkamer Veendam

Lunettenbaan 51-53 3524 GA Utrecht 030-2334131 www.necker.nl

Adviesnota inrichting rekenkamer Veendam Aan: gemeenteraad van Veendam Van: Lauryan Bakker en Nick Woudstra | Necker datum: 3 november 2023 betreft: Inrichting rekenkamer Veendam

Aanleiding Op 27 september 2022 heeft de Eerste Kamer het wetsvoorstel Versterking decentrale rekenkamers aangenomen. Deze wet heeft impact op de wijze waarop de Rekenkamer in deze gemeente is ingericht. De nieuwe wet is ingegaan op 1 januari 2023, met een overgangstermijn die loopt tot 1 januari 2024. De wet kent twee duidelijke wijzigingslijnen; een inhoudelijke en een institutionele. Inhoudelijk wordt de onderzoeksbevoegdheid van de rekenkamer uitgebreid en wordt de benchmark voor passend onderzoeksbudget lopende het jaar 2023 onderzocht en aangepast. De institutionele lijn is dat raadsleden niet langer lid kunnen zijn van de rekenkamer in hun eigen gemeente. Dat betekent dat er slechts een beperkt aantal rekenkamermodellen mogelijk is. Op dit moment heeft de gemeente Veendam een rekenkamercommissie met interne leden uit de gemeenteraad en een externe voorzitter (vacant). De rekenkamercommissie wordt ondersteund door de griffier. Het model waar gemeenteraadsleden onderdeel uitmaken van de rekenkamer(commissie) is niet meer toegestaan per 1 januari 2024. Deze adviesnota is bedoeld om de gemeenteraad te ondersteunen in een aantal keuzes die hij moet maken om tot een nieuwe rekenkamer te komen, conform de wet. De adviesnota gaat in op de volgende onderdelen: 1. opgehaalde wensen en behoeften van de raad; 2. voorkeursmodel(len); 3.

betrokkenheid van de gemeenteraad bij de rekenkamer; 4. profielen voor bemensing en mogelijkheden ondersteuning rekenkamer; 5. aandachtspunten voor de rekenkamer; 6. inregeling van de facilitaire ondersteuning; en 7. richting voor het budget.

Leeswijzer De bijgevoegde adviesnota is opgesteld op basis van gesprekken met de griffier, huidige rekenkamercommissie en de raadssessie van 2 oktober 2023. Op deze raadssessie bleek dat er op meerdere onderdelen verschillende beelden en wensen zijn bij de rekenkamer. In deze

adviesnota is daarom op enkele cruciale onderdelen een keuzemogelijkheid opgenomen. De adviezen bespreken wij tijdens een vergadering van het seniorenconvent met u.

Wensen en behoeften De gemeenteraad van Veendam heeft behoefte aan relevant onderzoek dat aansluit bij de thematiek die besproken wordt in de gemeenteraad. De waarde van rekenkameronderzoek is het grootst, blijkt uit de gesprekken, als het onderzoek lokaalgericht is en de gemeenteraad input kan (blijven) leveren voor het onderzoeksprogramma. De raad wenst daarnaast dat de rekenkamer onderzoeken doet die de werkzaamheden van de gemeenteraad ondersteunen, aanvullend op onderzoeken van het college en de accountant. Er moet ruimte zijn om in te spelen op actualiteiten die voor de raad belangrijk zijn om onderzocht te zien. Er is behoefte aan een mix tussen diepgaande onderzoeken en quickscans, afhankelijk van het onderwerp. De gemeenteraad hecht waarde aan rekenkamerleden met lokale binding. De leden dienen ‘de noordelijke mentaliteit’ te begrijpen. Daarnaast is ervaring met het doen van rekenkameronderzoek gewenst, gezien de zelfstandigheid van de nieuw in te richten rekenkamer. Bij een meervoudige rekenkamer vindt de raad het van belang dat leden elkaar aanvullen en een verschillend profiel meebrengen in de rekenkamer.

Vorm van de rekenkamer Door de wetswijziging blijven er drie mogelijke modellen over. Binnen deze modellen zijn er verschillende keuzes te maken, bijvoorbeeld over het aantal leden of het wel/niet uitbesteden van de rekenkamer aan een extern bureau. Model

Voordelen

Meerhoofdige samenstelling

•

Relatieve kwetsbaarheid vanwege het kleine aantal betrokkenen (geldt niet bij uitbesteding aan bureau) Onderzoeksagenda wordt in grote mate door 1 persoon bepaald (afhankelijk van betrokkenheid van de raad) Meer overheadkosten (vergoedingen, vergaderingen)

•

Minder tijd en geld kwijt aan overhead, waardoor er meer budget overblijft voor onderzoek.

•

Eén gezicht voor de rekenkamer leidt tot meer herkenbaarheid, snel op te bouwen relatie.

•

•

Meer stabiliteit door meerdere leden van de commissie.

•

Eenhoofdige rekenkamer (Directeur besteedt onderzoek uit OF hele model wordt uitbesteed aan een onderzoeksbureau, bureau levert ook de directeur)

Nadelen

•

• • Regionale rekenkamer (een- of meerhoofdig)

•

Onderzoeksagenda wordt idealiter door meerdere personen met verschillende invalshoeken bepaald. Spreiding van taken en kennis. Regionale onderwerpen worden makkelijker onderzocht. Overheadkosten worden over meer gemeenten verdeeld.

•

Er dienen ≥ drie personen met de juiste competenties en kennis geworven te worden.

•

Onderzoeken kunnen minder toegespitst zijn op de lokale context, gevoel van eigenheid is minder bij de raad.

•

Minder flexibel.

Uit de gesprekken met de gemeenteraad, griffier en huidige leden van de rekenkamercommissie blijkt een grote voorkeur voor een eigenstandige Veendamse rekenkamer. Dit zorgt voor goede binding met de gemeente en de onderzoeken worden beter toegespitst op de politiek-bestuurlijke situatie in de gemeente. De gemeenteraad werd het tijdens de werksessie nog niet eens over de modelkeuze. Zowel een eenhoofdige samenstelling (vooral vanwege efficiëntie en kosten) en de meerhoofdige samenstelling (vooral vanwege de capaciteit en verschillende perspectieven binnen de rekenkamer) hadden brede steun. Een eenhoofdige rekenkamer betekent overigens niet dat er maar één iemand benoemd hoeft te worden. Naast de directeur dient er een plaatsvervanger benoemd te worden. Dat maakt dat een eenhoofdige samenstelling twee benoemde functionarissen kent, en een meervoudige samenstelling minimaal drie. Gezien het ambitieniveau, de grootte van de gemeente en het beschikbare budget adviseren wij om drie leden te benoemen indien u kiest voor een meervoudige samengestelde rekenkamer. Advies Kies voor een model waarin de gemeenteraad van Veendam een eigen rekenkamer heeft. Daarin zijn twee keuzes: 1. Een eenhoofdige rekenkamer met een directeur en een plaatsvervangend directeur. Consequentie: wervingstraject directeur en plaatsvervanger OF aanbestedingstraject directeursmodel onder commerciële partijen.

De kosten voor een wervingstraject bedraagt ongeveer tussen de €9.000 – 12.000. Voor het begeleiden van een aanbestedingstraject is tijdsinzet van een inkoper en de griffie benodigd.

2. Een meervoudige rekenkamer met daarin drie leden. Consequentie: wervingstraject voor drie leden. De kosten voor een wervingstraject bedragen ongeveer tussen de €11.000 - €14.000.

De onafhankelijke rekenkamer: de verbinding met de raad Dat de interne leden de rekenkamers moeten verlaten, betekent niet dat de rekenkamer volledig los komt te staan van de gemeenteraad. De rekenkamer is en blijft een onderzoeksinstrument van en voor de raad. Als gemeenteraad kunt u keuzes maken over de wijze waarop de betrokkenheid van raadsleden bij de rekenkamer wordt georganiseerd, bijvoorbeeld via een aparte commissie of klankbordgroep, of door raadsleden als adviseur te verbinden aan de rekenkamer. Landelijk zien we verschillende vormen: Klankbordgroep of begeleidingscommissie: er wordt een klankbordgroep opgericht waar de rekenkamer een aantal keer in het jaar mee spreekt. Bijvoorbeeld rondom het opstellen van het onderzoeksprogramma, de verantwoording van een onderzoeksjaar en het bespreken van een onderzoeksopzet. Een klankbordgroep is gesprekspartner voor de rekenkamer als het gaat om het inhoudelijke rekenkamerwerk, als ook om de werkwijze, de relatie en de wederzijdse ervaringen en verwachtingen. Een klankbordgroep of begeleidingscommissie kan een bestaand gremium zijn, zoals de auditcommissie of het seniorenconvent. Er kan ook een nieuwe commissie worden opgericht. Adviseurs: wanneer er raadsleden als adviseur aan de rekenkamer worden verbonden, hebben zij vooral inbreng op de inrichting van het onderzoek.

Zij zijn een belangrijke waarborg voor het raadsperspectief in de methodiek van een onderzoek. Het kunnen wisselende adviseurs zijn. Bijvoorbeeld de woordvoerders jeugd bij een onderzoek naar jeugdhulp. Het onderzoeksprogramma en de jaarlijkse verantwoording lopen dan via de gehele raad. Advies Richt een vaste klankbordgroep in waar de rekenkamer een aantal keer per jaar mee spreekt. Leg vast (in de verordening) op welke momenten de klankbordgroep in ieder geval wordt geraadpleegd. Logische momenten hiervoor zijn: het opstellen van het onderzoeksprogramma, de jaarlijkse verantwoording, het bespreken van onderzoeksopzetten. Het seniorenconvent kan hiervoor een geschikt gremium zijn.

Ondersteuning van de gemeenteraad De rekenkamer wordt momenteel ondersteund door de griffier. Dat is onwenselijk gezien de overige werkzaamheden van de griffier, maar levert ook praktische bezwaren op betreffende onafhankelijkheid van de rekenkamer. Om de rekenkamer in zijn werkzaamheden te ondersteunen zijn verschillende mogelijkheden. Er zijn rekenkamers die ervoor kiezen om inhoudelijke onderzoekscapaciteit te werven en op deze manier onderzoeken uitvoert. Dat is gezien het ambitieniveau, de wensen en budget geen logische keuze voor de rekenkamer Veendam. De rekenkamer moet daarnaast ook facilitair worden ondersteund. Dat houdt onder andere in: contact met onderzoeksbureaus, plannen en organiseren van vergaderingen, notuleren van vergaderingen, bijhouden van presentielijsten en contact met de griffie. Deze

werkzaamheden kunnen door iemand van de griffie worden uitgevoerd, of door een extern geworven secretaris van de rekenkamer. Advies Kom samen met de werkgeverscommissie tot een plan waarin de facilitaire ondersteuning van de rekenkamer is belegd bij de griffie buiten de huidige formatie. Dit kan een beperkt aantal uren (ongeveer 20 – 25 uur) per maand zijn.

Budget Tijdens de behandeling van het wetsvoorstel in de Tweede en Eerste Kamer bleek dat veel rekenkamers niet voldoende budget hebben om hun taak goed uit te kunnen voeren. In de aanloop naar de wetswijziging is er daarom tussen het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en verschillende koepelorganisaties veel gesproken over het budget. Lange tijd is de stelregel ‘een euro per inwoner’ geweest, maar in de praktijk hanteren gemeenten veel verschillende formules. In Veendam is het budget omgerekend naar inwoner € 0,40. Om als rekenkamer onafhankelijk en kwalitatief goed onderzoek te kunnen doen, is er bij het opstellen van de nieuwe wet gesproken over € 1,30 als minimum per inwoner. Uiteindelijk is hier geen overeenstemming over gekomen en wordt hier verder onderzoek naar gedaan. Elke euro die niet nuttig wordt uitgegeven is er één teveel. Daar zou ook een rekenkamer het mee eens zijn. Het is daarom zaak om het budget niet te bepalen aan de hand van normen die vanuit de landelijke context worden meegegeven maar op basis van modelkeuze, bemensing en ambitieniveau een passend budget te kiezen voor het komende jaar. De keuzes die worden genomen hebben hier invloed op. Advies over budget De nieuwe wet schrijft niets voor ten aanzien van het rekenkamerbudget.

Wel biedt het overschakelen naar een nieuw model en de uitbreiding van bevoegdheden een kans om het budget opnieuw te overwegen en onderbouwen. In ieder geval moet het budget aansluiten bij de keuzes die worden genomen betreffende model, bemensing en ambitieniveau. Het is ons advies om een onderzoeksbudget – exclusief overheadkosten om de rekenkamer in stand te houden – vast te stellen tussen de 15 en 20 duizend euro. Dat betekent dat het totaalbudget (onderzoek en overhead) richting een euro per inwoner gaat. Het is dan mogelijk om 1 groter onderzoek per jaar op te leveren, of twee kleinere onderzoeken. Er kan op een later moment altijd gekozen worden om dit budget te verhogen of te verlagen. Het valt te overwegen om dit budget jaarlijks met een vast percentage te indexeren, zo behoudt het budget zijn waarde. Daarnaast dient er een besluit genomen te worden over een vergoeding voor de leden van de rekenkamer. Momenteel is de vergoeding voor de externe voorzitter van de

rekenkamercommissie gekoppeld aan de vergoeding voor raadsleden. Dat levert een vaste vergoeding op per vergadering. Het is tevens mogelijk om de leden van de rekenkamer een zelfstandig vastgesteld bedrag per maand te geven of een presentievergoeding voor elke vergadering van de rekenkamer. Een vaste vergoeding per maand is het meest efficiënt. Als gekozen wordt voor een vaste vergoeding per maand hoeft de afdeling financiën/griffier niet bij te houden hoe vaak is vergaderd. Bij een vergoeding op declaratiebasis moet dit wel worden bijgehouden. Het is gebruik om de voorzitter van een meervoudige rekenkamer een hogere vergoeding te geven, aangezien deze meer taken en verantwoordelijkheden heeft. Wanneer er wordt gekozen voor een directeursmodel dat bij een commerciële partij wordt belegd, dan bepaald de gemeenteraad de omvang van het totale budget (onderzoek + overhead) en zal de commerciële partij binnen dat budget eigen tarieven hanteren.

Advies over vergoeding Stel in de verordening een vergoeding vast die gekoppeld is aan de vergoeding voor raadsleden. Op deze manier groeit de vergoeding automatisch mee met de grootte van de gemeente en hoeft er niet periodiek geïndexeerd te worden. Een reële vergoeding voor een lid van een meervoudige rekenkamer zou 20% van de raadsvergoeding, en 25% van de raadsvergoeding voor de voorzitter kunnen zijn. Bij een eenhoofdige rekenkamer is het gebruikelijk om het voorzitterstarief te hanteren. Naast de systematiek achter het bepalen van de hoogte van de vergoeding, is het van belang om mee te wegen wat de hoogte van de vergoeding uitstraalt in een wervingstraject.