14-01 2022R0104 raadsvoorstel Centrale huisvesting ambtelijke organisatie; scenario 3.

Gemeentebestuur van Veendam Raadsvoorstel - Adviesnota

Nummer: Datum voorstel: Raadsvergadering d.d.: Portefeuillehouder: Team: Onderwerp:

2022R0104 06-12-2022 06-03-2023 Wethouder H.J. Schmaal Realisatie en Beheer Centrale huisvesting ambtelijke organisatie; scenario 3.

Voorstel 1. Kennis te nemen van de uitwerking van scenario 3 2. Akkoord te gaan met de realisatie van centrale huisvesting ambtelijke organisatie conform scenario 3 3. Hiervoor een krediet beschikbaar te stellen van € 10.7 miljoen en dit te dekken conform bijgevoegd dekkingsplan

Inleiding Ons College heeft haar ambities voor de komende jaren geformuleerd en die liggen hoog, zowel op aantrekkelijk werkgeverschap als duurzaamheid. Ook wil zij graag haar bestuurskracht vergroten. Een lang gekoesterde wens van ons College is dat de ambtelijke organisatie centraal gehuisvest wordt. Een vernieuwde huisvesting moet de identiteit van Veendam weergeven, nabijheid en ontmoeting stimuleren, zichtbaar en gastvrij zijn en een moderne, groene en lichte werkomgeving kennen. In deze nieuwe situatie moeten de ICT, het klimaat en duurzaamheidsdoelstellingen zijn verwerkt. Er wordt een duurzaam en toekomstbestendig gemeentehuis gerealiseerd. Voor een centrale huisvesting – die tegemoet komt aan onze wensen - moest een integraal huisvestingsplan van de ambtelijke organisatie worden opgesteld. Op 8 december 2021 heeft ons College ingestemd met het laten opstellen van het; Huisvestingsplan Gemeente Veendam. Op 26 september 2022 is uw Raad door Adviesbureau ABCNova geïnformeerd over de bevindingen uit het onderzoek. U heeft hierop ingestemd met een verdergaande uitwerking van Scenario 3. U is toegezegd dat u het voorliggend onderzoeksrapport, met nadere financiële onderbouwingen hierop tegemoet kon zien. Met voorliggend voorstel besluit u scenario 3 te realiseren. Eén belangrijke randvoorwaarde is een bezettingsgraad van 0,72.

Beoogd effect Het realiseren van een duurzame en toekomstbestendige huisvesting met een efficiënte bezetting.

Raadsvoorstel: Uitwerking Centrale huisvesting ambtelijke organisatie; voorkeursscenario 3. pagina 1

Argumenten 1.1 Het voorliggend rapport komt tegemoet aan de uitvraag. Met het rapport “Huisvestingsplan Gemeente Veendam” is uitvoering gegeven aan het voornemen om een Integraal Huisvestingsplan vast te stellen. Het rapport geeft inzicht in een vijftal scenario’s. Hierin wordt scenario 3 geadviseerd, omdat deze zeer positief scoort op de criteria en de gemeente dan volledig voldoet aan het ruimtelijk programma van eisen t.b.v. de werkomgeving. In dit scenario wordt een duurzaam en toekomstbestendig gemeentehuis gerealiseerd. De bevindingen uit het huisvestingsonderzoek zijn inmiddels aan zowel ons College als aan uw Raad gepresenteerd. Het “Huisvestingsplan Gemeente Veendam”, dd. 2 november 2022, is opgenomen als bijlage 1. 2.1 In het kader van Humanresourcesmanagement zal het flexibel (thuis) en Activiteit Gericht Werken nader worden uitgewerkt. Één belangrijke randvoorwaarde voor scenario 3 is een bezettingsgraad van 0,72. In het afgelopen traject is de Ondernemingsraad met regelmaat geïnformeerd over de voortgang van het proces en de resultaten. Hierbij is ook gesproken over de huidige trend van thuis of op een ander werkplek werken. Dit heeft een onlosmakelijke verbondenheid met de ambities van onze centrale huisvesting. 2.2 Scenario 3 is nader uitgewerkt. Scenario 3 komt als voorkeursvariant van het College (dd. 20 september 2022) en de Raad (dd.

26 september 2022) naar voren. Op verzoek van het College en de Raad is scenario 3 door Adviesbureau ABCNova in het huisvestingsplan (dd. 2 november 2022) nader uitgewerkt. Adviesbureau ABCNova heeft door de jaren heen de benodigde expertise opgebouwd bij diverse (boven)regionale gemeenten. Haar expertise ligt op huisvestingsvraagstukken, project- en bouw-management en de implementatietrajecten ervan. 2.3 Scenario 3 betreft een duurzaam en toekomstbestendig gemeentehuis Met scenario 3 wordt een duurzaam en toekomstbestendig gemeentehuis gerealiseerd, waarin onderstaande maatregelen worden meegenomen; Een volledig nieuwe werkomgeving gebaseerd op een bezettingsgraad van 0,72; Nieuw meubilair ten behoeve van de werkplekken; Nieuwe ICT- en AV voorzieningen; Integreren van duurzaamheidsmaatregelen; Esthetische aanpassing van de gevels om een eenduidige uitstraling te bereiken; Realiseren van circa 560 m2 BVO voor een nieuw vergadercentrum; Realiseren van circa 220 m2 BVO voor een nieuw bedrijfskantine;

Beeld: visualisering voorkeursscenario 3.

Raadsvoorstel: Uitwerking Centrale huisvesting ambtelijke organisatie; voorkeursscenario 3. pagina 2

Kanttekeningen 2.1 Het scenario 3 kent nog een aantal onzekerheden. Deze zijn meegenomen in de vertrouwelijke overzichten. Financiën Het totaalkrediet wordt geraamd op € 10,7 miljoen. In de vertrouwelijke overzichten wordt inzicht geboden in enerzijds het krediet en anderzijds het dekkingsplan. Communicatie Het team Communicatie zal een communicatieplan opstellen. Uitvoering Voor de uitvoering van het huisvestingsplan is een Plan van Aanpak opgesteld. In dit plan is de projectaanpak stapsgewijs uitgewerkt. Met het voorliggend voorstel gaan we de vervolgfase in om scenario 3 te realiseren. Relevante documenten 1. Huisvestingsplan Gemeente Veendam; dd. 2 november 2022 2. Bijlage 1: Uitkomsten inspiratiesessies 3. Bijlage 2: Ruimtestaat 4. Dekkingsplan Centrale Huisvesting (ligt vertrouwelijk ter inzage bij de Griffie) 5. Investeringskostenraming scenario 3 (ligt vertrouwelijk ter inzage bij de Griffie)

burgemeester en wethouders van Veendam,

burgemeester,

secretaris,

B.H.M. Link

A. Castelein

Raadsvoorstel: Uitwerking Centrale huisvesting ambtelijke organisatie; voorkeursscenario 3. pagina 3

Nummer: 2022R0104 De raad der gemeente Veendam gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 06-12-2022 besluit 1. Kennis te nemen van de uitwerking van scenario 3 2. Akkoord te gaan met de realisatie van centrale huisvesting ambtelijke organisatie conform scenario 3 3. Hiervoor een krediet beschikbaar te stellen van € 10.7 miljoen en dit te dekken conform bijgevoegd dekkingsplan

Besloten in de openbare vergadering van 06-03-2022 De raad voornoemd, Voorzitter,

Griffier,

B.H.M. Link

T. van der Bij

Raadsvoorstel: Uitwerking Centrale huisvesting ambtelijke organisatie; voorkeursscenario 3. pagina 4