13-03 Financiele verordening ODG 2022

Financiële Verordening Omgevingsdienst Groningen 2022 Het Algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Groningen;

gelet op artikel 212 van de gemeentewet en artikel 27 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Groningen.

BESLUIT

De Financiële Verordening van de Omgevingsdienst Groningen vast te stellen.

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen I Begrippenkader Artikel 1. In deze verordening wordt verstaan onder: A. Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de Omgevingsdienst en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. B. Administratieve organisatie: Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding. C. Afdeling: Organisatorische eenheid binnen de Omgevingsdienst die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directeur heeft. D. Doelmatigheid: Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van Middelen. E. Doeltreffendheid: Mate waarin de Omgevingsdienst erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid te bereiken. F. Financieel beheer: Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de Omgevingsdienst. G.

Financiële administratie: Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de Omgevingsdienst, teneinde te komen tot een goed inzicht in: 1. de financieel economische positie; 2. het financiële beheer; 3. de uitvoering van de begroting; 4. het afwikkelen van vorderingen en schulden; 5. evenals tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover; H. Investering: Een investering is een uitgaaf voor een goed of object met een gebruiksduur langer dan een jaar; I. Investeringen met een economisch nut. Investeringen met een economisch nut zijn alle investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en/of die in het economisch verkeer verhandelbaar zijn. J. Investeringen met een maatschappelijk nut: Alle investeringen die niet aangemerkt worden als investeringen met een economisch nut. K. Rechtmatigheid: Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV.

L. Weerstandscapaciteit: De middelen en mogelijkheden waarover de Omgevingsdienst beschikt of kan beschikken om niet voorziene tegenvallers te bekostigen.

Hoofdstuk 2: Begroting en verantwoording II Opstellen begroting Artikel 2. 1. Het Algemeen Bestuur stelt ieder jaar een begroting vast 2. Het Algemeen Bestuur stelt de programma-indeling voor de begroting vast. 3. Het Algemeen Bestuur stelt op voorstel van het Dagelijks Bestuur relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de dienstverlening door de Omgevingsdienst en de maatschappelijke effecten. 4. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de dienstverlening door de Omgevingsdienst, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst kunnen worden getoetst. 5. De regels voor het bepalen van de deelnemersbijdragen zijn beschreven in de bijdrageregeling. III Kaders begroting Artikel 3. 1. Het Dagelijks bestuur biedt uiterlijk 15 januari van het lopende begrotingsjaar een Kadernota aan het Algemeen Bestuur aan over de kaders en uitgangspunten voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden tevens richtlijnen gesteld ten behoeve van de opzet en inhoud van begroting, rekening en tussentijdse rapportages. 2. Het Algemeen Bestuur stelt deze Kadernota uiterlijk 1 maart vast.

Hoofdstuk 3 Autorisatie en uitvoering IV Uitvoering begroting Artikel 4. 1. Het Dagelijks Bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

V Beheersing en interne controle Artikel 5. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor een zodanige inrichting van de organisatie en de interne beheersing dat daarmee waarborgen worden geschapen voor doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van de beheershandelingen en de informatievoorziening daarover. Hieronder zijn begrepen de noodzakelijke functiescheidingen en beheersingsmaatregelen om fouten te voorkomen dan wel tijdig te ontdekken. 2. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de periodieke interne controle van de organisatieonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen van de Omgevingsdienst. 1.

VI Rapportage en Verantwoording Artikel 6. 1. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de Omgevingsdienst. De voorjaarsrapportage over de eerste drie maanden van het begrotingsjaar wordt aan het Algemeen Bestuur aangeboden vóór 1 juli van het lopende begrotingsjaar. Indien het Dagelijks Bestuur voorziet dat de lasten op één van de programma's (het VTHdanwel het Brzo-programma) worden overschreden, dan wordt er tijdig een voorstel gedaan tot wijziging van de begroting. In het geval de overschrijding samenhangt met extra baten en derhalve niet leidt tot een verhoging van de deelnemersbijdrage, kan worden volstaan met een administratieve wijziging in december. 2. De najaarsrapportage over de eerste acht maanden van het begrotingsjaar wordt aan het Algemeen Bestuur aangeboden vóór 1 december van het lopende begrotingsjaar. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de indeling van de begroting. De rapportage gaat ten minste in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten alsook op de geleverde goederen en diensten. In de rapportage wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van inkomsten en uitgaven ten opzichte van de begroting.

Het Dagelijks Bestuur informeert in ieder geval vooraf het Algemeen Bestuur en neemt pas een besluit, nadat het Algemeen Bestuur in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het Dagelijks Bestuur te brengen betreffende: a. nieuwe meerjarige verplichtingen, waarmee in de begroting rekening is gehouden en waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 100.000, - per jaar; b. aankoop en verkoop van onroerend goed groter dan € 100.000, -. VII Jaarstukken Artikel 7. Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de begroting. In de verantwoording geeft het Dagelijks Bestuur aan, in overeenstemming met het BBV: a. welke doelstellingen en resultaten zijn bereikt en welke niet; b. welke goederen en diensten zijn geleverd en wat de relatie was tot de beschikbaar gestelde budgetten; c. welke kosten zijn gemaakt en wat de afwijkingen zijn ten opzichte van de begroting. Tevens bevat de jaarrekening de voorgeschreven rechtmatigheidsverantwoording. Hoofdstuk 4 Financieel beleid VIII Financiële positie Artikel 8. 1. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het Algemeen Bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie is opgenomen. 2. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.

IX Waardering en afschrijving vaste activa Artikel 9. 1. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. 2. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in: a. 15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen; b. 10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; kantoormeubilair; c. 3 tot 5 jaar: software; automatiseringsapparatuur; telefooninstallaties; d. 1 tot 10 jaar: verbouwingen, termijn afhankelijk van looptijd huurcontract, inclusief optietermijn verlenging; Afschrijving start op jaarbasis na het jaar waarin de investering gereed komt of wordt verworven en activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000 behoeven niet afzonderlijk te worden geactiveerd. X Reserves en voorzieningen Artikel 10. 1. Het Dagelijks Bestuur biedt jaarlijks als onderdeel van de Begroting het overzicht van reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door het Algemeen Bestuur. Het overzicht bevat de criteria voor vorming en vrijval van reserves; de vorming en vrijval van voorzieningen en de (eventuele) toerekening en verwerking van rente over reserves, bestemmingsreserves en voorzieningen. 2.

Het Dagelijks Bestuur biedt jaarlijks als onderdeel van de Jaarrekening het overzicht van mutaties van reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door het Algemeen Bestuur. Het overzicht bevat een onderbouwing van de hoogte van reserves en voorzieningen en de voorgestelde mutaties. XI Financieringsfunctie Artikel 11. Het te voeren beleid op het gebied van de treasury is vastgelegd in een door het Algemeen Bestuur vastgesteld Treasurystatuut.

Hoofdstuk 5 Paragrafen XII Weerstandsvermogen en risicomanagement Artikel 12. In de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de jaarstukken, geeft het Dagelijks Bestuur: a. Een overzicht van de risico’s van materieel belang, met een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Hierbij wordt onder andere aandacht gegeven aan: tegenvallende renteontwikkelingen op de kapitaalmarkt, dreigend faillissement van derden bij wie de Omgevingsdienst vorderingen heeft uitstaan. Waar mogelijk worden deze risico’s gekwantificeerd. b. de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

XIII Financiering Artikel 13. Bij de begroting en de jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van: 1. 2. 3. 4.

de kasgeldlimiet; de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar; de rentevisie; de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

XIV Bedrijfsvoering Artikel 14. In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op: a. De omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten; b. De huisvestingskosten c. De automatiseringskosten

Hoofdstuk 6 Financiële organisatie en administratie XV Administratie Artikel 15. 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen bij de Omgevingsdienst; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van balansposten; c. het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties; d. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie evenals voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen. XVI Financiële administratie Artikel 16. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat: a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving; b.

de vereiste informatie verstrekt wordt aan het Rijk en andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan de Omgevingsdienst.

XVII Financiële organisatie Artikel 17. Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor: a. een eenduidige indeling van de organisatie van de Omgevingsdienst en een eenduidige toewijzing van de taken van de Omgevingsdienst aan de afdelingen; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; d. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

XIII Aanbesteding en inkoop Artikel 18. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.

Hoofdstuk 7 Overige bepalingen XIX Inwerkingtreding Artikel 19. Deze verordening treedt in werking per ...

XX Citeertitel Artikel 20. Deze verordening kan worden aangehaald als “Financiële Verordening Omgevingsdienst Groningen”.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van ….

De voorzitter,

De secretaris,