13-01 raadsvoorstel griffieplan 2023R0148 opm verwerkt

Raadsvoorstel

Nummer: Datum voorstel: Raadsvergadering d.d.: Portefeuillehouder: Team: Onderwerp:

2023R0148 07-11-2023 25-03-2024 Burgemeester Mr. S.E. Korthuis Griffie Werkplan Griffie

Voorstel 1. In te stemmen met het werkplan Griffie 2. Het werkplan Griffie jaarlijks te evalueren

Inleiding De gemeenteraad beschikt over een eigen ambtelijke organisatie: de raadsgriffie. Het is de taak van de griffie om de gemeenteraad te ondersteunen bij al zijn taken. De raad is daarmee ook de formele werkgever van de griffie. De raad van de gemeente Veendam heeft de feitelijke werkzaamheden en bevoegdheden die daarmee samenhangen grotendeels gemandateerd aan de werkgeverscommissie. De wijze waarop de griffie zijn werkzaamheden invult hangt voor een groot deel samen met de behoefte aan ondersteuning van de raad. Die ondersteuning kan op verschillende manieren vorm worden gegeven. Het is voor de griffie van belang te weten wat de raad aan ondersteuning wenst. Andersom is het noodzakelijk dat de griffie in beeld brengt wat ze voor de uitvoering daar voor nodig heeft. Om hier een beeld van te krijgen is in opdracht van de werkgeverscommissie door de griffie een concept werkplan Griffie opgesteld. Dat plan is opgesteld op basis van een enquête in twee ronden onder de raadsleden waarmee de behoefte en verwachtingen zijn geïnventariseerd. Vervolgens is het conceptplan besproken met het seniorenconvent. Met dit raadsvoorstel leggen wij dit werkplan ter vaststelling aan u voor. Beoogd effect De gemeenteraad als geheel en individuele raadsleden ondersteunen in hun streven om de kwaliteit van het openbaar bestuur in Veendam (verder) te verbeteren. Argumenten 1a.

Door het vaststellen van het werkplan Griffie is duidelijk wat de raad van de griffie mag verwachten en wat de griffie nodig heeft om die verwachting op de korte en lange termijn waar te maken. 1b. Een griffiewerkplan is een instrument om prioriteiten te stellen bij de uitvoering van de werkzaamheden, indien er onverwachte werkzaamheden op de griffie moeten plaatsvinden. 1c. Om uitvoering te kunnen even aan de werkzaamheden zoals deze nu in het concept werkplan zijn genoemd is meer formatie nodig.

Raadsvoorstel: Werkplan Griffie pagina 1

1d. Gedurende het eerste half jaar zal beoordeeld worden wat de uiteindelijke benodigde formatie voor de Griffie zal moeten zijn. Daardoor is ervoor gekozen om tijdelijk gedurende het eerste half jaar extra capaciteit vanuit de ambtelijke organisatie toe te voegen aan de Griffie. 2a. Het werk van de griffie is dynamisch en de wijze van invulling verschilt per gemeente. Ervaringen uit andere gemeenten geven een indicatie van wat nodig is om goed invulling te geven aan de taken. Ook de behoefte van de raad kan op termijn veranderen. Door een jaarlijkse evaluatie kan het plan eventueel bijgesteld worden en blijven de raad en de griffie met elkaar in gesprek over de ondersteuning. Kanttekeningen Het werk van de griffie laat zich gedeeltelijk sturen, maar is ook afhankelijk van politieke en maatschappelijke ontwikkelingen. Het werkplan is een basisdocument waar, in voorkomende gevallen, van moet worden afgeweken door onvoorziene omstandigheden. Het biedt dan een basis voor het stellen van prioriteiten. Uitvoering Het plan wordt uitgevoerd door de griffie, onder verantwoordelijkheid van de griffier. De uitvoering is onderwerp van gesprek tussen de griffier en de werkgeverscommissie. Voor de eerste helft van dit jaar wordt tijdelijk extra capaciteit vanuit de ambtelijke organisatie toegevoegd om uitvoering te kunnen geven aan het werkplan.

Gedurende dit traject zal beoordeeld worden wat de uiteindelijke formatie voor de Griffie zal moeten gaan worden. Hierover zal u in de tweede helft van dit jaar een separaat voorstel door de werkgeverscommissie worden voorgelegd. Zodat een integrale afweging kan worden gemaakt in de eerstvolgende begrotingscyclus. Communicatie Het werkplan wordt verspreid onder de leden van de raad, leden van de raadscommissies en het college van burgemeester en wethouders.

Bijlagen - Werkplan griffie

Raadsvoorstel: Werkplan Griffie pagina 2

De werkgeverscommissie van de raad van Veendam,

voorzitter,

griffier,

J. Westerhuis

A.A. Swart

Raadsvoorstel: Werkplan Griffie pagina 3

Nummer: 2023R0148 De raad der gemeente Veendam gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie d.d. 07-11-2023

besluit 1. In te stemmen met het werkplan Griffie 2. Het werkplan Griffie jaarlijks te evalueren

Besloten in de openbare vergadering van 25 maart 2024,

De raad voornoemd,

Voorzitter,

Griffier,

Mr. S.E. Korthuis

A.A. Swart

Raadsvoorstel: Werkplan Griffie pagina 4