11.2 Controleprotocol Veendam 2025

Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening gemeente Veendam 2025 1. Inleiding De gemeenteraad heeft de accountant de opdracht verstrekt om de accountantscontrole, als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet, voor de gemeente Veendam over 2025 uit te voeren. Van de gemeenteraad als opdrachtgever wordt een kaderstelling gevraagd waarbinnen de uitvoering van de opdracht zich afspeelt. Dit controleprotocol en het bijgevoegde normenkader 2025 geeft dit kader. Met ingang van 1 januari 2023 moet elke gemeente een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. 2. Doelstelling Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Veendam. De gemeenteraad kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen. 3.

Wettelijk kader De Gemeentewet (artikel 213) schrijft voor dat de gemeenteraad een accountant aanwijst voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, het verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings - en rapporteringstoleranties. De accountant mag verwachten dat de gemeente inzichtelijk maakt welke wet - en regelgeving van toepassing is door middel van het zogenaamde “normenkader”. De gemeenteraad stelt het normenkader vast. De gemeenteraad heeft een verordening ex artikel 213 Gemeentewet vastgesteld voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Veendam. Met het controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die van toepassing zijn op de controle van de jaarrekeningen. 4.

Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid) Zoals in artikel 213 Gemeentewet is omschreven, zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening gericht zijn op het geven van een oordeel over: • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; • de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording; • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten); • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe (en rechtmatige) verantwoording mogelijk maken; • de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;

Controleprotocol accountant

Pagina:

1

• de bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen (SiSa), bedoeld in artikel 58a van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Bij de controle zullen nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit accountantscontrole decentrale overheden), alsmede de voor de accountants geldende controle- en overige standaarden, bepalend zijn voor de door de accountant uit te voeren werkzaamheden. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden dat de in de jaarrekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen.” 5.

Goedkeuringstolerantie/ Rapportagetolerantie jaarrekening

5.1 Goedkeuringstolerantie De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties, statische deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming van de controleverklaring. In het hierna opgenomen schema is de goedkeuringstolerantie opgenomen. Deze goedkeuringstoleranties zijn ingaande 2025 gewijzigd ten opzichte van voorgaande jaren. Oordeelsonthouding Materialiteit Goedkeurend Beperking Afkeurend Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle ≤ 2% ≥2% - ≤ 4 % ≥ 4% ( % van de totale lasten excl. dotaties aan de reserves )

5. 2 Rapportagetolerantie Naast de goedkeuringstoleranties bestaat de rapporteringstolerantie. Dit is het bedrag waarboven de accountant voor wat betreft geconstateerde fouten en onzekerheden in de jaarrekening moet rapporteren in het accountantsverslag. De door de accountant voor de jaarrekening van de gemeente Veendam te hanteren rapportagetolerantie wordt vastgesteld op € 50.000,6.

Verantwoordingsgrens en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

6.1. Verantwoordingsgrens Naast de goedkeurings- en rapportagetolerantie wordt de verantwoordingsgrens onderkend. De verantwoordingsgrens wordt door de raad bepaald, maar bedraagt maximaal 2% van de totale lasten ( exclusief toevoegingen aan de reserves). Ligt het bedrag van de afwijkingen onder de grens dan is er sprake van goedkeuring en kan het college aangeven rechtmatig te hebben gehandeld. We stellen voor de verantwoordingsgrens te bepalen op 2%.

Controleprotocol accountant

Pagina:

2

Door te kiezen voor een lager percentage zouden we de lat hoger leggen dan de wetgeving. Het lager kiezen van het percentage heeft ook gevolgen voor de intensiviteit van de controlewerkzaamheden voor de organisatie en de accountant. 6.2. Rapportagegrens Bij het vaststellen van de verantwoordingsgrens moet de rapportagegrens meegewogen worden met de keuze van de omvang van de verantwoordingsgrens. Met een hogere verantwoordingsgrens worden meer financiële onrechtmatigheden “getolereerd”, maar met een lagere rapportagetolerantie worden deze financiële onrechtmatigheden wel gerapporteerd in de jaarrekening waardoor ze wel zichtbaar zijn voor de gemeenteraad. Het college is verplicht om onrechtmatigheden toe te lichten in de bedrijfsvoeringparagraaf indien de geconstateerde onrechtmatigheid de verantwoordingsgrens overschrijdt. Het college hecht waarde aan het gesprek over de bevindingen uit de rechtmatigheidscontroles. Daarom beperkt het college zich niet alleen tot het geven van een toelichting alleen bij het overschrijden van de verantwoordingsgrens. Het college rapporteert dan alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid boven de rapportagegrens in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting vanuit haar actieve informatieverstrekking richting gemeenteraad.

We stellen voor deze rapportagegrens ook vast te stellen op € 50.000,Hiermee volgen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in zijn accountantsverslag, gelijk aan de rapportagetolerantie. 7. Opbouw rechtmatigheidsverantwoording In de door de Commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) opgestelde modeltekst wordt gesproken over afwijkingen. Onder afwijkingen worden verstaan posten die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen (fouten) en posten, waarbij voor het college een onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. Vanuit interne toetsingen en monitoring kan er informatie worden verkregen over de onduidelijkheden, die twijfels oproepen over de rechtmatigheid. Onduidelijkheid over interpretatie, uiteenlopende oordelen over de rechtmatigheid en de daarmee verband houdende lasten, kunnen weergegeven worden als onduidelijkheden. 7.1 Rechtmatigheidscriteria Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit volgende criteria: 1. het begrotingscriterium; 2. het voorwaardencriterium; 3. het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium). Bovenstaande criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording.

Bijvoorbeeld: constatering van een verslaggevingsfout is geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. 7.1.1. Het begrotingscriterium: De financiële beheershandelingen zijn tot stand gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s. Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op overschrijdingen van de geautoriseerde begroting (inclusief investeringen) na begrotingswijzigingen in het boekjaar. Onderdeel van de rechtmatigheidsonderbouwing is vaststellen of er sprake is van dit soort overschrijdingen

Controleprotocol accountant

Pagina:

3

en of ze passen binnen het gemeentelijk beleid en met reden zijn toegelicht in de jaarrekening. Als de overschrijdingen zijn toegelicht in de jaarrekening worden deze overschrijdingen als tijdig en acceptabel aangemerkt. Dit is een voortzetting van de werkwijze die voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording werd toegepast. 7.1.2. Het voorwaardencriterium: De financiële beheershandeling voldoet aan de geldende regelgeving. Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen de gemeente voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. Het betreft o.a. de aspecten hoogte, recht en duur. Het normenkader wordt actueel gehouden en jaarlijks aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. In het normenkader is de interne- en externe regelgeving waaraan getoetst wordt opgenomen. Een voorbeeld van het niet naleven van het voorwaardencriterium is het ten onrechte niet Europees aanbesteden van een opdracht. 7.1.3. Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O) Het college heeft voldoende waarborgen genomen om te voorkomen dat als gevolg van misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving ten onrechte overheidssubsidies of – uitkeringen zijn verleend of een te laag bedrag aan heffingen aan de gemeente is betaald.

Bij het M&O criterium gaat het in het bijzonder om vast te stellen dat de organisatie effectieve maatregelen heeft getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. De gemeente Veendam heeft de beheersmaatregelen ter voorkoming van M&O opgenomen in de controleprotocollen van de verbijzonderde interne controles. De controle richt zich op de toetsing in hoeverre in bestaande procedures deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik zijn genomen, alsmede de werking van de getroffen maatregelen vaststellen. 8. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: 8.1 Interim-controles In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenoemde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht, aan het college; de managementletter. 8.2 Verslag van bevindingen Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle van de jaarrekening een accountantsverslag (verslag van bevindingen) uitgebracht aan de gemeenteraad en in afschrift aan het college. In het accountantsverslag wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw financieel beheer en verantwoording daarover waarborgen.

Het accountantsverslag wordt met de Auditcommissie besproken. 8.3 Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. De controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

Controleprotocol accountant

Pagina:

4

Vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad van de gemeente Veendam van 15 december 2025.

voorzitter, Annelies Pleyte

Controleprotocol accountant

griffier Ariën Swart

Pagina:

5