10. Raadsvoorstel accountantsdiensten 2025 college 25 november

Gemeentebestuur van Veendam Raadsvoorstel - Adviesnota

Nummer: Datum voorstel: Raadsvergadering d.d.: Portefeuillehouder: Team: Onderwerp:

25-11-2025 15-12-2025 Wethouder H.J. Schmaal Concerncontroller Accountantsdiensten 2025

Voorstel 1. De overeenkomst met Eshuis Accountants te beëindigen. 2. Een overeenkomst aan te gaan met Modus Audit Inleiding In de raadsvergadering van 11 juli 2022 heeft u Eshuis accountants benoemd voor het uitvoeren van de accountantsdiensten voor de boekjaren 2022 tot en 2025 met een mogelijkheid tot 2 jaren verlenging. Op 21 oktober heeft uw accountantscommissie echter een brief ontvangen van Eshuis accountants. Hierin geven zij aan dat het hun voorkeur heeft het contract op te zeggen vanwege onvoldoende personele capaciteit van het kantoor. Als u wel het contract uit wilt dienen geeft de accountant aan dat dit niet binnen de geldende termijnen kan. Dit betekent dat de jaarrekening niet tijdig vastgesteld kan worden door de gemeenteraad en niet voor 15 juli bij de provincie kan worden ingediend. Op 27 oktober is de brief van Eshuis accountants besproken in de accountantscommissie. Dit raadsvoorstel is een uitwerking van de afspraken die in dit overleg zijn gemaakt. Beoogd effect Voldoen aan de verplichting om een controlerend accountant aan te stellen ( artikel 213 Gemeentewet) en daarmee wordt de raad ondersteund in zijn controlerende taak. Argumenten 1.1. Hiermee voldoen we aan het verzoek van de accountant. 1.2. Het uitdienen van het contract heeft negatieve gevolgen. Het is niet wenselijk het jaarrekeningproces na 15 juli af te ronden.

Dat houdt in dat de jaarrekening niet voor de zomervakantie kan worden vastgesteld door de raad en het niet tijdig kan worden ingediend bij de provincie (voor 15 juli). Dit heeft mogelijk consequenties vanuit de provincie die de gemeente onder preventief toezicht kan stellen. Daarnaast heeft het ook gevolgen voor de planning van het begrotingsproces omdat de definitieve cijfers over het voorgaande jaar later beschikbaar zijn. 2.1. Modus Audit is gekwalificeerd en beschikbaar om de controles tijdig uit te voeren. Doordat Modus Audit is opgericht in 2025 hebben ze nog ruimte in hun planning om de gemeente Raadsvoorstel: Accountantsdiensten 2025 pagina 1

Veendam te bedienen. Modus accountants heeft een WTA vergunning (Wet Toezicht Accountantsorganisaties). Dit is een wettelijke vergunning die accountantsorganisaties nodig hebben voor het uitvoeren van wettelijke controles . De vergunning garandeert dat de organisatie voldoet aan wettelijke eisen op het gebied van betrouwbaarheid, deskundigheid, kwaliteitsbeheersing en onafhankelijkheid. 2.2. De accountants van Modus Audit zijn bekend bij de gemeente Veendam Beide accountants hebben al jaren werkzaamheden bij de gemeente Veendam verricht naar volle tevredenheid. De accountants zijn dus bekend met onze medewerkers en met onze processen en procedures. Dat maakt een efficiënte controle van het boekjaar 2025 mogelijk. 2.3. Deze overeenkomst voldoet aan de Europese aanbestedingsregels Er is onvoldoende tijd om een Europese aanbesteding van de accountantsdiensten voor boekjaar 2025 uit te voeren. Daardoor is het mogelijk vanwege “dwingende spoed” deze overeenkomst af te sluiten voor maximaal twee jaren. Vanwege efficiency van beide kanten heeft het de voorkeur de overeenkomst voor vier jaren aan te gaan. Dit is mogelijk door een procedure van “vrijwillige transparantie” uit te voeren. Als deze procedure is afgerond kan een overeenkomst van vier jaren afgesloten worden die voldoet aan de Europese aanbestedingsregels.

Kanttekeningen Geen Financiën Het uitgangspunt is dat voor 2025 geen meerkosten ontstaan door het aangaan van de overeenkomst met Modus Audit. Eventuele financiële gevolgen voor 2026 worden meegenomen bij de actualisatie van de voorjaarsnota. Uitvoering Na het besluit van de raad en de afronding van de procedure “vrijwillige transparantie”, om te voldoen aan de Europese aanbestedingsregels, wordt het contract met Eshuis Accountants ontbonden en wordt afhankelijk van de uitkomsten van de procedure “vrijwillige transparantie” een overeenkomst aangegaan met Modus Audit van 2 of 4 jaar. Communicatie N.v.t. Bijlagen N.v.t.

burgemeester en wethouders van Veendam,

burgemeester,

secretaris,

Annelies Pleyte

Arend Castelein

Raadsvoorstel: Accountantsdiensten 2025 pagina 2

Nummer: De raad der gemeente Veendam gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 25-11-2025 besluit 1. De overeenkomst met Eshuis Accountants te beëindigen. 2. Een overeenkomst aan te gaan met Modus Audit

Besloten in de openbare vergadering van 15-12-2025 De raad voornoemd, Voorzitter,

Griffier,

Annelies Pleyte

Ariën Swart

Raadsvoorstel: Accountantsdiensten 2025 pagina 3