10 06 02 Veendam - Onderzoeksprotocol v 28-01-2026

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Veendam

Vastgesteld door de rekenkamer op 3 maart 2026,

Ariën Swart, plv. secretaris

1. Inleiding De Rekenkamer Veendam bestaat uit drie leden (waaronder de voorzitter). De rekenkamer wordt ondersteund door een secretaris. De taak van de rekenkamer is het toetsen van het door de gemeentebesturen gevoerde bestuur op drie onderdelen: • • •

Rechtmatigheid: voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving? Doelmatigheid: is de voorbereiding en uitvoering van beleid efficiënt verlopen? Doeltreffendheid: zijn de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk behaald?

Hiertoe voert de rekenkamer onderzoek uit. Het doel van het onderzoek is om inzicht te bieden in de prestaties van de gemeente als geheel en waar nodig het formuleren van aanbevelingen voor de toekomst. Missie en doelstelling Vanuit haar onafhankelijke positie en met een gebalanceerde keuze voor onderzoeksthema’s ondersteunt de rekenkamer de controlerende functie van de gemeenteraad. Zij doet dit door gericht onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het handelen van de gemeente. Daarmee beoogt de rekenkamer bij te dragen aan de publieke verantwoording en grotere transparantie van het bestuur. De rekenkamer wil met producten komen die aansluiten op de urgentiebeleving van de politiek en de Veendamse gemeenschap. De rekenkamer hanteert een informele benadering bij onderzoek en houdt rekening met persoonlijke gevoelens van betrokkenen. Het doel is om de gemeenteraad optimaal te ondersteunen in het uitvoeren van de kaderstellende en controlerende taak. Rekenkameronderzoeken die betrekking hebben op de rechtmatigheid vergen afstemming met de accountant. Een door de rekenkamer ingesteld onderzoek bevat geen controle van de jaarrekening. Dit is de taak van de accountant. Onderzoeksprotocol In dit onderzoeksprotocol beschrijft de rekenkamer de richtlijnen die zij hanteert bij de uitvoering van haar onderzoek.

Het doel van dit protocol is om waarborg te bieden voor de kwaliteit van onderzoeken van de rekenkamer en voor een goed verloop van het gehele onderzoeksproces binnen de organisatie. Daarnaast wil de rekenkamer met dit protocol inzicht geven in de werkwijze van de rekenkamer en bijdragen aan de transparante sfeer waarbinnen de rekenkamer haar taken wil uitoefenen. De toekomstige ontwikkeling van het lokale rekenkamerwerk kan aanleiding zijn om dit protocol op onderdelen te herzien. De rekenkamer hanteert de volgende uitgangspunten bij haar onderzoek: • • • • •

Zorgvuldigheid: validiteit en volledigheid bij de verzameling van de relevante feiten; Objectiviteit: objectieve en gedegen analyse van de feiten; Onafhankelijke en beargumenteerde oordeelsvorming: met, als dat mogelijk is, een analyse aan de hand van een expliciet normenkader; Betrouwbaarheid: accurate en consistente resultaten die reproduceerbaar zijn als het onderzoek onder dezelfde omstandigheden meermaals wordt uitgevoerd; Integriteit: de onderzoekers die onze onderzoeken uitvoeren zijn integer en vermijden ten allen tijden (de schijn van) belangverstrengeling;

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Veendam

2

•

Hoor en wederhoor: betrokkenen in een onderzoek krijgen de mogelijkheid gebruik te maken van hoor en wederhoor. Als onderzoekers de reactie van betrokkenen niet verwerken, geven zij een gedegen onderbouwing.

2. Onderwerpkeuze De rekenkamer heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Dit betekent dat de rekenkamer zelf bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht en hoe het onderzoek wordt ingericht. De gemeenteraad, maar ook inwoners, kunnen de rekenkamer verzoeken om een bepaald onderwerp nader te onderzoeken. De rekenkamer stelt elk jaar het onderzoeksprogramma voor het daaropvolgende jaar vast. Dit onderzoeksprogramma komt tot stand na overleg met de klankbordgroep en de gemeenteraad. De secretaris stelt, in overleg met de leden van de rekenkamer, een longlist samen met onderzoeksonderwerpen. Op deze longlist staan relevante maatschappelijke onderwerpen in de brede zin en ontwikkelingen in de gemeente Veendam. Tegelijkertijd wordt ook aan raadsfracties gevraagd of zij onderwerpen willen aandragen. De longlist wordt in een consultatieworkshop met de klankbordgroep rekenkamer besproken. Het doel van deze workshop is om input op te halen over de onderwerpen op de longlist. Tijdens de workshop wordt ook naar de eventuele afbakening van de onderwerpen gekeken en mogelijke onderzoeksvragen verkend. Nadat de consultatie heeft plaatsgevonden, besluit de rekenkamer tot het onderzoeksprogramma. De rekenkamer neemt de opgehaalde input van klankbordgroep rekenkamer mee, maar beslist zelf vanuit haar onafhankelijke positie over het onderzoeksprogramma.

Daarnaast blijft altijd een mogelijkheid om actuele onderwerpen te onderzoeken en de gemeenteraad hierover te informeren per rekenkamerbrief. Voor elk onderzoek wordt een onderzoeksopzet opgesteld door de rekenkamer. In deze onderzoeksopzet staan de aanleiding, doel- en vraagstelling (hoofdvraag en deelvragen), de vorm van het onderzoek, de aanpak en de doorlooptijd van het onderzoek beschreven. De onderzoeksopzet vormt het startpunt voor het rekenkameronderzoek. De onderzoeksopzet wordt voor raadpleging voorgelegd aan de klankbordgroep. Deze klankbordgroep bestaat uit drie leden. De raad kan de rekenkamer een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. Deze verzoeken kunnen het hele jaar door naar de rekenkamer worden verstuurd. De rekenkamer bericht de raad binnen een maand of en in hoeverre aan dit verzoek wordt voldoen. Als de rekenkamer niet aan het verzoek voldoet, worden hiervoor redenen aangedragen. Als de rekenkamer aangeeft wel aan het verzoek te voldoen, zal het onderzoeksprogramma, indien mogelijk, worden aangevuld met dit betreffende onderwerp (en zal de rekenkamer met een verzoek voor extra budget komen) of het onderwerp zal worden meegenomen in het onderzoeksprogramma van het jaar daarop. Criteria voor onderzoeksonderwerpen Bij het bepalen van de te onderzoeken onderwerpen worden een aantal selectiecriteria gehanteerd.

In principe komen alleen onderwerpen die aan alle selectiecriteria voldoen in aanmerking voor onderzoek door de rekenkamer. In zijn algemeenheid geldt dat de rekenkamer bij de keuze van haar onderwerpen een zo groot mogelijke bijdrage aan de missie en

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Veendam

3

doelstelling van de rekenkamer beoogt, gerelateerd aan de inzet van schaarse onderzoekscapaciteit. De selectiecriteria zijn: 1. Er is sprake van een substantieel belang in financieel, organisatorisch, bestuurlijk of maatschappelijk opzicht (aldus artikel 184 Gemeentewet); 2. Toegevoegde waarde van het onderzoek; de leereffecten en nieuwe inzichten rechtvaardigen de onderzoeksinspanning; 3. Er is een risico op of vermoeden van ondoelmatigheid, ondoeltreffendheid, onrechtmatigheid; 4. De onderzoeksvraag is niet op een andere, meer eenvoudige, wijze te beantwoorden. De rekenkamer streeft naar een evenwichtige verdeling van onderzoeksonderwerpen over de verschillende beleidsterreinen. Rapporten van andere rekenkamers vormen eveneens een bron om ideeën voor onderzoeksonderwerpen, onderzoeksaanpak en presentatie te verzamelen.

3. Uitvoering van onderzoek Als de rekenkamer besluit een onderzoek te laten uitvoeren door een extern bureau kan de rekenkamer bepaalde onderdelen van de onderzoeksopzet laten invullen of aanvullen door het externe bureau. Bij elk onderzoeksonderwerp kan een ander type onderzoek passend zijn. Rekenkameronderzoek kan dan ook verschillende vormen aannemen. Naast een regulier rekenkamerrapport, kan de rekenkamer variëren met een raadsconferentie, quickscan, effectmeting of rekenkamerbrief. Ook de onderzoeksmethodes kunnen variëren van dossierstudie en interviews tot digitale inwonersconsultatie en raadsworkshops. Uitvoering van het onderzoek De rekenkamer Veendam laat veelal onderzoeken door een externe partij uitvoeren. Voor kleine opdrachten kan een offerteverzoek worden gedaan aan één extern bureau. Bij grotere opdrachten worden minimaal drie externe onderzoeksbureaus benaderd om aan de hand van de onderzoeksopzet een offerte uit te brengen. Bureaus worden gevraagd hun plan van aanpak voor het rekenkameronderzoek in de offerte te beschrijven. De bureaus die een offerte hebben uitgebracht, worden gevraagd de offerte toe te lichten tijdens een offertetoelichting. Naar aanleiding van de offertetoelichting besluit de rekenkamer welk bureau het onderzoek zal uitvoeren. Dit bureau start vervolgens met het onderzoek.

Van het externe bureau wordt verwacht dat zij zich houdt aan het onderzoeksprotocol. De secretaris treedt bij elk onderzoek op als eerste aanspreekpunt en klankbord voor het externe onderzoeksbureau, tenzij één van de leden van de rekenkamer voor een betreffend onderzoek als zodanig aangewezen is. De secretaris bewaakt de voortgang van het onderzoek en vormt de schakel tussen de rekenkamer en het bureau. Daarnaast zorgt de secretaris voor het aanleveren van documentatie aan de onderzoekers, het inplannen van interviews en een soepel contact tussen de ambtelijk contactpersoon en het onderzoeksbureau. Aankondiging onderzoek Een nieuw onderzoek wordt aangekondigd via brief bij de gemeenteraad, college van B&W en gemeentesecretaris. In de brief aan de gemeentesecretaris wordt tevens gevraagd een ambtelijk contactpersoon aan te wijzen. Deze contactpersoon blijft gedurende het onderzoek het

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Veendam

4

aanspreekpunt in de ambtelijke organisatie (bijvoorbeeld voor het aanleveren van informatie en contactpersonen). Aan de start van een onderzoek vindt een startgesprek plaats met de ambtelijk contactpersoon en eventueel andere betrokken ambtenaren. De onderzoekers en rekenkamerleden zijn hierbij aanwezig. Doel van het gesprek is het uitspreken van verwachtingen en het maken van werkafspraken. Het uitgangspunt is het voeren van een informeel en laagdrempelig gesprek met de betrokken ambtenaren. Samenwerking met externe bureaus Het uitgangspunt bij de inschakeling van externe bureaus is dat de eindverantwoordelijkheid en de regie bij de rekenkamer blijft. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichting en voortgang van het onderzoek door de rekenkamer worden genomen. De rekenkamer ontvangt van elk extern bureau waar zij mee werkt een toelichting op de betrokkenheid bij de gemeente Veendam in de afgelopen drie jaar. Het is daarnaast mogelijk om een geheimhoudingsverklaring en/of verwerkersovereenkomst te laten ondertekenen door het ingehuurde bureau, conform het reglement van orde. De secretaris van de rekenkamer is verantwoordelijk voor de dagelijkse voortgang van het onderzoek en vormt het primaire aanspreekpunt voor het bureau. Van het bureau wordt verwacht dat dit zich houdt aan het onderzoeksprotocol.

Ambtelijk en bestuurlijk wederhoor De concept nota van bevindingen wordt aan de ambtelijke organisatie voorgelegd voor ambtelijk wederhoor. Dit conceptrapport bevat nog geen conclusies en aanbevelingen. Doel van deze feitenverificatie is het checken van de bevindingen op onjuiste informatie of onvolledige feiten. Na ambtelijk wederhoor wordt het conceptrapport aangepast waar nodig. Tenzij vooraf anders afgesproken is de maximale termijn voor ambtelijk wederhoor drie weken. De onderzoekers worden geacht het format voor ambtelijk wederhoor van de Rekenkamer Veendam te gebruiken. Het definitieve rapport, inclusief conclusies en aanbevelingen, wordt vervolgens voorgelegd aan het college voor een bestuurlijke reactie. Ook hiervoor geldt, tenzij vooraf anders afgesproken, een termijn van drie weken. De bestuurlijke reactie wordt aan het onderzoeksrapport toegevoegd. Nadat de rekenkamer de bestuurlijke reactie heeft ontvangen, kan de rekenkamer indien gewenst een nawoord schrijven. Behandeling in de raad Zodra de bestuurlijke reactie is ontvangen en de rekenkamer haar nawoord heeft geschreven, kan het onderzoek worden aangeboden aan de gemeenteraad. Afhankelijk van het type rekenkameronderzoek worden de resultaten op passende wijze gedeeld met de raad.

De resultaten kunnen worden gedeeld doormiddel van een presentatie door de onderzoekers, in samenwerking met de rekenkamer, waarbij raadsleden vragen kunnen stellen over de implicaties van het onderzoek. Een andere vorm voor het delen van de resultaten is het organiseren van een raadsworkshop. Vervolgens ligt een raadsvoorstel en besluit voor in de gemeenteraad waarbij de raad wordt gevraagd kennis te nemen van het rapport en de aanbevelingen over te nemen. Na afloop van elk onderzoek reflecteert de rekenkamer intern op het verloop van het onderzoek. De focus ligt hierbij op de ontwikkeling van het werk van de rekenkamer.

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Veendam

5

4. Verantwoording en dossiervorming Jaarlijkse verantwoording De rekenkamer legt jaarlijks verantwoording aan de raad af over de onderzoeken die zij heeft uitgevoerd. De rekenkamer doet dit in de vorm van een jaarverslag. Hierin worden de werkzaamheden van het voorgaande jaar beschreven. Tegelijkertijd wordt het jaarplan voor het volgende jaar toegelicht. Dit jaarverslag wordt jaarlijks in Q1 opgesteld en in de klankbordgroep besproken. Vervolgens wordt het jaarverslag ter kennisname met de raad gedeeld. Dossiervorming Voor de loop van het onderzoek gelden de volgende regels: • •

Alle verslagen van interviews worden ter accordering aan de geïnterviewden voorgelegd. Het uitgangspunt is openbaarheid: slechts in uitzonderlijke gevallen worden documenten of (delen van) rapporten als vertrouwelijk benoemd. Dit geldt niet voor gespreksverslagen. Deze zijn altijd vertrouwelijk.

In geval van samenwerking met een extern bureau gelden aanvullend de volgende regels: • • • • • • • •

De algemene voorwaarden van de gemeente zijn, behoudens uitzonderingen, geldig. Het onderzoeksbureau rapporteert de secretaris regelmatig over de voortgang, zowel inhoudelijk als qua urenbesteding. De rekenkamerleden en de secretaris kunnen desgewenst aanwezig zijn bij de interviews die door het externe bureau worden afgenomen. De rekenkamer ontvangt het volledige dossier van een onderzoek van de onderzoekers. De onderzoekers zijn aanwezig bij de behandeling van het onderzoeksrapport in de raadscommissie of informatieve sessie. Het is het onderzoeksbureau niet toegestaan om buiten de rekenkamer contact op te nemen met derden over de voortgang of de resultaten van het onderzoek. De externe communicatie na afloop van het onderzoek verloopt via de rekenkamer. Verzoeken van derden om commentaar en/of nadere informatie worden door de onderzoeker of het onderzoeksbureau naar de rekenkamer doorverwezen.

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Veendam

6