10-02 Vervolgnotitie griffiewerkplan

Inleiding Op 22 april 2024 heeft de raad het werkplan van de griffie vastgesteld. Een van de doelen van het vaststellen van het plan is duidelijkheid verschaffen over datgene wat de raad van de griffie mag verwachten en wat de griffie nodig heeft om die verwachtingen op korte en langere termijn waar te maken. In het plan zijn de ambities verwoord en is een indicatie gegeven van de tijdsinvestering die daarmee samenhangt. Ofwel, hoeveel omvang in fte’s heeft de griffie nodig om het plan uit te kunnen voeren. Tijdelijk is extra capaciteit uit de organisatie toegevoegd aan de griffie om de extra werkzaamheden op te kunnen vangen die voortvloeiden uit het proces om te komen tot een Kroonbenoemde burgemeester. Met deze notitie wil de werkgeverscommissie een nadere onderbouwing aanbieden aan de raad voor de in het griffieplan voorgestelde en een eventuele wenselijke formatie-uitbreiding van de griffie.

Omvang van de griffie Huidige situatie De permanente invulling van de griffie bestaat op dit moment uit: Griffier: Plv. griffier / raadsadviseur Totaal

0,8 fte (32 uur per week) 1,0 fte (36 uur per week) 1,8 fte (68 uur per week)

Gedurende het proces van de kroonbenoemde burgemeester is de griffie ad hoc extra ondersteund vanuit de ambtelijke organisatie. De bezetting van de griffie is, zeker in vergelijk met het landelijke beeld, beperkt en kwetsbaar. (ter verduidelijking: o.a. gedurende de vakantieperiode is onze griffie niet bezet en dus niet bereikbaar voor raadsleden en inwoners). Evaluatie tijdelijke ondersteuning Het proces om te komen tot een Kroonbenoemde burgemeester is formeel geëindigd met de installatie van de burgemeester op 9 september 2024. Doordat er ondersteuning vanuit de organisatie heeft plaatsgevonden hebben de reguliere werkzaamheden van de griffie op het gebruikelijke niveau doorgang kunnen vinden. De werkwijze daarbij was dat de griffier, al dan niet op afstand, opdrachten gaf of de administratieve en logistieke kant van het griffiewerk neer te leggen bij de ondersteuning. Het gaat dan om concrete en afgeronde taken. Verder zijn door de ondersteuning hand- en spandiensten verricht rondom de organisatie van bijvoorbeeld het afscheid als de installatieceremonie. Al met al waren de ervaringen met deze ondersteuning positief. Wanneer we kijken naar een meer structurele inzet, is het van belang om een concrete taakomschrijving, waarbij de ondersteuning een meer autonome rol krijgt binnen het griffieteam.

1

Conclusie Algehele conclusie van de werkgeverscommissie is, dat de griffie met de huidige formatie zich moet beperken tot de zogenaamde basistaken. Dat wil zeggen het verzorgen van de stukkenstroom en het organiseren van vergaderingen. Het griffiewerkplan heeft echter een hogere ambitie. Daarnaast zijn er ontwikkelingen gaande die een grotere taakomvang vragen, of gaan vragen, van de griffie. Ambitie Op basis van het griffiewerkplan heeft de raad uitgesproken het wenselijk te vinden om te investeren in: - Kwaliteit van besluitvorming (raadsvoorstellen, besluiten en processen) - Ondersteuning in het inzetten van raadsinstrumenten (advisering, scholing etc.) - Regelmatig contact tussen de griffie en de fracties - Herijking werkwijze van de raad - Burgerparticipatie meer vormgeven - Meer informatiebijeenkomsten en werkbezoeken - Een meer pro actieve en naar buiten tredende griffie Griffie in opbouw Dualisme De Wet dualisering gemeentebestuur is ingevoerd op 7 maart 2002. Sinds de invoering van de wet zijn de rollen, taken en posities van de raad en het college gescheiden en beschikken beide organen over een eigen ambtelijke organisatie ter ondersteuning. De gemeenteraden worden bijgestaan door een griffier, ook deze functie is ingevoerd met de Wet dualisering gemeentebestuur.

De griffier is de eerste adviseur van de raad en ondersteunt de raad met behulp van onder zijn leiding staande op de griffie werkzame ambtenaren. Start van de griffie In het eerste jaar van de dualisering is de griffie in Veendam gestart met een griffier van 18 uur per week. Alras bleek dit onvoldoende en is de formatie van de griffie in stappen verhoogd. In 2005 bestond de griffie uit een griffier van 36 uur met ondersteuning van 36 uur en twee commissiegriffiers, ieder voor ongeveer 8 uur per week. Totaal was er voor de griffie dus 88 uur per week (2,4 fte) beschikbaar1. Behoudens de griffier zijn op dat moment de medewerkers van de griffie tevens werkzaam voor het college. In 2006 wordt de conclusie getrokken dat het om verschillende redenen meer voor de hand ligt om de griffie als zelfstandige unit te laten functioneren en vind er een herschikking plaats van medewerkers. Kort samengevat komt het erop neer dat per 1 oktober 2006 de heer van der Bij aan de griffie wordt toegevoegd en de ondersteuning vanuit de organisatie komt grotendeels te vervallen. Alleen de heer Boersema is nog 4 uur per week beschikbaar als commissiegriffier / plaatsvervangend raadsgriffier. De griffie bestaat vanaf dat moment formeel uit 2,1 fte, ofwel 76 uur per week. Deze situatie duurt voort tot halverwege 2010.

Werkzaamheden in de organisatie nopen dat de heer Boersema zijn inbreng voor de griffie beperkt tot het hoognodige, wat feitelijk inhield dat hij slechts bij calamiteiten kon worden 1

Bron: inventarisatie omvang griffies provincie Groningen 2005.

2

ingezet. Dit is in 2022 kortstondig gebeurt. Vanaf dat moment bestond de griffie dus feitelijk uit 2 fte. Gedurende de periode tussen 2010 en 2016 is deze situatie ongewijzigd gebleven. In januari 2016 werd de functie van griffier vacant en in 2016 heeft de raad een griffier benoemd – eerst als interim en sinds 2018 definitief voor 32 uur per week. De formatie van de griffie is per 1 februari 2016 teruggebracht naar 1,8 fte ofwel 68 uur per week. In 2017 maakt de plaatsvervangend griffier gebruik van het zogenaamde seniorenpact, waardoor hij 1 dag per week minder gaat werken. De griffie heeft daarmee 60 uur in de week beschikbaar. Dit wordt opgelost door taken die niet strikt tot het werk van de griffie behoren “terug te geven” aan het college. Na pensionering van deze functionaris is er een plaatsvervangend griffier / raadsadviseur aangesteld voor 36 uur (april 2023), zodat de griffie weer op een formatie van 1,8 fte uitkomt.

Actuele ontwikkelingen Relevant voor de bepaling van de formatiebehoefte van de griffie is dat er diverse ontwikkelingen gaande zijn die van invloed zijn op het werk van de griffie, zoals: - Een nieuwe verplichte instelling van een Rekenkamer (ambtelijk secretaris dient te worden geleverd door de griffie) - Actualiseren verordening klankbordgesprekken burgemeester en hier uitvoering aan geven - Uitvoering geven aan het komen tot een “verbeterde auditfunctie” - Vormgeven aan de werkwijze van de gemeenteraad in de breedste zin van het woord - Een verruiming van de (facilitaire) ondersteuning. Denk hierbij aan zaken als digitalisering-Notubox-AVG-informatie voorziening aan zowel raadsleden als inwoners via de gemeentelijke website - Ontwikkelingen in het kader van Nij Begun en de Regio Deal (afhankelijk van voortgang en besluitvorming) Conclusie Sinds de start van de dualisering heeft het ambt van griffier en de griffie als geheel zich ontwikkeld. Ook de werkzaamheden van de griffie zijn uitgebreid en complexer geworden. In den lande heeft dit veelal geleid tot verdere professionalisering van de griffie en uitbreiding van de formatie. In Veendam is juist een dalende trend zichtbaar geweest.

Welke formatie past bij de ambitie en de ontwikkelingen? Op basis van de geformuleerde ambities in het werkplan wordt geschat dat de formatie van de griffie zou moeten worden verdubbeld (zie pagina 15 griffie werkplan). Daarmee wordt de kwetsbaarheid beperkt en kunnen de ambities op een kwalitatief goed niveau worden gerealiseerd. Na de vaststelling van het werkplan is het steeds meer mogelijk deze aanname te toetsten aan de praktijk. Ook wordt langzaam inzichtelijk wat de winst is van de extra administratieve ondersteuning. Met deze notitie wordt dan ook invulling gegeven aan de toezegging in het raadsvoorstel bij het griffiewerkplan om in de tweede helft van 2024 met een nader voorstel tot uitbreiding van de griffie te komen. Hiervoor gebruiken wij de eigen ervaring van de griffie, maar ook landelijke kengetallen.

3

Landelijke normen2 Door de vereniging van raadsleden en de vereniging van griffiers zijn normen ontwikkeld op basis van landelijke cijfers. In deze paragraaf geven wij inzicht wat het effect is als we deze landelijke normen toepassen op de gemeente Veendam3. Factor Aantal raadzetels Fracties Commissies Gemeenschappelijke regelingen Communicatie en participatie4 Ondersteuning “hulptroepen” zoals rekenkamer, accountantscommissie etc.

Norm 1 griffiemedewerker per 9 zetels 1 fte per 10 fracties 1 fte per commissie 1 fte per 10 gemeenschappelijke regelingen 1 fte per 20.000 inwoners 1 fte

Veendam 2,3 fte 0,8 fte 2,0 fte 0,8 fte 1,0 fte 1,0 fte

Totale formatiebehoefte obv norm 7,9 fte In hoeverre deze algemene normen kunnen worden gelegd op een individuele gemeente is van vele factoren afhankelijk. Zo biedt de griffie van Veendam niet alleen ondersteuning aan raadsleden, maar een even zo grote groep aan commissieleden. Hiervoor worden zichtbare en onzichtbare werkzaamheden verricht. Denk daarbij aan diverse registraties en uitbetaling van vergoedingen en dergelijke. Feitelijk zijn er dus meer leden dan de 21 raadsleden die hier in de berekening zijn betrokken. De noodzakelijk ondersteuning van raadscommissies zal aan de andere kant sterk afhangen van de rol van die commissies in het besluitvormingsproces. Wel blijkt ook uit deze opsomming dat met de huidige formatie alleen de basisondersteuning op een goed niveau kan worden geboden. Om een beeld te geven, de griffie ondersteund en organiseert per jaar tussen de 80 en 100 reguliere vergaderingen, variërend van de raadsvergaderingen tot het accountantsoverleg. Met ondersteunen wordt het hele pakket bedoeld, van het reserveren van een zaal, tot de inhoudelijke advisering. Hoewel de wens en noodzaak op grond van wetgeving er is om vanuit de raad te zorgen voor goede communicatie met burgers en het organiseren van burgerparticipatie is hiervoor nu geen of maar zeer beperkt ruimte voor binnen de formatie van de griffie.

Om hier goed invulling aan te kunnen geven zou hier volgens de norm 1 fte moeten worden ingezet. Ontwikkelingen Voor gemeentebesturen geldt vanaf 2002 het zogenaamde duaal stelsel. Sinds 2002 heeft ook iedere gemeente een griffie die rechtstreeks wordt aangestuurd door de desbetreffende gemeenteraad. Hoewel we kunnen spreken van 22 jaar griffie zien we dat er de laatste 10 jaar langzaam maar zeker bewegingen in de taakomschrijvingen van de griffies ontstaan. Hoewel in de basis de taak van de griffie niet afwijkt is het griffiewerk van nu zeker niet één op één te

https://www.raadsleden.nl/assets/de_ideale_omvang_van_de_griffie_0-v3.pdf https://www.raadsleden.nl/assets/Binnema-Boogaard-Paulides-Eigenstandig-en-onafhankelijk.pdf 4 Hieronder wordt verstaan inzet om de via de website en persberichten het publiek te informeren over wat er in de raad aan de orde is of komt. Ook het presenteren en positioneren van de raad in de media valt hieronder. Als het gaat om participatie wordt hier bedoeld het betrekken van inwoners en bedrijven bij de besluitvorming door het organiseren van bijeenkomsten of andere vormen van contact met de inwoners. 2 3

4

vergelijken met het griffiewerk van bijvoorbeeld tien of vijftien jaar geleden. De samenleving is sterk in beweging en dat heeft ook merkbare gevolgen voor gemeentebesturen. Zoals reeds aangegeven is er een aantal belangrijke ontwikkelingen die mede van grote invloed zijn op de werklast van de griffie, zoals daar zijn de introductie van de externe rekenkamer, het door ontwikkelen van de rol van accountantscommissie en de processen rondom Nij Begun en Regiodeal. Rekenkamer en accountantscommissie Met de introductie van een eigenstandige rekenkamer dient ook de ondersteuning daarvan te worden geprofessionaliseerd. De verwachting is dat dit circa vier uur per week in beslag neemt5. Bij het traject over bestuurscultuur is uitgesproken dat het een voordeel zou zijn wanneer een (audit)commissie voorbereidende werkzaamheden zou verrichten op de behandeling van de financiële stukken. Hoe dit er exact uit zou kunnen zien moet nog nader worden bezien. Hier zijn in den lande diverse voorbeelden van. Een dergelijke voorbereiding vraagt ook betere ondersteuning dan die nu kan worden geleverd. Ook dit wordt geschat op gemiddeld vier uur per week. Nij Begun en RegioDeal In het kader van deze onderwerpen wordt veel van de raad gevraagd. Vaak valt besluitvorming ook moeilijk in het reguliere proces in te passen, waardoor er alternatieve besluitvormingsroutes moeten worden gekozen.

Omdat het hier gaat om regionale besluitvormingsprocessen is veelvuldig afstemming nodig binnen de gemeente enerzijds, maar ook met griffies in de provincie anderzijds om te komen tot een eensluidend en op elkaar aansluitend besluitvormingsproces. In het kader van Nij Begun hebben de raden een Gemeenschappelijke Regeling opgericht, het zogenaamde regioberaad. De griffie bereid met de afgevaardigden die vergaderingen voor. Ook hebben griffies onderling wekelijks afstemming op de processen goed te laten verlopen. In het kader van Nij Begun ondersteund de griffie de afgevaardigden bij circa 11 extra vergaderingen per jaar en is de griffier daarbij aanwezig. Daaraan voorafgaand is er overleg tussen de griffiers en vervolgens een voorbereidend overleg met de afgevaardigden namens de raad. Deze nieuwe taak vraagt een behoorlijke tijdsinvestering en het project heeft een looptijd van 30 jaar. Uiteindelijke vertaling naar Veendam en de formatie voor de griffie Een belangrijk deel van de oplossing om de kwaliteit van het werk van de griffie te verbeteren en het creëren van ruimte voor de nieuwe ontwikkelingen mogelijk te maken is om de administratieve werkzaamheden die verband houden met de stukkenstroom en het organiseren van de vergaderingen te herbeleggen. Het is de verwachting dat dit met de inzet van administratieve ondersteuning van circa 36 uur per week kan lukken.

Het betreft dan de administratieve werkzaamheden voor alle overlegstructuren en besluitvormingstrajecten. Daarnaast is het wenselijk om voor de nieuwe taken zoals Nij Begun, de rekenkamer en burgerparticipatie extra formatie raadsadviseur in te zetten voor circa 36 uur. Daarbij moet wel gekeken worden of het wenselijk is om dat in 1 persoon onder te brengen. Er zal voor moeten Voor een inhoudelijke onderbouwing wordt verwezen naar de besluitvorming door de gemeenteraad in december 2023. 5

5

worden gezorgd dat de rekenkamer onafhankelijk moet worden ondersteund. Overwogen zou moeten worden om hiervoor in de toekomst vier uur extern onder te brengen. Al met al zou de griffie dan worden uitgebreid tot ruim 3,5 fte. Door de tijd heen kunnen accenten binnen de uitvoering verschillen. Zodoende wordt voorgesteld de totale formatie van de griffie als wenselijk vast te stellen op 3,7 fte. Voor de vertaling van de onderbouwing van deze gewenste situatie wordt verwezen naar onderstaand schema. Functie Griffier Plv. griffier / raadsadviseur Raadsadviseur (2e plv. griffier) Secretaris rekenkamer Griffiemedewerker (adm.) Totaal

fte 0,8 (32 uur per week) 1,0 (36 uur per week) 0,8 32 uur per week) 0,1 (4 uur per week) 1,0 (36 uur per week) 3,7

Hoewel deze voorstelling van zaken zeer realistisch te spiegelen is met de landelijke ontwikkelingen is de werkgeverscommissie zich terdege bewust is van de financiële gevolgen die deze realisering met zich mee zal gaan brengen. Het lijkt de werkgeverscommissie gewenst om derhalve voorzichtige stappen voorwaarts te maken met de nodige evaluatiemomenten om te komen tot een zo optimaal mogelijke afstemming van de griffie-omvang. Een gefaseerde verruiming van griffie-omvang is gewenst te beginnen met het aanstellen van een griffie-medewerker voor 1,0 fte. Na twee jaar werkzaam te zijn geweest met deze extra verruiming vindt er een evaluatie plaats om te bezien of verdere uitbreiding als noodzakelijk wordt geacht.

6

Bijlage Indicatie ureninzet op termijn. Huidige situatie

product

griffier raadsadviseur

Gewenste situatie Totaal huidig

strategisch

adviserend administratief

Totaal ambitie

beoordelen en verwerken raadsvoorstellen

2

2

4

4

4

1

9

ondersteunen inzet raadsinstrumenten

1

1

2

5

5

0

10

Presidium

3

2

5

3

2

3

8

Seniorenconvent

2

1

3

1

1

3

5

Rekenkamerfunctie

4

1

5

1

4

1

6

Auditcommissie

1

1

2

1

2

1

4

Raadscommissies

1

2

3

1

5

2

8

klankbord / vertrouwenscommissie

1

0

1

1

0

1

2

driehoeksoverleg

1

0

1

1

0

0

1

werkgroepen

1

1

2

1

2

1

4

Bijwerken regelgeving

2

1

3

2

5

2

9

Scholing raadsleden

1

1

2

1

4

1

6

Informatiebijeenkomsten

2

2

4

1

3

2

6

werkbezoeken

1

1

2

1

3

2

6

integriteit

1

1

2

1

3

1

5

Bestuurlijke vernieuwing

1

1

4

4

0

8

Facilitair

5

14

19

1

4

9

14

Contact en voorlichting

1

4

5

1

8

4

13

Netwerk

1

1

2

4

4

1

9

uren:

32

36

68

35

63

35

133

FTE

0,89

1,00

1,89

0,97

1,75

0,97

3,69

7