10-01 Raadsvoorstel griffiewerkplan

Raadsvoorstel

Nummer: Datum voorstel: Raadsvergadering d.d.: Portefeuillehouder: Team: Onderwerp:

12 mei 2025 23 juni 2025 Griffie Vervolg werkplan griffie

Voorstel 1. Intentioneel in te stemmen met de tijdelijke formatie-uitbreiding voor een periode van 2 jaar voor de griffie met 1,0 fte. 2. Hiervoor incidentele middelen ad € 155.500,- op te nemen op de te actualiseren wensenlijst in de Voorjaarsnota 2025. 3. De concrete effecten van de formatie-uitbreiding gedurende deze twee jaar na effectuering te monitoren en na twee jaar te evalueren met het doel om te komen tot een structurele afweging. Inleiding Op 22 april 2024 heeft u het werkplan van de griffie vastgesteld. Een van de doelen van het vaststellen van het plan was duidelijkheid verschaffen over datgene wat de raad van de griffie mag verwachten en wat de griffie nodig heeft om die verwachtingen op korte en langere termijn waar te kunnen maken. In het plan zijn de ambities verwoord en is er een relatie gelegd met de daarvoor geldende normen en eigen ervaring, om zo een indicatie te gegeven van de tijdsinvestering die met de verwezenlijking van die ambities samenhangt. Ofwel, hoeveel fte’s heeft de griffie nodig om het plan uit te kunnen voeren? In het voornoemde raadsvoorstel hebben wij aangegeven dat wij als werkgeverscommissie op basis van een nadere onderbouwing bij u terug zouden komen met een concreet voorstel ten aanzien van de formatie van de griffie. In de bijlage treft u ter nadere onderbouwing van dit voorstel een notitie aan.

Op basis van deze notitie doet de werkgeverscommissie u gebaseerd op een nadere analyse en evaluatie een voorstel tot een stapsgewijze formatie-uitbreiding van de griffie. Huidige omvang van de griffie De permanente invulling van de griffie bestaat op dit moment uit: Griffier Plv. griffier / raadsadviseur Totaal

0,8 fte (32 uur per week) 1,0 fte (36 uur per week) 1,8 fte (68 uur per week)

Met het oog op het proces om te komen tot de Kroonbenoemde burgemeester is de griffie ad hoc extra ondersteund vanuit de ambtelijke organisatie. Raadsvoorstel: Vervolg werkplan griffie pagina 1

Evaluatie tijdelijke ondersteuning Het proces om te komen tot een Kroonbenoemde burgemeester is formeel geëindigd op 9 september 2024. Doordat er ondersteuning vanuit de organisatie heeft plaatsgevonden hebben de reguliere werkzaamheden van de griffie op het gebruikelijke en voor u bekende niveau doorgang kunnen vinden. Uit de evaluatie blijkt ook dat de griffie met de huidige formatie zich moet beperken tot de zogenaamde basistaken. Dat wil zeggen het verzorgen van de stukkenstroom en het organiseren van vergaderingen. Het griffiewerkplan heeft echter een hogere ambitie. Daarnaast zijn er ontwikkelingen gaande die een grotere taakomvang vragen, of gaan vragen, van de griffie. De huidige en toekomstige ontwikkelingen, alsmede de door de gemeenteraad in het griffiewerkplan geformuleerde ambitie komen niet overeen met de wijze waarop de griffie zich de afgelopen jaren formatief heeft ontwikkeld. Uit de nadere analyse die is verwoord in de bijgevoegde notitie blijkt dat de griffie in de afgelopen jaren is gekrompen, in plaats van gegroeid, terwijl de werkzaamheden en ambities de afgelopen jaren juist zijn toegenomen en veranderd. Formatiebehoefte Op basis van de geformuleerde ambities is in het werkplan opgenomen dat de formatie van de griffie gelet op de landelijke normering minimaal zou moeten worden verdubbeld (zie pagina 15).

Daarmee wordt de kwetsbaarheid beperkt en kunnen de ambities zowel nu als in de nabije toekomst voorlopig op een kwalitatief goed niveau worden gerealiseerd. Het werkplan is een instrument om de ambities van de raad te kunnen afzetten tegen de mogelijkheden van de griffie. Ook wordt langzaam inzichtelijk wat de winst is van de extra administratieve ondersteuning die de griffie eerder heeft mogen vernemen. Het is echter van belang te vermelden dat deze landelijke normering geen nadrukkelijk doel is om na te streven. De onderstaande weergave is als referentie bedoeld. Landelijke normen1 Door de vereniging van raadsleden en de vereniging van griffiers zijn normen ontwikkeld op basis van landelijke cijfers. Wanneer we deze landelijke normen toepassen op de gemeente Veendam2 geeft dat de volgende uitkomst: Factor Aantal raadzetels Fracties Commissies Gemeenschappelijke regelingen Communicatie en participatie3 Ondersteuning “hulptroepen” zoals rekenkamer, accountantscommissie etc.

Norm 1 griffiemedewerker per 9 zetels 1 fte per 10 fracties 1 fte per commissie 1 fte per 10 gemeenschappelijke regelingen 1 fte per 20.000 inwoners 1 fte Totale formatiebehoefte obv norm

Veendam 2,3 fte 0,8 fte 2,0 fte 0,8 fte 1,0 fte 1,0 fte 7,9 fte

https://www.raadsleden.nl/assets/de_ideale_omvang_van_de_griffie_0-v3.pdf https://www.raadsleden.nl/assets/Binnema-Boogaard-Paulides-Eigenstandig-en-onafhankelijk.pdf 3 Hieronder wordt verstaan inzet om de via de website en persberichten het publiek te informeren over wat er in de raad aan de orde is of komt. Ook het presenteren en positioneren van de raad in de media valt hieronder. Als het gaat om participatie wordt hier bedoeld het betrekken van inwoners en bedrijven bij de besluitvorming door het organiseren van bijeenkomsten of andere vormen van contact met de inwoners. 1 2

Raadsvoorstel: Vervolg werkplan griffie pagina 2

In hoeverre deze algemene normen kunnen worden gelegd op een individuele gemeente is van vele factoren afhankelijk. Er zijn factoren die een afwijking van de norm rechtvaardigen, zowel naar boven als naar beneden. Specifieke werkzaamheden Een voorbeeld van ‘nieuw werk’ is de introductie van een eigenstandige rekenkamer. Dit nieuwe orgaan van de raad dient ook professioneel te worden ondersteund. De verwachting is dat dit circa vier uur per week in beslag neemt4. Andere zaken die extra aandacht vragen zijn onder andere thema’s als: De accountantscommissie Nij Begun en RegioDeal Werkwijze van de raad Vormgeven aan burgerparticipatie Het “inwerken” van een nieuwe gemeenteraad Concrete vertaling naar de griffie van Veendam De hiervoor aangehaalde landelijke normen zijn een ”onderbouwd handvat”, niet een gebod om deze één op één toe te passen. Van belang is om de lokale situatie op zichzelf te beschouwen. Een belangrijk deel van de oplossing om de kwaliteit van het werk van de griffie te verbeteren en het creëren van ruimte voor de nieuwe ontwikkelingen mogelijk te maken is om de administratieve werkzaamheden die verband houden met de stukkenstroom en het organiseren van de vergaderingen te herbeleggen. Het is de verwachting dat dit met de inzet van administratieve ondersteuning van 36 uur per week voorlopig kan lukken.

Het betreft dan de administratieve werkzaamheden voor alle overlegstructuren en besluitvormingstrajecten. Concreet gaat het dan om werkzaamheden zoals: - Het verwerken van ingekomen stukken te weten het afhandelen daarvan in het zaaksysteem en raadsinformatiesysteem en het informeren van de afzender over de wijze van afhandeling van de stukken; - Het verwerken van raadsvoorstellen, raadsbrieven en uitnodigingen5; - Het regelen van praktische ondersteuning (ter voorbereiding) van vergaderingen: - Praktische ondersteuning rondom de organisatie van werkbezoeken. Door de griffier en de raadsadviseur van deze taken te ontlasten ontstaan er meer mogelijkheden om die zaken waarvan de raad door het vaststellen van het werkplan van de griffie belangrijk acht, uit te voeren. Daarnaast is het wenselijk om op de langere termijn voor de nieuwe taken rekening te houden met extra formatie voor een raadsraadsadviseur voor circa 36 uur. Functie

Fte

Griffier

0,8 (32 uur per week)

Plv. griffier / raadsadviseur

1,0 (36 uur per week)

Raadsadviseur (2e plv. griffier)

0,8 32 uur per week)

Griffiemedewerker (adm.)

1,0 (36 uur per week)

Totaal

3,6

Voor een inhoudelijke onderbouwing wordt verwezen naar de besluitvorming door de gemeenteraad in december 2023. 5 Naast de raadsvoorstellen en vergaderstukken (inclusief regionale bijeenkomsten) verwerkt de griffie jaarlijks ruim 300 geregistreerde poststukken t.b.v. de gemeenteraad. 4

Raadsvoorstel: Vervolg werkplan griffie pagina 3

Hoewel deze voorstelling van zaken zeer realistisch te spiegelen is aan de landelijke ontwikkelingen, is de werkgeverscommissie zich terdege bewust van de financiële gevolgen die deze uitbreiding met zich mee zal gaan brengen. Het lijkt de werkgeverscommissie gewenst om derhalve voorzichtige stappen voorwaarts te maken met de nodige evaluatiemomenten om te komen tot een zo optimaal mogelijke afstemming van de griffie-omvang. Een gefaseerde verruiming van de griffie-omvang is daarom gewenst. Zodoende wordt voorgesteld om de formatie van de griffie vooralsnog op tijdelijke basis voor een periode van twee jaar uit te breiden met 1 fte. Na twee jaar werkzaam te zijn geweest met deze extra verruiming vindt er een evaluatie plaats om te bezien of (de volle omvang van de) uitbreiding nog noodzakelijk wordt geacht. Door de nu voorgestelde extra formatie moet de griffie in staat worden geacht (extra) in te zetten op de volgende taakgebieden: -

Verbetering kwaliteit van besluitvorming (raadsvoorstellen, besluiten en processen) Betere ondersteuning in het inzetten van raadsinstrumenten (advisering, scholing etc.) Regelmatig contact tussen de griffie en de fracties Investeren in de werkwijze van de raad Burgerparticipatie meer vormgeven Meer informatiebijeenkomsten en werkbezoeken, vanuit de raad Een meer pro actieve en naar buiten tredende griffie

Kosten De kosten voor de tijdelijke formatie-uitbreiding van 1,0 fte betreft € 155.500,- . Voorgesteld wordt om deze gewenste incidentele middelen toe te voegen aan de wensenlijst die in de Voorjaarsnota 2025 wordt opgenomen.

Bijlagen - Vervolgnotitie op het werkplan De werkgeverscommissie van de raad van Veendam, voorzitter,

griffier,

Job Westerhuis

Ariën Swart

Raadsvoorstel: Vervolg werkplan griffie pagina 4

Nummer: De raad der gemeente Veendam gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie d.d. 12 mei 2025

besluit 1. Intentioneel in te stemmen met de tijdelijke formatie-uitbreiding voor een periode van 2 jaar voor de griffie met 1,0 fte. 2. Hiervoor incidentele middelen ad € 155.500,- op te nemen op de te actualiseren wensenlijst in de Voorjaarsnota 2025. 3. De concrete effecten van de formatie-uitbreiding gedurende deze twee jaar na effectuering te monitoren en na twee jaar te evalueren met het doel om te komen tot een structurele afweging.

Besloten in de openbare vergadering van d.d. 23 juni 2025

De raad voornoemd,

Voorzitter,

Griffier,

Annelies Pleyte

Ariën Swart

Raadsvoorstel: Vervolg werkplan griffie pagina 5