09-02 Werkplan griffie 2023 29-02-2024
Tekst van het document
Werkplan griffie gemeente Veendam
Datum: 29-02-2024
1
Inhoud 1. Inleiding ............................................................................................................................................... 3 2. Griffie Veendam .................................................................................................................................. 4 3. Activiteiten 2023 - 2026 ...................................................................................................................... 5 3.1. Werkzaamheden van de griffie .................................................................................................... 5 3.1.1. Besluitvorming gemeenteraad .............................................................................................. 5 3.1.1.1. Raadsvoorstellen ............................................................................................................ 5 3.1.1.2. Raadsinstrumenten ........................................................................................................ 5 3.1.2. Ondersteuning door de griffie ............................................................................................... 6 3.1.2.1. Inleidingen ...................................................................................................................... 6 3.1.2.2.
Het Seniorenconvent ...................................................................................................... 6 3.1.2.3. Het presidium ................................................................................................................. 6 3.1.2.4. De Rekenkamercommissie ............................................................................................. 7 3.1.2.5. Accountantsoverleg ........................................................................................................ 7 3.1.2.6. Raadscommissies............................................................................................................ 8 3.1.2.7. Commissie Klankbordgesprekken burgemeester ........................................................... 8 3.1.2.8. Het driehoeksoverleg ..................................................................................................... 9 3.1.2.9. Overige werkgroepen ..................................................................................................... 9 3.1.3. Verordeningen en reglementen ............................................................................................ 9 3.1.4. Versterking van groep en individu ........................................................................................ 9 3.1.4.1.
Scholing ........................................................................................................................ 10 3.1.4.2. Informatieve raadsavonden ......................................................................................... 10 3.1.4.3. Werk- en bedrijfsbezoeken .......................................................................................... 10 3.1.5. Integriteit ............................................................................................................................. 11 3.1.6. Bestuurlijke vernieuwing ..................................................................................................... 11 3.1.7. Facilitaire ondersteuning ..................................................................................................... 12 3.1.8. Contact en voorlichting ....................................................................................................... 13 3.1.9. Netwerk ............................................................................................................................... 14 3.2. Overige werkzaamheden............................................................................................................ 14 4. Formatie ............................................................................................................................................ 15
2
1. Inleiding De griffie heeft een bijzondere positie binnen de gemeente. De griffier en andere op de griffie werkzame personen vallen rechtstreeks onder de gemeenteraad en staan in geen enkele hiërarchische verhouding tot het college van burgemeester en wethouders. Wel opereert de griffie vanuit het gezamenlijke belang voor de gemeente als geheel. Met de vaststelling van dit werkplan voor de griffie geeft de raad voor de komende periode duidelijke opdrachten mee aan zijn ‘eigen’ ambtelijk apparaat. De inhoud van het plan is gebaseerd op een uitvraag naar wensen van de leden van de raad. Er is gekozen om een werkplan op te stellen voor het resterende deel van de raadsperiode 2022 - 2026. Daarmee is het overigens geen statisch document. Ontwikkelingen die van invloed zijn op het politiek-bestuurlijke domein kunnen er immers toe leiden dat van de raad en de griffie andere of extra inzet vereist is voor onderwerpen die op het moment van vaststelling niet voorzien waren. Een voorbeeld daarvan is de coronacrisis in de periode 2020 – 2022 en de werkzaamheden die daaruit voortvloeiden. Een ander voorbeeld is het onverwachte vertrek van de recent door de Kroon benoemde burgemeester en het traject dat daaruit volgt. Rollen, taken en bevoegdheden van de griffier (en de griffie) zijn beperkt uitgewerkt in wettelijke bepalingen.
Daar waar dat het geval is, is dat het uitgangspunt voor dit werkplan. Ook de gemeenteraad heeft in diverse besluiten vastgelegd wat ze van de griffie verwacht. Deze besluiten zijn over het algemeen ruim geformuleerd. De werkgeverscommissie heeft in het jaar 2020 de fracties verzocht om op basis van het in 2019 vastgestelde profiel van de griffier prioriteiten aan te geven in de ondersteuningswens van de raad. In 2022 is deze vraag nog eens herhaald. Al deze ingrediënten vormen de basis van dit werkplan. Dit werkplan heeft ook een informatieve functie. Niet alleen de leden van de raad en de raadscommissies dienen Artikel 100 Gemeentewet: bekend te zijn met de werkzaamheden van de griffie, maar 1 In iedere gemeente is een secretaris ook voor het college, de ambtelijke organisatie, inwoners, en een griffier. instellingen en pers is het goed om te weten waarvoor zij 2 Een secretaris is niet tevens griffier. bij de griffie terecht kunnen. Dat dit niet altijd helder is, is overigens niet gek. De Gemeentewet dateert uit 1851, de functie van de griffier uit 2003. De werkzaamheden werden voor die tijd voornamelijk door de gemeentesecretaris uitgevoerd. Ook nu nog blijkt er soms nog onduidelijkheid te bestaan over wat wel en niet van de griffie verwacht mag worden. De andere belangrijke functie van het griffieplan is de kaderstellende of opdrachtgevende functie.
Het plan is een concreet middel voor de gemeenteraad om sturingsafspraken te maken met zijn griffier. De griffier maakt via het griffieplan sturingsafspraken met overige op en voor de griffie werkzame personen. Het griffieplan bevat daarom een overzicht van activiteiten die door de griffie worden uitgevoerd. Daarbij wordt tevens de prioritering aangeven. De activiteiten vallen grofweg uiteen in twee hoofdpijlers: 1. het uitvoeren van de basistaken en daarbij permanent aandacht voor verbetermogelijkheden en 2. ontwikkelingen in de lokale democratie agenderen bij de raad (vernieuwing). Het “Griffieplan 2023” wordt ter vaststelling aan de gemeenteraad aangeboden.
3
2. Griffie Veendam Het doel van het werk van de griffie is De raad als geheel en individuele raadsleden ondersteunen in hun streven de kwaliteit van het openbaar bestuur in Veendam (verder) te verbeteren. Dit werkplan geeft invulling aan dit doel aan de hand van een aantal categorieën van activiteiten: het bestuurlijk besluitvormingsproces, de versterking van groep en Artikel 107d Gemeentewet individu, procedurele en facilitaire ondersteuning en het 1 De raad regelt de vervanging van de leggen van externe en interne verbindingen. Ter griffier. verbetering van het openbaar bestuur wil de raad de verbinding stimuleren en vormen tussen bestuur en inwoners, tussen raad en college en tussen raadslid en ambtenaar. Het is de taak van de griffie om dit te ondersteunen. De griffie functioneert onafhankelijk van de ambtelijke organisatie, maar neemt ook een relatief onafhankelijke positie in ten opzichte van haar werkgever: de gemeenteraad. De griffie opereert in zijn advisering en oordeelsvorming zelfstandig op basis van deskundigheid. Politieke neutraliteit is daarbij uitgangspunt: de griffier voert zijn werkzaamheden naar eer en geweten uit ongeacht de politieke kleur en opvatting. Om de kwaliteit van het functioneren van de gemeenteraad op niveau te houden en waar mogelijk te verbeteren, is onafhankelijkheid in combinatie met integriteit en vertrouwelijkheid van groot belang.
De griffie van Veendam bestaat uit twee personen; de griffier (32 uur per week) en de plaatsvervangend griffier / raadsadviseur 36 uur per week). Een tweede plaatsvervangend griffier is beschikbaar bij calamiteiten. Het betreft een medewerker van de gemeente Veendam die geen deel uitmaakt van de griffie. De griffier fungeert als leidinggevende aan de op de griffie werkzame personen. De griffie van Veendam heeft een beperkte omvang en bestaat thans uit twee personen. In voorkomende gevallen wordt de griffie ondersteund vanuit de ambtelijke organisatie. Dit brengt soms onduidelijkheid met zich mee als het gaat om verantwoordelijkheden en bevoegdheden van die medewerkers en is ad hoc. De noodzakelijke capaciteit van de griffie hangt in belangrijke mate af van de behoefte van de raad. De Nederlandse Vereniging van Raadsleden heeft een handvat opgesteld om te komen tot de ideale omvang voor de griffie, afhankelijk van de lokale omstandigheden en behoefte. (met de hiernaast afgedrukte QR-code is deze te benaderen).
4
3. Activiteiten 2023 - 2026 3.1. Werkzaamheden van de griffie De griffie staat de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies bij de uitvoering van hun taak terzijde1. De raad is het hoogste bestuursorgaan binnen de gemeente en draagt daarmee de verantwoordelijkheid voor goede besluitvorming. Vertaald naar concrete rollen gaat het om kaderstelling (regelgeving), volksvertegenwoordiging en controle. De griffie adviseert en ondersteunt de raad en zijn leden bij de uitvoering van deze rollen die samenkomen in het besluitvormingsproces. In paragraaf 3.1.1. komen de raadsvoorstellen en raadsinstrumenten aan de orde. In de paragrafen onder 3.1.2.2. tot en met 3.2.2.8 worden de werkzaamheden beschreven die betrekking hebben op de organen van de raad. Vervolgens komen andere gremia en werkzaamheden aan bod. Per thema worden de werkzaamheden en ambities ten aanzien van de griffie gedefinieerd.
3.1.1. Besluitvorming gemeenteraad
3.1.1.1. Raadsvoorstellen De kwaliteit van voorstellen van het college aan de raad is een verantwoordelijkheid van het college. De raad heeft echter zelf ook een eigen verantwoordelijkheid als bestuursorgaan voor de kwaliteit van zijn besluiten. De griffie beoordeelt en adviseert voorafgaand aan agendering van onderwerpen of voorstellen aan de gemeenteraad van voldoende (juridische) kwaliteit zijn. Daarbij gaat het niet om een beoordeling op de politieke wenselijkheid van voorstellen en besluiten, maar om een marginale toets of de te nemen besluiten in overeenstemming zijn met wet- en regelgeving en eerdere raadsbesluiten, of de voorstellen leesbaar en toegankelijk zijn en of argumenten volledig, ter zake doend en goed onderbouwd zijn. Het advies van de griffie wordt in eerste instantie gedeeld met de betrokken ambtenaren en portefeuillehouders, maar kan ook verder gaan richting het presidium. De kwaliteit van raadsvoorstellen is regelmatig onderwerp van gesprek tussen de griffier en de gemeentesecretaris. Daarbij zijn de aanbevelingen naar aanleiding van diverse onderzoeken en adviezen, waaronder van de rekenkamercommissie en de raadswerkgroep die hier enkele jaren geleden een advies over heeft uitgebracht, uitgangspunt.
3.1.1.2. Raadsinstrumenten De griffie ondersteunt de leden van de raad bij het gebruik van de verschillende instrumenten die hem ter beschikking staan. Hierbij moet worden gedacht aan het opstellen van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en schriftelijke vragen. Ook kan de griffie ondersteunen bij het zoeken naar informatie die van belang wordt geacht voor de besluitvorming. Afhankelijk van de bevoegdheden van de verschillende organen en afhankelijk van (de context van) het gewenste resultaat in de besluitvorming, ondersteunt de griffie bij de keuze tussen de verschillende instrumenten en het gebruik ervan. De griffie ontwerpt en beheert ook formats om besluitvorming te vergemakkelijken. De formats voor (schriftelijke) vragen, moties, amendementen en initiatiefvoorstellen zijn te vinden in Notubox2.
1
Artikel 107a gemeentewet.
2 Zie voor een beschrijving van het raadsinformatiesysteem Notubox paragraaf 3.1.7. “Facilitaire
ondersteuning”.
5
Ter ondersteuning van de fracties en om inzicht te krijgen in de behoefte bij leden van de raad is het wenselijk om als griffie regelmatig contact met fracties en raadsleden te onderhouden. Op die momenten kunnen de griffiemedewerkers ook invulling geven aan de adviserende en coachende rol. Dit kan op het gebied van procedures, maar ook op een onderwerp als integriteit. Voor dergelijke activiteiten is op dit moment te weinig tijd.
3.1.2. Ondersteuning door de griffie
3.1.2.1. Inleidingen In dit hoofdstuk worden de ondersteuningswerkzaamheden beschreven die betrekking hebben op de organen van de raad. Vervolgens komen ook andere gremia waar de griffie een rol heeft aan bod en komt een aantal werkzaamheden van de griffie aan bod.
3.1.2.2. Het Seniorenconvent Het Seniorenconvent bestaat uit de fractievoorzitters, de raadsvoorzitter en de griffier. De gemeentesecretaris kan bij de vergaderingen aanwezig zijn3. Hier kunnen vertrouwelijke Artikel 5 Het seniorenconvent mededelingen worden gedaan c.q. a. De raad heeft een seniorenconvent. onderwerpen aan de orde komen waar b. Het seniorenconvent bestaat uit de voorzitter politieke gevoeligheden liggen. Dit kunnen en de fractievoorzitters. onderwerpen zijn in het kader van de c. De griffier is in elke vergadering van het Openbare Orde en Veiligheid. Daarnaast seniorenconvent aanwezig. worden er organisatorische zaken rondom het d. De voorzitter kan voorstellen anderen uit te raadswerk besproken met als doel de nodigen voor het seniorenconvent. kwaliteit van het besluitvormingsproces te verbeteren en te borgen. Het seniorenconvent vergadert regelmatig en wordt namens de voorzitter (of op verzoek van de leden) door de griffier bijeengeroepen. De griffier ondersteunt en adviseert het seniorenconvent.
3.1.2.3. Het presidium De primaire taak van het presidium is de voorlopige vaststelling van de agenda van de raad en zijn commissies. Het presidium is samengesteld uit de voorzitters van de raadscommissie Fysiek en raadscommissie Sociaal Domein, de voorzitter en de vicevoorzitter van de raad en de griffier. De gemeentesecretaris heeft een adviserende en informerende rol in de vergaderingen4. Hoewel het presidium strikt genomen alleen besluiten neemt over procedurele zaken, is dit ook een belangrijke klankbord in het kader van het functioneren van de raad en zijn organen. De griffier stelt de agenda op in overleg met de voorzitter, bereidt alle vergaderstukken voor en verwerkt hierin eventueel zijn advies. Ook zorgt hij voor de verslaglegging en het bewaken van acties. Verder fungeert het presidium als agendacommissie van de raad en de raadscommissies. De agenda’s van de verschillende vergaderingen worden door het presidium voorbereid. Het presidium bewaakt de afdoening van toezeggingen en buigt zich over agendaverzoeken en uitnodigingen aan de raad. De griffie voert de feitelijke werkzaamheden uit door de planningen te beheren, voorlopige agenda’s op te stellen en zorg te dragen voor de publicatie ervan. Met behulp van de Lange Termijn Agenda (LTA) beheert en bewaakt de griffie de raadsplanning.
Daarnaast worden toezeggingen, schriftelijke vragen en ingekomen stukken geregistreerd. Wijzigingen op de raadsplanning vereisen een besluit van het presidium. Dit gebeurt door het in iedere vergadering aan de orde stellen van de (gewijzigde) LTA. 3 4
Artikel 5 Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad. Artikel 6 Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad.
6
Indien nodig bespreekt de griffie de aanlevering en afdoening van correspondentie aan de raad met de gemeentesecretaris.
3.1.2.4. De Rekenkamercommissie De rekenkamercommissie onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Doelmatigheid is de mate waarin de nagestreefde beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke kosten worden bereikt. Bij doeltreffendheid gaat het er om of het resultaat van het beleid beantwoordt aan wat er met het beleid werd beoogd en de gestelde beleidsdoelen worden verwezenlijkt. Bij rechtmatigheid gaat het om het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Het gaat dan vooral om wet- en regelgeving die direct van belang is voor de rechtmatigheid van de totstandkoming van de gemeentelijke baten en lasten. De rekenkamercommissie (RKC) opereert onafhankelijk en heeft een eigen onderzoeksbudget. De leden van de commissie worden op voordracht van het seniorenconvent door de raad benoemd. Tevens wordt een onafhankelijke voorzitter door de raad benoemd. De griffie voert op dit moment nog het ambtelijk secretariaat van de RKC en zorgt ervoor dat de voorzitter en leden bij de uitvoering van hun taken worden ondersteund. Dit betreft zowel facilitaire als logistieke ondersteuning (regelen vergaderingen contactpunt naar college en ambtelijke organisatie) als advies over de uitvoering van onderzoeken en het schrijven van raadsvoorstellen. Jaarlijks verricht de rekenkamercommissie één tot twee onderzoeken.
Op het gebied van de rekenkamerfunctie zijn er ontwikkelingen die extra inzet van de griffie vragen. De Eerste Kamer heeft ingestemd met een wijziging van de Gemeentewet waardoor, de huidige constructie van de rekenkamerfunctie in Veendam niet meer is toegestaan. Voortaan moet de rekenkamerfunctie worden vervult door een onafhankelijke rekenkamer, waar raadsleden geen deel van uitmaken. Op 1 januari 2024 moet de gemeenteraad dat geregeld hebben. Met de uitvoering van een nieuw construct als het gaat om de rekenkamerfunctie, zal ook de inzet van de griffie veranderen en meer werkzaamheden met zich meebrengen. Hoe dat er precies uit gaat zien is afhankelijk van de keuze die de raad zal maken. Met de inrichting van de rekenkamerfunctie op afstand zal de griffie een nadrukkelijkere rol krijgen in de afstemming en de daarmee gepaard gaande stukkenstroom. Verder wordt meer inzet verwacht in de ondersteuning van de raad in de communicatie met de rekenkamer. Ambitie Uiterlijk 31 december 2023 besluit de raad over de wijze waarop de Rekenkamerfunctie in Veendam wordt ingevuld.
3.1.2.5. Accountantsoverleg Minimaal twee maal per jaar vindt het accountantsoverleg plaats. Dit is een overleg tussen een delegatie van drie raadsleden, de wethouder financiën, de gemeentesecretaris en de accountant. Ambtelijk wordt de commissie naast de griffie inhoudelijk ondersteund door de concerncontroller en het afdelingshoofd bedrijfsvoering. De grondslag van deze commissie is een besluit van tijdelijke strekking met als doel om enerzijds het opdrachtgeverschap richting de accountant vorm te geven en anderzijds de gemeenteraad te adviseren over het verslag van de accountant over de jaarrekening van de gemeente. Het accountantsoverleg bekijkt de jaarrekening niet vanuit een politiek oogpunt, maar adviseert de raad over financieel technische zaken. De griffie adviseert de raadsleden die deelnemen aan dit overleg, bereidt de agenda voor in overleg met de accountant en de ambtelijke
7
organisatie, stelt het vergaderverslag en eventuele andere (concept)documenten op. De griffier is tevens voorzitter van het overleg. De Rekenkamercommissie heeft in 2018 een quickscan laten doen naar de informatiewaarde van de financiële stukken voor de raad5. Een van de aanbevelingen naar aanleiding van dit onderzoek was om het accountantsoverleg te evalueren en meer structureel te regelen door de vaststelling van een verordening met daarin de taken, bevoegdheden en werkwijze. Het invulling geven aan deze aanbeveling brengt naar verwachting een wijziging in de organisatie van de raad met zich mee en daarmee ook in de inzet van de griffie. Verdere professionalisering van de auditfunctie zal een extra beroep doen op de griffie. Ambitie Uiterlijk 31 december 2024 besluit de raad over de wijze waarop de Auditfunctie in Veendam wordt ingevuld.
3.1.2.6. Raadscommissies De gemeenteraad kan raadscommissies instellen6. Op dit moment zijn er twee raadscommissies ingesteld. Deze commissies hebben enerzijds tot doel om de raad te informeren over komende en lopende ontwikkelingen (Beeldvormend), anderzijds dienen ze ter voorbereiding op de besluitvorming in de raad (Oordeelsvormend). Het door het college ingediende raadsvoorstel wordt dan geagendeerd waarbij zowel technische vragen kunnen worden gesteld als inhoudelijk standpunten tussen partijen kunnen worden gewisseld. De griffie voert het secretariaat van deze commissies en ondersteunt en adviseert zowel de voorzitter als individuele commissieleden bij de werkzaamheden.
3.1.2.7. Commissie Klankbordgesprekken burgemeester Namens de raad voert deze commissie klankbordgesprekken met de burgemeester7. De commissie bestaat uit drie leden, te benoemen door en uit de gemeenteraad. De commissie bestaat uit één vertegenwoordiger van de coalitiefracties, één vertegenwoordiger van de niet-coalitiefracties en de plaatsvervangend voorzitter van de raad. De commissie kent geen plaatsvervangende leden, tenzij vervanging wegens langdurige afwezigheid aan de orde is. De commissie laat zich bijstaan door de griffier. De commissie kan zich laten bijstaan door een externe adviseur. De gesprekken tussen de commissie en de burgemeester gaan onder andere over de wijze waarop de burgemeester invulling heeft gegeven aan de door de raad vastgestelde profielschets en hoe de samenwerking met de gemeenteraad verloopt. De griffier organiseert deze gesprekken en adviseert de commissie. De griffier onderhoudt contacten met het kabinet van de Commissaris van de Koning omtrent de planning. Op dit moment worden er voorbereidingen getroffen voor de procedure om te komen tot een Kroonbenoemde burgemeester in de gemeente Veendam. Het moment van benoeming en installatie is een natuurlijk moment om deze verordening te actualiseren. Dit is een extra taak in 2024.
5
Brief van de rekenkamercommissie aan de raad d.d. 21 mei 2019, weekpost 21-03-01 en 21-03-02. Verordening op de raadscommissies 5 februari 2018. 7 Verordening klankbordgesprekken aangaande de burgemeester namens de gemeenteraad, 20 december 2021. 6
8
3.1.2.8. Het driehoeksoverleg Het reilen en zeilen van de gemeentelijke bestuursorganen wordt wekelijks besproken in het zogenaamde driehoeksoverleg. Het driehoeksoverleg is het overleg tussen burgemeester, griffier en gemeentesecretaris. Belangrijke elementen daarin zijn het behalen van de bestuurlijk gestelde doelen en het bevorderen van goede bestuurlijke verhoudingen. Ook praktische afstemming vindt in dit overleg plaats.
3.1.2.9. Overige werkgroepen Voor specifieke onderwerpen kan de raad werkgroepen of themacommissies in het leven roepen. Werkgroepen hebben geen formele basis en zijn dus voorbereidende of uitvoerende werkgroepen, (mede) samengesteld uit raadsleden. Het gaat dan veelal om operationele zaken. Themacommissies hebben wel een grondslag in het reglement van orde8. In de afgelopen raadsperiode is een aantal werkgroepen actief geweest, te weten de werkgroep gestapelde mijnbouw en de werkgroep rechtspositieregeling raads- en commissieleden en inrichting van de raadzaal. Daarnaast heeft de griffie in het verleden bijvoorbeeld ondersteuning verleend aan het jongerendebat Vlex en de organisatie van de dag van de democratie. Vanuit de griffie is er een adviserende en een faciliterende inbreng bij dergelijke werkgroepen.
3.1.3. Verordeningen en reglementen De griffier is verantwoordelijk voor het opstellen, bijstellen en actueel houden van regelgeving over het reilen en zeilen van de gemeenteraad. In de afgelopen jaren zijn veel verordeningen al herzien en hebben ook veel nieuwe verordeningen het licht gezien. De inzet van de griffie is er op gericht om de regelgeving over vergaderingen te structureren en werkzaamheden van raad en raadscommissies ordentelijk vast te leggen en in overeenstemming te houden met hogere wet- en regelgeving. Ambitie De reglementen en verordeningen die betrekking hebben op het werk van de raad en de griffie zijn actueel en dragen bij aan het verbeteren van de kwaliteit van besluitvorming.
3.1.4. Versterking van groep en individu De effectiviteit van de gemeenteraad als bestuursorgaan is onder meer afhankelijk van de effectiviteit van de fracties en leden die daar deel van uitmaken, de mate van onderlinge samenwerking en de mate van samenwerking met de andere bestuursorganen in de gemeente. Als neutraal en onafhankelijk opererende ambtelijke ondersteuning voor de raad, staat de griffie de raad en raadscommissies en zijn leden ook ten dienste bij het versterken en ontwikkelen van kennis (informatie) en kunde (competenties). Ambitie Raadsleden structureel op overzichtelijke wijze voorzien van actuele en ter zake doende procedurele en inhoudelijke informatie.
8
Artikel 2 lid 6 Reglement van orde voor de raadscommissies.
9
3.1.4.1. Scholing Raadsleden onderhouden contacten op allerlei niveaus, formeel en informeel. Daar is niet alleen een vaardigheid op het gebied van communicatie voor nodig, maar ook kennis van regelgeving. Voor het goed kunnen uitvoeren van de taken als bestuursorgaan is basiskennis nodig op het gebied van recht en financiën, naast de meer algemene vaardigheid om een opinie te vormen over (soms onbekende) beleidsterreinen en die opinie ook uit te dragen in debatten of naar de media. Via een inwerkprogramma kort na de verkiezingen worden (nieuwe) raadsleden snel wegwijs gemaakt in de gemeentelijke overheid. De griffie verzorgt dit programma. Ook tijdens de lopende raadsperiode wordt aandacht geschonken aan scholing. Voorbeelden hiervan zijn een debatcursus en een workshop over integriteit. Raadsleden die gedurende de raadsperiode toetreden tot de raad worden op hoofdlijnen wegwijs gemaakt. De griffie werkt op dit punt vraaggericht, omdat er onvoldoende capaciteit is tussentijdse volledige introductieprogramma’s aan te bieden. Ambitie: Iedere vier jaar na de verkiezingen een scholingstraject voor de nieuwe raad organiseren, waarin zowel de formele als praktische zaken rondom het raadswerk worden behandeld. Daarnaast gedurende de zittingsperiode tenminste eenmalig een verdieping organiseren op een of meerdere onderdelen.
3.1.4.2. Informatieve raadsavonden Op initiatief van raad, presidium of griffie worden beeldvormende bijeenkomsten georganiseerd die meestal in het teken staan van een thema uit de politieke actualiteit. Op voorhand is niet aan te geven welke onderwerpen in deze bijeenkomsten aan de orde zullen komen. De griffie organiseert al dan niet met behulp van de ambtelijke organisatie en/of externen deze informatieavonden. Ambitie Jaarlijks worden minimaal zes informatieve raadsinformatieavonden georganiseerd.
3.1.4.3. Werk- en bedrijfsbezoeken In overleg met presidium zal de griffie werkbezoeken organiseren die een tweeledig doel hebben: profilering van de raad enerzijds en bijdragen aan de beeldvormingsfase van de raad anderzijds. Bij het organiseren van werkbezoeken wordt zo veel mogelijk gekeken naar de actualiteit en toegevoegde waarde voor de raad. Daarbij moet gewaakt worden voor te volle agenda’s. De raad en individuele fracties worden immers ook al voor veel bijeenkomsten uitgenodigd, zowel binnen als buiten de gemeente. Uitgangspunt is om te zoeken naar synergie via slimme combinaties met andere afspraken. Een nieuwe ontwikkeling daarbij is de opkomst van de Webinars. Dat vergroot de mogelijkheden omdat zowel informatiebijeenkomst of bedrijfsbezoeken ook digitaal of hybride plaats kunnen vinden. Ambitie Jaarlijks 1 dag organiseren voor werk- en bedrijfsbezoeken, gekoppeld aan de actualiteit.
10
3.1.5. Integriteit Integriteit is een verantwoordelijkheid van de raad. De burgemeester heeft een wettelijke rol als hoeder van de bestuurlijke integriteit in de gemeente. Hij wordt hier in bijgestaan door de gemeentesecretaris t.b.v. het college en door de griffier t.b.v. de raad. De griffier adviseert gevraagd en ongevraagd over onder meer (de schijn van) belangenverstrengeling, het onthouden van beraadslagingen en/of stemming, eventuele strijdigheid van nevenfuncties en betrekkingen. Basis is de wet- en regelgeving, waaronder de lokale gedragscode integriteit. Periodiek zorgen de burgemeester en de griffier ervoor dat aan het thema aandacht wordt besteed. Ambitie - Er is permanente aandacht voor integriteit; - Jaarlijks een thema avond organiseren over integriteit.
3.1.6. Bestuurlijke vernieuwing Uit de input van fracties voor dit werkplan blijkt nadrukkelijk dat er behoefte is om werk te maken van bestuurlijke vernieuwing en het contact met inwoners. Bestuurlijke vernieuwing is het aanbrengen van wijzigingen in de werkwijze van de gemeenteraad, zodat die beter, efficiënter en krachtdadiger kan optreden. Daarmee moet een mogelijke kloof tussen kiezer, gekozene en de gemeentelijke overheid kleiner worden. Die behoefte wordt versterkt doordat er steeds meer taken naar de gemeenten zijn overgeheveld. Dit vertaalt zich in de complexiteit van de ondersteuning die van de griffie wordt gevraagd. De invoering van de Omgevingswet en de decentralisaties in het sociaal domein zijn daar een goed voorbeeld van. Er zijn verschillende werkwijzen die kunnen bijdragen aan de doelstellingen van bestuurlijke vernieuwing. Dit kan bijvoorbeeld door het organiseren van gespreksavonden met bewoners over een thema. Deze kunnen voorafgaand aan een vergadering of op een aparte avond plaatsvinden. Het zijn dan openbare, maar informele bijeenkomsten. Ook op de website en andere publicaties kunnen inwoners nadrukkelijk worden gewezen op de mogelijkheden om een visie te geven over de punten op de raadsagenda of zelf een vraagstuk aandragen. Dit pleit ook voor een nadrukkelijker onderscheid tussen de communicatie van het college en die van de raad.
Dit hoeven niet altijd formele brieven of zienswijzen te zijn, maar kan bijvoorbeeld ook via een (digitaal)forum. Mede in dat kader is de griffie verzocht met een procesvoorstel te komen om door een commissie uit de raad (te laten) onderzoeken wat nut en noodzaak c.q. de meerwaarde zou kunnen zijn van een gewijzigde vergader- c.q. besluitvormingsstructuur en cultuur. De raad kan dan op basis van de uitkomsten van de evaluatie een besluit nemen over de toekomstige manier van werken en vergaderen. Op het moment dat uit de evaluatie blijkt dat er verbetering wenselijk is, kan gekeken worden naar hoe deze dan door te voeren zijn. Dat kan zijn door een andere aanpak, al dan niet met een wijziging van de reglementen waarin de werkwijze van de raad is vastgelegd. Hierbij kunnen ervaringen van andere gemeenten wellicht behulpzaam zijn. Ambitie: Evaluatie huidige werkwijze van de raad.
11
3.1.7. Facilitaire ondersteuning Een goed functionerende gemeenteraad is niet alleen effectief, maar zeker ook efficiënt. Raadsleden besteden landelijk gemiddeld 16 uur per week aan hun functie. Uit onderzoeken komt vaak naar voren dat relatief veel tijd gaat zitten in werkzaamheden (voornamelijk vergaderen) op het gemeentehuis en daardoor weinig tijd overblijft voor contact met inwoners. Door procedurele en facilitaire ondersteuning optimaal in te richten probeert de griffie de raad en zijn leden tijd te besparen en werk uit handen te nemen. Digitalisering en andere technologische ontwikkelingen bieden kansen en mogelijkheden. De tablet is niet meer weg te denken uit de vergaderzaal. In samenwerking met leveranciers, GRID9 en de ambtelijke organisatie (informatisering) wordt gekeken naar het gebruik van hard- en software die digitaal werken verder bevorderen en vergemakkelijken. Ondersteuning bij het gebruik wordt verzorgd door (tussenkomst van) de griffie, evenals het applicatiebeheer. De audiovisuele apparatuur en andere faciliteiten in de raadzaal mag geen downtime hebben tijdens vergaderingen. De griffie overlegt hierover periodiek met leveranciers, GRID en ambtelijke organisatie. De griffie vormt voor de raadsleden het schakelpunt als het gaat om het reserveren van ruimtes en middelen.
Om tijdig over de juiste faciliteiten te beschikken heeft de griffier regulier overleg met de facilitaire dienst van de gemeente. Het belangrijkste raadsinformatiesysteem voor de raad is Notubox. Hier zijn alle vergaderingen te bekijken / beluisteren (live en via archief) en worden alle vergaderstukken, overige documenten en uitnodigingen geplaatst voor de raad. Het systeem ontsluit ook openbare raadsinformatie voor burgers via de website of de zogenaamde publieksapp. Het logisch ordenen en rubriceren van de stukken op een zodanige wijze dat het voor zowel raadsleden als inwoners goed toegankelijk is, is een continu proces. Knelpunten en signalen over het gebruik van het systeem worden regelmatig besproken met de leverancier om zo te komen tot verbeteringen. Door gebruik te maken van de attenderingsmogelijkheid kunnen raadsleden in inwoners dagelijks op de hoogte blijven van nieuwe documenten die zijn geplaatst of vergaderingen die zijn toegevoegd of gewijzigd. Daar waar mogelijk wordt informatie openbaar geplaatst, waarbij wel rekening moet worden gehouden met de beperkingen die de AVG10 met zich meebrengt. Op de persoon terug te leiden informatie kan in beginsel niet openbaar worden geplaatst. Het screenen en delen onleesbaar maken van de documenten is een nieuwe en tijdrovende administratieve activiteit voor de griffie.
Ambitie: Raadsinformatie is voor raadsleden en inwoners actueel, gemakkelijk te vinden, goed doorzoekbaar en voor hen logisch geordend. De digitale gegevens voldoen aan de normen van digitale toegankelijkheid en aan de vereisten van de AVG. De wisselwerking tussen inwoners en leden van de raad is continu aandachtspunt.
9
ICT-dienstverlener. Algemene Verordening Gegevensbescherming; Overheden, bedrijfsleven en verenigingen moeten voldoen aan de AVG. Door de AVG krijgen mensen meer privacy rechten. Organisaties moeten hun systemen en processen hierop inrichten. 10
12
3.1.8. Contact en voorlichting Na de dualisering heeft de gemeenteraad een andere en meer eigenstandige positie gekregen. Deze eigenstandige positie kan op verschillende manieren tot uiting worden gebracht zoals, in de verschillende communicatie uitingen. Ook een nadrukkelijkere positie op de gemeentelijke website kan daar aan bijdragen. Algemene voorlichting over de samenstelling, bevoegdheden en werkzaamheden van de raad is een belangrijke taak van de griffie. Daaronder valt in ieder geval de uitleg over de mogelijkheden tot (formele) inspraakprocedures, spreekrecht tijdens vergaderingen en andere contactmogelijkheden, zoals ingekomen stukken. De griffie adviseert de raad over de wijze van afdoening van ingekomen stukken en informeert de afzender van de brief over de procedure in een ontvangstbevestiging en – aan het eind van het proces - het besluit van de raad. Gezien de veelheid en typen correspondentie die de raad ontvangt is dit een proces dat continu aandacht verdiend en mede door de samenhang met andere processen is afstemming vereist met de ambtelijke organisatie. De griffie verwerkt jaarlijks tussen de 250 en 300 ingekomen brieven aan de raad. Dat is exclusief raadsvoorstellen en post voor de griffie zelf. Regelmatig wordt de griffie benaderd met vragen over besluitvorming en vergaderingen.
In de dagelijkse werkzaamheden vormt de griffie niet alleen het contactpunt voor extern, maar ook het contactpunt voor de raad binnen de gemeentelijke organisatie. Daarbij adviseert de griffie gevraagd en ongevraagd over de betrokkenheid van de raad bij bijeenkomsten, draagt mede zorg voor naleving van raadsbesluiten en toezeggingen en vertegenwoordigt de raad indien nodig bij procesmatige afspraken. Deze afstemming is breed: met het college, individuele portefeuillehouders, de ambtelijke organisatie en regionale verbanden. De griffie draagt verder zorg van het actueel houden van de website daar waar het gaat om raadsaangelegenheden. Ambitie: - Het opstellen van een communicatieplan samen met werkgroep uit de raad; - Duidelijke correspondentie aan inwoners die contact zoeken met de raad en snelle afhandeling van post van inwoners; - Duidelijke en vindbare informatie op de website van de gemeente.
13
3.1.9. Netwerk Belangrijk in het kader van kennisontwikkeling en collegiale afstemming is het actief onderhouden van een netwerk. Dit wordt onder meer ingevuld door het lidmaatschap van de Vereniging van Griffiers (VvG), International Institute of Municipal Clerks (IIMC), de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR), de Groninger Griffierskring, Vereniging Groninger Gemeenten (VGG), contacten met de buurgemeenten en persoonlijke netwerken. Door de hoeveelheid dagelijkse werkzaamheden blijkt in de praktijk dat er geen tijd is om dergelijke bijeenkomsten regelmatig te bezoeken of in het verlengde daarvan te investeren in deskundigheidsbevordering.
Ambitie: - Ter ondersteuning van het doel de verbinding te leggen tussen de inwoners en de raad als onderdeel van het communicatieplan de lokale stakeholders in beeld brengen en hiermee actief in contact treden - Regelmatig bezoeken van bijeenkomsten om zo de kennis en vaardigheden van de griffie actueel te houden.
3.2. Overige werkzaamheden Het werken op de griffie laat zich tot op zekere hoogte plannen. Reguliere activiteiten vragen telkens een verschillende inzet van capaciteit al naar gelang de omstandigheden. Niet-reguliere activiteiten zoals gemeenteraadsverkiezingen, werkbezoeken en informatiebijeenkomsten kosten veelal de nodige tijd en inzet, maar zijn vaak wel goed in te plannen. Datzelfde is het geval bij het actualiseren van regelgeving. Onverwachte extra werkzaamheden wegens de politieke actualiteit zijn dat niet altijd. De combinatie tussen regulier en niet-regulier werk maakt het werken op de griffie dynamisch, uitdagend en vooral ook leuk om te doen. Er is daarnaast een categorie ‘overige verrichtingen’. Daarvan is niet zeker dat ze zich voor zullen doen. Zeker is wel dat áls ze zich voordoen de griffie aan zet is om die activiteiten te begeleiden en dat dit veel tijd en inzet vraagt. Een voorbeeld dat zich kunnen voordoen is bijvoorbeeld de ondersteuning van onderzoekscommissies. Op het moment dat de raad besluit tot het uitvoeren van een onderzoek naar gevoerd beleid en bestuur door het college over een specifiek onderwerp, wordt daartoe een (“enquête”)commissie opgericht dat ondersteund wordt door de griffie. Ook kunnen zich totaal onverwachte situaties voordoen.
Een voor de hand liggend voorbeeld zijn de werkzaamheden als gevolg van coronapandemie in de afgelopen raadsperiode. De raad ging ineens digitaal vergaderen. Alvorens dit mogelijk was diende een volledige nieuwe digitale infrastructuur te worden opgezet. Raads- en commissieleden moesten vertrouwd worden gemaakt met digitaal vergaderen. Hardware diende te worden aangeschaft en software geïnstalleerd. Koppelingen tussen systemen gemaakt en nagedacht over de orde van de vergadering. Een onverwacht en groot project. Vervolgens is gezocht naar een ruimte om toch fysiek te kunnen vergaderen als dat wenselijk of noodzakelijk was. Ook daarvoor is weer veel werk verzet om een andere vergaderomgeving te creëren die voldoet aan alle eisen.
14
Op dit moment (eind 2023) is de gemeenteraad gestart met de voorbereiding van de procedure om te komen tot een Kroonbenoemde burgemeester. Ook dat is een project dat een groot deel van de capaciteit van de griffie tot aan de zomer in beslag zal nemen.
4. Formatie De formatie van de griffie bestaat op dit moment uit: Griffier: Plv. griffier / raadsadviseur: Totaal
0,8 fte (32 uur per week) 1,0 fte (36 uur per week) 1,8 fte (68 uur per week)
(A.A. Swart) (M. Westerhof)
Dat is een beperkte bezetting en maakt de griffie en dus de ondersteuning aan de raad kwetsbaar. Tijdens vakantieperiodes is de griffie niet bezet. Hieronder hebben wij de ambities die in dit plan zijn beschreven vertaald in een geschatte tijdsinvestering en afgezet tegen de huidige formatie. De schattingen zijn gebaseerd op eigen ervaringen gecombineerd met data afkomstig van onderzoeken door de vereniging van raadsleden in samenwerking met de vereniging van griffiers. In beeld zijn gebracht de structurele werkzaamheden, waarbij rekening is gehouden met ruimte voor aanvullende tijdelijke kleinere projecten.
Algehele conclusie is dat de griffie op dit moment kwetsbaar is en dat de formatie te beperkt is om de ambities uit dit plan te realiseren. In vergelijking met andere griffies in het land is de omvang van de griffie van Veendam aanzienlijk beperkt. De ondersteuning aan de raad kan een kwaliteitsimpuls krijgen wanneer er meer ruimte ontstaat om inhoudelijk te adviseren en te begeleiden. Dit kan door de adviesfunctie uit te breiden maar zeker ook door de huidige adviseurs te ontlasten van de grote hoeveelheid administratieve werkzaamheden die het werk van de griffie nu eenmaal met zich mee brengt.
15