08 Raadsvoorstel definitieve gunning accountantsdiensten 2022 tm 2025 2022R0058

Gemeentebestuur van Veendam Raadsvoorstel - Adviesnota

Nummer: Datum voorstel: Raadsvergadering d.d.: Portefeuillehouder: Team: Onderwerp:

2022R0058 21-06-2022 11-07-2022 Wethouder H.J. Schmaal Planning & Control Definitieve gunning accountantsdiensten controlejaar 2022 t/m 2025

Voorstel 1. De accountantsdiensten te gunnen aan Eshuis Accountants.

Inleiding Met ingang van het controlejaar 2022 loopt de overeenkomst met de huidige accountant Hofsteenge Zeeman Groep ( Sinds 1-1-2022 Eshuis Accountants) af. De accountantsdiensten zijn, conform het voorstel “Overeenkomst accountantsdiensten 2021 en verder”, nummer 2021R0049 in de raad van 5 juli 2021, gezamenlijk voor de gemeenten Veendam en Pekela Europees aanbesteed. Het benoemen van de accountant is de bevoegdheid van de raad. De twee organisaties die hebben ingeschreven zijn beoordeeld door een selectiecommissie. Deze selectiecommissie bestaat onder andere uit afgevaardigden vanuit beide raden. Vanuit de gemeente Veendam waren twee leden van de accountantscommissie afgevaardigd. Er heeft een zorgvuldige selectie plaatsgevonden waarbij de offertes en presentaties van beide partijen met elkaar zijn vergeleken en beoordeeld. Deze selectie is inmiddels afgerond. In het verlengde van de uitkomst van de Europese aanbesteding zijn de raden van Pekela en Veendam bevoegd om de accountantsdiensten definitief te gunnen. Na beoordeling op grond van de gunningscriteria is de inschrijving van Eshuis Accountants als eerste geëindigd, waarmee zij de economisch meest voordelige inschrijving hebben ingediend. Dit betekent dat zij de beste prijs/kwaliteitsverhouding hebben.

Beoogd effect Een efficiënte, adequate en betaalbare accountantscontrole van de jaarrekeningen en overige diensten in de contractjaren 2022 t/m 2025. Argumenten 1.1. Het benoemen van een accountant is een wettelijke verplichting Een gemeente is verplicht volgens artikel 213 van de Gemeentewet een accountant aan te wijzen belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. 1.2. Er heeft een zorgvuldige selectieprocedure plaatsgevonden d.m.v. Europese aanbesteding. De selectiecommissie is het gehele traject betrokken geweest. Dat traject bestaat uit het opstellen van de offerteaanvraag, de beoordeling van de ingediende offertes op kwaliteit en het beoordelen van de presentaties van beide accountantskantoren.

Raadsvoorstel: Definitieve gunning accountantsdiensten controlejaar 2022 t/m 2025 pagina 1

1.3. Accountantskantoor Eshuis heeft de economisch meest voordelige inschrijving ingediend. Uit de selectieprocedure is gebleken dat de offerte en presentatie van dit accountantskantoor de hoogste scores heeft behaald op kwaliteit en het geoffreerde bedrag was ook lager dan de andere inschrijver. Ze hebben de beste prijs/kwaliteit verhouding en zijn dus de economisch meest voordelige inschrijving.

Kanttekeningen Geen Financiën Vanwege de concurrentiegevoelige informatie kan het geoffreerde bedrag niet opgenomen worden in dit raadsvoorstel. Het huidige budget van de accountantskosten is echter niet toereikend. De meerkosten van € 5.270,worden meegenomen bij de najaarsnota 2022 en in de meerjarenbegroting voor de jaren 2023 t/m 2025. Uitvoering Er heeft al een voorlopige gunning plaatsgevonden. Na het verstrijken of afronden van de bezwaarprocedure (28 juni 2022) en de besluitvorming van de raden van Veendam en Pekela, kunnen de definitieve gunningsbescheiden worden verzonden en kan de overeenkomst worden opgesteld en getekend. In de overeenkomst wordt in overeenstemming met de offerteaanvraag een mogelijkheid opgenomen om de overeenkomst nog tweemaal met een jaar te verlengen. Indien het wenselijk is hier gebruik van te maken wordt de verlenging op dat moment ter besluitvorming aan u voorgelegd. Communicatie Het accountantskantoor met de economisch meest voordelige inschrijving ontvangt de definitieve gunningsbescheiden en de overeenkomst ter ondertekening. De concept overeenkomst maakte onderdeel uit van de offerteaanvraag accountantsdiensten. Dit voorstel is in de accountantscommissie van 20 juni behandeld en de accountantscommissie adviseert de raad de accountantsdiensten te gunnen aan Eshuis accountants. Bijlagen Geen

burgemeester en wethouders van Veendam,

burgemeester,

secretaris,

B.H.M. Link

A. Castelein

Raadsvoorstel: Definitieve gunning accountantsdiensten controlejaar 2022 t/m 2025 pagina 2

Nummer: 2022R0058 De raad der gemeente Veendam gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 21-06-2022

besluit 1. De accountantsdiensten te gunnen aan Eshuis Accountants.

Besloten in de openbare vergadering van 11-07-2022

De raad voornoemd,

Voorzitter,

Griffier,

B.H.M. Link

A.A. Swart

Raadsvoorstel: Definitieve gunning accountantsdiensten controlejaar 2022 t/m 2025 pagina 3