08-11 Veiligheidsregio Groningen - Accountantsverslag 2023
Tekst van het document
Accountantsverslag Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Groningen 18 april 2024
Accountantsverslag jaarrekening 2023 Aan het bestuur van Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Groningen Sontweg 10 9723 AT Groningen
Geacht bestuur,
Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag aan dat wij hebben opgesteld in het kader van onze controle op de jaarrekening 2023 van Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Groningen (hierna Veiligheidsregio Groningen). Wij hebben onze controle uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging van 6 september 2023. Het accountantsverslag bevat bevindingen en conclusies die naar aanleiding van onze werkzaamheden naar voren zijn gekomen. Wij zullen u informeren over de volgende onderwerpen: ➢ de belangrijkste bevindingen vanuit jaarrekeningcontrole ➢ kwaliteit van de interne organisatie ➢ onafhankelijkheid en controleaanpak ➢ rechtmatigheidsverantwoording Onze controle is gericht op het vormen van een oordeel omtrent de jaarrekening over het jaar 2023. Bij de uitvoering van onze controle hebben wij de volledige medewerking en ondersteuning van de medewerkers van financiën ondervonden.
De mogelijkheid om een open en eerlijk dialoog met u te voeren, vormt een essentieel onderdeel van ons controleproces. Wij waarderen deze mogelijkheid om de inzichten die uit onze controle voort komen met u te delen. Hoogachtend, Bentacera Registeraccountants B.V.
Was getekend M.W. van der Meer AA
Dashboard jaarrekeningcontrole
Accountantsverslag jaarrekening 2023 Veiligheidsregio Groningen
Management samenvatting • •
• • • • •
Controleverklaring Overzicht van correcties afwijkingen Materaliteit Jaarverslag Rechtmatigheidsverantwoording Analyse resultaat Weerstandsvermogen
Bevindingen jaarrekening • • • •
Bevindingen in de jaarrekening FLO-voorziening Onderhoudsvoorziening Risicoanalyse
Interne beheersing &
• • •
Processen IT Data-analyse
Overige aangelegenheden • • •
Urenbesteding Wet- en regelgeving SiSa-verantwoording
Management samenvatting
Management samenvatting 1.1 Controleverklaring Wij hebben onze controlewerkzaamheden afgerond en er resteren geen materiële ongecorrigeerde controleverschillen en/of onzekerheden. Een aanpassing van de aard van de controleverklaring is om die reden niet noodzakelijk.
Accountantsverslag jaarrekening 2023 Veiligheidsregio Groningen
Wij hebben een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening 2023 van Veiligheidsregio Groningen verstrekt. In deze verklaring bevestigen wij dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel het vermogen, baten en lasten per 31 december 2023 in lijn met BBV. Tevens bevestigen wij dat de rechtmatigheidsverantwoording, onderdeel van de jaarrekening, een getrouw beeld geeft.
1.2 Overzicht van correcties & afwijkingen Tijdens de controle hebben wij meerdere controlebevindingen geconstateerd, die van invloed zijn op het saldo van baten en lasten. Hiernaast is een overzicht opgenomen van de gecorrigeerde controlebevindingen, waarbij aansluiting is gemaakt met het saldo van baten en lasten. De door ons gehanteerde correctiegrens voor controlebevingen betreft € 28.000.
Daarnaast hebben wij op uw verzoek een door u geconstateerde correctie onder onze correctiegrens ook meegenomen in de bevindingen, het betreft hierbij correctie nummer 1. Naast de resultaatcorrecties hebben wij een aantal prestentatiecorrecties geconstateerd, die zijn gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening. Voor de conclusie van de controle van de SiSa verantwoording verwijzen wij naar bijlage 1 van het verslag.
Management samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Gecorrigeerd
Bevinding
Absoluut bedrag
Resultaateffect
1. Aanvulling vanuit vooruit ontvangen baten
18.549
18.549
2. Diverse bevindingen in de onderhoudsvoorziening
37.290
-37.290
3. Kosten in boekjaar 2024, behorende bij 2023
71.832
-71.832
4. Investeringen verantwoord als onderhoudskosten
64.812
64.812
Totaal
192.483
-25.761
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Blz. 5
Management samenvatting 1.3 Verantwoordelijkheden jaarrekening
Accountantsverslag jaarrekening 2023 Veiligheidsregio Groningen
Het dagelijks bestuur van Veiligheidsregio Groningen is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening 2023 en voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude en fouten. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de Veiligheidsregio Groningen. Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening 2023 van Veiligheidsregio Groningen. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, overeenkomstig het bepaalde in artikel 213 lid 3 van de Gemeentewet en het besluit Accountantscontrole Decentrale overheden (BADO).
1.4 Materialiteit De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door de materialiteit die wij hanteren bij de uitvoering van de controlewerkzaamheden. Materialiteit kan hierbij worden gedefinieerd als het bedrag waarop de gebruikers van de jaarrekening hun beslissing zouden aanpassen, mocht een dergelijke afwijking, elk afzonderlijk of in totaal, niet zijn gecorrigeerd in de jaarrekening. De hoogte van de materialiteit wordt bepaald door onze inschatting van dit bedrag waarbij gebruikers een andere beslissing nemen op basis van de jaarrekening.
Uitvoeringsmaterialiteit In onze controlemethodologie hebben wij als uitgangspunt dat de uitvoeringsmaterialiteit in principe tussen 50 - 75% dient te zijn van de materialiteit, afhankelijk van de interne beheersing van de entiteit. Ten aanzien van de controle hebben wij een overwegend gegevensgerichte controleaanpak gehanteerd. Daarnaast is onze inschatting dat u in staat bent om een kwalitatief goede jaarrekening af te leveren. Wij zullen ten aanzien van de controle het midden van de range hanteren, oftewel een percentage van 75% en dit resulteert in een uitvoeringsmaterialiteit van € 450.000. Kwalitatieve overwegingen Naast het hanteren van een kwantitatieve materialiteit, beoordelen wij gedurende het gehele controleproces of wij tijdens de uitvoering van onze werkzaamheden signalen ontvangen of omstandigheden constateren die - ondanks dat deze in euro’s van geringe omvang zijn - een mogelijke indicatie voor fraude of het nietnaleven van relevante wet- en regelgeving zijn.
Materialiteit € 600.000
Voor het bepalen van de materialiteit hanteren wij de uitgangspunten zoals opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO): Goedkeuringstolerantie t.a.v. fouten: 1% van de lasten; Goedkeuringstolerantie t.a.v. onzekerheden: 3% van de lasten.
Uitv. Materialiteit € 450.000
Op basis van voorgaande hanteren wij de volgende bedragen: Materialiteit fouten € 600.000 Materialiteit onzekerheden € 1.800.000
Management samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Blz. 6
Management samenvatting 1.5 Jaarverslag
Accountantsverslag jaarrekening 2023 Veiligheidsregio Groningen
Op basis van het Besluit Begroting & Verantwoording (BBV) en Controlestandaard 720 ‘De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot andere informatie’ gaat de accountant na of de andere informatie, bestaande uit het jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen, en de overige gegevens, voor zover hij dat kan beoordelen, is opgesteld overeenkomstig BBV en verenigbaar is met de jaarrekening en tijdens ons onderzoek van de jaarrekening verkregen kennis en begrip van Veiligheidsregio Groningen. Op grond van onze werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie: ➢ verenigbaar is met de jaarrekening en, op basis van de door ons verkregen kennis en begrip van Veiligheidsregio Groningen, geen materiële afwijkingen bevat; ➢ alle informatie bevat die op grond van BBV is vereist.
Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag en de overige gegevens in overeenstemming met het BBV.
1.6 Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf begrotingsjaar 2023 heeft er een verandering plaatsgevonden in de verantwoordelijkheden met betrekking tot de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in de jaarrekeningen van gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. Niet langer is het de accountant die vaststelt of deze posten rechtmatig tot stand zijn gekomen. Vanaf 2023 ligt deze verantwoordelijkheid bij het dagelijks bestuur.
Management samenvatting
Bevindingen jaarrekening
De rechtmatigheidsverantwoording die opgenomen wordt in de jaarrekening, dient te voldoen aan negen criteria. Zes criteria zien tevens toe op getrouwheidsaspecten en drie criteria zien uitsluitend toe op specifieke rechtmatigheidsaspecten: ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢
Calculatiecriterium Valuteringscriterium Adresseringscriterium Volledigheidscriterium Aanvaardbaarheidscriterium Leveringscriterium
afgedekt door balans en overzicht van baten en lasten
➢ Begrotingscriterium ➢ Voorwaardencriterium ➢ Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
afgedekt door rechtmatigheidsverantwoording
Wij hebben kennis genomen van de door het bestuur opgestelde rechtmatigheidsverantwoording en hebben de verantwoording gecontroleerd op getrouwheid. De uitgevoerde werkzaamheden geven geen aanpassing van ons oordeel aangaande de getrouwheid van de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel is. Tevens zijn er uit andere uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot de balans en de staat van baten en lasten in het kader van de rechtmatigheid geen bevindingen geconstateerd.
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Blz. 7
Management samenvatting 1.7 Analyse resultaat Het gerealiseerde resultaat voor bestemming valt € 1.918k lager uit dan begroot voornamelijk door hogere personeelslasten als gevolg van de incidentele CAO verhoging en als gevolg van de aanvullende dotatie voor de FLO-voorziening.
Resultatenrekening Post
Accountantsverslag jaarrekening 2023 Veiligheidsregio Groningen
In het jaarverslag is het volgende voorstel tot resultaatsbestemming opgenomen: ➢ Onttrekking algemene reserve € -/- 1.788 k € -/- 1.788 k ========== In de baten zijn ontvangen bijdragen gemeenten opgenomen voor een bedrag van € 3,6 mio. Dit is conform het herstelplan om het negatief eigen vermogen in de jaren 2020 t/m 2024 (€ 3,6 mio per jaar) aan te zuiveren.
Bedragen x €1.000 Realisatie
Begroting
Afwijking
%
Baten
61.644
59.584
2.060
3%
Lasten
60.052
56.074
3.978
7%
Resultaat voor bestemming
1.592
3.510
- 1.918
Mutaties reserves:
Management samenvatting
Bevindingen jaarrekening
-
Onttrekkingen
0
0
0
-
Toevoegingen
3.380
3.510
-130
Nog te bestemmen resultaat
-1.788
0
-1.788
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Blz. 8
Management samenvatting 1.8 Analyse van het weerstandsvermogen
Accountantsverslag jaarrekening 2023 Veiligheidsregio Groningen
De continuïteit van een gemeenschappelijke regeling dient te worden geïnterpreteerd in hoeverre zij in staat is om niet-begrote financiële tegenvallers op te kunnen vangen uit eigen middelen. In de (verplichte) paragraaf “weerstandsvermogen en risicobeheersing” dient u inzage te geven in de risico’s die mogelijk bij uw organisatie spelen. Op basis van uw eigen risicoanalyse heeft u de kans x impact gekwantificeerd op € 1.737k.
Voor het voeren van een stabiel (financieel) beleid is het aanhouden van voldoende vermogen een belangrijke randvoorwaarde. Hierbij dient wel opgemerkt te worden dat, indien u niet over het minimale weerstandsvermogen beschikt en grote niet-voorziene tegenvallers zich voordoen, de deelnemende gemeenten verplicht zijn om bij te springen in het tekort, waardoor het niet noodzakelijk hoeft te zijn om aanzienlijke buffers binnen Veiligheidsregio Groningen aan te houden.
Weerstandsvermogen Bedragen x €1.000
2023
2022
1.737
1.697
18
-/- 4.009
5.103
4.639
-/- 1.788
1.110
Over-/onderrealisatie
1.596
43
Ratio weerstandsvermogen
0,92
0,03
Weerstandsnorm
Beschikbaar: Algemene reserve
Bestemmingsreserves De ontwikkeling van uw eigen vermogen ultimo 2023 en ultimo 2022 is hiernaast opgenomen.
Nog te bestemmen resultaat
Op basis van dit overzicht beschikt u ultimo 2023 nog niet over voldoende weerstandsvermogen om de door u geformuleerde en gekwantificeerde tegenvallers op te kunnen vangen. Echter met de deelnemende gemeenten is een herstelplan overeengekomen om het negatief eigen vermogen in de jaren 2020 t/m 2024 (€ 3,6mio per jaar) aan te zuiveren. Deze periode is afgestemd met uw toezichthouder, de Provincie Groningen, waardoor de aanwezigheid van een in beginsel negatief eigen vermogen voor uw organisatie niet heeft gerealiseerd in aanvullende (financiële) verplichtingen. In de nota risicomanagement en weerstandsvermogen is het uitgangspunt gehanteerd dat Veiligheidsregio Groningen zelf weerstandsvermogen opbouwt om potentiële financiële calamiteiten op te kunnen vangen. Hierbij wordt uitgegaan van een ratio tussen de 1,0 en 1,4 (verhouding beschikbaar en benodigd weerstandsvermogen). De ratio beweegt zich in de juiste richting in 2023 ten opzichte van 2022. Tevens is het totaal aan eigen vermogen over de boekjaren 2022 en 2023 positief.
Management samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Blz. 9
Bevindingen jaarrekening
Bevindingen jaarrekening
Accountantsverslag jaarrekening 2023 Veiligheidsregio Groningen
2.1 Bevinding 1 – Financiële correcties en presentatiecorrecties
2.3 Bevinding 3 – Disconteringsvoet FLO-voorziening
Tijdens de controle van de jaarrekening 2023 van Veiligheidsregio Groningen hebben wij een aantal financiële correcties voorgesteld en daarnaast een aantal presentatiecorrecties. Zie hiervoor paragraaf 1.2. Deze zijn allen aangepast in de definitieve jaarrekening 2023.
Tijdens de controle van de FLO-voorziening hebben wij geconstateerd dat de voorziening is gewaardeerd op contante waarde, waarbij het gehanteerde rentepercentage 2,5% bedraagt, net als in 2022. Wij adviseren een formele beslissing te nemen over dit rentepercentage.
2.2 Bevinding 2 – Toekomstige salarisstijging FLO-voorziening
Ons advies is om duidelijk te formuleren op welke manier de disconteringsvoet wordt gehanteerd, dit kan bijvoorbeeld als volgt: - Disconteringsvoet, cf. grondexploitaties - Disconteringsvoet gelijk aan gemiddelde vermogenskostenvoet (Omslagrente) - Disconteringsvoet pensioenvoorzieningen, cf. rentetermijnstructuur pensioenfondsen Wij bevelen aan dit op te nemen in de financiële verordening en hierbij kan ook een vaste disconteringsvoet vastgelegd worden, wat schommelingen voorkomt.
Tijdens de controle van de FLO-voorziening hebben wij geconstateerd dat in de voorziening rekening gehouden wordt met toekomstige salarisstijgingen. Deze berekeningswijze van de beste schatting kunnen wij ondersteunen. Wij willen uw aandacht vestigingen op de manier van berekenen van deze toekomstige salarisstijging. Hierin gaat u uit van de salarisstijging van de afgelopen 5 jaar, met terugstelling van één jaar, ofwel in de berekening van 2023 is rekening gehouden met de gemiddelde salarisstijging over de periode 2018 tot en met 2022. Vanwege de incidentele cao-verhogingen over 2023 en naar verwachting ook over 2024, zou een berekening komend jaar met dezelfde berekeningswijze leiden tot een hogere gemiddelde salarisstijging. Dit heeft tot gevolg dat u komend jaar naar alle waarschijnlijkheid een aanzienlijke dotatie in de FLO-voorziening kunt verwachten, maar deze dotatie zal in latere jaren naar verwachting weer tot een vrijval leiden. Dit achten wij een ongewone en ongewenste mutatie van de voorziening, die ook direct van invloed is op het financiële beeld van de jaarrekening de komende jaren. Aan te bevelen is om de berekeningswijze van de toekomstige salarisstijging komend jaar kritisch te heroverwegen, om zodoende ongewenste schommelingen in de voorziening te voorkomen. U zou bijvoorbeeld een gemiddelde salarisstijging over een langere periode kunnen overwegen.
Tevens is het aan te bevelen dit op te nemen in de financiële verordening en hierbij kan ook de berekeningswijze vastgelegd worden, wat schommelingen voorkomt.
Management samenvatting
Bevindingen jaarrekening
2.4 Bevinding 4 – Onderhoudsvoorziening Tijdens de controle van de onderhoudsvoorziening hebben wij geconstateerd dat er per einde boekjaar 2023 geen geactualiseerde meerjaren onderhoudsplanning aanwezig (MJOP) aanwezig is. Uit besprekingen met het management is gebleken dat hier momenteel aan gewerkt wordt, dit is ook correct toegelicht in de jaarrekening. Daarnaast hebben wij een aantal correcties geconstateerd in zowel de onttrekkingen als de dotatie van de voorziening. Aan te bevelen is om in boekjaar 2024 de onderhoudsvoorziening te herijken aan de hernieuwde MJOP en hierbij beleid te formuleren aangaande indexatie van de voorziening en de indexatie van de dotatie. Tevens is het aan te bevelen om onttrekkingen rechtstreeks op de voorziening te verwerken en niet aan het einde van het jaar als memoriaal boeking (dit achten wij meer foutgevoelig). Tevens is het aan te bevelen de onttrekking en vorming van de onderhoudsvoorziening te integreren in het interne AO/IC plan en hiermee ook interne controle op de voorziening in te regelen.
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Blz. 11
Bevindingen jaarrekening 2.5 Grondslagen jaarrekening Wij hebben bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden de aanvaardbaarheid van de waarderingsgrondslagen en de toepassing hiervan gecontroleerd.
Accountantsverslag jaarrekening 2023 Veiligheidsregio Groningen
Wij zijn van mening dat de door u gehanteerde waarderingsgrondslagen aanvaardbaar zijn en consistent wordt toegepast. Voor 2023 zijn er geen wijzigingen doorgevoerd in de verslaggevingsgrondslagen.
2.6 Schattingen Voor het opstellen van de jaarrekening moeten vaak schattingen worden gemaakt. Bepaalde schattingen kunnen van bijzonder belang zijn door hun invloed op de jaarrekening en de waarschijnlijkheid dat toekomstige gebeurtenissen significant afwijken van de verwachtingen van het bestuur. Wij hebben de inschatting van het bestuur beoordeeld en zijn akkoord met de gekozen verwerkingswijze in 2023. Risico op schattingsonzekerheid is beperkt en kwaliteit van de toelichting en onderbouwing van deze posten is toereikend.
Management samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Blz. 12
Bevindingen jaarrekening 2.7 Controle risico’s en werkzaamheden Op basis van de door ons uitgevoerde risicoanalyse zijn de onderstaande risico’s geïdentificeerd. Vervolgens beschrijven wij de werkzaamheden wij op dit risico hebben uitgevoerd om dit risico terug te brengen naar een – voor onze controledoeleinden – aanvaardbaar laag niveau. ➢ Significant risico (SR) ➢ Fraude Risico (FR)
Accountantsverslag jaarrekening 2023 Veiligheidsregio Groningen
FR Risico doorbreking interne beheersingsmaatregelen Het management bevindt zich gewoonlijk in een unieke positie om fraude te plegen, omdat het in staat is de administratie te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door middel van het doorbreken van interne beheersmaatregelen. Als gevolg van de onvoorspelbaarheid van de wijze waarop het management interne beheersingsmaatregelen doorbreekt, vormt dit een risico op een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude en vormt het om die reden een fraude risico. Onze aanpak ➢ Controle van handmatige journaalposten ➢ Controle schattingen ➢ Controle van specifiek geselecteerde journaalposten met onderliggende brondocumenten ➢ Controle boekingen omtrent jaarafgrenzing Onze bevindingen Wij hebben gedurende de jaarrekeningcontrole vastgesteld dat er geen onjuiste of onrechtmatige (memoriaal)boekingen hebben plaatsgevonden in de financiële administratie.
SR Nauwkeurigheid en volledigheid verantwoording WNT Ingevolge de Wet Normering Topinkomens (WNT) hebben wij als accountants een extra controlerende taak. Wij dienen te controleren of de WNT wordt nageleefd. Voor deze controle is een krachtens de wet vastgesteld Controleprotocol WNT van kracht. Onze aanpak ➢ Controle van toegepaste bezoldigingsmaxima ➢ Controle volledigheid en nauwkeurigheid verantwoorde functionarissen ➢ Controleren volledigheid en nauwkeurigheid bezoldigingsgegevens. Onze bevindingen De Veiligheidsregio Groningen heeft terecht de vereiste personalia en juiste bezoldigingsgegevens van de leden van het dagelijks bestuur, het algemeen bestuur en haar directeur en plaatsvervangend directeur opgenomen in de WNT-verantwoording. Wij hebben bij de controle op de WNT-verantwoording geen onnauwkeurigheden of onvolledigheden in de verantwoording aangetroffen.
De aannames ten aanzien van de schattingen zijn door ons geëvalueerd en wij hebben geen indicatoren van beïnvloeding van schattingen door het management geïdentificeerd. Wij hebben geen significante ongewone transacties geïdentificeerd. Management samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Blz. 13
Bevindingen jaarrekening 2.7 Controle risico’s en werkzaamheden - vervolg Op basis van de door ons uitgevoerde risicoanalyse zijn de onderstaande risico’s geïdentificeerd. Vervolgens beschrijven wij de werkzaamheden wij op dit risico hebben uitgevoerd om dit risico terug te brengen naar een – voor onze controledoeleinden – aanvaardbaar laag niveau.
Accountantsverslag jaarrekening 2023 Veiligheidsregio Groningen
SR Nauwkeurigheid voorziening Functioneel Leeftijdsontslag (FLO) De voorziening in verband met functioneel leeftijdsontslag (FLO) is een voorziening met een grote omvang die een materieel schattingselement bevat. Het risico bestaat dat deze schatting wordt gebruikt voor sturing van de resultaten (zie ook FR Doorbreking IB) of dat er een onnauwkeurige berekening wordt gehanteerd.
Onze aanpak ➢ Controle van de berekening van de ingeschakelde externe deskundige. ➢ Controle van de input van de berekening door de externe deskundige. ➢ Controle van de voorziening op basis van de berekening van de ingeschakelde externe deskundige. Onze bevindingen Tijdens onze controlewerkzaamheden hebben wij vastgesteld dat de gehanteerde berekeningssystematiek consistent is met voorgaand jaar. Tevens hebben wij vastgesteld dat de brongegevens correct zijn opgenomen in de berekening en dat de berekening rekenkundig juist is. Naar aanleiding van onze werkzaamheden hebben wij geen onnauwkeurigheden en/of onvolledigheden gesignaleerd met betrekking tot de berekening van de voorziening FLO. Met betrekking tot de aanbevelingen aangaande voorziening FLO verwijzen wij naar paragraaf 2.2 en 2.3 van dit verslag.
Management samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Blz. 14
Interne beheersing
Interne beheersing 3.1 Onze rol bij de beoordeling van de bedrijfsvoering
Accountantsverslag jaarrekening 2023 Veiligheidsregio Groningen
Ten behoeve van onze controle zullen wij zoveel mogelijk gebruikmaken van de interne beheersmaatregelen binnen uw organisatie, zoals de administratieve organisatie, de planning & control cyclus, verbijzonderde interne controle, et cetera. Dit is essentieel om effectief en efficiënt sturing te kunnen geven aan uw organisatie.
De beoordeling zal in eerste instantie gerelateerd zijn aan de controle van de jaarrekening. Daarnaast besteden wij, vanuit de natuurlijke adviesfunctie, in gesprekken, managementletter en rapportages, aandacht aan de verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering, bestuurlijke informatievoorziening / planning & control en het zelfcontrolerend vermogen van uw organisatie.
3.2 Ons beeld van uw significante processen Vanuit ons perspectief willen wij u inzicht verschaffen in de kwaliteit van de administratieve organisatie van Veiligheidsregio Groningen. Wij hebben hiervoor de volgende criteria gehanteerd: ➢ Is het proces beschreven? ➢ Is de opzet van het proces toereikend? ➢ Bestaat het proces zoals het in de opzet staat beschreven? ➢ Werkt het proces conform de beschreven opzet? ➢ Is de management informatie uit het proces betrouwbaar en toereikend? ➢ Hebben wij vanuit de externe controle bevindingen rondom het proces? ➢ Is de beheersmaatregel beoordeeld en getest? ➢ Zijn voldoende beheersmaatregelen genomen in de applicaties waarvan het proces gebruik maakt?
Overall gezien zijn wij van mening dat het huidige niveau van uw interne beheersing adequaat te noemen is gezien de omvang van de organisatie. Er zijn binnen uw organisatie voldoende interne beheersingsmaatregelen ingeregeld om een betrouwbare gegevensverwerking te waarborgen. In onze managementletter van 16 november 2023 hebben wij onze bevindingen met betrekking tot de interne beheersing en het zelf controlerend vermogen met u gedeeld.
3.3 Wij hebben uw IT-omgeving beoordeeld Ingevolge artikel 2:393 lid 4 BW dient de accountant in zijn verslag aandacht te besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of onderdelen hiervan.
De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.
Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden concluderen wij dat de voor de jaarrekening significante processen van Veiligheidsregio Groningen van voldoende niveau zijn.
Management samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Blz. 16
Interne beheersing 3.4 Data-analyse Tijdens onze jaarrekeningcontrole hebben wij analyses uitgevoerd op de door u beschikbaar gestelde data vanuit de financiële administratie.
Accountantsverslag jaarrekening 2023 Veiligheidsregio Groningen
Deze analyses betreffen: ➢ Benford’s Law ➢ Boekingen per periode Benford’s Law Benford’s Law is een statistische wet die het percentage aangeeft van hoe vaak een getal begint met het cijfer 1 (30,1%), 2 (17,6%), 3 (12,5%), et cetera. Hierbij is het van belang in acht te nemen dat hier niet naar de grootte van de bedragen wordt gekeken, maar naar de frequentie waarin een bepaald getal voorkomt. Wij hebben de financiële administratie van uw organisatie getoetst aan deze Wet van Benford. Boekingen per periode Er is een analyse gemaakt o.b.v. uw financiële administratie om vast te stellen of hier bijzonderheden aanwezig zijn. In de bijlagen zijn de uitkomsten weergegeven ten aanzien van bovenstaande analyses. Conclusie Op basis van de analyses blijken geen bijzonderheden. De uitschieters in Benford’s Law kunnen worden verklaard door repeterende kosten, zoals transitorische boekingen of afschrijvingen, etc.
Management samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Blz. 17
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Accountantsverslag jaarrekening 2023 Veiligheidsregio Groningen
4.1 Geen aanwijzingen van fraude tijdens controle
4.2 Naleving wet- en regelgeving
Onze controle dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang als gevolg van fouten of fraude bevat (Standaard 240, “De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten”). Door de beperkingen die inherent zijn aan een controle, bestaat er een onvermijdbaar risico dat sommige afwijkingen in de financiële overzichten niet zullen worden ontdekt, zelfs wanneer de controle naar behoren is gepland en uitgevoerd overeenkomstig de Standaarden.
Wij informeren het dagelijks en algemeen bestuur over handelingen waarbij het hoger kader is betrokken en over fraude en illegale handelingen (of deze nu door het hoger kader of door andere werknemers zijn veroorzaakt) die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben. Gedurende de controle zijn geen significante punten gesignaleerd ten aanzien van feitelijke of vermoedelijke niet-nakoming van wet- en regelgeving of statuten, voor zover deze van belang worden geacht voor de mate waarin het bestuur in staat is haar taken te vervullen.
Onze controlewerkzaamheden omvatten mede de volgens Standaard 240 vereiste werkzaamheden, zoals brainstorming, het verzamelen van informatie met het oog op het vaststellen van en reageren op het risico van fraude en het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden gericht op het risico van het doorbreken van interne beheersmaatregelen door het management, met inbegrip van inzage in journaalboekingen, beoordeling van schattingen en evaluatie van zakelijke redenen voor significante ongebruikelijke transacties. Ten tijde van de uitvoering van de controle zijn geen feitelijke of vermoede gevallen van fraude geconstateerd, waarbij het management, dan wel functionarissen met een belangrijke rol in de interne beheersing betrokken zijn, of waarin de fraude resulteert in een materiële afwijking in de jaarrekening.
Management samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Blz. 19
Overige aangelegenheden
Accountantsverslag jaarrekening 2023 Veiligheidsregio Groningen
4.3 Samenloop dienstverlening
4.4 Onafhankelijkheid controleteam
Ten aanzien van OOB’s is de combinatie van wettelijke controles en overige dienstverlening volledig verboden, met uitzondering van met name genoemde overige assurancediensten. Voor niet-OOB’s, zoals Veiligheidsregio Groningen, is bepaald dat samenloop is geoorloofd als de non-assurancedienst niet van materiële invloed is op het assuranceobject. Als er wel materiële invloed is geldt in beginsel een verbod, behalve wanneer de non-assurancedienst niet: ➢ subjectief of niet-routinematig is of; ➢ een verwerkingswijze in het assuranceobject ten gevolge heeft waarvan het ➢ assuranceteam twijfelt of deze verwerkingswijze passend is; of ➢ leidt tot een bedreiging uit hoofde van belangenbehartiging.
Op grond van wettelijke voorschriften en regelgeving van de beroepsorganisatie zijn wij gehouden om alle relaties tussen onze organisatie en Veiligheidsregio Groningen schriftelijk te rapporteren en onze onafhankelijkheid als externe accountant ten opzichte van Veiligheidsregio Groningen schriftelijk te bevestigen.
Wij verrichten geen non-assurancediensten bij Veiligheidsregio Groningen die van materiële invloed is op het assurance object.
Een aantal belangrijke punten uit de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO), die we hieronder hebben opgenomen betreffen: ➢ langdurige betrokkenheid ➢ samenloop van dienstverlening ➢ geschenken en giften Wij bevestigen als controleteam dat de onafhankelijkheidsvereisten zijn nageleefd.
Management samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Blz. 20
Overige aangelegenheden 4.5 Urenbesteding Met ingang van boekjaar 2016 doen wij als Bentacera mee aan het NBAverbetertraject “In het publiek belang”. In dit traject is één van de verbetermaatregelen het voor- en achteraf communiceren van onze tijds- en kostenbesteding aan u.
Accountantsverslag jaarrekening 2023 Veiligheidsregio Groningen
Urenbesteding 2023
Belangrijke investeringen in de kwaliteit van de door ons uitgevoerde controles betreffen de investeringen in technologie en in onze medewerkers. Binnen onze praktijk hechten wij veel waarde aan het organiseren van trainingen voor medewerkers. Daarnaast vereist de controle van de jaarrekening van uw organisatie tijd en aandacht van het controleteam voor de uitvoering van controlewerkzaamheden, review- en coachingswerkzaamheden.
Functie
Voor de controle van de jaarrekening jaar, inclusief tijdens het jaar uitgevoerde werkzaamheden ten aanzien van plannings-, interimwerkzaamheden hebben wij de volgende uren aan de controle van de Veiligheidsregio Groningen besteed:
Totaal
Management samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Begroot
Extern accountant
Interne beheersing
Realisatie 24
25
Manager
80
85
Assistent
160
189
Data-analist
4
5
268
304
Overige aangelegenheden
Blz. 21
Bijlagen
Bijlagen Bijlage 1 – Single Information Single Audit 2023 Fouten en onzekerheden Single Information Single Audit 2023 Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2023 vallen onder SiSa. Hieronder is de tabel opgenomen, welke ook opgenomen moet worden indien er geen fouten of onzekerheden zijn geconstateerd.
Accountantsverslag jaarrekening 2023 Veiligheidsregio Groningen
Wij hebben de controle op deze regelingen uitgevoerd op basis van de door de VRG opgemaakte SiSa-bijlage en de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2023. Per regeling is een tabel opgenomen. Voor uw organisatie zijn de volgende regelingen van toepassing:
Specifieke uitkering
Besteding 2023 Fout of onzekerheid (in euro’s)
Financiële omvang afwijking in euro’s
Toelichting fout/onzekerheid
A2
Doeluitkering bestrijding van rampen en zware ongevallen (BDUR)
9.371.458
geen
0
n.v.t.
A18
Bekostiging eerste opvang ontheemden Oekraïne door Veiligheidsregio’s
410.870
geen
0
n.v.t.
A22
Specifieke uitkering aan Veiligheidsregio Groningen m.b.t Opvang asielzoekers en Oekraïense ontheemden
4.378.000
geen
0
n.v.t.
GRO7C Nationaal Programma Groningen
127.561
geen
0
n.v.t.
Geen
0
n.v.t.
Overige aangelegenheden
Blz. 23
Totaal
Management samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Bijlagen Bijlage 2 – Uitkomsten data-analyse Gemiddeld bedrag per periode Tijdens onze controle hebben wij een analyse per periode gemaakt (o.b.v. uw financiële administratie) om vast te stellen of hier bijzonderheden aanwezig zijn. Op basis van de cycli binnen een jaar bij VRG zien wij hier geen uitschieters die onverklaarbaar zijn.
Accountantsverslag jaarrekening 2023 Veiligheidsregio Groningen
De gemiddelde geboekte bedragen per periode zijn in periode 0 en 12 hoger (dit komt door de grote aanwezigheid van memoriaalboekingen en de boekingen van de beginbalans). In de eerste maand van het kwartaal zijn de boekingen gemiddeld ook hoger, dit wordt verklaard door de periodieke facturering in de eerste maand van het kwartaal voor het gehele kwartaal.
Management samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Blz. 24
Bijlagen Bijlage 2 – Uitkomsten data-analyse Benford’s law
Accountantsverslag jaarrekening 2023 Veiligheidsregio Groningen
Op basis van Benford’s Law hebben we ingezoomd op getallen die beginnen met 1, 2, 5 en 8 aangezien deze buiten de range vallen. Op basis van nadere analyse kunnen wij de uitschieters verklaren. Deze uitschieters worden voornamelijk veroorzaakt door de vele kleine facturen die met een van deze cijfers starten. Daarnaast wordt een groot deel verklaard door transitorische boekingen en MVA boekingen die starten met deze getallen.
Management samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Blz. 25