08-05 Beëindiging implementatie VTH-systeemen opstarten nieuwe aanbestedingsprocedure

Aan de gemeenteraden en Provinciale Staten van de deelnemers van de Omgevingsdienst Groningen (verzending via e-mail)

Postadres Postbus 97 9640 AB VEENDAM Bezoekadres Lloydsweg 17 9641 KJ VEENDAM od-groningen.nl

Datum: Uw kenmerk: Ons kenmerk: Bijlagen: Onderwerp:

20 februari 2025 2025-005 Beëindiging implementatie VTH-systeem en opstarten nieuwe aanbestedingsprocedure

Geachte leden van de gemeenteraad/Provinciale Staten, Met deze brief informeert het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Groningen (ODG) u over het voortijdig beëindigen van de overeenkomst met de leverancier van het VTH-systeem. Het VTH-systeem (VTH: vergunningverlening, toezicht en handhaving) wordt gebruikt om de werkzaamheden van de ODG uit te voeren en te registreren. Aanbesteding en implementatie VTH-systeem In 2022 heeft de ODG met behulp van een onafhankelijk inkoopadviesbureau een aanbestedingsprocedure gevoerd voor het leveren van een nieuw VTH-systeem. In 2023 is de implementatie van het systeem gestart. In de loop van 2024 hebben de ODG en de leverancier geconcludeerd dat de beoogde samenwerking niet goed functioneert en dat de verwachtingen over en weer niet zijn waargemaakt. Omdat een goed werkend VTHsysteem randvoorwaardelijk is voor efficiënte werkprocessen en het vastleggen van data over de leefomgeving, ontstond hierdoor een reëel risico op het verder in gedrang komen van de bedrijfscontinuïteit van de ODG. Daarom is besloten om de samenwerking te beëindigen. Op 19 februari 2025 heeft het Algemeen Bestuur een besluit genomen over een vaststellingsovereenkomst waarin de daarbij horende afspraken zijn vastgelegd.

Selectie nieuwe leverancier De ODG zal op korte termijn een nieuwe aanbestedingsprocedure opstarten om zo snel mogelijk een nieuwe leverancier te selecteren. Daarbij wordt uitdrukkelijk gekozen voor een standaard- en bewezen pakket, wat op dit moment in de markt te vinden is. De ODG maakt gebruik van de kennis van andere omgevingsdiensten bij het inrichten van de aanbesteding en implementatie. Omgevingsdiensten lijken erg veel op elkaar en daar draaien dergelijke systemen met succes. Door daar zo veel mogelijk bij aan te sluiten, verwacht de ODG eind 2026 een volledig werkend VTH systeem te hebben.

1

De ODG zal ter voorbereiding op de komende aanbesteding een evaluatie van de voorgaande aanbesteding en implementatie uitvoeren. Verder zullen de medewerkers van de ODG actief bij de nieuwe aanbesteding en implementatie betrokken worden, zodat het nieuwe systeem zo goed mogelijk aansluit bij de praktijk. Gevolgen voor de werkzaamheden van de ODG Op dit moment werken medewerkers van de ODG met de tot nu toe opgeleverde onderdelen van het VTH-systeem, aangevuld met andere systemen. Daarmee kunnen de werkzaamheden doorgang vinden. De selectie en implementatie van een nieuw VTHsysteem heeft geen effect op de kwaliteit van de werkzaamheden. De medewerkers van de ODG zijn inhoudelijke professionals die op inhoud goed in staat zijn om hun werk voor bewoners en bedrijven in de regio te doen. Over de uitvoering van de werkzaamheden onderhoudt de ODG nauw contact met de deelnemers. Financiële consequenties De afwikkeling van de beëindiging van de huidige samenwerking en de nieuwe aanbesteding en implementatie brengen extra kosten met zich mee. Het Algemeen Bestuur heeft afgesproken dat een deel van de kosten uit de begroting van de ODG wordt gehaald, aangevuld met een extra bijdrage door de deelnemers. Deze bijdrage zal worden verwerkt in de eerstvolgende reguliere begrotingswijziging, die in april voor zienswijze wordt aangeboden aan raden en staten.

Ten slotte Als Algemeen Bestuur betreuren wij het dat de implementatie van het VTH-systeem voortijdig beëindigd is. Vanwege het grote belang van het VTH-systeem voor de bedrijfsvoering van de ODG is het echter noodzakelijk gebleken om dit besluit te nemen. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Met vriendelijke groet, Het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Groningen, namens deze:

A. Schmaal Voorzitter

2

H. Berends Secretaris