07 Raadsvoorstel overeenkomst accountantsdiensten 2021 en verder

Gemeentebestuur van Veendam Raadsvoorstel - Adviesnota

Nummer: Datum voorstel: Raadsvergadering d.d.: Portefeuillehouder: Team: Onderwerp:

2021R0049 01-06-2021 05-07-2021 Wethouder H.J. Schmaal Planning & Control Overeenkomst accountantsdiensten 2021 en verder

Voorstel 1. Een overeenkomst aan te gaan met het huidig accountantskantoor ( Hofsteenge Zeeman Groep) voor boekjaar 2021 2. De aanbesteding van de accountantsdiensten voor de boekjaren 2022 t/m 2025 gezamenlijk met de gemeente Pekela uit te voeren Inleiding: Bij besluit van 28 september 2015 heeft de gemeenteraad aan de Hofsteenge Zeeman Groep BV opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet over de jaren 2015, 2016 en 2017 uit te voeren. Deze overeenkomst eindigde per 1 september 2018. In de overeenkomst was een verlengingsmogelijkheid van twee jaar opgenomen hier hebben we gebruik van gemaakt. Vorig jaar hebben we dit contract verlengd met één jaar vanwege de onduidelijke situatie van de Kompanjie, waardoor het niet wenselijk was een aanbesteding van de accountantsdiensten te starten. Het voorstel is om nogmaals een contract af te sluiten voor één jaar met het huidige accountantskantoor Hofsteenge Zeeman Groep om vervolgens in 2021 de aanbesteding op te starten. Beoogd effect: Voldoen aan de verplichting om een controlerend accountant aan te stellen ( artikel 213 Gemeentewet) en dit op een zo efficiënte en financieel gunstige wijze te doen. Argumenten: 1.1. Opdrachtverstrekking voor accountantscontrole is een bevoegdheid van de raad.

De Gemeentewet (artikel 213) schrijft voor dat de gemeenteraad een accountant aanwijst voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, het verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. 1.2. Het is wenselijk om boekjaar 2021 te laten controleren door het huidige accountantskantoor. De liquidatie van de Kompanjie zal nog zijn weerslag hebben op de jaarstukken 2021. Daarnaast moet de liquidatie van de Kompanjie zelf ook gecontroleerd worden door een accountant. De huidige accountant is bekend met de Kompanjie en de wijze van verrekening. Een nieuw accountantskantoor moet zich voor enkel boekjaar 2021 nog verdiepen in de Kompanjie. Deze extra tijd brengt uiteraard kosten met zich mee.

Raadsvoorstel: Overeenkomst accountantsdiensten 2021 en verder pagina 1

1.3. Met het aangaan van een overeenkomst van nogmaals één jaar met de huidige accountant voldoen we aan de aanbestedingsregels Het aangaan van de overeenkomst van één jaar werd vorig jaar gezien als een nieuwe opdracht. Zo kan de opdracht voor boekjaar 2021 ook gezien worden. Wanneer deze opdracht de Europese aanbestedingsdrempel overschrijdt dient de opdracht opnieuw in de markt te worden gezet. De huidige aanbestedingsdrempel voor accountantsdiensten is gesteld op €214.000,-. De waarde van de opdracht voor de accountantscontrole voor boekjaar 2021 voor de organisaties gemeente Veendam, gemeente Pekela en Werkorganisatie de Kompanjie in liquidatie overschrijdt deze grens niet. Zelfs als het contract voor boekjaar 2021 niet wordt gezien als een nieuw contract maar als een verlenging van het contract van 2020 is de gezamenlijke waarde nog lager dan de aanbestedingsdrempel. 1.4. De Hofsteenge Zeeman Groep gaat akkoord met een overeenkomst van nog één jaar als dat wordt besloten . De Hofsteenge Zeeman Groep heeft aangegeven dat ze graag nog een jaar de accountantscontrole willen verzorgen als alle partijen dat zo besluiten. 2.1. Vanwege de werkzaamheden die de gemeente Veendam voor Pekela uitvoert volgens de dienstverleningsovereenkomst ( DVO) is het efficiënt om dezelfde accountant te contracteren.

Voor beide partijen is het voordeliger om hetzelfde accountantskantoor te contracteren, omdat de werkzaamheden die onder de DVO vallen dan niet dubbel of anders gecontroleerd worden en medewerkers vanuit twee accountantskantoren vragen krijgen en stukken moeten aanleveren. Dit voordeel zie je waarschijnlijk terug in het geoffreerde bedrag en intern door minder uren van medewerkers. 2.2. De periode 2022 t/m 2025 is de resterende periode van de dienstverleningsovereenkomst tussen Veendam en Pekela. Het eerste jaar van de DVO wordt door het aangaan van het contract met onze huidige accountant van één jaar ( beslispunt 1) gecontroleerd. De overige vier jaren van de DVO is gelijk aan de contractperiode voor de nieuwe aanbesteding. Hierdoor blijft gedurende de looptijd van het contract de opdracht richting het accountantskantoor hetzelfde. Het is gebruikelijk om een mogelijkheid tot verlenging op te nemen in het contract, dus mocht dat wenselijk zijn vanwege het eventueel langer doorlopen van de DVO is dat mogelijk. Kanttekeningen: 1.1. De overeenkomst met de accountant kan pas afgesloten worden als de gemeente Pekela ook akkoord is met dit voorstel. De overeenkomst van één jaar met de accountant kan pas getekend worden als beide partijen akkoord zijn.

Mocht één van beide partijen niet akkoord gaan met een gezamenlijk contract van één jaar dan ontstaat een nieuwe situatie die juridisch en financieel verder uitgezocht moet worden. 2.1. De gemeente Veendam is afhankelijk van gemeente Pekela bij de keuze voor een accountant. De selectiecommissie voor de aanbesteding van de accountantsdiensten bestaat uit een afvaardiging vanuit de gemeente Pekela en Veendam. De selectiecommissieleden moeten tot een eenduidig besluit komen welk accountantskantoor zij het meest geschikt vinden. Ook in het voortraject (zoals de inhoud van het bestek en de puntentoedeling per onderdeel ) is afstemming en overeenstemming nodig tussen beide gemeenten. Doordat de beoordeling van de offertes plaats vindt op basis van vooraf bepaalde criteria en puntentoedeling vindt er wel een objectieve beoordeling plaats. Hierdoor kan met een goede onderbouwing een besluit worden genomen.

Raadsvoorstel: Overeenkomst accountantsdiensten 2021 en verder pagina 2

Financiën: De overeenkomst van één jaar met Hofsteenge Zeeman Groep wordt tegen dezelfde voorwaarden en prijs afgesloten als de bestaande overeenkomst. Er vindt enkel een gebruikelijke indexering plaats. De bestaande budgetten zijn dus toereikend. Bij de gelijkblijvende prijs is er van uitgegaan dat de werkzaamheden voor de liquidatie van de Kompanjie qua hoeveelheid uren ongeveer gelijk is aan de controle van de jaarrekening van de Kompanjie. De accountant kon zich ook vinden in deze inschatting. De kosten voor de controle van de liquidatie worden conform afspraak verdeeld over beide gemeenten. Uitvoering: Zodra de partijen ( Gemeente Pekela en Veendam ) akkoord zijn met het voorstel wordt de nieuwe overeenkomst met de accountant opgesteld en ondertekend. Na deze verlenging van één jaar moet voor de accountantsdiensten 2022 t/m 2025 een aanbesteding plaatsvinden. Uiterlijk 1 september 2022 moet een accountantskantoor benoemd zijn. De aanbesteding en de vorming van de selectiecommissie wordt eind 2021 al opgestart. Communicatie: Geen specifieke communicatie Bijlagen: Geen

burgemeester en wethouders van Veendam,

burgemeester,

secretaris,

S.B. Swierstra

M. Schomper

Raadsvoorstel: Overeenkomst accountantsdiensten 2021 en verder pagina 3

Nummer: 2021R0049 De raad der gemeente Veendam gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 01-06-2021 besluit 1. Een overeenkomst aan te gaan met het huidig accountantskantoor ( Hofsteenge Zeeman Groep) voor boekjaar 2021 2. De aanbesteding van de accountantsdiensten voor de boekjaren 2022 t/m 2025 gezamenlijk met de gemeente Pekela uit te voeren

Besloten in de openbare vergadering van 05-07-2021 De raad voornoemd, Voorzitter,

Griffier,

S.B. Swierstra

A.A. Swart

Raadsvoorstel: Overeenkomst accountantsdiensten 2021 en verder pagina 4