07-05 Handreiking ambtelijke bijstand voor fracties

Griffie Veendam Concept 18-3-2021

Handreiking ambtelijke bijstand en fractie ondersteuning voor fracties fractiebudget Inleiding Op ….. heeft de gemeenteraad de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning vastgesteld. De afzonderlijke politieke fracties hebben op grond van die verordening de mogelijkheid om ondersteuning in te schakelen bij de uitvoering van de politieke taken; fractieondersteuning dus. Dit past bij dualisering. De raad moet in staat worden gesteld zijn taken uit te voeren en zijn functie te vervullen.

Waar is het fractiebudget voor bedoeld Fractieondersteuning begint dus met een vastgestelde fractievergoeding die de raad vaststelt. Deze fractievergoeding kan de fractie gebruiken voor het aanstellen van fractiemedewerkers die secretariële, organisatorische of inhoudelijke ondersteuning geven.

Artikel 33 Gemeentewet 1. De raad en elk van zijn leden heeft recht op ambtelijke bijstand. 2. De in de raad vertegenwoordigde groeperingen hebben recht op ondersteuning. 3. De raad stelt met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van de in de raad vertegenwoordigde groeperingen een verordening vast. De verordening bevat ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording.

Fractiemedewerkers houden bijvoorbeeld de eigen partijwebsite bij, schrijven persberichten en organiseren bijeenkomsten voor burgers. Maar zij kunnen ook amendementen of moties schrijven of de fractie voorzien van inhoudelijk advies over de behandeling van een agendapunt. De meeste fracties besteden de vergoeding voor fractieondersteuning dus aan personele ondersteuning. Deze medewerkers zijn niet bij de fractie in dienst, de wet staat niet toe dat een fractie een arbeidsverhouding aangaat. Een stichting, die de fracties speciaal hiervoor opgezet, kan dat wel en die stichting betaalt de fractieassistenten. Bij een fractie die behoort tot een landelijke partij is het soms het landelijke partijbureau. Daarnaast zijn er pay-roll constructies die een fractie kan aangaan met commerciële bureaus om de fractieassistenten of -medewerkers op die manier te betalen. De verordening waarin de fractieondersteuning is geregeld, moet de regels voorschrijven voor de fractie-uitgaven. Wat valt wel en niet onder de fractieondersteuning? Het is van belang dat gemeenten heldere criteria hanteren. Het is verboden om het geld te gebruiken voor partijbelangen, zoals kosten voor campagnes of verkiezingen, voor controle en contra-expertise, daarvoor bestaat het onderzoeksbudget van de raad. Het geld mag ook niet gebruikt worden voor de opleiding van raadsleden, daarvoor is de onkostenvergoeding.

Op grond van de door de raad vastgestelde verordening is er een bedrag van € 1.190,- per raadszetel per fractie beschikbaar.

1

Griffie Veendam Concept 18-3-2021

Hoe werkt het fractiebudget Het is het meest praktisch - en in de praktijk de meest gehanteerde werkwijze - dat de fracties een bankrekening openen op naam van de fractie en die te gebruiken voor de fractievergoeding. Anders zou de privérekening van bijvoorbeeld een lid van de fractie gebruikt moeten worden. Dat maakt het lastig om een goed overzicht bij te houden van de uitgaven en de inkomsten. Ook wordt het ingewikkeld als deze rekeninghouder uit de fractie en/of de raad vertrekt. Het is echter niet verboden om het op deze manier te regelen. De bijdrage wordt jaarlijks in januari overgemaakt aan en ten behoeve van een fractie en is dus geen persoonlijke vergoeding aan een raadslid. In een jaar waarin de verkiezingen zijn wordt eerst een voorschot uitbetaald over de periode tot aan de verkiezingen, omdat het aantal en de omvang van de fracties daarna wellicht anders is. Het bedrag voor fractieondersteuning is in feite een subsidie aan een fractie. Het stramien werkt ook als bij een subsidie. Het bedrag wordt als voorschot uitgekeerd en op basis van de verantwoording afgerekend. Wanneer een fractie over een jaar een bedrag moet terugbetalen wordt dit verrekend met het voorschot. Jaarlijks draagt de fractie zorg voor een verantwoording van het budget waarbij elke fractie de bestedingen beschrijft, voorzien van bonnen en facturen.

Hiervoor is een standaard formulier beschikbaar dat bij deze handleiding is gevoegd. De concerncontroller controleert het ingevulde formulier en diens bevindingen worden gedeeld met de gemeentelijke accountant en die maakt dat tot onderdeel van de controle op de gemeentelijke jaarrekening.

Wat mag wel en niet uit het budget worden gehaald De fractie wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage wordt besteed aan de werkzaamheden en het functioneren van de fractie dan wel ter versterking van de fractie. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet mag worden gebruikt. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in de verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden), aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Individuele opleidingen voor raadsleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Omdat het bij uitstek gaat om politieke ondersteuning kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fracties moeten vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen. In onderstaand overzicht wordt inzichtelijk gemaakt welke kosten(soorten) wel en welke niet uit het fractiebudget betaald mogen worden (geen uitputtende opsomming):

2

Griffie Veendam Concept 18-3-2021 Wel uit fractiebudget

Niet uit fractiebudget

Kosten contactavonden met burgers, bedrijven en/of instellingen georganiseerd door de fractie

Besteding aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen, anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de fractie op basis van reële, gespecificeerde declaratie; Verkiezingsavonden en andere verkiezingsactiviteiten en –uitgaven (zoals campagnekosten)

Scholings- en visievormingsactiviteiten voor (en gericht op versterking van) de hele fractie; uitnodigen deskundigen etc.

Individuele opleidingen, cursussen en andere scholingsactiviteiten, bezoek congressen etc.

Kosten inwinnen externe adviezen aan de fractie

Lidmaatschappen, contributies van individuele raadsleden

Kosten ondersteuning van de fractie door fractieassistenten of anderen; vergoeding werkzaamheden en onkosten; Administratiekosten ten behoeve van de gehele fractie; Personele ondersteuning (secretarieel, organisatorisch, inhoudelijk, onderzoek, coaching, webbeheer); Informatieverstrekking door de fractie, bijvoorbeeld bij een fractienieuwsbrief

Individueel gemaakte reiskosten als raadslid; Bestedingen aan raadsleden of bedrijven van raadsleden voor werkzaamheden die zij als (beleids-) medewerker of anderszins in opdracht van een fractie verrichten.

Kosten fractieverslagen

Uitgaven voor afdelingen van politieke partijen (zoals inschrijvingskosten Kamer van Koophandel)

Kosten fractievergaderingen

Kosten bestuurs- en ledenvergaderingen van de afdelingen van politieke partijen

Kosten “hei”-sessies, werkbezoeken etc. gericht op het (versterken van het) functioneren van de fractie

Lief en leed

Individuele telefoon- en internetkosten, pcapparatuur en –programmatuur van raadsleden

3

Griffie Veendam Concept 18-3-2021

Bijlage 1. Verantwoordingsformulier VERANTWOORDINGSFORMULIER FRACTIEVERGOEDING 2020 FRACTIE:

Naam: Adres: Woonplaats: Periode Van: 1 januari t/m 31 december 2020 Verantwoording 1.

Beginstand 2020 (bijdrage over het jaar 2020)

€ ----,--

2.

Bij: overige ontvangsten / rente

€

3.

Af: uitgaven, totaal*

€

4.

Eindstand 31 december 2020

€

*Specificatie uitgaven:    

Verklaring Verklaard wordt dat: de uitgaven conform de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Veendam zijn gedaan met bewijsstukken onderbouwd kunnen worden aangetoond kan worden dat de niet bestede middelen aan het einde van het jaar tenminste aanwezig zijn op een bankrekening. Ondertekening* Naam Datum Handtekening * De verantwoording wordt ondertekend door de fractievoorzitter

4