06-04-02 Verslag acc overleg 2022 06-20

CONCEPT Verslag van het ‘accountantsoverleg’ d.d. 20 juni 2022 Locatie: Commissiekamer.

Aanwezig: -

L. Jonker (raadslid); J. Tepper (raadslid); N.J. van Woerkom (raadslid); H.J. Schmaal (wethouder financiën); A. Castelein (gemeentesecretaris); E. Vriesen (accountant Hofsteenge – Zeeman Groep) (aanwezig vanaf agendapunt 3) M. Jansma (concerncontroller); G.H. Klok (afdelingshoofd bedrijfsvoering)

-

A.A. Swart (griffier) (voorzitter/verslaglegger)

Verslag:

1. Opening

De vergadering wordt om 16.00 uur geopend. 2. Vaststelling agenda

De agenda wordt conform het concept vastgesteld. 3. Gunning Accountantsdiensten Mevrouw Jansma geeft een toelichting op het aanbestedingsproces dat is doorlopen en geresulteerd heeft in een voorstel aan de raad tot definitieve gunning van de dienst. De procedure is een samenwerking tussen de gemeenten Pekela en Veendam. Hiervoor is gekozen vanwege de verwevenheid die er nog bestaat tussen de gemeenten Veendam en Pekela door de dienstverleningsovereenkomsten, voortvloeiende uit de afspraken na opheffing van de Kompanjie. Beide raden hebben leden afgevaardigd die zitting hebben gehad in de selectiecommissie. Op basis van de vooraf vastgestelde criteria zijn de ingediende offertes gescoord, zodat objectief is vast te stellen wat de “economische meest voordelig aanbod” is. Op basis daarvan is de dienst voorlopig gegund en kunnen andere inschrijvers nog in bezwaar gaan. Daarom kan nu nog niet worden gecommuniceerd om welke aanbieder het gaat. De bezwaar termijn eindigt op 28 juni aanstaande. Daarna gaat de stukken naar de raad. De raad van Veendam heeft de werkzaamheden die voortvloeien uit het aanbestedingstraject belegt bij deze commissie, die op zijn beurt de leden van Woerkom en Tepper daarvoor hebben afgevaardigd.

Het toeval wil dat zij het hele proces hebben kunnen doorlopen omdat zij zowel in de vorige als de huidige raadsperiode zijn benoemd tot lid van de accountantscommissie. De heer Tepper stelt dat de economisch meest voordelig aanbod niet per definitie de goedkoopste hoeft te zijn. Mevrouw Jansma bevestigt dit, het wil zeggen dat op basis van de vooraf gestelde criteria de prijs-kwaliteitsverhouding de hoogste score oplevert. De commissie kan zich vinden in de conclusies zoals in het voorliggende raadsvoorstel verwoord, waarbij de concerncontroller en de griffier zich na de bespreking ervan in het college zicht nog buigen over de redactie. 4. Verslag van het overleg van 28 juni 2021 Het verslag wordt overeenkomstig het concept vastgesteld.

1

5. Mededelingen/ingekomen stukken De griffier meldt – nu de heer Vriesen intussen is aangeschoven – melding van de gewijzigde samenstelling van deze commissie. De gemeenteraad heeft na de verkiezingen de heer Jonker benoemd tot nieuw lid van de commissie. De heren Tepper en van Woerkom zijn herbenoemd. Namens het college is onder andere de heer Castelein aanwezig. Hij volgt de heer Schomper op als gemeentesecretaris / Algemeen directeur. De heren Vriesen en de heer Jonker stellen zich kort voor. Verder zijn er geen mededelingen of ingekomen stukken. 6. Accountantsverslag 2021 De heer Vriesen geeft desgevraagd een toelichting op het accountantsverslag. Het stelt dat er een goedkeurende verklaring ligt en het jaar 2021 afgesloten is met een positief saldo. De jaarrekening geeft een beeld is dat er behoorlijk is voorgefinancierd als het gaat om bekostiging van diverse corona maatregelen. De ontvlechting van de Kompanjie heeft ook zo zijn effecten gehad. Dit zijn bijzonderheden in deze jaarrekening. Een ander belangrijk onderwerp blijft het op tijd krijgen van juiste informatie van derden. Een ontwikkeling is dat de SiSa1bijlage steeds belangrijker wordt en dus externe informatie die daarmee samenhangt.

De heer van Woerkom stelt een aantal vragen te hebben te beginnen met een vraag naar aanleiding van de zin op pagina 5 van het verslag: Wij adviseren u wel het onderwerp continuïteit meer aandacht geven in uw planning en control documenten omdat vanaf 2022 wij hierover, met als over frauderisico’s, expliciet moeten rapporteren en de controleverklaring. Hij vraagt of de gemeente Veendam hier dan nu niet aan voldoet. De heer Vriesen antwoordt dat als het gaat om fraude dit nagenoeg het geval is. De accountant moet hierover rapporteren op grond van wet- en regelgeving. De term “continuïteit” is in het geval van een overheidsorgaan wel een bijzondere. Anders dat in het bedrijfsleven blijft het orgaan gemeente altijd bestaan, ongeacht het handelen. Hooguit kan het gezag worden overgenomen in extreme situaties. Het gaat hier echter ook om de continuïteit van de activiteiten die door de gemeente worden uitgevoerd. Daar kan een punt ontstaan. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het sluiten van een zwembad of sportaccommodatie. Het ingewikkelde daar weer van is dat het gaat om politieke besluiten. Daar gaat de accountant niet over. Vandaar dat hier wordt aangegeven dat de gemeente hier aandacht voor moet hebben als zich zoiets voor zou doen. Besteedt hier dan aandacht aan in de begroting en dergelijke.

En niet alleen in de rekening als de continuïteit van een activiteit op het spel staat. Dan komt hij nog even terug op de verwijzing van de fraudecontrole. Jaarlijks worden door de gemeente de frauderisico’s in beeld gebracht. De zal niet tot in detail hierop de controle kunnen uitoefenen. De raad is daar echter wel (systeem) toezichthouder op. Het is dus wel een punt van aandacht. Soms is het volstrekt helder wanner fraude aan de orde is. Grijze gebieden zijn er ook bij oneigenlijk gebruik van middelen en bevoegdheden. De raad mag daarvoor kaders aangeven. De heer van Woerkom vervolgt onder verwijzing naar pagina 6 waar wordt gesproken over de wetswijziging die vanaf 2023 voorschrijft dat het college de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van de jaarrekening moet laten zijn. Hij vraagt om bevestiging van zijn beeld dat de gemeente ook dit op orde heeft. De heer Vriesen bevestigt dit onderbouwd. Om de rechtmatigheidsverantwoording te kunnen aanleveren moet er een dossier zijn en die moet worden getoetst door de accountant. Als er verschil zit tussen de eigen conclusies en de account heb je een structuur nodig waaruit de onderbouwing blijkt. Dat is er al voor een belangrijk deel al in Veendam. De lijnverantwoordelijkheid is daarbij ook belangrijk. Toetsing en uitvoering moet niet worden vermengt. Dat is in een relatief kleine organisatie wel een uitdaging.

Per proces moet goed worden gekeken welk procesdeel in de lijn en bij de concerncontroller moet worden gelegd of dat een andere manieren gezocht moet worden met behulp van data-analyse of uitbesteden van bepaalde controles. Die zaken worden nu uitgewerkt. De heer van Woerkom is op dit punt gerustgesteld en vervolgt wederom, ditmaal verwijzend naar pagina 13. Hij wil graag nadere toelichting op de geconstateerde onzekerheden ter grote van € 130.000 ten aanzien van de uitbestedingen Wmo. De heer Vriesen schetst eerst kort de gang van zaken in de praktijk. Mensen krijgen een indicatie voor de Wmo. Dan volgt een opdracht aan een uitvoerder en die moet vervolgens een verantwoording leveren over hetgeen is geleverd. Dat laatste gebeurd niet altijd (tijdig). Dat kan doordat er een discussie is ontstaan over het wel of niet geleverde. Er is dan dus een geschil en niet duidelijk (onzeker) of de middelen zijn uitgegeven 1 Single information, Single audit (SiSa):Gemeenten kunnen extra geld krijgen om specifiek beleid

van de Rijksoverheid uit te voeren. Dit zijn specifieke uitkeringen. De verantwoording over de besteding van dit geld verloopt via de SiSa-systematiek. 2

waarvoor bedoeld. Ook kan een aanbieder failliet gaan, waarbij nog niet duidelijk is of de zorg ook is daadwerkelijk is geleverd. Dat laatste heeft hier plaatsgevonden en is grotendeels de oorzaak van de bedoelde onzekerheden. Het systeem is niet sluitend in dit soort gevallen. Dan kan de accountant niet anders dat dit in zijn verslag als onzekerheid op te nemen, waarbij het hier naar verhouding om een klein bedrag gaat. Hij wijst er daarnaast op dat er nog afrekeningen zijn geweest over de jaren 2016 en 2017. Deze zijn afkomstig van het RIGG. Veendam moet zijn deel betalen, ondanks dat er in 2020 met de RIGG is afgesproken dat er een bedrag wordt betaald over de jaren daarvoor in de verwachting dat de afgelopen jaren daarmee zouden zijn afgerond. Echter op het niveau van de provincie bleek er een tekort van 2 mln. Wettelijk mag men na 5 jr. nog een factuur sturen, zodat de gemeente deze alsnog zal moeten voldoen. De heer Tepper vraagt of de heer Vriesen iets kan zeggen over de effecten van de inflatie die nu gaande is als gevolg van diverse mondiale gebeurtenissen. Denk bijvoorbeeld aan het onderwijsveld. De exploitatie van de gebouwen zal er anders uitgaan zien, kijk alleen al naar de rekening van energie die ook daar op de mat zal vallen. De heer Vriesen geeft aan dat de exploitatie van het onderwijs grotendeel buiten het bereik van de gemeente ligt.

Dit is een aangelegenheid van de Rijksoverheid. De gemeente is alleen verantwoordelijk voor de onderwijshuisvesting, dat willen zeggen nieuwbouw en groot onderhoud. Wel kan door de gemeente het kader van duurzaamheid subsidie worden verstrekt of gebouwen worden aangepast waardoor de energielasten van scholen worden verminderd. De opbrengsten die dat geeft in de exploitatie zijn dan echter voor de schoolbesturen. Gebouwen voor onderwijsdoeleinden moeten minimaal energielabel D hebben. De heer Tepper acht dit antwoord verhelderend en snijdt vervolgens een ander onderwerp aan, te weten de grondexploitaties (pagina 15). Hij wil graag weten hoe het komt dat de balanswaarde van de gronden in 2021 (19,2 mln) lager is dan het jaar daarvoor (20,9 mln). Tegelijkertijd wordt immers geschreven dat er op Dallen II nauwelijks iets wordt verkocht. De heer Vriesen bevestigt dat er op Dallen II niet veel verkocht is en dat dit de grootste voorraad industriegrond van de gemeente is. Het gaat in deze paragraaf echter over alle gronden en het verschil zit dus juist in die andere projecten. De vraag die in het verslag is opgeroepen, is of de gemeente al die kavels kwijt kan bij een prijsstijging die meeloopt met de inflatie. Geadviseerd wordt daarom om na te gaan of aanvullende maatregelen nodig zijn.

De heer Jonker meldt blij te zijn met de antwoorden tot nu toe, een groot aantal van de vragen die hij had is intussen beantwoord, edoch niet alle, zodat hij deze nu graag willen stellen. Hij start met de vraag welke gevolgen het nieuwe verdeelmodel gemeentefonds (p.7) heeft voor de gemeente Veendam. De heer Klok weet dat dit nu wordt doorgerekend en dat dit terugkomt in de begroting 2023 die november aan de raad wordt aangeboden. De heer Vriesen weet dat nu ook niet voor de gemeente Veendam specifiek. In zijn algemeenheid lijkt het er voor gemeenten de komende tijd goed uit te zien, echter het nieuwe verdeelmodel is daarvan niet de oorzaak. Het totale bedrag in het gemeentefonds is door diverse maatregelen van het kabinet groter. De hoogte van het fonds is gerelateerd aan de kabinetsuitgaven. Na deze regeerperiode kan dat anders zijn en zijn deze plussen er na 2026 uitgehaald. Daarmee neemt de onzekerheid voor gemeenten toe als het gaat om structurele speelruimte. Hier moet wel rekening worden gehouden in de begroting 2023. Je kunt bijvoorbeeld met scenario’s gaan werken. Landelijk wordt hier door gemeenten en de VNG wel druk op uitgeoefend om hier een oplossing voor te bedenken. Hierop aansluitend wil de heer Jonker nog graag weten of wat het bedrag is dat wij krijgen als tegemoetkoming in de tekorten van de jeugdzorg waarop op pagina 10 wordt geschreven.

De heer Klok antwoordt dat de hoogte ook hiervan nog moet worden berekend. Om verwarring te voorkomen merkt hij nog op dat dit losstaat van de energiecompensatie voor lage inkomens. De heer Jonker wijst op de laatste zin op pagina 15. Door de vaststelling van de jaarstukken 2021 worden deze overschrijdingen alsnog door de Raad geautoriseerd. Hij wil graag weten wat daarmee exact wordt bedoeld. De heer Vriesen legt uit dat de raad bij het vaststellen van de begroting de budgetten vaststelt. Het college moet binnen die budgetten handelen en ze mag deze dus niet overschrijden. Mocht dat toch gebeuren, dan moet dat via de raad. De accountant stelt vast of er uitgaven zijn die toch het budget hebben overschreden c.q. waarvan de raad niet in kennis gesteld. Dat is niet het geval, althans niet binnen de marges. Op een aantal punten zijn lasten overschreden, maar binnen de marges die daarvoor gelden. Wat ook kan is dat de uitgaven hoger zijn dan begroot, maar dat ook de inkomsten hoger zijn. Ook in dat geval wordt het budget niet overschreden. Er wordt dan gesproken van budgetneutraal.

3

7. Rondvraag De heer Tepper is van mening dat we zojuist een prettig gesprek hebben gevoerd en vraagt uit belangstelling wat volgens de heer Vriesen het vak van accountant zo een mooi beroep maakt. De heer Vriesen antwoordt dat het werken in zijn rol als accountant in de publieke sector – anders dan wellicht het beeld is – inhoud dat met mensen voor mensen wordt gewerkt. Het mooie is juist het verhaal achter de cijfers te zien en samen te werken met de mensen in de organisatie, maar ook de boeiende bijeenkomsten zoals deze. 8. Sluiting Om 17:08 uur.

Beerta, 21 juni 2022 A.A. Swart, griffier

4