06-02 Controleprotocol Veendam 2021

Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening gemeente Veendam 2021 1. Inleiding De gemeenteraad heeft aan De Hofsteenge Zeeman Groep BV opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet voor de gemeente Veendam over 2021 uit te voeren. Van de Raad als opdrachtgever wordt een kaderstelling gevraagd waarbinnen de uitvoering van de opdracht zich afspeelt. Dit controleprotocol en het bijgevoegde normenkader 2021 geeft dit kader. 1.1 Doelstelling Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Veendam. De raad kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen. 1.2 Wettelijk kader De Gemeentewet (artikel 213) schrijft voor dat de gemeenteraad een accountant aanwijst voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, het verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings - en rapporteringstoleranties.

De accountant mag verwachten dat de gemeente inzichtelijk maakt welke wet - en regelgeving van toepassing is door middel van het zogenaamde “normenkader”. De raad stelt het normenkader vast. De gemeenteraad stelt een verordening ex artikel 213 Gemeentewet op voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Veendam. Met het controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die van toepassing zijn op de controle van de jaarrekeningen. 2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid) Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd worden door De Hofsteenge Zeeman Groep BV, waarbij de controle gericht is op het afgeven van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

De controleverklaring geeft op grond van de uitgevoerde controle aan of:  de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;  de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen;  de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, zoals bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);  het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”. Bij uitvoering van regelgeving door andere rechtspersonen (GR of overheids-NV) vindt de toetsing op de naleving daarvan plaats binnen deze rechtspersoon plaats. Voorover van toepassing worden over de verantwoording over de naleving nadere afspraken gemaakt.

Controleprotocol accountant

Pagina:

1

3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstolerantie De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties, statische deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming van de controleverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties bestaat de rapporteringstolerantie. De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan, of lager is dan, de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. In het hierna opgenomen schema is de goedkeuringstolerantie opgenomen. De rapporteringstolerantie is 25% van de goedkeuringstolerantie. De genoemde percentages komen overeen met het wettelijke minimum. Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeel onthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% van de lasten)

≤ 1%

>1%<3%

-

≥ 3%

Onzekerheden in de controle (% van de lasten)

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

4. Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing De accountantscontrole op rechtmatigheid is limitatief gericht op: 1. De naleving van wettelijke kaders, zoals die in het “normenkader ” onder de kolom wet- en regelgeving “Extern” zijn opgenomen; 2. De naleving van de overige kaders zoals die in het “normenkader” onder de kolom wet- en regelgeving “Intern” zijn opgenomen. Omdat de rechtmatigheidsverklaring volgens het BADO betrekking heeft op financiële beheershandelingen, kiest de raad er voor om specifieke onderdelen van de eigen regelgeving niet onder de werking van de rechtmatigheidscontrole te laten vallen (zoals termijnen van orde). Zo wordt de reikwijdte beperkt tot bepalingen die alleen betrekking hebben op recht, hoogte en duur. Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd, worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van college voor de ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daar buiten. Uitzondering hierop vormen aanbestedings-, subsidieregels en mandaat-, delegatiebepalingen voor zover van belang voor de getrouwheidscontrole door de accountant.

Controleprotocol accountant

Pagina:

2

5. Communicatie en periodiek overleg In de controleverordening van de gemeente Veendam is in artikel 4, lid 3, de volgende zinsnede opgenomen: “Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van)de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller en medewerker Financieel management. In artikel 7 lid 4 van de controleverordening zijn ook nog de communicatiemomenten benoemd tussen de raad en de accountant. In artikel 7 lid 4 de communicatie tussen de accountant en de raad voorafgaande aan de behandeling van de jaarrekening. 6. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: 6.1 Interim-controles In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag aan het college uitgebracht, de zogenaamde “Management Letter”. 6.2 Verslag van bevindingen In overeenstemming met de Gemeentewet wordt over de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift toegestuurd aan het College van Burgemeester en Wethouders.

Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouw en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en onrechtmatigheden in de jaarrekening. 6.3 Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden, gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.) toegelicht. Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in onderdeel 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. 6.4 Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. De controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Veendam van 20 december 2021

voorzitter, de heer B.H.M. Link

Controleprotocol accountant

griffier de heer A.A. Swart

Pagina:

3