06-01 Raadsvoorstel bezwarenverordening

Gemeentebestuur van Veendam Raadsvoorstel - Adviesnota

Nummer: Datum voorstel: Raadsvergadering d.d.: Portefeuillehouder: Team: Onderwerp:

2023R0112 5-3-2024 22-4-2024 Burgemeester S.E. Korthuis HR - JZ - COM Vaststellen van de ‘Verordening behandeling bezwaarschriften gemeente Veendam’

Voorstel 1. De ‘Verordening behandeling bezwaarschriften gemeente Veendam’ vast te stellen. 2. De ‘Verordening inzake de behandeling van bezwaarschriften en klachten’ in te trekken.

Inleiding: Tot begin dit jaar werden de klachten en bezwaarschriften in onze gemeente behandeld zoals in 2003 werd vastgelegd in de ‘Verordening inzake de behandeling van bezwaren en klachten’. Veranderende inzichten en veranderende verwachtingen van onze inwoners maken het actualiseren van de behandelwijzen van bezwaren en klachten noodzakelijk. De werkwijze volgens de verordening van 2003 is voor veel bezwaren en klachten intensiever en tijdrovender dan noodzakelijk. Een en ander heeft geresulteerd in de volledige vervanging van de oude verordening, waarbij de bezwaar- en klachtbehandeling voortaan zijn vastgelegd in twee aparte documenten: een door de raad vast te stellen verordening voor de behandeling van bezwaren en een door het college vast te stellen regeling voor de behandeling van klachten. Gedurende 2023 is de nieuwe werkwijze al beproefd, en de uitkomst is dat we onze inwoners sneller en tot grotere tevredenheid kunnen helpen. Voor de behandeling van bezwaren wordt een drietrapsraket voorgesteld: 1. Allereerst wordt een informele aanpak toegepast waarin aan partijen een luisterend oor wordt geboden, gemaakte fouten worden hersteld, uitleg wordt gegeven en met de indiener en de vakafdeling wordt nagegaan of en hoe het geschil kan worden opgelost. 2. Leidt de informele aanpak niet tot intrekking van het bezwaarschrift, dan volgt een formele behandeling.

Overwogen wordt of een ambtelijke hoorzitting passend is. Dit is in het algemeen het geval als de uitkomst op voorhand al zo goed als duidelijk is en hierover vanuit de vakafdeling en de afdeling Juridische Zaken geen verschil van mening is. Ambtelijk horen houdt in dat de hoorzitting met ‘eigen mensen’ plaatsvindt met als doel in een laagdrempelige setting tot een goed gesprek met elkaar te komen. 3. Wordt een ambtelijke hoorzitting niet passend geacht (er zijn bijvoorbeeld veel bezwaarschriften over één besluit, een zaak ligt politiek gevoelig, het betreft een complexe kwestie of er is intern geen overeenstemming over de van toepassing zijnde wet- en regelgeving) dan wordt de kwestie voor advies aan de bezwarencommissie voorgelegd. Beoogd effect: Een efficiëntere, laagdrempeligere en snellere behandeling van bezwaarschriften. Raadsvoorstel: De ‘Verordening behandeling bezwaarschriften gemeente Veendam’ vast te stellen pagina 1

Argumenten: 1.1 De nieuwe bezwarenverordening zorgt voor een minder intensieve behandelwijze dan tot 2023 werd toegepast Voor de meeste bezwaren geldt dat kan worden volstaan met een minder intensieve behandelwijze dan eerder werd toegepast. De voorgestelde werkwijze bespaart tijd, geld en energie en leidt tot grotere tevredenheid van de indieners. 1.2 De nieuwe bezwarenverordening sluit aan bij de voorstellen die de regering in de Wet versterking waarborgfunctie Awb heeft opgenomen. Hiermee voorziet onze gemeente, ook als deze wet niet zou worden aangenomen, op legitieme wijze in de steeds groter wordende behoefte aan een menselijker maat. 1.3 De voorgestelde werkwijze draagt bij aan een groter vertrouwen in de overheid. Een bezwaar is op te vatten als een teken van wantrouwen van de betreffende inwoner. In de nieuwe verordening worden de vakafdelingen meer bij het behandelproces betrokken omdat bewustwording van de oorzaken van bezwaren, het bijwonen van hoorzittingen etc. een leereffect met zich meebrengt dat bezwaren helpt voorkomen. Deze nieuwe verordening voorziet, overeenkomstig het wetsvoorstel voor de Awb, in een dienstbare opstelling, begrijpelijke besluiten, een informele aanpak van bezwaren en een (in)formele behandeling van buiten de termijn ingediende bezwaren.

Het wetsvoorstel Wet versterking waarborgfunctie Awb voorziet onder andere in: - het toevoegen van artikel 2:4a Awb: ‘Het bestuursorgaan stelt zich bij het uitoefenen van zijn taak dienstbaar op.’; - het aanvullen van artikel 3:47 lid 1 Awb: ‘De motivering wordt vermeld op een voor belanghebbenden begrijpelijke wijze.’; - het aanvullen van artikel 6:11 Awb: ‘Ten aanzien van een na afloop van de termijn ingediend bezwaar- of beroepschrift blijft niet-ontvankelijkverklaring op grond daarvan achterwege indien: a. het geschrift wegens bijzondere persoonlijke omstandigheden die de indiener betreffen niet tijdig kon worden ingediend; of b. wegens andere redenen redelijkerwijs niet kan worden geoordeeld dat de indiener in verzuim is geweest.’; - het toevoegen van artikel 7:1 sub b Awb: ‘Een bestuursorgaan onderzoekt in overleg met de indiener van het bezwaar de mogelijkheden voor informele afdoening’.

Kanttekeningen: Geen. Financiën: De financiële consequenties voor zowel de werving en selectie van leden als de vergoedingen worden gedekt uit de reguliere budgetten. Uitvoering: 1. Per 1 januari 2024 bestaat de huidige bezwarencommissie nog slechts uit drie (inval)leden, waarvan één lid werkzaamheden verricht of kan verrichten voor onze gemeente waardoor hij niet voor elke zaak inzetbaar is. De samenstelling van nieuw te vormen bezwarencommissie wordt beoordeeld aan de hand van de vereisten voor onafhankelijkheid; 2. De medewerkers op de vakafdelingen worden bijgepraat en toegerust op de nieuwe werkwijze en hun veranderde rol bij de behandeling van bezwaren. 3. De verordening moet op de voorgeschreven wijze worden bekendgemaakt. Communicatie: Geen.

Raadsvoorstel: De ‘Verordening behandeling bezwaarschriften gemeente Veendam’ vast te stellen pagina 2

Bijlagen: 1. Verordening behandeling bezwaarschriften gemeente Veendam;

burgemeester en wethouders van Veendam,

burgemeester,

secretaris,

S.E. Korthuis

A. Castelein

Raadsvoorstel: De ‘Verordening behandeling bezwaarschriften gemeente Veendam’ vast te stellen pagina 3

Nummer: 2023R0112 De raad der gemeente Veendam gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 5-3-2024

besluit 1. De ‘Verordening behandeling bezwaarschriften gemeente Veendam’ vast te stellen. 2. De ‘Verordening inzake de behandeling van bezwaarschriften en klachten’ in te trekken.

Besloten in de openbare vergadering van 22-4-2024

De raad voornoemd,

Voorzitter,

Griffier,

S.E. Korthuis

A.A. Swart

Raadsvoorstel: De ‘Verordening behandeling bezwaarschriften gemeente Veendam’ vast te stellen pagina 4