05-05 Verslag acc overleg 2023 06-26

CONCEPT Verslag van het ‘accountantsoverleg’ d.d. 26 juni 2023 Locatie: Commissiekamer.

Aanwezig: - J. Tepper (raadslid); - N.J. van Woerkom (raadslid); - H.J. Schmaal (wethouder financiën); - A. Castelein (gemeentesecretaris); - E. Vriesen (Eshuis accountants) - M. Jansma (concerncontroller); - G.H. Klok (afdelingshoofd bedrijfsvoering); - A.A. Swart (griffier) (voorzitter/verslaglegger). Afwezig: - L. Jonker (raadslid) Verslag:

1. Opening De vergadering wordt om 17.05 uur geopend. 2. Vaststelling agenda De agenda wordt conform het concept vastgesteld. 3. Verslag van het overleg van 20 juni 2022 Het verslag wordt overeenkomstig het concept vastgesteld. 4. Mededelingen/ingekomen stukken Er zijn geen mededelingen of ingekomen stukken. 5. Accountantsverslag 2022 De heer Vriesen geeft desgevraagd een toelichting op het accountantsverslag over het jaar 2022. Hij meldt dat er een goedkeurende verklaring zal worden afgegeven. Hij schetst een aantal opvallende zaken. Het eerste wat opvalt is het positieve resultaat over 2022 van 11 miljoen euro. Van belang daarbij is te constateren dat het hier gaat om incidentele middelen. Eerder is al gesproken over de verwachting dat gemeenten er op de langere termijn structureel op achteruit gaan en die problemen zijn nog niet opgelost. Het is van belang dit goed in ogenschouw te nemen bij de beoordeling van de jaarrekening 2022. De lijst met controleverschillen wijkt niet echt af van die van vorig jaar en er is ook geen aanleiding om hier nader aandacht op te vestigen. De fouten en onzekerheden vallen binnen de daarvoor gehanteerde materialiteit. Zo is er in de aanbesteding een foutmarge geconstateerd, maar het daarmee samenhangende bedrag is niet zodanig dat gesteld kan worden dat de processen totaal niet op orde zijn.

Evenals voorgaande jaren zijn er verschillen bij de inkoop via het RIGG1 (jeugdzorg). Bij het onderdeel “sociaal” is een aantal balansposten nog niet goed onderbouwd. Het gaat om een bedrag van € 450.000. Aan die onderbouwing wordt nu gewerkt. Het doel daarvan is om een beeld te krijgen hoe dit heeft kunnen ontstaan en hoe dit in de toekomst kan worden voorkomen. Hier zit naar het inzicht van de accountant wel een ‘sturingsvraagstuk’’ achter.

1 Regionale Inkooporganisatie Groninger Gemeenten

1

Vervolgens geeft de heer Vriesen een toelichting op het gewijzigde format en omvang van het verslag. Het verslag is omvangrijker door bijvoorbeeld het aantal specifieke uitkeringen dat is toegenomen. Deze moeten allen worden gecontroleerd wat een uitgebreider rapport tot gevolg heeft. De toename van het aantal specifieke uitkeringen vraagt van zowel de organisatie als van de accountant extra inspanning om te komen tot een goede verantwoording. Dat proces is wel goed verlopen en er is geconstateerd dat er geen fouten en onzekerheden in de verantwoording van specifieke uitkeringen zitten. Andere steeds omvangrijkere onderwerpen zijn ‘fraude’ en ‘continuïteit van werkzaamheden’. Dit zijn verplichte onderwerpen in het verslag. Deze onderwerpen krijgen ook een plek in de rechtmatigheidscontrole waarvoor het college zelf verantwoordelijk wordt. De heer van Woerkom stelt dat het verslag goed vergelijkbaar is met voorgaande jaren. Hij stelt dat de gemeente voor zijn omvang veel voorzieningen voor de eigen inwoners-, maar ook voor mensen buiten de gemeente heeft. Hij is van mening dat er een helder verslag ligt en complimenteert de accountant, maar ook de organisatie voor de verrichte werkzaamheden. Uit het stuk blijkt dat er een aantal zaken is die aandacht vragen en ook dat is duidelijk beschreven. De informatiewaarde van de stukken is hoog.

De heer Tepper complimenteert tevens de accountant voor het opgeleverde verslag. Vervolgens vraagt hij een nadere toelichting op de stelling dat de prognoses voor de waardering van de grondexploitaties zijn verbeterd door de verkoop van meer vierkantemeters in de complexen Dallen II en Buitenwoel-Golflaan (pagina 15 van het accountantsverslag). De heer Vriesen antwoordt dat als je meer verkoopt er rente wordt bespaard, maar ook de exploitatiekosten lager worden en dus het resultaat verbetert. De heer Tepper vraagt vervolgens naar voorbeelden van fraude etc. waar naar gekeken wordt. De heer Vriesen stelt dat het hier gaat om zaken als fraude, stelen en misbruik. Hij geeft diverse voorbeelden die in de praktijk zouden kunnen voorvallen binnen een organisatie. Een voorbeeld zou verslaggevingsfraude kunnen zijn. De werkelijkheid wordt dan mooier geschetst dan hij is. Dat wordt kritisch door de accountant beoordeeld. De raad moet immers juist worden geïnformeerd. Het college zou met informatie kunnen sturen. Er is niet geconstateerd dat dit is gebeurd. Tot slot kan het gaan om corruptie. Dat kan op allerlei niveaus in de organisatie spelen. Je kunt als organisatie ook opgelicht worden. Als voorbeeld noemt de heer Vriesen bijstandsfraude. De accountant kijkt ook naar welke maatregelen de gemeente neemt om al deze zaken te voorkomen.

Zo wordt gekeken naar maatregelen als functiescheiding en de uitvoering daarvan; dus de werkprocessen in de organisatie. 100 procent zonder risico kan niet. Wel moet je met elkaar kijken naar wat je aanvaardbaar acht en hoe de maatregelen zich ten opzichte van het risico verhouden. Maatregelen kunnen harde maatregelen zijn, maar ook zachte, zoals bespreken van de bedrijfscultuur in werkoverleggen. Deze onderwerpen worden – als gevolg van een aantal incidenten elders – meer onder de aandacht gebracht en daarmee nadrukkelijker onderwerp van controle door de accountant. De heer Tepper vraagt vervolgens hoe het geld van het boekjaar 2022 in het jaar 2023 wordt uitgegeven. Tevens vraagt hij – nu uit de stukken blijkt dat de vermogenspositie van de gemeente zich positief ontwikkeld - of er een maximale grens aan de vermogenspositie van de gemeente is. De heer Vriesen antwoordt op de laatste vraag dat dit aan de raad is; het is een politieke afweging hoeveel reserves de gemeente wil aanhouden en dus voor hoeveel risico’s je je wilt ‘verzekeren’ door het aanhouden van vermogen. Als het gaat om het minimale wat de gemeente aan vermogen zou moeten hebben zijn er geen harde cijfers, maar de Provincie kijkt wel mee en zal hier ook een oordeel over kunnen vellen. Als de gemeente te arm wordt, loop je kans dat de Provincie zich ermee gaat bemoeien.

Van belang is de verhouding tussen het vermogen en de weerstandscapaciteit (pagina 24 van het accountantsverslag). In Veendam is de verhouding tussen risico’s en reserves prima. Het risicovermogensbalans is dus een politieke keuze. Het overhevelen van het positieve saldo naar een volgend boekjaar kan op diverse manieren plaatsvinden. Je kunt het toevoegen aan de begroting van 2023 of storten in een aantal bestemmingsreserves. Het voorstel nu is een beetje van beide. Nu de inhoud voldoende is besproken stelt de griffier voor dat hij – gehoord de beraadslaging – een conceptbrief aan de raad maakt en deze morgen ter accordering stuurt aan de aan dit overleg deelnemende raadsleden. Wanneer zij akkoord zijn, kunnen de stukken aan de raad worden aangeboden. Aldus wordt besloten. 2

6. Rondvraag Geen. 7. Sluiting Om 17.35 uur.

Veendam, 29 juni 2023 A.A. Swart, griffier

3