05-04-02 Verslag acc ovl 2021 28-06

CONCEPT Verslag van het ‘accountantsoverleg’ d.d. 28 juni 2021 Locatie: Teams.

Aanwezig: - N.J. van Woerkom (raadslid); - G.H. Klok (teamleider financiën); - M. Jansma (concerncontroller); - A.A. Swart (griffier) (voorzitter/verslaglegger); - M. Schomper (gemeentesecretaris); - J. Tepper (raadslid); - B. Meerloo - van Koldam (raadslid); - H.J. Schmaal (wethouder financiën); - E. Vriesen (accountant Hofsteenge Zeeman Groep). Afwezig: - S. Hofsteenge (accountant Hofsteenge Zeeman Groep). 1. Opening. De vergadering wordt om 17.00 uur geopend. 2. Vaststelling agenda. De agenda wordt conform het concept vastgesteld. 3. Verslag van het overleg van 22 februari 2020 Het verslag wordt vastgesteld. 4. Mededelingen/ingekomen stukken: Er zijn geen mededelingen of ingekomen stukken. 5. Jaarrekening 2020 De heer Vriesen memoreert eerst, evenals vorig jaar, aan een bijzonder proces van de controle over het afgelopen jaar als gevolg van de coronapandemie. Enerzijds bijzonder door het werken op afstand, maar het heeft ook bijzonderheden gegeven in de uitvoering van diverse (tijdelijke) taken van de gemeente. Hij meldt dat er een goedkeurende verklaring bij de rekening wordt afgegeven en dat die snel ter beschikking wordt gesteld. Corona heeft diverse aanpassingen in de uitvoering tot gevolg gehad. Dit heeft de nodige uitdagingen met zich mee gebracht wat betreft het vergaren van informatie ten behoeve van de controle. Uiteindelijk is dat proces goed verlopen.

Als het gaat om de aandachtspunten springen daar de TOZO-regeling, de inkoop- en aanbesteding en het Sociaal Domein het meest in het oog. Wat betreft die laatste zijn gunstige ontwikkelingen te zien als het gaat om de informatievoorziening. Verder is een opmerking gemaakt over de actualiteit van diverse beheersplannen en het streasurystatuut. Deze onderdelen raken het oordeel van de accountant overigens niet. Verder geeft de heer Vriesen nog een toelichting op de Siza-bijlage. Hij constateert dat het aantal specifieke uitkeringen sinds 2019 weer toeneemt. Dit vraagt organisatorisch wel de nodige aandacht om de coördinatie voor die verantwoording goed te doen. Mevrouw Meerloo - van Koldam stelt mede namens de andere leden een aantal vragen. In de eerste plaats vraagt ze naar een aantal procedurele zaken over de jaarrekening. De heer Vriesen geeft aan dat de vereisten van terinzagelegging en dergelijke gaat om de jaarstukken zelf. Mevrouw Meerloo – van Koldam vraagt of het verstandig zou zijn om de raad te adviseren omtrent

1

het aandachtspunt voor de organisatie om ook na de liquidatie van De Kompanjie de afgesproken controle handelingen adequaat te blijven uitvoeren. De heer Vriese antwoordt dat deze opmerking is ingegeven door het feit dat er in de nieuwe situatie sprake is van wisseling van medewerkers, waardoor hier gaten kunnen ontstaan, ondanks dat de beschreven controleprocessen op orde zijn. Overigens is dit niet het meest prominente punt uit de bevindingen van de accountant. De gemeentesecretaris voegt toe dat dit ook daadwerkelijk een specifiek aandachtspunt is in de opbouw van de organisatie. Mevrouw Meerloo - van Koldam vraagt welke conclusies moeten worden getrokken uit de constatering dat het positieve rekeningresultaat voortvloeit uit lagere lasten. Ze vraagt zich af of deze kosten dan niet in de toekomst terugkomen. De heer Klok antwoordt dat budgetten van uitgaven die verschoven worden naar volgend jaar geoormerkt in de ABR worden gestort, zodat deze komend jaar opnieuw beschikbaar zijn. Mevrouw Meerloo – van Koldam leest dat de accountant concludeert dat een weerstandsvermogen van 1,5 relatief laag is in relatie tot de solvabiliteit (rond de 55%). Een solvabiliteit van 50% of hoger wordt in het algemeen als goed of veilig beschouwd. Ze vraagt de accountant wat zijn advies dan is ten aanzien van het weerstandsvermogen. De heer Vriesen stelt dat dit een politieke keuze is.

Wat verstandig is hangt van veel factoren af. Het is te eenvoudig om te stellen dat wanneer je boven de 50% zit dus altijd goed zit. Daarbij nemen in Veendam de grondposities een belangrijke rol in bij de vaststelling van het weerstandsvermogen. Het is goed om als raad te weten wat je uitgangspositie is. In het verslag wordt geconstateerd dat de uitgangspositie van de beide getallen niet per definitie op elkaar aansluiten en het is goed om je dat te realiseren. Het gesprek zou moeten gaan over de risico’s die er zijn, hoe waarderen we dat en hoe vertalen we dat naar onze risicocapaciteit. Daar zou op termijn een verdiepingsslag in kunnen worden gemaakt. Mevrouw Meerloo – van Koldam vraagt vervolgens welke risico’s we lopen doordat een aantal aanbieders niet door de gemeente betrokken zijn in de onderzoeken naar de verleende zorg. De heer Vriese antwoordt dat het hier gaat om de mix van beschikbare maatregelen die de gemeente heeft om prestatielevering vast te stellen. Het is zaak om alle aanbieders in de onderzoeken te betrekken. Niet alle aanbieders blijken in staat tot het leveren van een controleverklaring. In de toekomst zouden de mazen van het net nog kleiner moeten worden. Als het gaat om de hoogte van het bedrag is er geen reden tot direct ingrijpen, de opmerking is gericht op het proces.

Mevrouw Meerloo – van Koldam leest dat de gemeente nog geen normenkader over de TOZO heeft vastgesteld, terwijl dat wel had gemoeten. Ook blijkt het beleid dat er ligt in het kader van de participatiewet te zijn verouderd. Blijkbaar moet het ontbreken van een toetsingskader door de accountant worden gemeld bij BZK als formele tekortkoming. Ze wil graag uitleg over de gevolgen daarvan. De heer Vriese geeft aan dat de reden dat dit er niet ligt ook ligt bij BZK zelf, die pas in april met de controlekaders is gekomen. Wel is eerder aangegeven dat signalen van het inlichtingenbureau moeten worden opgepakt. In algemene zin is het wel zo dat gemeente zijn meegenomen in risico’s van de uitvoering van de TOZO. De organisatie is hier ook goed mee bezig, dus er wordt weldegelijk gewerkt aan het voorkomen van fraude en misbruik. Er moet echter nog wel beleid op papier komen. Probleem daarbij is wel dat instrumenten als het inlichtingenbureau niet zijn ontwikkeld voor deze regeling. Dat maakt het wel complex. Volgend jaar moet de accountant dat wel degelijk meenemen in de controle. Mevrouw Meerloo – van Koldam vraagt zich af of het vraagstuk van de betaling van facturen door de Kompanjie in relatie tot Veendam zich in de nieuwe situatie ook weer voor kan doen in de nieuwe relatie met de gemeente Pekela. De heer Vriesen geeft aan het om inhuur van personeel ging van de afdeling sport.

Dat speelt in de nieuwe situatie niet meer. Het is wel een aandachtspunt voor de toekomst, waarbij overigens is afgesproken dat beide gemeenten apart contracten gaan afsluiten. Mevrouw Meerloo – van Koldam is van mening dat de commissie de raad mee zou moeten adviseren om met enige regelmaat te kijken naar de diverse beheersplannen en het treasurystatuut. De heer Vriesen beaamt dit. Het is niet raar om al die plannen iedere raadsperiode een keer aan de orde te hebben en eventueel aan te passen. Tot slot vraagt mevrouw Meerloo – van Koldam op welke wijze de raad betrokken zou kunnen worden bij de fraudeanalyse. De heer Vriese geeft aan dat iedere organisatie voldoende beheersmaatregelen moet treffen als het gaat om het tegengaan

2

van fraude en misbruik. De raad is daarop toezichthouder. De raad van Veendam lijkt hierbij niet zichtbaar betrokken en zijn oproep is om daar als raad meer aandacht aan te schenken. 6. Rondvraag Hiervan wordt geen gebruik gemaakt. 7. Overeenkomst accountantsdiensten 2021 en verder Wehouder Schmaal geeft een korte toelichting op de reden waarom dit voorstel nu voor ligt. Doordat via de DVO’s Veendam ook nog werkzaamheden blijft doen voor Pekela ligt het voor de hand om beide dezelfde accountant te hebben, zodat er geen dubbele controle hoeft te worden gedaan. De heer Tepper constateert wel dat Pekela dan wel moet instemmen met ditzelfde raadsvoorstel en hij vraagt zich af wat er gebeurt als ze dat niet doen. De heer Schmaal geeft aan dat er dan veel extra tijd en dus kosten zullen zijn gemoeid. Dat is ook niet in het belang van de gemeente Pekela. De commissie zal een positief advies aan de raad verstrekken. 8. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 17.56 uur. Veendam, 29 juni 2021, Ariën Swart Griffier

3