05-04-01 uitgaande brief accountantcommissie aan de raad over 2020

Gemeenteraad van Veendam c.c. College van Burgemeester en wethouders van Veendam

Uw kenmerk: Zaaknummer: Start zaak: Behandeld door: E-mail adres: Tel. nummer: Datum: Bijlagen:

Verzenddatum:

Betreft:

-

Griffie info@Veendam.nl 0598 652222 28 juni 2021 - Accountantsverslag controle jaarrekening 2020 - Conceptverslag accountantscommissie 29 juni 2021 1 juli 2021

Accountantsverslag bij de jaarrekening 2020 Overeenkomst accountantsdiensten 2021 en verder

Geachte raad, Op maandagmiddag 28 juni 2021 hebben wij in het accountantsoverleg gesproken over: 1. De (controle van de) jaarrekening 2020; 2. Het raadsvoorstel “overeenkomst accountantsdiensten 2021 en verder. Jaarrekening 2020 Onze accountant heeft in die vergadering te kennen gegeven voornemens te zijn om bij de jaarrekening een goedkeurende controleverklaring af te geven. Dit betreft zowel het aspect getrouwheid als rechtmatigheid. Wij zijn verheugd te kunnen constateren dat er ook over het afgelopen jaar tijdens de controle geen significante gebreken in de administratieve organisatie of interne beheersing zijn aangetroffen die van invloed zijn geweest op het eindoordeel. Verslag van de accountant In de bijlage treft u het accountantsverslag aan. Deze hebben wij met de accountant besproken. Ter informatie doen wij ook het conceptverslag van de bespreking aan u toekomen. Naar aanleiding van het verslag en de bespreking daarvan met de accountant maken wij hier nog enkele aanvullende opmerkingen. De opmerkingen die door de accountant zijn gemaakt over het administratieve proces en andere waarborgen voor een rechtmatige uitvoering van de gemeentelijke taken zijn beperkt. Er is wel een aantal zaken waarvan wij van mening zijn dat deze als aandachtspunt expliciet aan uw raad moeten worden geduid.

Het gaat dan bijvoorbeeld over het actueel houden van beheersplannen en het treasurystatuut. Geconstateerd is dat niet alle beheersplannen actueel zijn en dat ook het treasurystatuut zou moeten worden herijkt. Wij adviseren de gemeenteraad om met het college af te spreken dat beheersplannen minimaal eenmaal per raadsperiode aan de orde komen en zo nodig geactualiseerd. Gemeente Veendam Postbus 20004, 9640 PA Veendam Raadhuisplein 5, 9641 AW Veendam

telefoon 0598 652222 fax 0598 652250

e-mail info@veendam.nl website www.veendam.nl

pag. 1 van 2 bank nr. NL64BNGH0285008676

Met ingang van 1 januari 2021 heeft de gemeente Veendam een eigen uitvoeringsorganisatie. Door het aangaan van DVO’s worden er ook werkzaamheden verricht voor de buurgemeente. Bij de inrichting van de nieuwe organisatie is het van belang ook de controleprocessen opnieuw te borgen en op een duidelijke transparante wijze vast te leggen, wat de verantwoordelijkheid is van de gemeente zelf en wat die van de afnemende gemeente. Verder vinden wij, ook in het verlengde van het onderzoek van de rekenkamercommissie uit 2019, het van belang dat op termijn opnieuw wordt gekeken naar de onderbouwing van ons weerstandsvermogen ten opzichte van de risico’s. De risico’s die wij als gemeente lopen zijn op dit moment door veel ontwikkelingen telkens aan verandering onderhevig. Tot slot constateren wij dat de onzekerheden op het gebied van het Sociaal Domein blijven, maar ieder jaar kleiner worden. Aandachtpunt blijft wel dat wij als gemeente onze leveringscontrole bij alle aanbieders blijven doen. Totstandkoming van de jaarstukken en de controle hierop Zowel het opstellen van de jaarstukken als de controle hiervan hebben door de coronacrisis een extra dimensie gekregen. Het hele afgelopen jaar stond in het teken van de coronacrisis. Dit heeft ook invloed gehad op allerlei processen in de organisatie.

Ook zijn financieringsstromen gewijzigd en zijn er snel nieuwe regelingen ontwikkeld of gewijzigd die uitgevoerd moesten worden. Voor een deel was het pionieren. Het college en in het verlengde daarvan de ambtelijke organisatie is er desalniettemin in geslaagd de uitvoering van het reguliere werk en nieuwe regelingen als de TOZO uit te voeren. Ook het proces van het opstellen en controleren van de jaarstukken is op een goede manier vorm gegeven met als resultaat de jaarstukken zoals die nu voorliggen. De accountant heeft zijn werkzaamheden in opdracht van de raad gedaan. Wij zijn van mening, dat de accountant zich goed van zijn taak heeft gekweten. Het “accountantsverslag jaarrekening 2020” geeft voldoende duidelijkheid over de wijze waarop de (totstandkoming van de) jaarrekening moet worden beoordeeld. Wij hebben geen omissies geconstateerd en zien geen aanleiding tot het maken van kanttekeningen in het werk van de accountant en er is onzes inziens geen belemmering om het accountantsverslag jaarrekening 2020 te betrekken bij het debat over de vaststelling van de jaarrekening 2020. Conclusie met betrekking tot de jaarstukken Op basis van deze met de accountant besproken analyse stellen wij de gemeenteraad het volgende voor: 1. de jaarrekening over 2020 ongewijzigd vast te stellen; 2.

de waardering uit te spreken in de richting het college van burgemeester en wethouders en in het verlengde daarvan de ambtelijke organisatie voor het tot stand komen van de voorliggende jaarstukken tijdens de coronacrisis; 3. verzoek het college om in iedere raadsperiode de beheersplannen opnieuw te beoordelen en zo nodig te actualiseren. Het raadsvoorstel “overeenkomst accountantsdiensten 2021 en verder De commissie heeft zich ook gebogen over het raadsvoorstel met betrekking tot de overeenkomst met de accountant vanaf 2021 (R2021R0049). Wij kunnen ons vinden in de door het college verwoorde argumenten om een overeenkomst aan te gaan met het huidige accountantskantoor voor het jaar 2021. Met vriendelijke groet, De raadsleden van de accountantscommissie, N.J. van Woerkom,

De griffier, A.A. Swart

B. Meerloo – van Koldam,

J. Tepper