05-03 Bijlage 1 - Uitkomsten inspiratiesessies

Pagina 1 van 6

UITKOMSTEN INSPIRATIESESSIES Datum

2 november 2022

Van

Esra van der Zaag, Simone Doornbos

Betreft

Uitkomsten inspiratiesessies Huisvestingsplan Gemeente Veendam

De inspiratiesessies, die plaats hebben gevonden op 15 maart 2022, 29 maart 2022 en 5 april 2022, zijn georganiseerd door abcnova, met als doel om informatie op te halen voor het huisvestingsplan voor de Gemeente Veendam. De deelnemers aan de inspiratiesessies waren de teamleiders: −

Gert Klok (Bedrijfsvoering)

team Bedrijfsvoering

−

Tim Heeringa (Mens & Maatschappij)

team Secretariaat team OOV team beleid en Kwaliteit

−

Michel Hazenberg (Fysieke leefomgeving) team Secretariaat, team Vergunning & handhaving team Omgevingsbeleid & -ontwikkeling, team Projecten

−

Gonnie van Ree

team Publiekszaken team Informatievoorziening

−

Grieta van Ittersum

team Participatie

−

Ralph Dinandt

team Jeugd & WMO

−

Jos Kraan

team Cultuurcentrum

−

Bram Schmaal

team Beheer en realisatie

−

Henk Jan Laning

team Buitendienst

−

Mark Bakker

team Sport & Zwembad

Er zijn drie inspiratiesessie georganiseerd: 1.

Werkplekconcept

2.

Vlekkenplan + relaties

3.

Look & Feel

De resultaten worden hieronder per sessie weergegeven.

Pagina 2 van 6

1.

WERKPLEKCONCEPT

Het doel van de eerste sessie is: samen de ingrediënten van een kantoorconcept verkennen, vanuit de verschillende werkvelden binnen de organisatie, voor een optimaal, functioneel en prettig gebruik van het gemeentehuis. Het verkennen van het kantoorconcept bestaat uit twee stappen: 1.

Het definiëren van de werkstijlen van de verschillende afdelingen en teams van Gemeente Veendam;

2.

Het vertalen van de werkstijlen naar de bouwstenen in de werkomgeving.

1.1.

WERKSTIJLEN

Bij het vaststellen van het huisvestingsconcept, dient het DNA van de organisatie te worden verkend. Elke organisatie heeft haar haar eigen, unieke DNA, wat onder andere bestaat uit de activiteiten en de manier van werken. Om het DNA van de organisatie te duiden, kan er onderscheid gemaakt worden in vier type werkstijlen. Deze werkstijlen worden weergegeven in het schema hieronder.

Werkstijl 1: Transactie Bij de werkstijl Transactie is er sprake van veel routinematig werk, waarbij er veelal gebruik wordt gemaakt van geautomatiseerde processen en procedures. Alle werkzaamheden kunnen (bijna) individueel worden uitgevoerd. Werkstijl 2: Integratie De activiteiten die vallen onder de werkstijl Integratie lijken op die van Transactie, maar er is onderling veel samenwerking nodig om de werkzaamheden uit te voeren. Dit is het geval bij systematische of projectwerkzaamheden. Werkstijl 3: Expertmatig Bij de werkstijl Expertmatig wordt er veel individueel gewerkt, waarbij er sprake is van individuele expertise. De werkzaamheden zijn geen routine, waardoor er veel interpretatie van de werknemer nodig is. Werkstijl 4: Samen Bij de werkstijl Samen zijn de werkzaamheden multidisciplinair, waardoor er een hoge mate van samenwerking nodig is. De activiteiten bij deze werkstijl vereisen veel creativiteit, flexibiliteit en improvisatie.

Pagina 3 van 6

1.1.a. Werkstijlen bij Gemeente Veendam De functies binnen de teams van Gemeente Veendam zijn samen met de teamleider ingedeeld in de vier werkstijlenkwadranten. Het resultaat wordt hieronder weergegeven. Binnen de scope vallen 262 FTE. Afdeling

Integratie

Samen

Transactie

Expertmatig

Team: Gemeentesecretaris

0,58

0,20

1,52

2,50

Afdeling: Bedrijfsvoering Afdelingshoofd Team: Bedrijfsvoering

10,92

0,50 9,54

7,44

0,50 10,55

0,59 2,01

22,25 6,65

0,19 11,49

Team: Publiekszaken Team: Informatievoorziening

4,42

Afdeling: Mens & Maatschappij Afdelingshoofd Team: Secretariaat Team: OOV Team: Beleid & Kwaliteit Team: Participatie Team: Jeugd & WMO Team: Cultuurcentrum

0,50 0,22

Team: Omgevingsbeleid & -ontwikkeling Team: Projecten Team: Beheer en realisatie Team: Buitendienst

0,88 2,71 9,33

7,60 6,96

Afdeling: Fysieke Leefomgeving Afdelingshoofd Team: Secretariaat Team: Vergunning & handhaving

0,50

16,33 8,29 5,55

1,14 4,02 2,39

1,00

10,17 5,21 1,85 0,50

2,32

1,53

1,00 7,74

1,84 0,13 1,24

7,33 0,27 2,38 2,82

0,27 14,73 1,93

3,86 7,33 0,27 2,01 3,84

Team: Sport & Zwembad

4,70

6,25

3,64

7,62

Totaal in aantallen FTE

40,93

77,13

70,44

73,55

1.2.

262,05

VAN WERKSTIJL NAAR BOUWSTENEN

Nadat de werkstijlen van de medewerkers van Gemeente Veendam zijn vastgesteld, kan de vertaling plaatsvinden naar de bouwstenen in de werkomgeving. Deze bouwstenen bestaan uit verschillende type werkplekken in de werkomgeving. De verschillende werkstijlen vragen om een werkplekmix in de werkomgeving en kennen daarom elk een eigen flexfactor. De gehanteerde flexfactoren per werkstijl worden hieronder weergegeven: Werkstijl

Flexfactor

Transactie

0,9

Expertmatig

0,7

Integratie

0,9

Samen

0,5

Pagina 4 van 6

1.2.a. Bouwstenen bij Gemeente Veendam De werkstijlen bij de Gemeente Veendam zijn vertaald naar een behoefte aan type werkplekken (bouwstenen). Deze vertaling is hieronder weergegeven. De conclusie is dat er 160 werkplekken (volgens ARBO) nodig zijn om aan de werkplekbehoefte te voldoen. Daar bovenop komen ongeveer 32 aanlandwerkplekken (niet volgens ARBO). Dit brengt het totaal op 192 werkplekken. Berekeningen

Integratie

Samen

Transactie

Expertmatig Totalen

40,93

77,13

70,44

73,55

Werkplekfactor

0,9

0,5

0,9

0,7

Totaal werkplekken nodig Totaal in aantallen (uitgezonderd Buitendienst, Cultuurcentrum & Sport en Zwembad)

37

39

63

51

190

34,99

62,51

64,87

60,24

222,6

Werkplekfactor

0,9

0,5

0,9

0,7

Totaal werkplekken nodig

32

31

55

42

Flexfactor (gemiddeld)

0,72

Totaal in aantallen FTE

Soorten werkplekken

Aantal

Open werkplekken (50%)

80

Halfopen werkplekken (25%)

40

Team werkplekken (10%)

16

Concentratie werkplekken (15%)

24

Totaal reguliere werkplekken

160

Aanlandplekken (20%)

32

Totaal

192

262,05

160

Pagina 5 van 6

2.

VLEKKENPLAN + RELATIES

Het doel van de tweede sessie is: invulling geven aan het relatieschema, bepalend voor de indeling van het toekomstige gebouw. Tijdens de werksessie hebben de verschillende teamleiders gezamenlijk hun teams en/of onderdelen van hun team gepositioneerd t.o.v. elkaar en t.o.v. het hart van de organisatie. Daarnaast zijn er functionele ruimten toegevoegd en voor team Participatie ook de belangrijke ketenpartners. Het resultaat van deze werksessie staat hieronder weergegeven. De oranje vormen zijn voorzieningen en de groene vormen zijn de belangrijke ketenpartners.

Pagina 6 van 6

3.

LOOK & FEEL

Het doel van de derde sessie is: gezamenlijk brainstormen over de uitstraling van de huisvesting. Elke teamleider heeft van tevoren, samen met zijn/haar team nagedacht over belangrijk kernwaarden voor de nieuwe huisvesting van de gemeente. Deze kernwaarden zijn onderbouwd en toegelicht aan de hand van referentiebeelden. Gezamenlijk is er tijdens de werksessie een top 5 aan kernwaarden geformuleerd. Deze top 5 is als volgt: 1. Groen en licht De wens is om nieuwe huisvesting groen en licht te laten zijn. Groen door middel van planten en licht door voldoende daglicht. Dit zorgt voor een gezonde werkomgeving, waar medewerkers actief en gezond blijven. 2. Ontmoeten/verbinden In de nieuwe huisvesting is er ruimte om te ontmoeten. Medewerkers kunnen elkaar eenvoudig opzoeken en spontane ontmoeting wordt gefaciliteerd. Dit betekent dat de afdelingen in elkaars nabijheid zijn gelegen. Ook zijn er ontmoetingsplekken door middel van informele vergaderplekken. 3. (Multi) functioneel De werkomgeving moet (multi) functioneel zijn. In praktijk betekent dit dat er voldoende werkplekken, vergaderruimtes, concentratieplekken en aanlandplekken aanwezig zijn. Daarnaast betekent het dat de akoestiek van het gebouw goed is en dat ICT-faciliteiten op orde zijn. 4.

Werkplek gericht op functie (clusters/vlekken) Elke medeweker moet een voor hem of haar een geschikte en prettige werkplek hebben die past bij de werkzaamheden van de functie. Dit betekent ook dat er voor sommige functies een vaste werkplek nodig is. Daarnaast moeten teams die veel met elkaar samenwerken bij elkaar in de buurt zitten. 5. Diversiteit aan werkplekken (vergaderen/hybride/concentratie/informele werkplekken) De wens is om verschillende ruimten te bieden aan de medewerker, waarbij hij zijn keuze voor een bepaalde ruimte baseert op het werk wat hij moet verrichten. Er moeten plekken zijn waar medewerkers ongestoord kunnen werken. Is er een vergaderingen met meerdere mensen? Dan moet een grote vergaderzaal geboekt kunnen worden. Moet er snel gebeld worden met een collega? Dan moet de mogelijkheid er zijn om even terug te trekken in een telefooncel. Wat de activiteit ook is, er moet een geschikte ruimte zijn, klaar voor gebruik.