05-03-03 Jaarverslag Veendam 2020
Tekst van het document
Jaarverslag 2020
Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten gemeente Veendam
Jaarverslag 2020 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
Inhoudsopgave 1. Inleiding
2
2. Samenstelling en bevoegdheden 2.1 Samenstelling commissie 2.2 Het secretariaat van de commissie 2.3 Werkwijze commissie Ontvangst van een bezwaarschrift Hoorzitting bij de commissie Uitbrengen van het advies
3 3 3 3 3 4 5
3. Cijfers bezwaarschriften 3.1 Ontvangen en behandeld in 2020 3.2 Vergelijking met voorgaande jaren
5 5 7
4. Cijfers klachten
8
5. Termijnen afhandeling bezwaarschriften Termijn plannen hoorzitting Termijn uitbrengen advies Termijn beslissing op bezwaar
8 9 9 9
6. Opmerkingen Ontwikkeling aantallen en hoorzittingen Kwaliteit ondersteuning en vertegenwoordiging
10 10 10
1
Jaarverslag 2020 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
1. Inleiding De gemeente Veendam kent een externe adviescommissie ex artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht, ter voorbereiding van beslissingen op bezwaar tegen besluiten van drie ‘bestuursorganen’ van de gemeente Veendam: de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, en de burgemeester. De taken, samenstelling en werkwijze van de commissie zijn geregeld in de ‘Verordening inzake de behandeling van bezwaarschriften en klachten gemeente Veendam’. De commissie is bevoegd ten aanzien van alle bezwaren die zijn ingediend tegen besluiten van de drie bestuursorganen, met uitzondering van bezwaren gericht tegen: -
functiewaarderingsbesluiten besluiten op het gebied van de belastingen besluiten op verzoeken om kwijtschelding besluiten op grond van de WOZ
De commissie kent geen aparte kamers, maar behandelt bezwaren van alle voorkomende vakafdelingen. In 2020 waren dit bezwaren van de afdelingen Werk & Inkomen, Vergunning & Handhaving en Wet maatschappelijke ondersteuning. Daarnaast is er een aantal bezwaarschriften ontvangen die niet zozeer aan een bepaalde vakafdeling zijn te koppelen; deze worden hierna behandeld onder ‘Overig’. Ook als er sprake is van een enkel bezwaarschrift van een afdeling (bijvoorbeeld bezwaren omtrent verzoeken op grond van de Wet openbaarheid bestuur, en bezwaren omtrent besluiten van burgerzaken) worden deze onder ‘Overige’ gemeld . In dit jaarverslag doet de commissie verslag van haar werkzaamheden in 2020. Voor de cijfers en aanbevelingen verwijs ik u graag naar de inhoud van dit verslag. De commissie is slechts één schakel in de ketting die leidt tot de beslissing op bezwaar. Voor elk van de leden van de commissie geldt dat hij of zij inhoudelijke kennis op relevante werkvelden inbrengt, gekoppeld aan de inzet om te komen tot kwalitatief goede adviezen op een zo kort mogelijke termijn. Ook in 2021 blijft de commissie zich inzetten voor een kwalitatief goede advisering, die u als raad/college/burgemeester in staat stelt – na heroverweging- verantwoorde en tijdige beslissingen te nemen op de ingediende bezwaarschriften. Veendam, april 2021 Namens de Commissie voor bezwaarschriften en klachten,
mr. S.H. Spoormans voorzitter
2
Jaarverslag 2020 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
2. Samenstelling en bevoegdheden De leden van de commissie maken geen deel uit van, en zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van, één van de drie bestuursorganen van de gemeente Veendam. Bovendien zijn zij niet woonachtig in de gemeente Veendam. 2.1 Samenstelling commissie De commissie bestaat uit een voorzitter, leden en plaatsvervangende leden. Er wordt één keer per maand een hoorzitting gepland. De commissie heeft in 2020 gewerkt in de volgende samenstelling: voorzitter: de heer mr. S.H. Spoormans lid: mevrouw mr. G.A. Dik lid: de heer mr. P.J. van de Sande plaatsvervangend lid: mevrouw mr. M.H. Hermans 2.2 Het secretariaat van de commissie De volgende medewerkers van De Kompanjie zijn aangewezen als secretaris en als plaatsvervangend secretaris van de commissie: secretaris: plaatsvervangend secretaris:
mevrouw mr. L.E.M. Dijkema de heer mr. S.G. Nuis
Het secretariaat ondersteunt de commissie bij het opstellen van verslagen, adviezen en het jaarverslag. Het secretariaat zorgt daarnaast voor het plannen van hoorzittingen en het registreren van bepaalde gegevens over bezwaarschriften. Het secretariaat onderhoudt namens de commissie de contacten met bezwaarmakers en vertegenwoordigers van de raad/het college/de burgemeester. 2.3 Werkwijze commissie Ontvangst van een bezwaarschrift Bezwaarschriften worden formeel ingediend bij één van de bestuursorganen (raad/college of burgemeester). De bezwaarschriften worden in de praktijk ontvangen door het secretariaat van de commissie. De secretaris stuurt een kopie van het bezwaarschrift aan de vakafdeling die het besluit heeft voorbereid. De betreffende vakafdeling onderzoekt eerst of eventuele fouten zonder inbreng van de commissie hersteld kunnen worden, of dat bijvoorbeeld aan de bezwaarmaker uitgelegd kan worden waarom een besluit op een bepaalde manier is genomen. Dit leidt in sommige gevallen tot het intrekken van het bezwaarschrift. Het voordeel hiervan is dat de commissie (en de organisatie) niet worden belast met zaken die eenvoudig hersteld kunnen worden. Indien het voorgaande niet tot een oplossing leidt, wordt de bezwaarprocedure opgestart.
Het secretariaat stuurt een ontvangstbevestiging namens de commissie naar de bezwaarmaker en controleert of het bezwaarschrift aan alle formele vereisten voldoet (schriftelijk en tijdig ingediend door een belanghebbende tegen een besluit, voorzien van een handtekening en van de bezwaargronden). Zo nodig stelt het secretariaat de bezwaarmaker in de gelegenheid gebreken te herstellen. Als het bezwaarschrift aan alle vereisten voldoet om in behandeling te kunnen worden genomen, wordt de betreffende vakafdeling gevraagd het bezwarendossier samen te stellen. Vervolgens wordt de betreffende vakafdeling verzocht een verweerschrift op te stellen. 3
Jaarverslag 2020 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
Hoorzitting bij commissie Onderdeel van de procedure is dat de bezwaarmaker in de gelegenheid gesteld wordt zijn bezwaren mondeling toe te lichten tijdens een hoorzitting. De hoorzitting is enerzijds bedoeld om het bestreden besluit, en anderzijds om de bezwaren daartegen nader te kunnen toelichten. In verband met het Covid-19 virus was het in 2020 (en nog steeds) niet altijd mogelijk om een fysieke hoorzitting te houden. Tijdens de eerste gedeeltelijke lockdown die half maart werd ingesteld, zijn geen hoorzittingen gehouden. Bezwaarmakers zijn in de gelegenheid gesteld om een keuze te maken tussen het geven van een schriftelijke reactie op het verweerschrift van het college of de behandeling van het bezwaarschrift aan te houden tot het plannen van een fysieke hoorzitting weer mogelijk was. Helaas was het niet meteen mogelijk om ‘digitale’ hoorzittingen te houden. Vanaf mei 2020 zijn er weer fysieke hoorzittingen gehouden. Voor bezwaarmakers bleef de mogelijkheid om in plaats van de hoorzitting een schriftelijke reactie te geven. De hoorzittingen zijn gehouden in de raadzaal zodat er zonder moeite 1,5 meter afstand van elkaar kan worden gehouden en is desinfectiemiddel beschikbaar gesteld. Na een aanscherping van de maatregelen omtrent het Covid-19 virus in december 2020, heeft de gemeentesecretaris verzocht om geen fysieke hoorzittingen meer te houden.
Halverwege december 2020 is het mogelijk geworden om de hoorzittingen via MS Teams te houden, hier is in februari 2021 voor het eerst gebruik van gemaakt. Het secretariaat agendeert de behandeling van een bezwaarschrift zo kort mogelijk na de ontvangst er van op de agenda voor een fysieke hoorzitting en nodigt de vertegenwoordiger van de gemeente en bezwaarmaker uit. Soms worden de gronden van het bezwaarschrift later ingediend of moet er een ander gebrek worden hersteld, de commissie kan het bezwaarschrift dan nog niet in behandeling nemen. Gemiddeld zitten er 13 weken tussen de datum dat het bezwaarschrift is ontvangen én compleet is en de hoorzitting, In principe wordt er één bijeenkomst per maand georganiseerd, waarop gemiddeld drie bezwaarschriften worden behandeld (en dus drie hoorzittingen worden gehouden). Het is wel noodzakelijk geweest om extra hoorzittingen te plannen in verband het aantal ontvangen bezwaarschriften en de vertraging door de maatregelen in verband met het Covid-19 virus. De hoorzittingen vinden ’s avonds plaats, in het gemeentehuis van Veendam. Voor de hoorzitting worden de bezwaarmaker, een vertegenwoordiger van het bestuursorgaan, en eventuele derdebelanghebbenden uitgenodigd. Er wordt normaal gesproken gehoord met drie commissieleden.
Naar aanleiding van de hoorzitting kan de commissie eventueel nadere informatie opvragen bij alle partijen en kan de behandeling van het bezwaarschrift worden aangehouden, al dan niet met of zonder verlenging van de beslistermijn. Heeft de bezwaarmaker aangegeven een schriftelijke reactie te willen geven in plaats van een hoorzitting, dan wordt de behandeling van het bezwaarschrift nog steeds geagendeerd. De commissie bespreekt de zaak dan aan de hand van het bezwaarschrift, het dossier, het verweerschrift en de schriftelijke reactie van bezwaarmaker. Als de commissie dan nog vragen heeft worden deze teruggekoppeld aan bezwaarmaker en/of het college. Deze manieren van afhandelen is voor sommige zaken geschikt gebleken en kan zorgen voor een snelle afhandeling. Bij zaken waar de commissie veel vragen heeft naar aanleiding van de stukken is deze wijze minder geschikt en heeft de afhandeling juist langer geduurd. Het is de keuze van de bezwaarmakers op welke wijze zij willen dat het bezwaarschrift wordt behandeld, de commissie heeft besloten hier geen invloed op uit te oefenen.
4
Jaarverslag 2020 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
Uitbrengen van het advies Als de commissie na de hoorzitting of bestudering van alle stukken voldoende informatie heeft, stelt de secretaris een concept advies op. De commissieleden reageren hierop naar elkaar en maken gebruik van elkaars opmerkingen. Het definitieve advies (dat altijd wordt gegeven door drie commissieleden) wordt uitgebracht aan het betreffende bestuursorgaan, via de verantwoordelijke vakafdeling. Het verslag van de hoorzitting (als deze heeft plaatsgevonden) is daar als bijlage bijgevoegd. De vakafdeling draagt zorg voor de verdere afhandeling van het bezwaarschrift (het versturen van de beslissing op bezwaar, samen met het advies van de commissie). Het bestuursorgaan dat de uiteindelijke beslissing neemt, mag afwijken van het advies van de commissie. Indien het advies van de commissie niet wordt gevolgd, dient dit wel nadrukkelijk te worden gemotiveerd in de beslissing op bezwaar. Tegen de beslissing op bezwaar staat vervolgens de mogelijkheid van beroep bij de bestuursrechter open. 3. Cijfers bezwaarschriften Het secretariaat registreert bezwaarschriften ten aanzien waarvan de commissie bevoegd is te adviseren. Er wordt bijgehouden hoeveel bezwaarschriften worden ingediend, welke vakafdeling het betreft en wat het resultaat is van de bezwaarafhandeling en hoe lang de afhandeling heeft geduurd.
3.1 Ontvangen en behandeld in 2020 In 2020 zijn er 75 bezwaarschriften ingediend ten aanzien waarvan de commissie in beginsel bevoegd was om te adviseren. Van de 75 bezwaarschriften zijn 28 bezwaarschriften ingetrokken na bemiddeling door de vakafdeling (het geven van uitleg) of herziening van het besluit (herstel van een fout). In één geval is een bezwaarschrift ingetrokken omdat er voor een tweede keer door een andere gemachtigde bezwaar is ingediend. De commissie heeft, in 2020 47 bezwaarschriften ontvangen, die zij in behandeling heeft genomen, hiervan zijn 34 inmiddels afgerond. Van de 13 bezwaarschriften die nog in behandeling zijn, zijn 4 aangehouden. Bij de overige 9 moet de vakafdeling nog een beslissing op het bezwaarschrift nemen Bezwaarschriften 2020:
75
Behandeld door de commissie
34
Ingetrokken
28
Nog in behandeling
13
Tabel 1: ontvangen bezwaarschriften in 2020
In de tabel op de volgende pagina wordt een overzicht gegeven van de bezwaarschriften die door de commissie zijn ontvangen en behandeld in 2020. Op 1 januari 2020 bedroeg de werkvoorraad 26 bezwaarschriften. In totaal waren er in 2020 (26 + 75 =) 101 bezwaarschriften te behandelen. Van deze bezwaarschriften zijn 67 bezwaarschriften waarbij bemiddeling tussen het secretariaat/de vakafdeling en de bezwaarmaker niet tot een resultaat (= intrekking) heeft geleid, en die vervolgens aan de commissie zijn voorgelegd (of nog worden voorgelegd) zodat de normale bezwarenprocedure kon worden gevolgd.
5
Jaarverslag 2020 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
Het verschil in de tabel is te verklaren door een bezwaarschrift dat niet is behandeld en niet is ingetrokken. De commissie heeft de behandeling afgesloten nadat de vakafdeling afspraken heeft gemaakt met bezwaarmaker, het bestreden besluit is echter niet herzien waardoor bezwaarmaker niet is verzocht het bezwaarschrift in te trekken.
vakafdeling
voorraad op 1 januari 2020
Ontvangen in 2020
Advies uitgebracht in 2020
Ingetrokken 2020
Voorraad op 31 december 2020
Werk & Inkomen
16
40
31
17
8
Wet maatschappelijke ondersteuning
1
13
6
3
5
Jeugdwet
1
1
-
1
1
Vergunning & Handhaving
3
10
6
5
2
Overig
5
11
8
4
3
Totaal
26
75
51
30
19
Tabel 2: behandeling bezwaarschriften 2020
In de tabel op de volgende pagina wordt een overzicht gegeven omtrent welk advies de commissie heeft gegeven in de zaken die in 2020 zijn behandeld en welke beslissingen het bestuursorgaan vervolgens heeft genomen. In een aantal gevallen is er al wel een advies uitgebracht door de commissie maar heeft het college nog geen beslissing op bezwaar genomen. In sommige gevallen adviseert de commissie een bezwaarschrift gegrond of ongegrond te verklaren afhankelijk van nader onderzoek of motivering. Deze zijn in de tabel meegenomen onder deels gegrond. Het kan hierdoor lijken dat adviezen van de commissie niet zijn overgenomen, omdat het besluit is geweest om een bezwaarschrift geheel gegrond of ongegrond te verklaren. De adviezen van de commissie zijn telkens overgenomen.
6
Jaarverslag 2020 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
vakafdeling
Werk & Inkomen
Wet maatschappelijke ondersteuning Vergunning & Handhaving
Overig
Totaal
Advies Commissie
Besluit college
Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond
4 21 3 3 2 2 2 1 3 2 3 4 1 10 30 8 3
Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond
2 20 2 1 2 3 1 0 1 5 3 4 1 8 32 3 2
Tabel 3: advies commissie in 2020 en beslissing op bezwaar
3.2 Vergelijking voorgaande jaren Het totaal aantal ontvangen bezwaarschriften is de afgelopen jaren wisselend. Er zijn in 2020 weer meer bezwaarschriften behandeld door de commissie waardoor er in vergelijking met voorgaande jaren een ‘gemiddeld’ aantal bezwaarschriften is ontvangen en behandeld door de commissie. Jaartal
Totaal ontvangen
Ingetrokken
2015
110
43
Advies door commissie 59
2016
81
28
67
2017
87
22
62
2018
50
17
49
2019
63
10
33
2020
75
30
51
Tabel 4: ontvangen bezwaarschriften 2015-2020
Niet alle bezwaarschriften die in een verslagjaar worden ontvangen, worden in datzelfde jaar afgehandeld. Een deel van de bezwaarschriften dat tijdens een hoorzitting behandeld is en waarover adviezen zijn uitgebracht heeft betrekking op bezwaarschriften die in het voorafgaande jaar zijn ontvangen. 7
Jaarverslag 2020 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
Ten aanzien van de onderwerpen waarop de bezwaren betrekking hebben, valt op dat de daling van het aantal bezwaren van de afgelopen jaren voornamelijk is te merken bij de Wet maatschappelijke ondersteuning. Van de afdeling Werk & Inkomen worden nog steeds de meeste bezwaarschriften ontvangen. Dit wijkt niet af van het landelijke beeld.
vakafdeling
Ontvangen 2015
Ontvangen 2016
Ontvangen 2017
Ontvangen 2018
Ontvangen 2019
Ontvangen 2020
Werk & Inkomen
62
44
31
37
30
40
Wet maatschappelijke ondersteuning
33
17
22
2
3
13
Jeugdwet
4
5
9
3
2
1
Vergunning & Handhaving
7
6
16
4
11
10
Overig
4
9
9
4
16
11
Totaal
110
81
87
50
62
75
Tabel 5: ontvangen bezwaarschriften 2015-2020 naar onderwerp
4. Klachten Naast de bezwaarschriften heeft de commissie in 2020 één klacht ontvangen ten aanzien waarvan de commissie bevoegd was om te adviseren. De commissie is bevoegd om te adviseren over klachten die gaan over de wijze waarop een bestuursorgaan zich heeft gedragen. De klacht heeft betrekking op het handelen buiten de normen van fatsoen en een lange besluitvorming. De klacht was vergelijkbaar met de klacht welke in 2019 was ontvangen en had betrekking op de handelswijze van het college. Meer specifiek is aangegeven dat het college zich niet aan de wettelijke termijnen houdt en niet tijdig en duidelijk communiceert als die termijn niet gehaald wordt. De commissie heeft geadviseerd om de klacht gegrond te verklaren, het college heeft dit advies overgenomen en aangegeven hier op te gaan letten. 5. Termijnen afhandeling bezwaarschriften Een bezwaarschrift is tijdig afgehandeld als de beslissing op bezwaar binnen de wettelijke beslistermijn is verzonden. De beslistermijn vangt aan nadat de termijn om bezwaar te maken is geëindigd (dit is 6 weken nadat het primaire besluit is verzonden). Omdat er gebruik wordt gemaakt van een commissie, bedraagt de wettelijke beslistermijn 12 weken. De beslistermijn kan eenmalig worden verdaagd met 6 weken. De totale beslistermijn bedraagt dus 18 weken vanaf de dag na ontvangst van het bezwaarschrift of einde van de bezwaartermijn.
Gedurende de tijd dat een bezwaarmaker in verzuim is (bijvoorbeeld omdat de handtekening ontbreekt, of omdat de gronden moeten worden aangevuld) wordt de beslistermijn opgeschort. Daarnaast kan de beslistermijn in overleg met de bezwaarmaker worden verlengd.
8
Jaarverslag 2020 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
De gemiddelde tijd die nodig is geweest om een bezwaarschrift dat door de commissie is behandeld af te handelen bedroeg in 2020 27 weken, dit was in 2019 17 weken. De behandeling van de bezwaarschriften heeft gemiddeld 10 weken langer geduurd dan in 2019. De meeste bezwaarschriften zijn dan ook niet binnen de wettelijke termijn afgehandeld. Termijn plannen hoorzitting Het is duidelijk dat de termijn tussen de ontvangst van het bezwaarschrift en de behandeling op een hoorzitting bij de commissie (hieronder valt ook de bespreking van de zaken die schriftelijk zijn afgehandeld) veel langer heeft geduurd ten opzichte van vorig jaar. Het duurde in 2020 gemiddeld 13 weken voordat een bezwaarschrift op een hoorzitting werd behandeld, dit is veel minder snel dan de 7 weken van 2019. De verklaring die hiervoor kan worden gegeven is dat er verschillende hoorzittingen zijn afgezegd in verband met het Covid-19 virus. De behandeling van die zaken is een poos aangehouden geweest omdat er destijds ook niet direct op een andere datum een hoorzitting kon worden gepland. Het heeft ook even geduurt voordat de schriftelijke afhandeling van de zaken op gang kwam.
Hierbij moet wel worden opgemerkt dat vrijwel alle bezwaarmakers akkoord zijn gegaan met een verlenging van de beslistermijn, de lange tijd tussen de ontvangst van het bezwaarschrift en de behandeling tijdens een hoorzitting kan daarom niet verklaren waarom de meeste bezwaarschriften niet binnen de wettelijke termijn zijn afgehandeld. Termijn uitbrengen advies De termijn tussen de behandeling tijdens een hoorzitting en het uitbrengen van het advies heeft iets langer geduurd dan vorig jaar. In 2020 heeft de commissie gemiddeld binnen 5 weken advies uitgebracht, dit was in 2019 4 ½. De commissie streeft er naar om de gemiddelde tijd tussen de behandeling en het uitbrengen van het advies weer omlaag te krijgen. Termijn beslissing op bezwaar Er zat in 2020 gemiddeld 9 weken tussen het uitbrengen van het advies van de commissie en het verzenden van de beslissing op bezwaar, dit was in 2019 gemiddeld 4 ½ week. Er zijn in de periode van januari tot eind juli geen beslissingen op bezwaar genomen op bezwaarschriften uit het Sociaal domein. Eind juli en begin augustus is er een ‘inhaalslag geweest’ en vervolgens heeft het weer enige tijd stil gelegen. Zaken voor de afdeling Wmo zijn eind 2020 opgepakt door team kwaliteit en de zaken voor de afdeling W&I zijn in januari opgepakt door team kwaliteit.
Hieronder wordt aangegeven hoeveel bezwaarschriften in 2020 tijdig en niet-tijdig zijn afgehandeld. Hierbij is rekening gehouden met eventuele verdaging en verlenging in overleg met de bezwaarmaker. Deze percentages zijn indicaties, de secretaris probeert deze gegevens zo goed mogelijk bij te houden. Voor de aanlevering van deze gegevens is het secretariaat echter afhankelijk van de verschillende vakafdelingen beslissing op bezwaar verzonden 43
Tijdig
%tijdig
niet-tijdig
%niet-tijdig
16
37,21%
27
62,79%
Tabel 6: afhandeling bezwaarschriften 2020
Helaas is heeft de stijgende lijn van het tijdig nemen van de beslissing op bezwaar in 2020 niet doorgezet. Zie tabel 7 op de volgende pagina voor de vergelijking met voorgaande jaren.
9
Jaarverslag 2020 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
Jaar
tijdig
%tijdig
niet-tijdig
%niet-tijdig
2015
4
25%
12
75%
2016
5
13,51%
32
86,48%
2017
19
47,5%
21
52,5%
2018
25
59,52%
17
40,47%
2019
28
75,67%
9
24,32%
2020
16
37,21%
27
62,79%
abel 7: afhandeling bezwaarschriften 2015-2020
6. Opmerkingen Het jaar verliep anders dan verwacht. Door de geldende maatregelen in verband met het Covid-19 virus zijn de bezwaarschriften op een andere wijze behandeld dan voorgaande jaren. Dit zal voor 2021 ook het geval zijn. Ontwikkeling aantallen en hoorzittingen Het aantal ontvangen bezwaarschriften is het afgelopen jaar weer wat gestegen. Ook voor 2021 is er dan ook voor gekozen om een planning te maken om één keer per maand een hoorzitting te houden. Dit om geen onnodige reserveringen van de ruimte te maken waar rekening mee moet worden gehouden. Uiteraard blijft de commissie beschikbaar mocht het nodig zijn om extra hoorzittingen te plannen. Er zijn in 2020 weinig ‘fysieke’ hoorzittingen gehouden en veel bezwaarschriften zijn schriftelijk afgehandeld. Dit is voor een deel van de bezwaarschriften een goede werkwijze. Wat niet in het verslag naar voren is gekomen waar wel genoemd moet worden, is dat er een aantal bezwaarschriften al lange tijd (vanaf maart) is aangehouden. Bezwaarmakers willen graag een hoorzitting maar zien een ‘digitale’ hoorzitting niet zitten of hebben hier niet de middelen voor. kwaliteit ondersteuning en vertegenwoordiging Bij de voorbereiding op de behandeling van bezwaarschriften tijdens de hoorzittingen en het opstellen van de adviezen wordt de commissie ondersteund door het secretariaat.
De samenwerking met de secretaris wordt gekenmerkt door korte lijnen en door prettig contact over en weer, wat volgens de commissie bijdraagt aan de kwaliteit van de adviezen die op zo kort mogelijke termijn worden uitgebracht. De commissie wil tot slot graag opmerken dat zij tevreden is over de samenwerking met de behandelend ambtenaren van de betreffende vakafdelingen. Evenals voorgaande jaren is de kwaliteit van de verweerschriften en bezwarendossiers goed. Ditzelfde geldt voor de wijze waarop de vertegenwoordigers de besluiten toelichten tijdens hoorzittingen: over het algemeen gebeurt dit op deskundige wijze met begrip voor degenen die bezwaar maken en wordt aandacht besteed aan het in eenvoudige bewoordingen uitleggen van een besluit of procedure.
10