05-03-02 Jaarverslag bezwarencommissie Veendam 2019
Tekst van het document
Jaarverslag 2019
Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten gemeente Veendam
Jaarverslag 2019 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
Inhoudsopgave 1. Inleiding
2
2. Samenstelling en bevoegdheden 2.1 Samenstelling commissie 2.2 Het secretariaat van de commissie 2.3 Werkwijze commissie Ontvangst van een bezwaarschrift Hoorzitting bij de commissie Uitbrengen van het advies
3 3 3 3 3 4 4
3. Cijfers bezwaarschriften 3.1 Ontvangen en behandeld in 2019 3.2 Vergelijking met voorgaande jaren
4 4 6
4. Cijfers klachten
7
5. Termijnen afhandeling bezwaarschriften
8
6. Conclusies
9 9 9 9
Ontwikkeling aantallen en hoorzittingen Verweerschriften en dossiers t.b.v. hoorzitting Kwaliteit ondersteuning en vertegenwoordiging
1
Jaarverslag 2019 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
1. Inleiding De gemeente Veendam kent een externe adviescommissie ex artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht, ter voorbereiding van beslissingen op bezwaar tegen besluiten van drie ‘bestuursorganen’ van de gemeente Veendam: de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, en de burgemeester. De taken, samenstelling en werkwijze van de commissie zijn geregeld in de ‘Verordening inzake de behandeling van bezwaarschriften en klachten gemeente Veendam’. De commissie is bevoegd ten aanzien van alle bezwaren die zijn ingediend tegen besluiten van de drie bestuursorganen, met uitzondering van bezwaren gericht tegen: -
functiewaarderingsbesluiten besluiten op het gebied van de belastingen besluiten op verzoeken om kwijtschelding besluiten op grond van de WOZ
De commissie kent geen aparte kamers, maar behandelt bezwaren van alle voorkomende vakafdelingen. In 2019 waren dit bezwaren van de afdelingen Werk & Inkomen, Vergunning & Handhaving en Wet maatschappelijke ondersteuning, Jeugd en Omgevingsbeleid & Ontwikkeling. Daarnaast is er een aantal bezwaarschriften ontvangen die niet zozeer aan een bepaalde vakafdeling zijn te koppelen; deze worden hierna behandeld onder ‘Overig’. Ook als er sprake is van een enkel bezwaarschrift van een afdeling (bijvoorbeeld bezwaren omtrent verzoeken op grond van de Wet openbaarheid bestuur, en bezwaren omtrent besluiten van burgerzaken) worden deze onder ‘Overige’ gemeld . In dit jaarverslag doet de commissie verslag van haar werkzaamheden in 2019. Voor de cijfers en aanbevelingen verwijs ik u graag naar de inhoud van dit verslag. De commissie is slechts één schakel in de ketting die leidt tot de beslissing op bezwaar. Voor elk van de leden van de commissie geldt dat hij of zij inhoudelijke kennis op relevante werkvelden inbrengt, gekoppeld aan de inzet om te komen tot kwalitatief goede adviezen op een zo kort mogelijke termijn. Ook in 2020 blijft de commissie zich inzetten voor een kwalitatief goede advisering, die u als raad/college/burgemeester in staat stelt – na heroverweging- verantwoorde en tijdige beslissingen te nemen op de ingediende bezwaarschriften. Veendam, 29 april 2020.
Namens de Commissie voor bezwaarschriften en klachten,
mr. S.H. Spoormans voorzitter
2
Jaarverslag 2019 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
2. Samenstelling en bevoegdheden De leden van de commissie maken geen deel uit van, en zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van, één van de drie bestuursorganen van de gemeente Veendam. Bovendien zijn zij niet woonachtig in de gemeente Veendam. 2.1 Samenstelling commissie De commissie bestaat uit een voorzitter, leden en plaatsvervangende leden. Er wordt twee keer per maand een hoorzitting gepland. De commissie heeft in 2019 gewerkt in de volgende samenstelling: voorzitter: lid: lid: plaatsvervangend lid:
de heer mr. S.H. Spoormans mevrouw mr. G.A. Dik de heer mr. P.J. van de Sande mevrouw mr. M.H. Hermans
2.2 Het secretariaat van de commissie De volgende medewerkers van De Kompanjie zijn aangewezen als secretaris en als plaatsvervangend secretaris van de commissie: secretaris: plaatsvervangend secretaris:
mevrouw mr. L.E.M. Dijkema de heer mr. S.G. Nuis
Het secretariaat ondersteunt de commissie bij het opstellen van verslagen, adviezen en het jaarverslag. Het secretariaat zorgt daarnaast voor het plannen van hoorzittingen en het registreren van bepaalde gegevens over bezwaarschriften. Het secretariaat onderhoudt namens de commissie de contacten met bezwaarmakers en vertegenwoordigers van de raad/het college/de burgemeester. 2.3 Werkwijze commissie Ontvangst van een bezwaarschrift Bezwaarschriften worden formeel ingediend bij één van de bestuursorganen (raad/college of burgemeester). De bezwaarschriften worden in de praktijk ontvangen door het secretariaat van de commissie. De secretaris stuurt een kopie van het bezwaarschrift aan de vakafdeling die het besluit heeft voorbereid. De betreffende vakafdeling onderzoekt eerst of eventuele fouten zonder inbreng van de commissie hersteld kunnen worden, of dat bijvoorbeeld aan de bezwaarmaker uitgelegd kan worden waarom een besluit op een bepaalde manier is genomen. Dit leidt in sommige gevallen tot het intrekken van het bezwaarschrift. Het voordeel hiervan is dat de commissie (en de organisatie) niet worden belast met zaken die eenvoudig hersteld kunnen worden. Indien het voorgaande niet tot een oplossing leidt, wordt de bezwaarprocedure opgestart.
Het secretariaat stuurt een ontvangstbevestiging namens de commissie naar de bezwaarmaker en controleert of het bezwaarschrift aan alle formele vereisten voldoet (schriftelijk en tijdig ingediend door een belanghebbende tegen een besluit, voorzien van een handtekening en van de bezwaargronden). Zo nodig stelt het secretariaat de bezwaarmaker in de gelegenheid gebreken te herstellen. Als het bezwaarschrift aan alle vereisten voldoet om in behandeling te kunnen worden genomen, stelt het secretariaat samen met de betreffende vakafdeling het bezwarendossier op of 3
Jaarverslag 2019 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
vraagt het secretariaat de betreffende vakafdeling een bezwarendossier samen te stellen. Vervolgens wordt de betreffende vakafdeling verzocht een verweerschrift op te stellen. Hoorzitting bij commissie Onderdeel van de procedure is dat de bezwaarmaker in de gelegenheid gesteld wordt zijn bezwaren mondeling toe te lichten tijdens een hoorzitting. De hoorzitting is enerzijds bedoeld om het bestreden besluit, en anderzijds om de bezwaren daartegen nader te kunnen toelichten. Het secretariaat agendeert de behandeling van een bezwaarschrift zo kort mogelijk na de ontvangst er van op de agenda en nodigt de vertegenwoordiger van de gemeente en bezwaarmaker uit. Soms worden de gronden van het bezwaarschrift later ingediend of moet er een ander gebrek worden hersteld, de commissie kan het bezwaarschrift dan nog niet in behandeling nemen. Gemiddeld zitten er acht weken tussen de datum dat het bezwaarschrift is ontvangen én compleet is en de hoorzitting, In principe worden er twee bijeenkomsten per maand georganiseerd, waarop gemiddeld drie bezwaarschriften worden behandeld (en dus drie hoorzittingen worden gehouden). De hoorzittingen vinden ’s avonds plaats, in het gemeentehuis van Veendam. Voor de hoorzitting worden de bezwaarmaker, een vertegenwoordiger van het bestuursorgaan, en eventuele derdebelanghebbenden uitgenodigd. Er wordt normaal gesproken gehoord met drie commissieleden.
Naar aanleiding van de hoorzitting kan de commissie eventueel nadere informatie opvragen bij alle partijen en kan de behandeling van het bezwaarschrift worden aangehouden, al dan niet met of zonder verlenging van de beslistermijn. Uitbrengen van het advies Als de commissie na de hoorzitting voldoende informatie heeft, stelt de secretaris een conceptadvies op. De commissieleden reageren hierop naar elkaar en maken gebruik van elkaars opmerkingen. Het definitieve advies (dat altijd wordt gegeven door drie commissieleden) wordt uitgebracht aan het betreffende bestuursorgaan, via de verantwoordelijke vakafdeling. Het verslag van de hoorzitting is daar als bijlage bijgevoegd. De vakafdeling draagt zorg voor de verdere afhandeling van het bezwaarschrift (het versturen van de beslissing op bezwaar, samen met het advies van de commissie). Het bestuursorgaan dat de uiteindelijke beslissing neemt, mag afwijken van het advies van de commissie. Indien het advies van de commissie niet wordt gevolgd, dient dit wel nadrukkelijk te worden gemotiveerd in de beslissing op bezwaar. Tegen de beslissing op bezwaar staat vervolgens de mogelijkheid van beroep bij de bestuursrechter open. 3. Cijfers bezwaarschriften Het secretariaat registreert bezwaarschriften ten aanzien waarvan de commissie bevoegd is te adviseren.
Bijgehouden wordt hoeveel bezwaarschriften worden ingediend, welke vakafdeling het betreft en wat het resultaat is van de bezwaarafhandeling. 3.1 Ontvangen en behandeld in 2019 In 2019 zijn er 62 bezwaarschriften ingediend ten aanzien waarvan de commissie in beginsel bevoegd was om te adviseren. Van de 62 bezwaarschriften zijn 9 bezwaarschriften ingetrokken na bemiddeling door de vakafdeling (het geven van uitleg) of herziening van het besluit (herstel van een fout). De verwachting is dat er nog 6 bezwaarschriften niet door de commissie behandeld hoeven worden omdat de bestreden besluiten zijn/worden herzien.
4
Jaarverslag 2019 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
De commissie heeft, in 2019 53 bezwaarschriften ontvangen, die zij in behandeling heeft genomen, hiervan zijn 31 inmiddels afgerond. Bezwaarschriften 2019:
62
Behandeld door de commissie
33
Ingetrokken
9
Nog in behandeling
20
Tabel 1: ontvangen bezwaarschriften in 2019
In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de bezwaarschriften die door de commissie zijn ontvangen en behandeld in 2019. Op 1 januari 2019 bedroeg de werkvoorraad 8 bezwaarschriften. In totaal waren er in 2019 (8 + 62 =) 70 bezwaarschriften te behandelen. Van deze bezwaarschriften zijn 53 bezwaarschriften waarbij bemiddeling tussen het secretariaat/de vakafdeling en de bezwaarmaker niet tot een resultaat (= intrekking) heeft geleid, en die vervolgens aan de commissie zijn voorgelegd zodat de normale bezwarenprocedure kon worden gevolgd.
vakafdeling
voorraad op 1 januari 2019
Ontvangen in 2019
Advies uitgebracht in 2019
Ingetrokken 2019
Voorraad op 31 december 2019
Werk & Inkomen
7
30
17
4
15
Wet maatschappelijke ondersteuning
-
3
1
1
1
Jeugdwet
-
2
-
1
1
1
11
6
2
5
-
7
7
-
-
Overig
-
9
1
2
5
Totaal
8
62
33
10
26
Vergunning & Handhaving Omgevingsbeleid & Ontwikkeling
Tabel 2: behandeling bezwaarschriften 2019
Er is één bezwaarschrift afgehandeld zonder dat deze is behandeld door de commissie of is ingetrokken. Dit betrof een bezwaarschrift uit 2017, na ontvangst van het bezwaarschrift is het college met bezwaarmaker in overleg getreden, het bezwaarschrift is nooit formeel ingetrokken. Dit verklaart het verschil in bovenstaande tabel. In de tabel op de volgende pagina wordt een overzicht gegeven omtrent welk advies de commissie heeft gegeven in de zaken die in 2019 zijn behandeld en welke beslissingen het bestuursorgaan vervolgens heeft genomen. In een aantal gevallen is er al wel een advies uitgebracht door de commissie maar heeft het college nog geen beslissing op bezwaar genomen.
5
Jaarverslag 2019 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
vakafdeling
Werk & Inkomen
Wet maatschappelijke ondersteuning Vergunning & Handhaving
Omgevingsbeleid & Ontwikkeling
Overig
Totaal
Advies Commissie
Besluit college
Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond
1 13 2 1 1 2 3 1 6 1 1 1 11 17 2 3
Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond Gegrond
1 13 1 1 1 2 4 6 1 1 1 11 18 1 2
Tabel 3: advies commissie in 2019 en beslissing op bezwaar
Het advies van de commissie is in twee gevallen niet overgenomen. Er is in één geval door de commissie geadviseerd om het bezwaarschrift deels gegrond te verklaren. Dit had te maken met de periode waarover een uitkering was ingetrokken, het college heeft besloten om het bezwaar ongegrond te verklaren en in plaats daarvan de wederom aangevraagde uitkering eerder in te laten gaan. Zo is er een passende en juridisch juiste oplossing gevonden. In één geval heeft de commissie geadviseerd om een bezwaarschrift gegrond te verklaren, dit advies is niet door het college over genomen. Het ging hier om een aanvraag om een ontheffing van het kapverbod. Dit is afgewezen omdat de te kappen boom op de groene kaart staat. De commissie heeft geadviseerd om de ontheffing toch te verlenen omdat er volgens de commissie sprake was van een algemeen maatschappelijk belang. Het college heeft dit advies niet overgenomen omdat er volgens het college sprake was van een individueel belang en niet van een algemeen maatschappelijk belang. 3.2 Vergelijking voorgaande jaren Het totaal aantal ontvangen bezwaarschriften is de afgelopen jaren wisselend. Er zijn in 2019 minder bezwaarschriften behandeld tijdens een hoorzitting, de commissie is in 2019 dan ook minder vaak dan de gebruikelijke twee keer per maand bijeengekomen om bezwaarschriften tijdens een hoorzitting te behandelen.
Een en ander is weergegeven in tabel 4 op de volgende pagina.
6
Jaarverslag 2019 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
Jaartal
Totaal ontvangen
Ingetrokken
2015
110
43
Advies door commissie 59
2016
81
28
67
2017
87
22
62
2018
50
17
49
2019
63
10
33
Tabel 4: ontvangen bezwaarschriften 2015-2019
Niet alle bezwaarschriften die in een verslagjaar worden ontvangen, worden in datzelfde jaar afgehandeld. Een deel van de bezwaarschriften dat tijdens een hoorzitting behandeld is en waarover adviezen zijn uitgebracht heeft betrekking op bezwaarschriften die in het voorafgaande jaar zijn ontvangen. Ten aanzien van de onderwerpen waarop de bezwaren betrekking hebben, valt op dat de daling van het aantal bezwaren van de afgelopen jaren voornamelijk is te merken bij de Wet maatschappelijke ondersteuning. Van de afdeling Werk & Inkomen worden nog steeds de meeste bezwaarschriften ontvangen.
vakafdeling
Ontvangen 2015
Ontvangen 2016
Ontvangen 2017
Ontvangen 2018
Ontvangen 2019
Werk & Inkomen
62
44
31
37
30
Wet maatschappelijke ondersteuning
33
17
22
2
3
Jeugdwet
4
5
9
3
2
7
6
16
4
11
-
-
4
1
7
Overig
4
9
5
3
9
Totaal
110
81
87
50
62
Vergunning & Handhaving Omgevingsbeleid & Ontwikkeling
Tabel 5: ontvangen bezwaarschriften 2015-2019 naar onderwerp
4. Klachten Naast de bezwaarschriften heeft de commissie in 2019 één klacht ontvangen ten aanzien waarvan de commissie bevoegd was om te adviseren. De commissie is bevoegd om te adviseren over klachten die gaan over de wijze waarop een bestuursorgaan zich heeft gedragen.
7
Jaarverslag 2019 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
De klacht heeft betrekking op het handelen buiten de normen van fatsoen en een lange besluitvorming. De klacht is eind december ontvangen en wordt in 2020 afgehandeld. 5. Termijnen afhandeling bezwaarschriften Een bezwaarschrift is tijdig afgehandeld als de beslissing op bezwaar binnen de wettelijke beslistermijn is verzonden. De beslistermijn vangt aan nadat de termijn om bezwaar te maken is geëindigd (dit is 6 weken nadat het primaire besluit is verzonden). Omdat er gebruik wordt gemaakt van een commissie, bedraagt de wettelijke beslistermijn 12 weken. De beslistermijn kan eenmalig worden verdaagd met 6 weken. De totale beslistermijn bedraagt dus 18 weken vanaf de dag na het verzenden van het bestreden besluit. Gedurende de tijd dat een bezwaarmaker in verzuim is (bijvoorbeeld omdat de handtekening ontbreekt, of omdat de gronden moeten worden aangevuld) wordt de beslistermijn opgeschort. Daarnaast kan de beslistermijn in overleg met de bezwaarmaker worden verlengd. De gemiddelde tijd die nodig is geweest om een bezwaarschrift dat door de commissie is behandeld af te handelen bedroeg in 2019 17 weken. Hoewel dit binnen de wettelijke termijn is, is het wenselijk om de termijn om bezwaarschriften te behandelen zo kort mogelijk te houden.
De commissie streeft er dan ook naar om deze termijn zo kort mogelijk te houden, hierbij dient wel te worden opgemerkt dat de commissie ‘slechts’ een schakel is in de bezwarenprocedure. Hieronder wordt aangegeven hoeveel bezwaarschriften in 2019 tijdig en niet-tijdig zijn afgehandeld. Hierbij is rekening gehouden met eventuele verdaging en verlenging in overleg met de bezwaarmaker. Deze percentages zijn indicaties, de secretaris probeert deze gegevens zo goed mogelijk bij te houden. Voor de aanlevering van deze gegevens is het secretariaat echter afhankelijk van de verschillende vakafdelingen beslissing op bezwaar verzonden 37
Tijdig
%tijdig
niet-tijdig
%niet-tijdig
28
75,67%
9
24,32%
Tabel 6: afhandeling bezwaarschriften 2019
Het duurde in 2019 gemiddeld 7 weken voordat een bezwaarschrift op een hoorzitting werd behandeld, dit is sneller dan de gemiddelde 8 weken van vorig jaar. In 2019 heeft de commissie gemiddeld binnen 4 ½ week een advies uitgebracht en zat er ook gemiddeld 4 ½ week tussen het uitbrengen van het advies en het nemen van de beslissingen op bezwaar. Zowel de tijd die nodig is geweest voor het uitbrengen van het advies en het nemen van de beslissing op bezwaar is ten opzichte van vorig jaar gedaald. Zoals hierboven te zien, is het overgrote deel van de beslissing op bezwaar tijdig, binnen de wettelijke beslistermijn, verzonden. Er blijft een stijgende lijn zichtbaar in het aantal bezwaarschriften dat binnen de wettelijke termijn wordt afgehandeld. Zie tabel 7 op de volgende pagina voor de vergelijking met voorgaande jaren. Door een goede samenwerking tussen de commissie, het secretariaat en de vakafdelingen worden de behandeltermijn van de bezwaarschriften zo kort mogelijk gehouden en de bezwaarschriften veelal tijdig afgehandeld.
8
Jaarverslag 2019 Commissie van advies voor bezwaarschriften en klachten Veendam
Jaar
tijdig
%tijdig
niet-tijdig
%niet-tijdig
2015
4
25%
12
75%
2016
5
13,51%
32
86,48%
2017
19
47,5%
21
52,5%
2018
25
59,52%
17
40,47%
2019
28
75,67%
9
24,32%
Tabel 7: afhandeling bezwaarschriften 2015-2019
6. Conclusies Ontwikkeling aantallen en hoorzittingen Het aantal ontvangen bezwaarschriften is de afgelopen jaren verminderd. Er hebben in 2019 dan ook minder hoorzittingen plaatsgevonden dan de geplande twee keer per maand. Er heeft in 2019 gemiddeld één keer per maand een hoorzitting plaatsgevonden. Voor 2020 is er dan ook voor gekozen om een planning te maken om één keer per maand een hoorzitting te houden. Dit om geen onnodige reserveringen van de ruimte te maken waar rekening mee moet worden gehouden. Uiteraard blijft de commissie beschikbaar mocht het nodig zijn om extra hoorzittingen te plannen. Verweerschriften en dossiers t.b.v. hoorzitting Zowel bezwaarmakers als de vertegenwoordigers van het college kunnen tot tien dagen voor de hoorzitting stukken aanleveren. Het blijft een aandachtspunt dat de commissie verweerschriften van (de vertegenwoordigers van) het college vaak niet tien dagen voor de hoorzitting maar slechts een paar dagen voor de hoorzitting ontvangt. Zowel de commissie als bezwaarmakers hebben dan weinig tijd om zich op de hoorzitting voor te bereiden. Het komt niet vaak voor maar, dit kan tot gevolg hebben dat de behandeling moet worden aangehouden om de ‘nieuwe’ informatie alsnog goed te kunnen bestuderen.
kwaliteit ondersteuning en vertegenwoordiging Bij de voorbereiding op de behandeling van bezwaarschriften tijdens de hoorzittingen en het opstellen van de adviezen wordt de commissie ondersteund door het secretariaat. De samenwerking met de secretaris wordt gekenmerkt door korte lijnen en door prettig contact over en weer, wat volgens de commissie bijdraagt aan de kwaliteit van de adviezen die op zo kort mogelijke termijn worden uitgebracht. De commissie wil tot slot graag opmerken dat zij tevreden is over de samenwerking met de behandelend ambtenaren van de betreffende vakafdelingen. Evenals voorgaande jaren is de kwaliteit van de verweerschriften en bezwarendossiers goed. Ditzelfde geldt voor de wijze waarop de vertegenwoordigers de besluiten toelichten tijdens hoorzittingen: over het algemeen gebeurt dit op deskundige wijze met begrip voor degenen die bezwaar maken en wordt aandacht besteed aan het in eenvoudige bewoordingen uitleggen van een besluit of procedure.
9