05-02-02 JAARVERSLAG REKENKAMERCOMMISSIE VEENDAM 2021

JAARVERSLAG REKENKAMERCOMMISSIE VEENDAM 2021 1. Algemeen De rekenkamercommissie brengt jaarlijks verslag uit van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar. Het was het tweede jaar waarin het Covid-19-virus een grote invloed had op de manier van werken door de commissie. De vergaderingen hebben in 2021 digitaal plaatsgevonden. De rekenkamercommissie is in 2021 vier keer in vergadering bijeen geweest en er hebben enkele afstemmingsmomenten plaatsgevonden. In dit jaar is gewerkt aan het onderzoek naar het beleid en de uitvoering van het inkoop en aanbestedingsbeleid van de gemeente. Het onderzoek zal in 2022 aan de raad worden aangeboden.

2. Taken van de rekenkamercommissie De rekenkamercommissie heeft tot taak het toetsen van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid op drie onderdelen: a. rechtmatigheid: voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving? b. doeltreffendheid: zijn de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk behaald? c. doelmatigheid: is de voorbereiding en de uitvoering van het beleid efficiënt verlopen? Om het gevoerde beleid te toetsen op bovengenoemde drie punten voert de rekenkamercommissie onderzoek uit. Het doel van de door de rekenkamercommissie uitgevoerde onderzoeken is om inzicht te krijgen in de prestaties van de gemeente, de mogelijkheden tot beïnvloeding van de raad in beeld te brengen en waar mogelijk aanbevelingen voor verbetering van het beleid voor de toekomst te doen. Daarmee steunt de rekenkamercommissie de raad in zijn controlerende taak.

De rekenkamercommissie bestaat uit een externe, onafhankelijke voorzitter en vier raadsleden. De voorzitter is in 2018 herbenoemd voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de huidige gemeenteraad. De rekenkamercommissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris. De samenstelling van de rekenkamercommissie was op 1 januari 2020 als volgt:    

Dhr. B. kraan; Dhr. T. Mete Dhr. H. Schoonewille (werkzaamheden beëindigd per 3 november 2021) en Dhr. D.J. Klamer



Dhr. W.H. Everts, extern voorzitter



Dhr. A.A. Swart, ambtelijk secretaris

JAARVERSLAG REKENKAMERCOMMISSIE VEENDAM 2021

3. Samenstelling

1

4. Werkzaamheden 2021 4.1. NVRR De rekenkamercommissie is aangesloten bij de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). Het doel hiervan is het delen van kennis en ervaring. Verder maakt de voorzitter van de rekenkamercommissie deel uit van de kerngroep Noord van de landelijke vereniging. De voorzitter heeft mede namens de rekenkamercommissie diverse bijeenkomsten van de NVRR bijgewoond. In de vergaderingen van de rekenkamercommissie of via het toezenden van verslagen aan de leden worden de bezoeken die de voorzitter of de leden afleggen, teruggekoppeld. 4.2. Toezicht en Handhaving Eind 2019 heeft de commissie besloten onderzoek te gaan verrichten naar Toezicht en handhaving op Openbare orde en Veiligheid (THOOV) in de gemeente Veendam. Het betreft een “DoeMeeonderzoek”. Dit wil zeggen dat het onderzoek in meerdere gemeenten tegelijk met dezelfde onderzoeksopzet wordt uitgevoerd. Dit betekent dat de uitkomsten tussen de gemeenten vergeleken worden en zodoende geleerd kan worden van de ervaringen uit verschillende gemeenten. Het doel van dit onderzoek was de raad inzicht te bieden in de uitvoeringspraktijk van toezicht en handhaving op OOV, met specifieke aandacht voor de rol van de raad ten aanzien van de ontwikkelingen in dit domein.

Dit onderzoek kan de raad helpen om meer grip te krijgen op een complex stelsel van verregaande bevoegdheden voor de burgemeester, dat direct raakt aan de inwoners van de gemeente. In het onderzoek hanteerde de commissie de volgende centrale vraag: Welk toezichts- en handhavingsbeleid op het gebied van OOV heeft de gemeente vastgesteld en wordt dit beleid doelmatig en doeltreffend uitgevoerd?

1. 2. 3.

Beleid en uitvoeringsprogramma's Organisatie en uitvoeringspraktijk Sturing door de raad

Het was de verwachting dat het onderzoek het eerste kwartaal van 2020 zou kunnen worden uitgevoerd en aangeboden aan de gemeenteraad. Door het uitbreken van de coronapandemie is dit niet haalbaar gebleken. Medewerkers van de gemeente en daarbuiten die zich met dit onderwerp bezighouden op zowel beleidsmatig vlak als in de uitvoering, werden voor meer dan 100% ingezet op het beperken van de gevolgen van de crisis. Dit maakte het moeilijk om interviews te plannen en tijd te vinden om documenten aan te leveren. Het onderzoek bleef doorlopen, maar met een behoorlijke vertraging. In december 2020 was het hele traject doorlopen, inclusief ambtelijk en bestuurlijk wederhoor, zodat de commissie het rapport definitief kon maken. Uiteindelijk is het rapport op 12 januari 2021 aan de gemeenteraad aangeboden. De raad heeft de rapportage voor eerst voor kennisgeving aangenomen, waarbij is aangekondigd de onderzoeksresultaten te betrekken bij de verdere beleidsontwikkelingen rondom OOV.

JAARVERSLAG REKENKAMERCOMMISSIE VEENDAM 2021

In dit onderzoek worden het beleid en instrumentarium op het gebied van THOOV onder de lo ep genomen. Hierbij wordt het toezicht en handhaving op grond van de Drank- en Horecawet buiten beschouwing gelaten. De centrale vraag is onderverdeeld in deelvragen binnen de volgende drie onderwerpen:

2

In het onderzoeksrapport worden drie aanbevelingen gedaan aan de raad en een vierde is gericht aan het college. De aanbevelingen aan de raad zijn: 1. 2. 3.

Vervolledig en vernieuw het bestaande beleidskader en zorg voor een expliciete koppeling met de uitvoering; Vraag bij het opstellen van nieuw beleid aandacht voor de wijze waarop de regierol van de gemeente wordt ingevuld; Maak als raad gebruik van het huidige momentum om een proactieve rol in te nemen.

4.3. Inkoop en aanbesteding Op 1 maart 2021 heeft de rekenkamercommissie besloten een onderzoek uit te voeren naar het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente. Met inkoop en aanbesteden is veel geld gemoeid. Daarnaast is het inkoopbeleid ook een mogelijk sturingsinstrument voor de gemeente. Denk aan zaken als Social Return On Investment (SROI). Het onderzoek richt zich op beide componenten. De commissie wil met dit onderzoek inzicht bieden in de inzet van inkoop en aanbesteding in de gemeente Veendam in termen van doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid. Het onderzoek richt zich op alle aspecten van inkoop en aanbesteding. Dus zowel op diensten als werken, regulier en projectmatig. Met dit onderzoek wil de rekenkamercommissie, de gemeenteraad concrete handvatten bieden om te beoordelen in hoeverre (bij)sturing door de gemeenteraad wenselijk is en op welke manier dat in dat geval zou kunnen. Op 15 maart is een onderzoeksopdracht vastgesteld met als centrale vraag: In hoeverre is het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Veendam en de uitvoering daarvan rechtmatig, doelmatig en doeltreffend en hoe is dat geborgd naar de toekomst?

Mede doordat maatschappelijke problemen steeds complexer worden en de gemeente niet alle expertise in huis heeft, wordt deze vraag steeds belangrijker. Inkoop wordt hierdoor steeds meer een middel om bij te dragen aan het realiseren van gewenste maatschappelijke effecten. Het goed inzetten van dit middel leidt tot een toegevoegde waarde. Het verkeerd inzetten leidt juist niet tot waarde toevoeging, eventueel zelfs tot juridische conflicten en ergernis bij de eigen organisatie en partners en uiteindelijk ook tot een verminderd vertrouwen van de samenleving in de overheid. Door inkoop niet alleen te zien als een middel om werken, diensten en leveringen in te kopen, maar ook als een middel om maatschappelijke doelen in de samenleving te realiseren, is het op meerdere aspecten van belang voor de gemeenteraad. Deze overwegingen resulteerden in de volgende deelvragen. Beleid en rechtmatigheid 1. In hoeverre voldoet het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Veendam aan de geldende wet- en regelgeving? 2. Welke doelen streeft de gemeente Veendam na met haar inkoop- en aanbestedingsbeleid? Uitvoering en doeltreffendheid 3. In hoeverre gebeurt de uitvoering conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid? 4. In hoeverre worden de doelen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid gerealiseerd?

JAARVERSLAG REKENKAMERCOMMISSIE VEENDAM 2021

De relevantie van het onderwerp groeit. Nu de gemeente Veendam bestuurlijk en ambtelijk zelfstandig verder gaat, zal zich de volgende strategische vraag vaker voordoen: ‘Voeren we de taak zelf uit of doen we dat in samenwerking met anderen (bijvoorbeeld in een gemeenschappelijke regeling) of besteden we de taak uit, bijvoorbeeld door middel van inkoop?’.

3

Verantwoording en kaderstelling 5. Hoe verantwoordt het college van B&W de resultaten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid aan de gemeenteraad, met name voor wat betreft de realisatie van de gestelde doelen? 6. Hoe vult de gemeenteraad zijn kaderstellende- en controlerende rol op het gebied van inkoopen aanbestedingsbeleid in?

5. Financiën 5.1. Budget 2021 Jaarlijks stelt de gemeenteraad een bedrag van € 10.500,- beschikbaar voor de taken van de rekenkamercommissie. Daarnaast is er een reserve rekenkamer gevormd. Indien een deel van het jaarlijkse budget niet wordt gebruikt, wordt het gereserveerd ten behoeve van de uitgaven in de komende jaren. Op deze wijze kunnen eventueel grotere onderzoeken worden gefinancierd. Toelichting Ten opzichte van het beschikbare budget van € 10.500,- is er een tekort van € 4.119 (afgerond). De onderzoekskosten bestaan uit de in 2021 gefactureerde presentatie aan de raad door het onderzoeksbureau “Necker van Naem B.V en de kosten die het bureau BMC dit jaar maakte voor het nieuwe onderzoek. Beide bedragen zijn exclusief BTW. De BTW vloeit terug via het btw-compensatiefonds. De onafhankelijke voorzitter ontvangt een vergoeding voor zijn werkzaamheden. De hoogte van de vergoeding is door de raad bepaald en bestaat uit een vergoeding per vergadering/bijeenkomst en de vergoeding van eventuele reis - en verblijfkosten.

5.2. Reserve Rekenkamer

De stand van de reserve per 1 januari 2021 bedroeg € 6.917,-. Het tekort van 2021 van € 4.119,wordt onttrokken aan de reserve. Daarmee wordt de stand van de reserve € 2.798,-. Hieronder worden de kosten over 2021 en de stand van de reserve rekenkamercommissie in beeld gebracht. Resultaat 2021 (€) Beschikbaar budget

10.500,00 Contri butie en congressen NVRR Verga derkosten Kos ten onafhankelijke voorzitter Onderzoekskosten

Totaal uitgaven Resultaat 2021

De rekenkamercommissie Veendam, 11 maart 2022.

385,00 0,00 5.124,36 9.110,00

+/+ 14.619,36 4.119,36

-/-/-

JAARVERSLAG REKENKAMERCOMMISSIE VEENDAM 2021

Bij de vaststelling van de jaarrekening 2013 is door de gemeenteraad besloten om een reserve rekenkamer te vormen en jaarlijks op rekeningbasis het resterende budget van de rekenkamer in deze reserve te storten. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid om uiteindelijk ook grotere rekenkameronderzoeken uit te voeren.

4