03b-02 Memo Raden en Staten financieringsmodel november 2020

Geacht college, Graag informeert het Algemeen Bestuur u en de raden en staten over de stand van zaken van het nieuwe financieringsmodel van de Omgevingsdienst Groningen (ODG). In de maand oktober bent u ook kort geïnformeerd over de planning. We willen het college vragen dit memo ter informatie door te geleiden naar de raden/staten. Nieuw financieringsmodel - wat bereiken we? Het Algemeen Bestuur heeft de opdracht gegeven om een voorstel uit te werken om per 1 januari 2022 over te gaan op een nieuw sturings- en financieringsmodel. De ODG wordt sinds de oprichting gefinancierd op basis van de formatie die in 2013 per deelnemer is overgegaan. Er is nu weinig relatie meer tussen dat bedrag en de uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Het goede gesprek voeren met elkaar over wat er nodig is en welke deelnemersbijdrage daarbij hoort, is daarom lastig. Daarnaast zijn er verschillen per deelnemer in hoe ze omgaan met dezelfde bedrijven; de één legt bijvoorbeeld de focus op toezicht waar de andere de focus in een jaar meer legt op actualisaties van vergunningen. Met het nieuwe financieringsmodel ontstaat een nieuw systeem: wat de deelnemers (samen) willen met de leefomgeving en wat er wettelijk gezien nodig is, gaat bepalen wat de ODG voor de deelnemers gaat doen.

Alle Groninger gemeenten en de provincie hebben daartoe gezamenlijk bepaald wat nodig is voor de leefomgeving in Groningen. Er ontstaat daarmee een gelijk speelveld in de regio Groningen; een bedrijf in de ene gemeente wordt op dezelfde manier gecontroleerd als de andere en de basis voor vergunningverlening is gelijk. De deelnemersbijdrage wordt gebaseerd op de uitvoering van de taken. Keuzeruimte van deelnemers is er binnen bepaalde grenzen, zodat er een meerjarenplanning ontstaat. Met bovenstaande ontstaat een stevige basis voor een veilige en gezonde leefomgeving in Groningen en daarnaast biedt het mogelijkheden voor de toekomst. De ODG kan steeds meer toewerken naar het gebruiken van informatie om te bepalen waar meer of minder inzet nodig is en in welke mate de uitvoering bijdraagt aan de beleidsdoelstellingen van de deelnemers. Hoe ziet het nieuwe model eruit? Conform het besluit van het Algemeen Bestuur op 13 december 2019 wordt met het nieuwe financieringsmodel begroot op basis van output (aantallen * prijs) en afgerekend op begrotingsbasis. Het Algemeen Bestuur heeft geconcludeerd dat dit in de huidige situatie het beste past, en dat de ODG in de toekomst eventueel over kan gaan op een model waarin de werkelijke productie wordt afgerekend. Er is daarom een evaluatiemoment over drie jaren na invoering van het model afgesproken.

Hoe werkt het? Het begint allemaal bij het bepalen van de taakomvang; wat moet de ODG precies voor de deelnemers doen? Een eerste uitgangspunt daarbij is het volgen van de wet, waar staat aangegeven dat deelnemers minimaal het basistakenpakket moeten inbrengen bij de ODG. Er is geconstateerd dat niet iedere deelnemer hiervoor dezelfde definitie hanteert. Het Algemeen Bestuur heeft opdracht gegeven om dit nader te onderzoeken en de impact in beeld te brengen indien het basistakenpakket conform de huidige wetgeving wordt ingebracht bij de ODG. Vervolgens is het van belang inzicht te hebben in de bedrijven (inrichtingen) die in de regio gevestigd zijn. Daarvoor heeft de ODG het inrichtingenbestand op orde gebracht: welke inrichtingen onder de verantwoordelijkheid van de ODG vallen is daarmee precies in beeld. Zoals aangegeven is er door de deelnemers gezamenlijk beleid geformuleerd. Hierin staat bijvoorbeeld hoe vaak er in welke branche gecontroleerd moet worden en hoe vaak een vergunning geactualiseerd moet worden. Met het beleid creëren de deelnemers een gelijk speelveld in Groningen; particulieren en bedrijven in iedere regio worden op dezelfde manier behandeld. In het beleid is een ondergrens bepaald; wat moet er conform de wet en op basis van de risicoanalyse minimaal? Dit is als uitgangspunt gebruikt.

Dat heeft twee redenen; enerzijds een gewenste risicogestuurde aanpak en anderzijds is met het bestuur afgesproken dat het beleid geen kostprijsverhogend effect mag hebben. Het beleid aan zich moet nog door de colleges worden vastgesteld. Daarnaast zijn er kengetallen per product. Op basis van de tijdschrijfgegevens van medewerkers is per product een kengetal opgesteld. Uiteraard is een kengetal een gemiddelde dat niet altijd voor iedere zaak op gaat. Daarom monitort de ODG de kengetallen en stelt deze waar nodig in afstemming met het Algemeen Bestuur bij. De kengetallen zijn getoetst door een onafhankelijk bureau. Zij hebben geconstateerd dat de methodiek juist is en de kengetallen rond het landelijk gemiddelde liggen. Deze twee dingen samen; het werk dat we doen vermenigvuldigd met de kengetallen, bepaalt de begroting van de ODG. Samen met de overheadkosten, de bedrijfsmatige kosten van de dienst. En wat kunnen we er dan mee? Het belangrijkste is dat de ODG met de deelnemers straks grip heeft op de inzet voor de leefomgeving; we weten wat nodig is in Groningen en de deelnemers sturen daarop. De ODG kan het naleefgedrag monitoren van bedrijven en zet de capaciteit in waar dat het meeste effect heeft voor de leefomgeving en beleidsdoelstellingen van de deelnemers. Ook voor de werkwijze vanaf 2022 onder de Omgevingswet is het model van belang.

De Omgevingswet gaat zorgen voor aanpassingen in het werk: de producten en diensten gaan er deels anders uitzien en het beleid kan veranderen. Op basis van bovenstaande systematiek kan de ODG, met input van de deelnemers, de gevolgen van de wet inzichtelijk verwerken in de producten, kengetallen, en bedrijvenbestand. Hiervoor is het van belang om eerst ervaring op te doen.

Hoe zien de financiële consequenties voor deelnemers eruit? Het uitgangspunt dat het Algemeen Bestuur heeft meegegeven is dat de ODG in zijn totaliteit niet duurder of goedkoper mag worden met invoering van het nieuwe model. De nieuwe systematiek leidt wel tot verschuivingen in de deelnemersbijdragen. De ene deelnemer zal meer moeten betalen dan afgelopen jaren het geval was en de andere minder. Verschuivingen worden veroorzaakt door de update van het bedrijvenbestand, door het toepassen van beleid en door het rekenen met kengetallen. En voor de basistaakgemeenten verandert er mogelijk ook iets doordat er één definitie komt voor de basistaken. Het Algemeen Bestuur heeft besloten om een "zachte landing" te creëren alvorens het nieuwe model wordt ingevoerd: gezamenlijk toewerken naar de definitieve deelnemersbijdragen door middel van verevening tussen deelnemers. Vervolgproces In de maand november en december 2020 zijn alle bestuurlijke gesprekken ingepland om de rekenresultaten én de zachte landing te bespreken. Op basis van deze gesprekken wordt een voorstel gemaakt voor het hele pakket: het financieringsmodel inclusief de bijbehorende financiële afspraken. Het Algemeen Bestuur besluit hierover op 5 februari 2021. Na besluitvorming in het Algemeen Bestuur ontvangen de colleges, raden en staten de definitieve besluitvorming.

Deze resultaten worden tevens verwerkt in de begroting 2022, die op basis van de Gemeenschappelijke Regeling (GR)voor zienswijze wordt voorgelegd aan de raden en staten. De ODG komt net als voorgaande jaren langs raden en staten, of desgewenst eerder, om een toelichting op de begroting 2022 te geven. Voordat het nieuwe financieringsmodel kan worden ingevoerd zal de besluitvorming over de GR moeten worden afgerond, de basis van de samenwerking. De huidige GR gaat namelijk nog uit van inputfinanciering. Daarnaast moeten er een aantal afspraken worden verankerd in juridische documentatie, zoals de bijdrageverordening waarin formeel is vastgelegd op welke wijze de deelnemersbijdrage tot stand komt. Tot slot zal betreffende de basistaken, de wens tot eenduidigheid en voldoen aan de wet, naar verwachting leiden tot afspraken over de overdracht van taken, formatie en medewerkers.