Zienswijzebrief Ontwerpbegroting 2023-2026 Het Utrechts Archief.docx

Gemeenteraad Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl/gemeenteraad

VERSIE VOOR BESLUITVORMING Dagelijks Bestuur Het Utrechts Archief Mevrouw C.C.A.E. Keijsper Postbus 131 3500 AC Utrecht

Behandeld door

H. Rijpkema - Burema

Datum

volgt

Doorkiesnummer

14 030

Ons kenmerk

10010554

E-mail

r.rijpkema@utrecht.nl

Onderwerp

Bijlage(n)

geen

Zienswijze ontwerpbegroting 20232026 Het Utrechts Archief

Uw kenmerk Uw brief van

Verzonden 13 april 2022

Bij antwoord datum, kenmerk en onderwerp vermelden

Beste mevrouw Keijsper, Bij de brief van 13 april 2022 heeft u ons, op grond van artikel 19 van de Gemeenschappelijke Regeling, de ontwerp ‘Programmabegroting 2023-2026’ aangeboden en de gelegenheid geboden om een zienswijze op die ontwerpbegroting kenbaar te maken. Hieronder wordt onze zienswijze verwoord. Inhoudelijk Wij stellen vast dat de ontwerp ‘Programmabegroting 2023-2026’ binnen de kaders van de Gemeenschappelijke Regeling past. Het Utrechts Archief heeft goed geanticipeerd op twee recente crises. Ondanks de ransomware aanval op de server is de digitale collectie onbeschadigd gebleven. Met behulp van het intussen opgestelde ICT-verbeterplan wordt de ICT-omgeving toekomstbestendig gemaakt. Vanwege de alsmaar voortdurende periode van coronamaatregelen is er geïnvesteerd in de service aan digitale gebruikers. Dat dit zijn vruchten afwierp blijkt uit het feit dat het gebruik van de digitale collecties sterker steeg dan verwacht Het is goed om te zien dat de ambitie om het publieksprogramma inclusiever te maken de eerste mooie resultaten oplevert. Om deze ontwikkeling voort te zetten zal er ook in de komende jaren nog inzet gevraagd worden. Financieel De begroting 2023 is sluitend, evenals het meerjarenperspectief voor de periode 2024-2026. Het Utrechts Archief spreekt de nodige ambitie uit, die om investeringen vraagt.

Deze ambities worden zoveel mogelijk met de beschikbare financiële middelen in verband gebracht. Wij roepen Het Utrechts Archief op om scherp te blijven op de uitwerking van de beoogde maatschappelijke effecten en effectindicatoren. Wij zien een mix van kwalitatieve en kwantitatieve normen, waarvan het niet altijd duidelijk is wanneer de resultaten behaald moeten zijn. Wij vragen graag extra aandacht voor de kwaliteit van de financiële stukken, met name voor de toelichtingen op de cijfers en de risico’s.

Gemeenteraad Datum Ons kenmerk

volgt 10010554

Uittreding Rijk uit Gemeenschappelijke Regeling Het Utrechts Archief geeft in de ontwerp ‘Programmabegroting 2023-2026’ meer inzicht in de voortgang van de technische besprekingen met het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) over de voorgenomen uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling. In het geval dat het Rijk de voorgenomen uittreding continueert, dan is dit de huidige denkrichting: • De analoge collectie van het Rijk - die bewaard wordt bij de Regionale Historische Centra – via een delegatiebepaling in beheer laten blijven bij Het Utrechts Archief. Het Rijk zal daar ook financieel aan blijven bijdragen via een specifieke (aan criteria gebonden) uitkering, een zogenaamde SPUK. Risico van op termijn wijzigen van zowel de criteria als de hoogte van deze uitkering ligt straks bij achterblijvende partners • Aanvullend dienen Regionale Historische Centra door een eenzijdig besluit van het Nationaal Archief, dat onder OCW valt, nu zelf een e-depot (= digitale bewaarplaats) te realiseren. Ook hier geldt dat juridische en financiële risico’s bij achterblijvende partners komt te liggen Wij als achterblijvende partner hebben zorgen over deze juridische en financiële consequenties, net zoals Het Utrechts Archief zelf waarschijnlijk zorgen heeft rondom de impact op haar bedrijfsvoering en het dienstenpakket en -niveau.

Hoewel beide belangrijk en relevant zijn, vragen we via deze weg meer focus in de gesprekken met OCW om op die manier snel duidelijkheid te krijgen over de gevolgen voor de deelnemers in de Gemeenschappelijke Regeling en over mogelijke scenario’s hoe hier mee om te gaan. In dat kader steunen we het College van B&W en het Algemeen Bestuur HUA in het onafhankelijk extern onderzoek dat is gestart om te laten bepalen welke samenwerkingsvorm -gezien deze ontwikkelingen - het beste past bij de gezamenlijke doelstellingen die de Provincie Utrecht en de Gemeente Utrecht hebben na de uittreding van het Rijk.

Hoogachtend, Gemeenteraad van Utrecht,

de griffier, Merel van Hall

de voorzitter, Sharon A.M. Dijksma

2/2