Voorstel verbeteringen begroting - januari 2022.docx

Voorstel verbeteringen begroting – januari 2022 Aanleiding Gedurende raadsperiode 2018-2022 heeft de Raad meermaals aangegeven dat de begrotingsstukken als te omvangrijk en niet goed leesbaar worden ervaren. Hierdoor neemt de informatiewaarde af. Dit is terug te lezen in o.a. moties 2019/102 en 2021/315. Dit wordt ook beaamd door de accountant, de adviescommissie en in de raadstoetsen. Dit voorstel stelt een aantal suggesties voor verbeteringen voor de begrotingsstukken voor.

Verbeterpunten uit moties 2021/315 1. Leesbaardere en kortere begrotingsstukken met minder algemene beschrijvingen en meer inzicht in nieuwe politieke keuzes. 2. Verschillen duiden tussen politieke keuzes in de nieuwe t.o.v. de vorige begroting. 3. Meerjarige trends duiden. 4. Meer informatie uit de begroting overbrengen aan de Raad én bewoners met verduidelijkende beelden, zoals grafieken, infographics en tabellen. 2019/102 1. Per programma hoofd- en bijzaken scheiden. 2. Leesbaarheid vergroten.

Suggesties voor verbeteringen begroting Begroting digitaal aanbieden Standaardiseer de onderdelen van alle programma’s. Neem hierbij een voorbeeld aan de begroting van bijvoorbeeld ’s-Hertogenbosch en Almere.1 Een voorbeeld van gestandaardiseerde programmaonderdelen kan er als volgt uitzien: o Ambitie o Doelstellingen ▪ Wat willen we bereiken? ▪ Indicator ▪ Wat gaan we ervoor doen? o Effecten Coronacrisis o Financiën o Investeringen o Subsidies o Verbonden partijen o Risico’s o Beleidskaders Per programmaonderdeel is ruimte voor een kernachtige tekst passend bij het doel van het programmaonderdeel. Het onderdeel ‘Effecten Coronacrisis’ laat zodoende meer ruimte voor context dan het onderdeel ‘Ambitie’. Neem hierbij het motto ‘minder is meer’ in acht. Om tegemoet te komen aan lezers die de begroting liever fysiek beschikbaar hebben, kan de optie van een printversie van de digitale begroting aangeboden worden. 1 Begroting ’s-Hertogenbosch: Home | Begroting 2021 (begroting-2021.nl)

Begroting Almere: Home | Programmabegroting 2021 (begroting-2021.nl)

1

Cijfers visualiseren Digitale visualisaties bieden de mogelijkheid om veel informatie overzichtelijk weer te geven, waar tekst meer ruimte en woorden nodig heeft. Onderstaand een aantal voorbeelden hiervan. In deze visualisaties kunnen verschillende filters toegepast worden, zoals uitgaven, ontvangsten, verplichtingen, en kan tussen twee weergave van de visualisatie gekozen worden (cirkel-2 en staafdiagram3). Het kan interessant zijn om naast deze posten ook visualisaties te maken voor de uitschieters, afwijkingen en bijzondere posten in de begroting. Juist deze categorieën kunnen aanleiding zijn tot het stellen van vragen.

Afbeelding 1: Visualisatie uit de Rijksbegroting.

Afbeelding 2: Visualisatie uit de Rijksbegroting.

Een andere optie voor het visualiseren van cijfers heeft betrekking op de vraag waar ruimte in de cijfers zit. Een manier om hier inzicht in te krijgen is door beïnvloedbare en niet beïnvloedbare posten apart te specificeren en zo aan te geven waar mogelijkheden voor beïnvloeding zijn. Onderstaand een voorbeeld van hoe gemeente Almere dit gevisualiseerd heeft.4

Afbeelding 3: Visualisatie uit de begroting 2022 van gemeente Almere.

2 Visuals | Ministerie van Financiën - Rijksoverheid (rijksfinancien.nl)

Aanvullend bij de visualisaties (afb. 1 en 2) worden in de visuele begroting van het Rijk de bedragen voor elke post gespecificeerd. Een afbeelding hiervan is niet opgenomen in dit voorstel. 3 Visuals | Ministerie van Financiën - Rijksoverheid (rijksfinancien.nl) 4 Beïnvloedbaarheid | Programmabegroting 2022 (begroting-2022.nl)

2

Financiële oplegger bij de begroting per portefeuille In een financiële oplegger wordt per portefeuille ingegaan op de beschikbare budgetten, obstakels en ambities. Hierbij worden begrotingsjaren vergeleken en zijn links naar verdiepende bronnen beschikbaar. Een voorbeeld hiervan kan gevonden worden bij gemeente Rotterdam (afbeelding 4).5

Afbeelding 4: pagina 34 van de ‘Oplegger jaarstukken 2019’, gemeente Rotterdam.

De ‘financiële hoofdlijnen’ destilleren uit de begroting en aanbieden bij de begroting De argumenten voor een meer ‘to the point’ begroting en de toevoeging van visualisaties komen in dit punt bij elkaar. In het document ‘financiële hoofdlijnen’ wordt enkel op de cijfers van de begroting gefocust – op het niveau van baten, lasten, reserves en bijstellingen van de begroting als geheel. Gemeente Rotterdam heeft hier een voorbeeld van beschikbaar (afbeelding 5).6 Een dergelijk document komt tegemoet aan de wens van de Raad om meer inzicht te krijgen in meerjarige financiële trends, in de verschillen van de huidige begroting ten opzichte van eerdere begrotingen en om meer visualisaties toe te passen om zo de informatiewaarden te vergroten.

5 https://rotterdam.raadsinformatie.nl/document/8716473/1#search=%22oplegger%22

Ook de bron van afbeelding 4. 6 Home | Begroting Rotterdam 2022

3

Afbeelding 5: pagina 5 van de ‘Financiële hoofdlijnen’, begrotingsperiode 2022-2025, gemeente Rotterdam.

Randvoorwaarden voor het slagen van het verbeteren van de begroting Betrek collega’s van het Stadskantoor bij het vormgeven en de inhoud van een digitale begroting. Focus hierbij op een ‘nieuwe stijl’ van verslaglegging waar in samenwerking tussen de Raad en de organisatie naartoe gegroeid moet worden. Zoek hierbij ook de ervaring op van andere gemeenten, denk aan ’s-Hertogenbosch en Almere. Kijk voorafgaand aan het schrijven samen met de schrijfcoaches en schrijvers van de begroting naar nieuwe richtlijnen voor de inhoud en omvang van de begroting. Zoek commissiegriffiers op voor ondersteuning bij het lezen van en vragen stellen bij de begroting. Denk aan vragen als ‘welke invloed kun je wanneer uitoefen op de inhoud van de begroting?’, ‘op welk niveau moet je vragen stellen en lezen?’, ect.

Advies 1. 2. 3. 4. 5.

Maak de digitale begroting toegankelijker. Standaardiseer de opbouw van de programma’s. Streef naar een korte en gefocuste schrijfstijl die past bij het format van de digitale begroting. Geef cijfers weer in visualisaties en plaats tekst daarbij een ondersteunende rol. Focus op de afwijkende cijfers in plaats van op de constante posten door de uitschieters en afwijkingen of de beïnvloedbare en niet beïnvloedbare posten te visualiseren.

4