Voorstel programma zomersessie commissie FC - versie 27 juli compleet.pptx

Programma 3 september • Inzicht samenhang onderwerpen • Nadere toelichting van ontwikkelingen en plannen (inclusief vragen en discussie) 1. Jaarverslag en jaarplan concernaudit (Antoine van Vlodorp) 2. Brede verankering risicomanagement (Annemieke Jutte) 3. Verbeteren informatievoorziening financiële positie (Edwin Westphal) • Vragen en discussie

Annemieke, even voorstellen..

Inzicht samenhang onderwerpen

Concernaudit

Zicht op financiële positie

RisicoManagement

1a. Jaarverslag 2020/2021 Concernaudit (1) • Belangrijkste aandachtspunten vervolgonderzoek beheersing grote projecten: projectramingen, tegenspraak en projectadministratie. • Logische toegangsbeveiliging (LTB) SAP: voortgang in de verbeterpunten, maar aandacht blijft nodig voor resterende punten. Consequenties voor jaarrekeningcontrole Deloitte. • Risicobeheersing samenwerkingsverbanden: geen centraal inzicht en gebrekkige kaderstelling. • Implementatie van de Omgevingswet: zorgen over organisatorische en personele effecten, nog geen werkende aansluiting/koppeling met de DSO-LV, software en contracten leveranciers voldoen niet volledig aan BIO & AVG en geen eenduidige aanpak voor het wijzigen van het omgevingsplan. • Nulmeting (privacy audit) naleving Wet Politiegegevens (Wpg): Wpg maatregelen nog in ontwikkeling.

1a. Jaarverslag 2020/2021 Concernaudit (2) • Controle EU-aanbestedingen: omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden in 2020 fors gedaald. Onrechtmatigheden hebben vooral betrekking op inhuur: het blijven inhuren van personeel nadat de contractduur is verstreken en/of het verlengen van Marktpleincontracten waar dit niet meer is toegestaan. Daarnaast aantal verbeteringen geïdentificeerd t.a.v. het aanbestedingsproces. • Process mining subsidies: de naleving van de termijnen in de verleningsfase en vaststellingsfase van subsidies kan beter. • Process mining inkoopfacturen: bij een klein aantal bestellingen ontbreekt de goedkeuring van de budgethouder. Bij een klein aantal inkoopfacturen ontbreekt de (volledige) goedkeuring van de juiste personen en is de noodzakelijke functiescheiding (minimaal twee personen) niet toegepast.

1b. Jaarplan 2021/2022 Concernaudit (1) • Rechtmatigheidsverantwoording: implementatie 1 jaar uitgesteld (boekjaar 2022). Boekjaar 2021 wordt jaar om kwaliteit interne beheersing te sterken en waar mogelijk intern proef te draaien met testen en verantwoording. • Coronacrisis gerelateerde audits • Uitvoering Tozo en TONK regelingen • Subsidieverstrekking • Werken 3.0 • Digitale audits ingedeeld naar de Visie Digitale Stad • Integrated & operational audits

1b. Jaarplan 2021/2022 Concernaudit (2) • 213A onderzoeken en bewonersaudit In artikel 213a van de Gemeentewet is opgenomen dat het college periodiek onderzoek moet laten doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid. Concernaudit voert deze zogenoemde 213a-onderzoeken uit ten behoeve van het college en rapporteert hierover aan het college en de gemeenteraad. • Opgave ‘Veerkracht en gelijke kansen’ • Opgave ‘Woningmarkt in balans’ – afstemming met Rekenkamer Utrecht Bewonersaudit is afhankelijk van timing tussentijdse evaluatie WMO/Jeugdzorg

• Projectaudits – toepassing regeling risicovolle projecten en handboek projectbeheersing en versterking projectbeheersing • Innovatie en adviesopdrachten • Ad hoc audits en onderzoeken

2. Strategisch risicomanagement Nadere toelichting doel en plannen • Toelichting risicomanagement en plannen • Doelstelling: dialoog en bewustwording • Wat merkt de raad er van? •

https://www.youtube.com/watch?v=JZk0Nv1TLDo

Wat is risicomanagement? 1. Doelstelling 2. Risico’s inventariseren 3. Belangrijkste risico’s 4. Maatregelen treffen 5. Monitoren 6. Actualiseren

Risicomanagement is expliciet en bewust met elkaar het gesprek voeren over ambities en succesfactoren, en mogelijke belemmeringen. En daar gericht acties op treffen

Wat levert het op? • Een lerende en wendbare organisatie • Realisatie van ambities en samenhang • Versterking van de raad in haar kaderstellende en controlerende rol • Goede facilitering bij sturen op hoofdlijnen

Wanneer zet je het in? Coalitieakkoord en begrotingsprogramma’s P&C-cyclus

Wat nodig? Overkoepelende visie en beleid

Beleidsontwikkeling, (strategische) opgaven, samenwerkingen Projecten

Thema’s zoals financiën, informatiebeveiliging etc

Uniformiteit in aanpak formats training

Samenhang met Utrechts Sturingsmodel

Wat merkt de raad er van? • Vanaf begroting 2023: overzicht belangrijkste risico’s en aanpak per begrotingsprogramma • Vanaf jaarverslag 2021: Verbeterde informatievoorziening in paragraaf weerstandsvermogen • Heldere omschrijving van de belangrijkste financiële risico’s • Inzicht in de maatregelen • Inzicht in beslag op benodigd weerstandscapaciteit • Verbeterd inzicht in strategische onzekerheden, dilemma’s en risico’s bij raadsvoorstellen • Informatie om met elkaar dialoog te voeren over strategische onzekerheden en dilemma’s • Mogelijkheid organiseren workshop “Ambities en risico’s nemen” voor (nieuwe) raadsleden

Brede verankering risicomanagement

1. Bewustwording in de organisatie dat regelmatig de dialoog voeren over risico’s bijdraagt aan het verwezenlijken van ambities en doelstellingen 2. Positieve en open cultuur ten aanzien van strategische onzekerheden en dilemma’s bij bestuur, management en organisatie 3. Zorgdragen voor gemeenschappelijkheid in aanpak risicomanagement

3. Verbeteren informatievoorziening over de financiële positie

Inhoud Voorstel • Voorstel en tijdpad • Probleemschets huidige situatie • Wat gaan we concreet anders doen? • Nieuwe opzet paragraaf weerstandsvermogen & risicobeheersing • Achtergrondinformatie Kengetallen

Voorstel en tijdpad Doel:

• De informatievoorziening over de financiële positie dusdanig verbeteren dat deze essentiële informatie het afwegingsproces ondersteunt en de raad helpt om verantwoorde keuzes te maken voor (middel)lange termijn, door: • Meer inhoudelijke onderbouwing van de financiële risico’s. • Samenvoeging paragraaf weerbaarheid en wendbaarheid met de paragraaf weerstandsvermogen & risicobeheersing. Hierbij wordt de analyse en duiding van de financiële kengetallen verbeterd, worden deze in samenhang bezien en toegelicht. Tijdpad:

• 1e vernieuwde opzet bij Jaarverslag 2021 • Verdere ontwikkeling vanaf Begroting 2023

Probleemschets huidige situatie • Paragraaf weerstandsvermogen • Veel detailinformatie, de nadruk ligt op de algemene toelichting van de mutaties • Geen duiding van het gemeentebrede risicoprofiel • Geen relatie met de gemeentelijke ambities/doelstellingen • Onduidelijkheid binnen de organisatie over de richtlijnen/kaders m.b.t. opnemen risico’s voor weerstandsvermogen • Paragraaf weerbaarheid & wendbaarheid • Informatie is niet toegankelijk, compact of eenvoudig • Financiële positie is moeilijk te doorgronden voor niet deskundigen • Geen duiding van kengetallen, voor de raad (of lezer) moeilijk te interpreteren

Wat gaan we concreet anders doen? • Een andere opzet en aanpak van de paragraaf: • Geen algemene toelichtingen • Geen risicokaarten • Geen mutatie berekening en toelichting • Geen projectrisico’s zonder financiële gevolgen • Wel een inhoudelijke onderbouwing van top 10 financiële risico’s • Opnemen en duiden van de overige kengetallen in samenhang (geen aparte paragraaf weerbaarheid & wendbaarheid) • Aanscherpen van de gemeentebrede spelregels rondom financiele risico’s • Tijdens de P&C-cyclus momenten dialoog voeren met de organisatie t.b.v. het duiden van de financiele risico’s en overige kengetallen; • Wijziging van de financiële verordening n.a.v. de bovenstaande aanpassingen

Paragraaf met nieuwe opzet • 1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing • 1.1 Inleiding • 1.2 Ontwikkelingen en actualiteiten • 1.3 Weerstandsvermogen

• Ratio weerstandsvermogen • 1.3.1 Beschikbare weerstandscapaciteit • 1.3.2 Benodigde weerstandscapaciteit – Risicoprofiel • Top10 financiële risico’s • Totaalanalyse financieel risicoprofiel

• 1.4 Financiële Kengetallen • • • • • •

netto schuldquote netto schuldquote gecorr. voor verstr. leningen Solvabiliteitsratio grondexploitatie structurele exploitatieruimte Belastingcapaciteit

• 1.5. Overall analyse kengetallen

Samenvoeging met paragraaf weerbaarheid en wendbaarheid • In één oogopslag mogelijk om de stand en de ontwikkeling van de financiële positie van de gemeente te kunnen zien en beoordelen • Op basis van de analyse kunnen we het goede gesprek voeren met de raad. • De analyse geeft: • De mogelijkheid om creatief na te denken over de gewenste ontwikkelingsrichting van de financiële kengetallen • Inzicht in de (on)mogelijkheden voor kaderstellende keuzes die de raad kan stellen op basis van de kengetallen • meer investeren of minder? • meer of juist minder woningen bouwen? • sparen of reserves besteden? • ruim sociaal beleid of sober?

Toelichting analyse kengetallen Kwantitatieve analyse

Kwalitatieve analyse

De getallen Trend van de financiële positie Historische gegevens Bekende toekomstige ontwikkelingen Extrapolatie naar de toekomst

Duiden ontwikkeling van de financiële positie

Risico’s en kansen van de trend

Samenhang & trends • De financiële positie is altijd een momentopname waardoor een getal alleen niet zoveel zegt. • Het gaat om de verbanden tussen de getallen en de ontwikkeling van getallen over een aantal jaren: • Historische gegevens en trends • Toekomstige te verwachten ontwikkelingen

Presentatie informatie “Het weergeven van de informatie in makkelijk leesbare tabellen, grafieken en illustraties aangevuld met concrete toelichtende teksten vergroot de toegankelijkheid voor de gemeenteraad” Blz 7 van de notitie Meerjarig Financieel inzicht voor de raad

Voorbeeld presentatie en duiding kengetallen

Discussie en vragen • Welke aanvullende vragen hebben jullie? Is het voldoende duidelijk? • Openheid en dialoog over strategische onzekerheden en dilemma’s draagt bij aan verwezenlijken ambities en doelstellingen en bevordert een lerende organisatie. Welke rol kan de raad hierbij spelen? En hoe organiseren we dat? • In hoeverre vindt de raad de huidige en voorgestelde informatievoorziening toereikend en toegankelijk? Wat zijn de wensen van de raad hierover? o Strategische risico’s in begroting en jaarverslag o Risico’s en dilemma’s in raadsvoorstellen, RRP o Financiële positie