Voorstel DB Evaluatie P&C cyclus laatste versie

Voorstel Dagelijks Bestuur aanpassing Planning & Control-cyclus Van: Adviescommissie controle & Financiën d.d. 15 februari 2024 Inleiding Naar aanleiding van de werkwijze bijeenkomst op 24 augustus 2023 met commissie- en raadsleden en de evaluatie van de programmabegroting 2024 in november 2023 heeft de adviescommissie Controle & Financiën (C&F) in januari en februari 2024 een voorstel voor het dagelijks bestuur uitgewerkt omtrent de opzet van de Planning & Control (P&C) cyclus op basis van de volgende thema's: kennisniveau, vergaderschema, schriftelijke vragen en Algemene Beschouwingen Voorstel Kennisniveau Het kennisniveau van de raad is een punt van aandacht blijkt uit de evaluatie bij de programmabegroting. Hoe kan dit naar een hoger (en meer gelijk) niveau worden gebracht? Het dagelijks bestuur wordt gevraagd:  De huidige mogelijkheden voor scholing binnen het eigen fractiebudget dan wel via het budget van de raad nogmaals onder de aandacht te brengen bij de fracties.  Om generieke en verdiepende (ontbijt)sessies per commissie in te plannen in het vergaderschema. Achtergrond: Hoe kan het kennisniveau rondom de P&C cyclus worden verbeterd zoals blijkt uit de gehouden evaluatie? Is dat d.m.v.

(ontbijt)sessies bij elk P&C product, meer technische sessies over een specifiek onderwerp, technische sessies per commissie inplannen in het vergaderschema, vragenuurtjes of iets anders?  Voor de generieke sessies zouden webinars een oplossing kunnen zijn, zodat er meer flexibiliteit is om dit te bekijken.  De onderwerpen voor de verdiepende sessies (2-4 stuks) kunnen worden voorbereid door de adviescommissie C&F (bijvoorbeeld actuele onderwerpen als vastgoed en onderwijshuisvesting). Uiteraard is het belangrijk om de fracties hierbij te betrekken. Actie ambtelijke organisatie en adviescommissie C&F. Vergaderschema voor de jaarstukken In de werkwijzebijeenkomst kwam de wens naar voren om een bredere groep woordvoerders te betrekken bij de behandeling van de jaarstukken dan nu het geval is. Het dagelijks bestuur wordt gevraagd: Om de behandeling van het financiële deel van de jaarstukken separaat te blijven bespreken en te stimuleren om het inhoudelijke beleidsdeel (jaarverslag) te agenderen in de reguliere commissies. Achtergrond: Het is een mogelijkheid om naast een financiële avond over de jaarrekening, het inhoudelijke jaarverslag in de reguliere commissiecyclus te bespreken (in de zes commissies). Zo wordt het eigenaarschap bij de commissies gelegd, zowel wat betreft de inhoud als de tijd die men eraan wenst te besteden.

Dit kan de controlerende en lerende rol van de raad versterken.

Vergaderschema voor de Voorjaarsnota en Programmabegroting Het aantal dagdelen voor de behandeling van de Voorjaarsnota en de Programmabegroting is in Utrecht relatief groot in vergelijking tot andere (grote) gemeenten en drukt relatief zwaar op de beschikbare weken in het vergaderschema. Het dagelijks bestuur wordt gevraagd: Om de huidige planning in het vergaderschema 2024 van de dagdelen vooralsnog te handhaven. Wel wordt voorgesteld in jaren dat de Programmabegroting een technische uitwerking is van de VJN (zoals het afgelopen jaar) naar van vijf naar vier dagdelen van de begrotingsbehandeling over te gaan mits de kwaliteit van de beleidscyclus wordt uitgevoerd conform hetgeen is afgesproken in het raadsvoorstel aanpassing beleidscyclus en begroting. Actie adviescommissie C&F om dit op te pakken (opvolging S&V). Achtergrond: Ten behoeve van de behoefte aan een integraal afweegmoment en verschuiving van financiën van P&C stukken naar reguliere beleidsstukken i.h.k.v. Sturen en verantwoorden kan de raad ervoor kiezen om de Voorjaarsnota ‘uit te vergroten’ en de Programmabegroting te verkleinen, zowel wat betreft de tijd die eraan wordt besteed als de focus. De Programmabegroting gaat dan over de vraag of de opdrachten goed overgenomen die zijn hebben vastgesteld bij de Voorjaarsnota.

In het huidige vergaderschema reserveren we zeven dagdelen voor de Voorjaarsnota en vijf dagdelen voor de Programmabegroting. Er kan een proef worden gedaan met een andere werkwijze. Schriftelijke vragen Het opstellen en beantwoorden van schriftelijke vragen leveren legt vanwege de strakke deadlines veel druk op raadsleden en de organisatie. Hoe kan dit worden verbeterd? Het dagelijks bestuur wordt gevraagd:  Het vergaderschema aan te passen waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen technische en politieke vragen.  De ambtelijke organisatie te verzoeken om een nazending (binnen een week) van de schriftelijke vragen met een sortering op onderwerp/programma in een handig (klantvriendelijk) format. Achtergrond:  Raadsleden hebben circa twee weken voor het lezen van de begroting en het indienen van schriftelijke vragen. In het vergaderschema 2024 zijn de technische sessies gepland vóór het moment dat de schriftelijke vragen worden ingediend.

 Om de hoeveelheid schriftelijke vragen te verminderen kan het helpen om voor het indienen van de vragen een (digitaal) spreekuur te organiseren (met het nadeel dat je niet van elkaars vragen profiteert), een (markt)sessie per programma of bijvoorbeeld een teams-sessie voor 3-4 programma’s waar het voorgaande jaar de meeste vragen over zijn dan wel actuele thema’s (scenario's) op spelen? De onderwerpen voor de technische sessie kunnen qua onderwerpen worden voorbereid door de adviescommissie C&F (bijvoorbeeld bezuinigingen en het sociaal domein). Actie ambtelijke organisatie en adviescommissie C&F voor de invulling van de technische avond.  De kwaliteit van de beantwoording van de schriftelijke vragen kan beter, zo blijkt uit de evaluatie. Door deze vragen komen ook veel foutjes aan het licht, wat leidt tot een erratum. De stukken moeten voorzien worden van een betere eindredactie is de wens van raadsleden. Het format van de antwoorden kan ook klantvriendelijker.

Algemene beschouwingen De Algemene Beschouwingen: zestien partijen met verschillende spreektijd, geen reactie van het college, één dagdeel. Is dat wenselijk? Het dagelijks bestuur wordt gevraagd: De algemene beschouwingen niet aan te passen ondanks het dilemma tussen weinig spreektijd voor kleinere fracties, het feit dat interrupties in een raadsdebat uit eigen tijd gaan en het risico dat door aanpassing van het de spelregels de duur van de algemene beschouwingen enorm uitloopt met zestien fracties. Achtergrond: De Algemene Beschouwingen (nu 1 dagdeel) bij de VJN kunnen scherper. Hoe kunnen we dat bereiken was een discussie op de werkwijze bijeenkomst? Het zou een hoofdlijnen- of visiedebat moeten zijn, waarvoor de raad misschien meer tijd moet uittrekken? Wellicht eens oefenen met een andere opzet in de vorm van een pilot?  Meer spelregels opstellen?  Werken met pitches of loting i.p.v. een vaste volgorde voor de inbreng?  Moties aankondigen bij de algemene beschouwingen?  Beantwoording door college of meer aandacht voor onderling debat. Overige voorstellen De raadstoets is een mooi instrument vinden raadsleden, maar de opvolging van de aanbevelingen verdien aandacht van het college en de raad.

Hoe kunnen we dit bereiken? Het dagelijks bestuur wordt gevraagd: Om de volgende werkwijze vast te stellen bij de raadstoetsen: standaard agendering van de terugkoppeling door het college in een raadsbrief over de opvolging van de aanbevelingen in de desbetreffende raadscommissie. Deze raadsbrief wordt voorzien van een kort advies van de raadsrapporteurs. Achtergrond: Het zou bijvoorbeeld helpen als de opvolging van de raadstoets standaard wordt geagendeerd in de desbetreffende commissie en dat we daarbij een advies toevoegen van de raadsrapporteurs. Dit helpt omdat niet alle raadsrapporteurs woordvoerders zijn op het desbetreffende onderwerp.