Voorstel aanpak Raadstoets 2021.docx

Voorstel aanpak Raadstoets 2021 Aanleiding Jaarlijks vindt er een raadstoets plaats waarbij 2 beleidsprogramma’s nader onder de loep worden genomen door raadsleden (raadsrapporteurs), onderzoekers, raadsadviseurs en de ambtelijke organisatie. Het hoofddoel van de raadstoets is om tot een oordeel te komen over het behalen van de beleidsdoelen, waardoor het de behandeling van en het debat over de jaarstukken in commissie en raad beter kan worden voorbereid en zo wordt versterkt. Daarna is de raadstoets doorontwikkeld om inhoudelijk meer aan te sluiten bij het Utrechtse dynamische controlemodel. De onderwerpen voor de raadstoetsen de komende jaren zijn reeds eerder vastgesteld in de adviescommissie. Deze zijn opgenomen in bijlage I. In bijlage II zijn de processtappen opgenomen die horen bij de raadstoets. Uit de evaluatie van de afgelopen jaren is naar voren gekomen dat de raadstoets door de rapporteurs

en woordvoerders als zeer nuttig ervaren wordt. Het is wel een uitgebreid proces in een beperkte tijd.

Doorgevoerde verbeterpunten zijn dat we eerder beginnen aan de hand van de concept jaarstukken en we werken met drie (i.p.v. twee) rapporteurs voor een breder draagvlak.

Aanpak Raadstoets 2021 Op basis van het schema zouden we nu aan de slag gaan met het programma Economie en Veiligheid. Er bestaat echter ook een wens om naar de vorm en doorwerking van de raadstoets te kijken, zodat dit instrument met nog meer impact ingezet gaat worden na de verkiezingen. Vergelijkbaar met het doorwerkingsonderzoek van de Rekenkamer. Daarnaast is onze inschatting dat er in de periode rond de verkiezingen lastig raadsleden gevonden kunnen worden die voldoende tijd vrij kunnen maken voor een actieve rol bij de raadstoets. Gezien de komende verkiezingen stellen wij daarom het volgende voor: 1. 2.

3. 4.

Doorschuiven van de 2 onderwerpen van het voorjaar 2022 naar voorjaar 2023.

Onderzoeken in hoeverre de aanbevelingen zijn geïmplementeerd van de afgelopen 4 jaar. Wat is er nu echt veranderd? NB: onze G4-trainee kan hiervoor ingezet worden 1 dag per

week.

Hoe gaan andere gemeenten om met dit instrument? Wat kunnen wij hiervan overnemen?

Opstellen plan van aanpak voor nieuwe raadsperiode (uiterlijk bespreken in laatste adviescie van 17 februari 2022) met nieuwe verdeling voor periode 2022-2026 (nieuwe cie-indeling). Waarbij in een verkiezingsjaar standaard naar doorwerking / impact van de eerste drie jaar

5.

van de periode wordt gekeken en geen eigen toets wordt gedaan.

Introduceren van dit raadsinstrument als onderdeel van het inwerkprogramma nieuwe Raad (kennis maken met dit instrument) inclusief de bevindingen uit de doorwerking en de vastgestelde verdeling 2022 - 2026.

Gevraagd besluit •

Kan de adviescie C&F met deze aanpak zoals hierboven uiteengezet instemmen?

•

Welke vragen wil de adviescie C&F meegeven richting het onderzoek (punt 2 en 3)?

Bijlage I: Onderwerpen raadstoets Programma

Planning

Jeugd (M&S) en Duurzaamheid (S&R)

Voorjaar 2017

Werk & Inkomen (M&S) en Openbare ruimte en

Najaar 2017

Cultuur (M&S) en Stedelijke Ontwikkeling (S&R)

Voorjaar 2019

Onderwijs (M&S) en Vastgoed (S&R)

Voorjaar 2020

Maatschappelijke ondersteuning (M&S) en

Voorjaar 2021

groen (S&R)

Bereikbaarheid (S&R)

Veiligheid (M&S) en Economie (S&R) Bewoners en Bestuur (M&S) en Volksgezondheid (M&S) en Sport (M&S)

NB: dit schema is vastgesteld in de adviescommissie van 21 februari 2019.

Voorjaar 2022

(tevens verkiezingsjaar) Voorjaar 2023

Bijlage II: Overzicht proces en bijeenkomsten Raadstoets (per programma) Wat

Toelichting

Bijeenkomst 1:

Uitleg van aanpak en opzet. Uitwerken planning.

onderwerp

aandacht krijgen in de rapportage.

Startbijeenkomst per Rapporteurs analyseren het programma

Bespreken welke (verdiepende) onderwerpen specifiek Rapporteurs bekijken de betreffende programma's en

stellen voor zichzelf eerste observaties en bevindingen op. Rapporteurs bereiden zelf bijeenkomst 2 voor en leveren

Dag Maart 2 uur

Aanwezig • Rapporteurs

• Onderzoekers

• Woordvoerders

April

• Rapporteurs

April

• Rapporteurs

2 uur

• Onderzoekers

hun oordeel over het behalen van de gestelde beleidsdoelen.

Bijeenkomst 2: Per onderwerp Opstellen van rapportage over het behalen van de gestelde opstellen van eerste reactie van de rapporteurs op het programma.

beleidsdoelen. Eerste reactie ophalen van de rapporteurs op het programma.

Bespreken met ambtelijke

Het is de bedoeling in de raadstoets niet alleen aandacht

aansturing.

ook nadrukkelijk aan welke wijze waarop de ambtelijke

organisatie van wijze van

2 uur

• Onderzoekers • Ambtelijke organisatie

te geven aan de doelen en (cijfermatige) indicatoren, maar organisatie (informeel) sturing geeft aan het programma. Om hier zicht op te krijgen wordt de ambtelijke organisatie ook uitgenodigd voor dit gesprek.

Bijeenkomst 3: Per onderwerp Opstellen van rapportage over het behalen van de gestelde opstellen van informatie over beleidsdoelen. Beantwoorden van de vraag of het beleid

het behalen van de doelen en volgens plan verloopt, aandacht verdient of niet volgens opstellen conclusies en aanbevelingen

Mei

2 uur

plan is.

• Rapporteurs

• Onderzoekers

• Woordvoerders

Afronden rapportage en opstellen conclusies en aanbevelingen.

Raadsinformatiebijeenkomst

Besloten vergadering met de woordvoerders voor het

commissie

aanbevelingen. Tijdens deze bijeenkomst presenteren de

(besloten): Rapportage aan de bespreken van de bevindingen, conclusies en

Mei/Juni

1 uur

rapporteurs de rapportage aan de woordvoerders. Het is

• Rapporteurs

• Onderzoekers

• Woordvoerders

de bedoeling dat de volledige raad instemt met de

conclusies en aanbevelingen. Het college is hierbij niet aanwezig. Optioneel: Gesprek met de

Ter vergroting van de effectiviteit van de implementatie

Behandeling van de

Openbare vergadering waarin de rapporteurs de

behandeling Jaarstukken

de portefeuillehouder. De raadsleden kunnen de analyses

portefeuillehouder

• Rapporteurs

van de aanbevelingen.

rapportage tijdens commissie bevindingen, conclusies en aanbevelingen presenteren aan ook betrekken bij de inhoudelijke behandeling van de Jaarstukken.

• Onderzoekers Juni

• Rapporteurs

• Woordvoerders