Verslag Adviescommissie Controle en Financiën 5 juni 2025

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

05-06-25, 18.00-19.45 uur Burgemeesterskamer Stadhuis 1. a Opening en mededelingen

De voorzitter heet allen welkom en opent de vergadering. Mededelingen

De heer Dorst meldt dat het raadsvoorstel ‘Werkdruk & werkwijze’ gevolgen heeft voor de

adviescommissie C&F want in het nieuw vast te stellen vergadermodel zou de adviescommissie van september tot aan de raadswisseling (in maart) van de donderdagochtend verplaatst worden naar de dinsdagavond. Na de raadswissel wordt teruggegaan van zes naar vier commissies en kan de adviescommissie C&F weer op donderdagochtend vergaderen.

Op de vraag of de commissievergadering vroeg op donderdagavond gehouden kan worden, gecombineerd met een maaltijd, geeft de heer Dorst aan dat dit alleen kan als het vragenuur op het

huidige tijdsstip blijft staan. In het nieuwe vergadermodel wordt echter voorgesteld het vergaderuur te verplaatsen.

De adviescommissie geeft de voorkeur aan het voorstel om op donderdagavond te vergaderen, gecombineerd met een maaltijd. Er blijkt minder draagvlak voor de dinsdagavond.

De voorzitter meldt dat zij niet langer de voorzittersrol zal vervullen mocht de adviescommissie op dinsdagavond gaan vergaderen.

De heer Dorst zal de feedback aan de werkgroep doorgeven. De voorzitter deelt mee dat wethouder Schilderman haar en de heer Van der Zweth heeft benaderd

met een procedurele vraag rondom de programmabegroting. Zij gaf aan dat het College graag voor de programmabegroting duidelijkheid wil geven over de middelen die vanuit het Rijk naar de gemeente

komen. Ingeschat wordt dat wanneer de programmabegroting twee weken later wordt aangeboden meer duidelijkheid aan de raad kan worden gegeven over deze middelen vanuit het Rijk en daarmee

een completer inzicht wordt gepresenteerd. Als de behandeldagen op hetzelfde moment blijven staan betekent dit twee weken minder tijd voor de voorbereiding en dat doet iets met de mate waarin

bijvoorbeeld schriftelijke vragen gesteld en beantwoord kunnen worden. Persoonlijk zou de voorzitter liever een volledige programmabegroting ontvangen met de juiste informatie dan een document dat een week later alweer achterhaald is.

Mevrouw Rijnders wijst erop dat in de commissievergadering van heden hier geen besluit over wordt

genomen. Het is een verzoek dat bij het DB wordt ingediend en het DB besluit hierover. Zij roept op

om na te denken over oplossingen voor de schriftelijke vragen want daar moet wel voldoende tijd voor zijn.

Ambtelijk wordt aangegeven dat er voor de doorrekeningen en het beoordelen van de consequenties dan ook minder tijd beschikbaar zal zijn, maar als de wens er is, zal getracht worden het ook die

richting op te krijgen. Desgevraagd wordt geantwoord dat het verplaatsen van de behandeldagen geen

1 van 7 commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

optie is: de begroting moet uiterlijk 15 november bij de provincie liggen.

Mevrouw Rijnders stelt voor te wachten op het voorstel vanuit het College zodat helder is wat het College met betrekking tot de programmabegroting wil en hoe zij het voor zich zien. Daar kan de adviescommissie C&F dan schriftelijk op reageren met een advies.

Ambtelijk wordt opgemerkt dat het College de vraag heeft gesteld of het wenselijk is om een alternatieve route te lopen. Het is aan de adviescommissie om de richting te bepalen van wat

belangijker wordt gevonden: volledigheid qua tijd of de volledigheid qua inhoud. Het idee is om enkele varianten aan de adviescommissie voor te leggen.

Afgesproken wordt dat de reactie vanuit de adviescommissie schriftelijk kan worden afgedaan en niet meer aan de adviescommissie hoeft te worden voorgelegd. 1.b Vaststellen agenda

De agenda wordt conform vastgesteld. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (17-04-2025) ▪ ▪

Agendapunt 4– Jaarplan concernaudit, 1ste paragraaf, laatste zin: ‘afdeling’ moet ‘gemeente’ zijn.

Agendapunt 4– Jaarplan concernaudit, 4e paragraaf, 2e regel: De zin wordt gewijzigd naar (wijziging onderstreept): “Mevrouw Grundauer licht toe dat dit onderzoek onder andere plaatsvindt bij …”.

▪

Agendapunt 4– Jaarplan concernaudit, 5e alinea, 4e zin wordt geschrapt: ” Mevrouw Grundauer geeft aan …genomen.”

3. Ingekomen stukken ▪ Jaarverslag concernaudit 2024 - 2025 Mevrouw Grundauer geeft een korte toelichting aan de hand van de managementsamenvatting.

Positieve observaties worden vermeld op het gebied van de regelmatigheidsverantwoording waar

professionaliseringsslagen zijn geboekt. Wat dit onderwerp betreft, is het in Nederland een benchmark geworden. Er is vooruitgang geboekt omtrent informatiebeheer. Wat hier echt heeft geholpen, is dat het als een RRP-project was gelabeld en zodoende meer managementaandacht

heeft gekregen. Ook met betrekking tot de Wet Politiegegevens zijn goede stappen voorwaarts

gezet. Dit betreft alle afdelingen binnen de gemeente die met boa’s werken. Het was een jaar geleden nog een "red flag" en is een onderwerp waar een zwaar auditregime op zit.

Het niet inzetten van data voor het monitoren van processen in de dienstverlening is een aandachtspunt.

Recent

is

in

Amsterdam

een

ambtenaar

opgepakt

die

jarenlang

persoonsgegevens aan criminelen heeft doorgestuurd. Als je de situatie voor Utrecht bekijkt, dan ligt het eigenaarschap voor de BRP bij de afdeling Publiekszaken. De gemeente Utrecht telt

ongeveer 1,8 miljoen euro raadplegingen van ambtenaren per jaar. Het systematisch inzetten van data-analyses kan fraude niet helemaal voorkomen, maar fraudegevallen zijn wel sneller te detecteren. ▪

Rekenkamerbrief Jaarstukken 2024 2 van 7 commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

De heer Venhoeven legt uit, dat er is gekeken is naar hetgeen in de bijlage bij de jaarrekening is vermeld over de follow up. De opvolging van de besluiten van de gemeenteraad in vervolg op de Rekenkamerrapporten kan worden verbeterd. Daarom wordt afgesloten met de oproep aan de gemeenteraad om het College te verzoeken dit in het vervolg beter te doen. Over de uitvoering van raadsbesluiten in vervolg op de Rekenkamerrapporten wordt verschillend gerapporteerd.

Vaak ontbreekt een inhoudelijke toelichting op de actuele stand van zaken wat betreft de

uitvoering van de verbeterpunten en is onbekend of er voortgang in zit. Soms verdwijnen actiepunten zonder dat bekend is of het is opgelost.

De heer Molenaar vult aan, dat vaak wordt verwezen naar een plan van aanpak wat eigenlijk niets zegt over de uitvoering daarvan. Het zou helpend zijn als de rapportage zelf wat meer de actualiteit raakt. Nu is het vaak niet informatief. Graag wordt met de raad en het College in gesprek gegaan over hoe dat verbeterd kan worden. ▪

Provincie Utrecht, aanvulling op begrotingscirculaire

Verwezen wordt naar de meicirculaire naar aanleiding van de voorjaarsnota 2025 van het Rijk, inclusief een schrijven van de provincie met wat de actualiteiten zijn op dit moment.

De belangrijkste actualiteit volgt vanuit het begrotingsadvies van de VNG. Dit advies geeft aan

hoe gemeenten met de extra middelen vanuit het Rijk zouden kunnen omgaan, al is het altijd aan de gemeenten zelf om dat te bepalen. Op onderdelen ontstaat spanning tussen enerzijds de

positie van de VNG, die zegt meer te verwachten, versus de opstelling van de provincie die aangeeft dat niet meer dan een circulaire in de begroting mag worden opgenomen. In de

gemeente Utrecht betreft de spanning concreet de Van ARK-middelen en specifiek betreffende middelen met terugwerkende kracht. Op het moment dat de begroting wordt vastgesteld, gaat de provincie toetsen en hier wat van vinden.

De heer van Vugt is van mening dat een gemeente haar eigen keuzes moet maken. Een gemeente heeft natuurlijk wel te maken met de VNG-adviezen, maar ook met de opmerkingen van de toezichthouder. Beide partijen dienen een ander belang en hebben bovendien een verschillende

rol. Dat betekent ook dat deze adviezen tegengesteld aan elkaar kunnen zijn. Daarin moeten gemeenten dus nadrukkelijk hun eigen koers bepalen.

Op de vraag wat eventueel de consequentie is als het advies van de toezichthouder niet wordt

gevolgd, geeft de heer Van Vugt aan dat wanneer een goed gemotiveerd standpunt wordt ingenomen daarover met de toezichthouder een goede discussie kan plaatsvinden. Uiteindelijk kan de toezichthouder wel dwingen om correcties in de begroting aan te brengen en in het

uiterste geval kan de toezichthouder de gemeente onder preventief toezicht plaatsen, maar dan zijn er al wel wat stations gepasseerd.

4. Jaarstukken en resultaatbestemming De heer Van Vugt geeft aan dat het financiële beeld is geactualiseerd. Mocht er behoefte zijn daarover van gedachten te wisselen, dan staat de heer Van Vugt daarvoor open.

Op 16 mei is de goedkeurende accountantsverklaring op de jaarrekening van de gemeente Utrecht

afgegeven, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. De gehanteerde goedkeuringstolerantie is 3 van 7 commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

26,15 miljoen euro, zijnde de voorgeschreven één procent van de totale exploitatie.

In de rechtmatigheidsverantwoording zitten geen rechtmatigheidsfouten die groter zijn dan de

verantwoordingsgrens; deze grens is vastgesteld op 39,2 miljoen euro. Er staat nadrukkelijk in welke begrotingsonrechtmatigheden

er

zijn

en

ook

wordt

heel

transparant

weergegeven

welke

overschrijdingen het College al dan niet acceptabel vindt. Het advies aan de raad is om daar inhoudelijk goed naar te kijken.

In de jaarrekening zit nog één onzekerheid. Dit betreft de zogenaamde robuuste kosten ad 5,5 miljoen euro. In het verleden had de gemeente een groot bedrag aan stelposten, maar deze posten zijn de afgelopen jaren afgebouwd en de huidige stelposten zijn goed gemotiveerd. Er is een vijftal foute

boekingen gesignaleerd. Als deze op de juiste manier verwerkt zouden zijn, was het resultaat negen ton beter uitgevallen.

De accountant complimenteert met het goede proces, zeker in licht van de implementatie van een

nieuw financieel pakket. Ook is de accountant heel positief over de herstructurering van Leidsche Rijn. Dat heeft ertoe geleid dat de robuuste posten, waar eind 2023 nog 107 miljoen euro van resteerde geheel zijn onderbouwd en dus in feite zijn opgelost.

Wat de accountant betreft, gaat de aandacht uit naar de concernsturing en concernmonitoring en alles

wat daarmee samenhangt. In 2025 en de jaren erna moeten op dat punt wel resultaten zichtbaar gaan worden.

De hoogste prioriteit is de aandacht voor de investeringen. Dat gaat zowel om het budgetrecht van de raad, als het begroten hiervan. Inmiddels wordt er een plan gemaakt om daar verbetering in te brengen. Daarnaast wordt het spanningsveld in de capaciteit benoemd. Het is belangrijk keuzes te

maken in wat de gemeente aankan. Verder zijn er toch weer veel nagekomen boekingen en de interne controle op 74 SiSa-regelingen kan beter.

Er is nadrukkelijk naar de investeringen gekeken. Met name vanaf 2022 wordt een toename in investeringen gezien. In 2024 is het plafond overschreden qua investeringen, maar er wordt wel

achtergelopen wat betreft de investeringsplanningen. Dat beeld moet realistischer worden waarmee tegelijkertijd ook meer recht wordt gedaan aan het budgetrecht van de raad.

In het financieel beeld valt het op dat in de begroting altijd meer lasten dan baten bevat en daarmee

dus de reserves worden aangesproken. Jarenlang was de realisatie anders, waren de baten hoger dan de lasten waardoor de reserves groeiden. In 2022 zit het eerste kleine omslagpunt wat in 2023 en

2024 nadrukkelijk doorzet en wijzigt de verhouding zodanig dat er meer lasten dan baten zijn en de

reserves worden aangesproken. Voor alle programma’s - op twee na - geldt dat de geraamde baten en opbrengsten dicht bij de begroting resulteren. Alleen aan de voorkant wordt al aangegeven dat de

lasten hoger zullen zijn dan de baten en lopen de reserves terug. Kortom, het is goed dat de realisatie de begroting nadert, maar nu wordt wel fors ingeteerd op de reserves: de afgelopen drie jaar zijn de

reserves zodoende met 207 miljoen euro teruggelopen en loopt dientengevolge ook de solvabiliteit terug. Volgens de meerjarenbegroting 2025-2028 nemen de reserves in 2025 en 2026 verder af met respectievelijk 26 miljoen euro en zestien miljoen euro. De heer Van Vugt hoopt dat het bij die 4 van 7 commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

bedragen blijft, gezien de reservepositie. De heer Van der Zweth begrijpt dat op de reserves gelet moet worden en informeert of er naast het weerstandsvermogen meer indicatoren zijn om een vinger aan de pols te houden.

De heer Van Vugt noemt de solvabiliteit en de reservepositie. In het kader van de voorjaarsnota en de

begroting wordt naar de raming gekeken en beoordeeld wat dit betekent voor de reserves. Het streven kan zijn dat in de begroting de lasten niet meer hoger zijn dan de baten en dat betekent dat aanvullende keuzes bij de begroting volgen.

Tot slot, licht de heer van Vugt in grote lijnen de ontwikkeling van de reserve grondexploitaties toe

die met ruim 110 miljoen euro afneemt. Wat in jaarrekening 2024 opvalt, zijn drie grote

winstnemingen van zeventig miljoen euro; dat betreft vooral de herstructurering Leidsche Rijn. Tussen de gewijzigde begroting en de realisatie zit een verschil van 116 miljoen euro positief. Dat grote

positieve verschil zit met name in de niet-begrote winstnemingen. Daarnaast neemt dan ook de reserve nog af. Dat betreft de robuuste posten van 107 miljoen euro. Dat is gelukkig opgelost.

Daarnaast is er nog 32 miljoen euro uitgehaald voor het Lombokplein en is er 42 miljoen euro gestort in de reserve voor de bouw van de mobiliteitshub XL. 5. Voorjaarsnota

De heer Saghraoui zoomt in op het groeikader en de indexaties. Groeikader

Enkele jaren geleden is het groeikader vastgesteld, waarbij een x-bedrag, zijnde het gemiddelde bedrag uit het Gemeentefonds van dat specifieke jaar in het groeifonds werd gestort. Dat heeft een

tijd goed gewerkt, maar op een gegeven moment - onder andere door een verandering van de

systematiek vanuit het Rijk - ontstond een steeds groter verschil tussen de lasten en de bijbehorende baten die achterbleven. Daarom is het voorstel gedaan om het automatisme van een x-bedrag uit het Gemeentefonds los te laten en wordt een bekostigingssystematiek bedacht om in de toekomst de

groei te faciliteren, waarbij wat meer in de integrale afweging keuzes gemaakt worden hoe en hoeveel ingezet wordt voor een groei in de balans. Waar het gaat om het referentiedeel, de autonome

ontwikkelingen als het gaat om de groei van de stad, dat blijft overeind maar wel wordt gekeken of het soberder kan.

De voorzitter informeert welke keuzes hierin als raad gemaakt kunnen worden.

De heer Saghraoui geeft aan dat de raad de bekostigingssystematiek kan vaststellen. Wat dit betreft, volgt een aantal varianten.

Desgevraagd geeft de heer Saghraoui aan, dat het College de scenario’s krijgt voorgelegd, waarna het

College een afweging maakt en bepaalt welke scenario’s of welk besluit aan de raad wordt voorgelegd. Dat zal in de aanloop naar het nieuwe coalitieakkoord gebeuren.

Opgemerkt wordt dat het groeikader tot nu toe een gesloten systeem was, maar als dit verdwijnt, komt 5 van 7 commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

het in de begroting. De vraag is of dat puur een nadeel betreft of dat er ook voordelen aan zijn

verbonden. De heer Saghraoui licht toe, dat de toename wat betreft het aantal inwoners tot een grotere

bijdrage vanuit van het Gemeentefonds leidt; ook de stijging aan OZB-inkomsten leidt tot de hoop dat dit bijdraagt aan een positief saldo. Deze inkomsten vormen onderdeel van de algemene middelen. Daar wordt de integrale afweging op afgestemd.

De heer Dorst verwijst naar pagina 31. Nieuw is, dat de dekking voor het referentiekader vanaf 2027

wordt gekoppeld aan een deel van het accres voor een reële groei in het Gemeentefonds. Dat was eerst het geheel, begrijpt hij.

De heer Saghraoui beaamt dat een deel van het Gemeentefonds echt voor de groei is bedoeld, maar ook deels voor indexatie; dat deel wordt gereserveerd voor het referentiedeel.

Mevrouw Passier vraagt zich af wat het de nieuwe systematiek gaat betekenen voor een groeiende stad en de gewenste faciliteiten daarbij.

De heer Saghraoui legt uit dat het betekent dat meer transparant een besluit kan worden genomen

over de besteding van de middelen. Voorheen was niet duidelijk waar de middelen precies naar toe gingen en nu wordt een integrale afweging gemaakt.

De heer Claasen merkt op dat in het groeikader een aantal aannames zat hoe door de groei van het

Rijk meer geld ontvangen zou worden en dat werd alvast op voorhand bestemd. De heer Claasen begrijpt dat daarvan nu wordt gezegd dat dit te optimistisch was. Er komt minder geld beschikbaar

dan was gedacht en het geld dat binnenkomt, wordt voorgelegd als onderdeel van de algemene afweging.

De heer Saghraoui zegt dat het niet per se te optimistisch ingestoken was, maar dat in de tussentijd

ook de systematiek is veranderd. Er is gekeken naar de bbp-systematiek waarbij groei iets minder wordt beloond omdat wordt gekeken naar het “achtjaarsgemiddelde”. Daarnaast zijn ook allerlei

maatstaven aan het veranderen, bijvoorbeeld wat betreft hulpbehoevenden in de samenleving. Wanneer extra middelen worden ontvangen, gaat een groot deel daarvan daar naar toe. Het verschil tussen de aannames en de realiteit vloeit dus voort uit een combinatie van meerdere factoren. Indexaties

De heer Saghraoui licht toe, dat wat betreft de indexaties het Rijk percentages vaststelt op

verschillende onderdelen. Intern wordt afgesproken welke indexatiepercentages worden aangehouden voor de typen investeringen.

De heer Claasen is benieuwd welke ruimte de raad heeft om met de indexaties te schuiven.

De heer Saghraoui geeft aan, dat de raad ruimte heeft om vast te stellen welke indexatiepercentages

worden toegepast op welke elementen van de begroting. De raad heeft ook de ruimte om onderdelen helemaal niet te indexeren, wat duidt op een taakstelling richting de programma’s. Er is geen verplichting om de indexaties die het Rijk meegeeft ook op dezelfde wijze één op één door te zetten in de programma’s.

6 van 7 commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

De voorzitter vraagt of er belangrijke wijzigingen zijn geweest in de indexaties die voor de adviescommissie van belang zijn.

De heer Saghraoui geeft aan dat na de voorjaarsnota de cao-wijzigingen zijn verwerkt in de programmabegroting. De indexatie die dit meebrengt, wordt samen met de meicirculaire verwerkt. 6. ▪

Vooruitblik volgende vergadering

Als de volgende vergadering niet op donderdagavond 25 september kan worden ingepland maar op dinsdagavond 16 september begint de vergadering om 19.30 uur.

▪

Op 16 september zal de nieuwe directeur financiën zijn gestart. De vraag aan de heer Saghraoui is om de directeur ter kennismaking uit te nodigen voor de vergadering.

▪

Geagendeerd worden in ieder geval het plan van aanpak van de accountantscontrole en het verbeterplan.

▪

Desgevraagd wordt aangegeven dat het raadsvoorstel van WAAVA en de verbonden partijen niet terug hoeft te komen in de adviescommissie.

▪

Deloitte heeft een heidag bij Deloitte in Rotterdam aangeboden na de zomer. Wat dit betreft volgt nog een datumvoorstel.

▪

Gevraagd wordt om de feedback op de technische sessie van 27 mei naar mevrouw Rijnders te mailen. Mevrouw Rijnders heeft via de app een voorstel gedaan voor het proces van financiële toetsing door de ambtelijke organisatie. Eventuele opmerkingen kunnen gemaild worden aan mevrouw Rijnders.

7. (eventueel) Advies aan commissie VBF n.a.v. Voorjaarsnota/burap/JS

De voorzitter vraagt of de adviescommissie een advies wil meegeven aan de commissie VBF. Mevrouw Rijnders heeft het eerdere advies via iBabs gedeeld. Op basis van de gesproken punten zal zij een voorzet voor het advies doen.

Wat betreft de jaarstukken en de resultaatbestemming, merkt de heer Van Vugt op, dat het aantal

reserves nog steeds heel hoog is. De analyse is goed, maar de vervolgstap wordt gemist. In de resultaatbestemmingsvoorstel valt het op dat een groot aantal budgetten wordt overgeheveld.

De heer Claasen merkt op dat hij de analyse van de reserves goed vindt, maar het is naar zijn mening te vroeg om daar nu iets over te zeggen. Hij stelt voor dat een keer te bespreken in de adviescommissie.

8. Rondvraag en sluiting

Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. De vergadering wordt gesloten.

7 van 7 commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl