Verslag Adviescommissie CF 30-03-2023 def.docx

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

30 maart 2023 van 20.00-21.15 uur Burgemeesterskamer Stadhuis

Adviescommissie: Jantine Zwinkels (voorzitter), Bina Chirino, Meike Hellevoort, Esma Kendir, Ruud Maas,

Margreet Ramaker, Joost Vasters, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit) en Johan Dorst (plv. griffier commissie C&F)

Raadsrapporteurs raadstoetsen: Bert van Steeg en Hester Assen

Overige deelnemers: Edwin Westphal (concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken), Paul Venhoeven (Rekenkamer), Rein-Aart van Vugt en Niels Fritz (Deloitte)

Niet aanwezig: Cees Bos, David Bosch, Gert Dijkstra, Stevie Nolten en Hessel Stellinga

1. a. Opening en mededelingen

De voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom, in het bijzonder de beide raadsrapporteurs.

b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (26-01-2023)

Geen opmerkingen. Het verslag kan met positief advies aan de Commissie VBF worden gestuurd. 3. Ingekomen en verzonden stukken

a. Raadsbrief Werkwijze bij financiële dekkingsvoorstellen – ter informatie

De raadsbrief werd eerder vandaag in de vergadering van de Commissie VBF besproken; er werd afgesproken dat de Adviescommissie bij het vervolg zal worden betrokken. Mevrouw Ramaker stelt dat de brief via het DB aan het college werd aangeboden; had deze niet via de

gemeenteraad moeten gaan? De fractie van de VVD heeft gevraagd of de brief toch nog door de raad behandeld kan worden; de Adviescommissie is immers geen politiek gremium. De

voorzitter licht toe dat het proces zorgvuldig is overwogen, en dat ervoor is gekozen om de

brief juist via het DB naar de wethouder te brengen om haar de gelegenheid te bieden er een reactie op te geven. Het is lastig om dit vanuit de gemeenteraad te versturen. De brief is inmiddels besproken in de commissie VBF.

In een van de volgende vergaderingen van de Adviescommissie zal de raadsbrief op de agenda komen. Mevrouw Rijnders geeft aan dat wethouder Schilderman waarschijnlijk omstreeks

komende zomer met een voorstel komt dat zij met de Adviescommissie wil (voor)bespreken. Mevrouw Rijnders zal de planning opvragen.

Pagina 1 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

b. Rekenkamerbrief Sturing op bestemmingsreserves

De brief komt in de volgende vergadering (11 mei a.s.) ter bespreking op de agenda. Vooraf kunnen de commissieleden hun vragen insturen. De Rekenkamer heeft aangeboden om een toelichting te geven.

4. Vooruitblik Jaarplan 2023

Op 11 mei a.s. wordt onder andere vooruit gekeken naar de technische bijeenkomst rond de jaarstukken en de voorjaarsnota. Op 20 juni a.s. staat de inrichting van het debat over de

jaarstukken op de agenda en de manier waarop de jaarstukken inhoudelijk (moeten) worden besproken. Deze notitie wordt voorbereid door Bina en de commissiegriffier.

In het bijzonder wijst de voorzitter op de technische bijeenkomst van 8 juni a.s., waarin op

verzoek van de Adviescommissie informatie wordt gegeven over de grondexploitaties en het

Meerjaren Perspectief Ruimte, waarbij alle geïnteresseerde raadsleden welkom zijn. De leden worden verzocht zichzelf en hun fractiegenoten vooraf aan te melden.

De heer Westphal meldt dat er met de inbreng uit een vorige technische bijeenkomst verder wordt gewerkt aan de nota WAAVA. Er is afgesproken dat een eerste concept aan de Adviescommissie wordt voorgelegd.

Schorsing

De heer Westphal verlaat de vergadering. 5. Raadstoets

a. Algemeen

Zie de presentatie en de notitie, bij vergaderstukken. Mevrouw Rijnders licht toe dat de

raadstoets in het leven is geroepen omdat er bij de behandeling van de jaarstukken te weinig

tijd is om na te gaan of het beleid volgens afspraak is uitgevoerd. Daarom benoemt de raad drie raadsrapporteurs, die dit voor specifieke onderwerpen analyseren en toetsen. Dit jaar zijn

‘Bewoners & Bestuur’ en ‘Volksgezondheid’ als te onderzoeken onderwerpen gekozen. De

raadsrapporteurs worden ondersteund door een onderzoeker en door de griffie; de accountants kijken mee. Het kost wel tijd, merkt mevrouw Rijnders op, maar raadsleden die er eerder aan

meewerkten zijn er heel positief over. Om ervoor te zorgen dat het echt iets oplevert, wordt dit instrument periodiek zorgvuldig geëvalueerd en wordt ook gekeken hoe dit in andere gemeenten gaat.

b. De raadsrapporteurs

Mevrouw Assen en de heer Van Steeg vertellen dat de aanpak hen helpt om beter inzicht te krijgen in de begroting en de gemeentelijke geldstromen. Zij zijn met hun voorbereiding

begonnen bij de behandeling van de programmabegroting om meer inzicht in en grip op de Pagina 2 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

gemeentelijke financiën te krijgen en om te begrijpen waar de raad op kan sturen. De

raadsrapporteurs zijn blij met de ondersteuning van de onderzoeker; dankzij zijn aanwijzingen werden er al zinvolle interviews met ambtenaren van Volksgezondheid gehouden. Doelstelling van het beleid is dat in 2040 de gezondheidsverschillen tussen Utrechtse bevolkingsgroepen

30% kleiner moet zijn; het is de raadsrapporteurs opgevallen dat in het gesprek de haalbaarheid van deze doelstelling ter discussie staat. De raadsrapporteurs diepen dit verder uit en doen

aanbevelingen aan de raad. Daarmee hopen zij een zinvolle bijdrage te leveren aan het meer inzichtelijk maken van de financiële cyclus van de gemeente, en hopen zij ook dat dit de

organisatie aanmoedigt om ervoor te zorgen dat beleid werkelijk tot de beoogde resultaten leidt.

De heer Van Vugt vindt dat de Utrechtse raadstoets van hoog niveau is, vergeleken met andere

gemeenten. De gemeente Utrecht wordt landelijk vaak als best practice genoemd. Er wordt hier

voor uitstekende ondersteuning gezorgd, waardoor de raadsrapporteurs zich goed in de materie kunnen verdiepen. Als aandachtspunt noemt de heer Van Vugt de opvolging van de adviezen;

over het algemeen worden ze wel overgenomen, maar resultaat in begroting en jaarstukken laat erg lang op zich wachten. Aan de opvolging van de adviezen zou de raad ook nog aandacht moeten besteden. Mevrouw Assen geeft aan dat ambtenaren graag in gesprek gaan en van

goede wil zijn, maar dat de aanbevelingen nergens worden verankerd of geborgd. Er lijkt geen (of te weinig) tijd te worden gemaakt voor implementatie.

De heer Venhoeven vertelt dat het college na een Rekenkameronderzoek altijd een raadsvoorstel schrijft, op uitdrukkelijk verzoek van de Rekenkamer inclusief plan van aanpak. Dat plan is het

begin van de verankering; daar moet de raad (dus) om vragen. Iemand moet het onderwerp op de agenda houden, ook na wisselingen van portefeuille bij de fracties. De heer Van Steeg stelt dat de Adviescommissie het DB kan adviseren om raadsbrieven die te maken hebben met

Rekenkameronderzoek of een raadstoets standaard op de agenda te zetten. Er kan ook een raadscontactpersoon voor het betreffende onderwerp worden benoemd, en een ‘ambtelijk

eigenaar’ op het Stadskantoor. De heer Van Vugt geeft aan dat andere gemeenten vaak een

aparte commissie hebben die de opvolging van adviezen na raadstoetsen volgt. Deze suggesties zullen aan de controller worden meegegeven.

Hoe wordt na Rekenkameronderzoek gevolgd of de aanbevelingen worden opgevolgd? De heer

Venhoeven geeft aan dat de Rekenkamer dit zelf volgt: de raad neemt een besluit, en draagt het college iets op. De Rekenkamer kijkt vervolgens naar de doorwerking van de aanbevelingen; het gaat erom dat een advies effect heeft. Mevrouw Rijnders vult aan dat adviezen die uit een

raadstoets volgen ‘van de wethouder’ moeten worden. Zo gaat het bij Rekenkameronderzoeken ook. Na enige gedachtewisseling wordt afgesproken dat dit bij de raadstoets Volksgezondheid

ook geprobeerd wordt. Complicerende factor is wel de verwevenheid van Volksgezondheid met

andere domeinen. Hierdoor zal het niet gemakkelijk zijn om één wethouder erop aan te spreken of om er een ‘ambtelijk eigenaar’ voor aan te wijzen.

Pagina 3 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

De voorzitter wijst erop dat in de notitie wordt aangegeven dat slechts 20% van de middelen

beleidsrijk zijn, waardoor de beïnvloedingsruimte van de raad beperkt is. Hoe kan de raad dan toch sturen? De heer Van Vugt adviseert om te focussen op concrete doelstellingen op het

gebied van Volksgezondheid, en om na te gaan welke andere onderdelen van de gemeente nodig zijn om die doelen te bereiken. Wellicht zijn er ook nog externe partijen die eraan bijdragen.

6. Voortgang accountantscontrole

Het controleteam ontving de concept-jaarrekening 2022 op 3 maart jl., en begon op 6 maart jl.

met de controle. De heer Fritz meldt dat het werk volgens schema verloopt. Wel valt nu al op dat het aantal ‘periode 14’-boekingen is toegenomen, het doorvoeren van nagekomen posten en correcties. Deze zijn arbeidsintensief voor de accountant. Daarnaast neemt het aantal SISA-

controles al enige jaren sterk toe (Single Information, Single Audit). Het zijn er nu 66, waarvan 41 boven € 125.000 waarvoor de accountant meer controlewerk moet doen. De rapporten

worden als bijlagen bij de jaarrekening gevoegd. De SISA-controles zijn niet goed van start

gegaan; bij aanvang konden er nog maar achttien regelingen worden aangeleverd. Met de heer Westphal is afgesproken dat het controleteam nu eerst focust op de jaarrekening, en de SISA-

regelingen later doet, dus misschien komen er nog wijzigingen in de SISA-bijlagen. De heer Van

Vugt vult aan dat de SISA-controle landelijk een groot punt van zorg is; het aantal controles is in drie à vier jaar tijd vrijwel verviervoudigd. Dit komt doordat de rijksoverheid (Algemene

Rekenkamer) hogere eisen stelt aan de verantwoording van specifieke uitkeringen – gelden die

vanuit het rijk naar gemeenten worden overgeheveld. Dit kost niet alleen het controleteam veel tijd – ook de ambtelijke organisatie is er lang mee bezig. Het goede nieuws is dat er een

wetswijziging wordt verwacht die ertoe moet leiden dat de manier waarop specifieke uitkeringen aan gemeenten worden verstrekt vanaf 2025 eenvoudiger wordt.

Bij de controle 2021 werd veel aandacht besteed aan aanbestedingen omdat daar veel fouten in waren gemaakt. Ook bij de huidige controle heeft de accountant veel fouten gevonden. Vorig

jaar leidde dit op één dossier tot een verschil van ongeveer € 3 miljoen. Dit dossier loopt dit jaar door, en er is nog een dossier bijgekomen dat een vergelijkbaar verschil laat zien. De heer Fritz bevestigt dat de foutmarge (1%) nog niet in beeld komt.

Bij de controle wordt in het bijzonder aandacht besteed aan Europees aanbesteden; dit komt in een van de volgende vergaderingen bij de Adviescommissie op de agenda.

De BghU heeft nog geen verantwoording bij de gemeente ingediend omdat die organisatie

recent is overgestapt op een nieuw systeem. De controleverklaring van de accountant van BghU kan nog tot een overzichtelijke wijziging van de concept-jaarrekening van de gemeente leiden.

Pagina 4 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

De grondexploitaties gaan goed op schema; het gaat veel beter dan vorig jaar, vindt de heer

Fritz. Ten aanzien van devoorzieningen zijn er nog aandachtspunten w.o. het aanleveren van goede onderbouwingen.

Alle bevindingen worden vanzelfsprekend opgenomen in het accountantsrapport. De Adviescommissie vraagt of het (meer)werk tot hogere accountantskosten leidt. De heer Van

Vugt bevestigt dit. De accountant heeft dit bij de presentatie van het plan van aanpak al gemeld

(vwb SISA). Meerkosten worden eerst ambtelijk afgestemd; daarna ontvangt de Adviescommissie een overzicht.

7. Rondvraag en sluiting

Tijdens een recent gehouden raadsinformatiebijeenkomst werd gesproken over het integraal veiligheidsplan en over ‘rijker verantwoorden’. De heer Dorst geeft de Adviescommissie in overweging om hierover tijdens de zomersessie door te praten, want tot nu toe is er veel

aandacht geweest voor sturen, en minder voor verantwoorden. De voorzitter stelt voor om dit te combineren met de bespreking van de behandeling van de jaarstukken op 20 juni a.s. Hiermee gaan allen akkoord.

Mevrouw Rijnders meldt dat het DB eerder vandaag sprak over ‘sturen en verantwoorden’. Er

werd besloten om rond dit onderwerp drie bijeenkomsten te organiseren, met toelichtingen van Deloitte en Berenschot. Omdat dit voor alle raadsleden interessant is, zullen alle raadsleden ervoor worden uitgenodigd.

Er zijn hierna geen vragen meer. De voorzitter bedankt de raadsrapporteurs voor hun komst, en de commissieleden voor hun aanwezigheid en inbreng. Daarna sluit zij de vergadering.

Pagina 5 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl