Verslag Adviescommissie CF 10-06-2021.docx

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

10 juni 2021 van 18.00-19.30 uur, digitale vergadering via MS Teams

Adviescommissie: Dimitri Gilissen (voorzitter), Janneke Admiraal, Has Bakker, Floor de Koning, Bert van Steeg, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (raadsadviseur Control & Audit)

Overige deelnemers: Sanne van den Broek (hoofd strategie), Gerth Molenaar (secretaris Rekenkamer), Annemarie

Koolenbrander (adviseur Financiën en Control), Agnes Scholte (strategisch adviseur bedrijfsvoering), Paul Venhoeven (voorzitter Rekenkamer), Antoine van Vlodorp (manager concernaudit), Edwin Westphal (concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken), Katie Zwetsloot (CFO), Niels Fritz en Rein-Aart van Vugt (Deloitte)

Niet aanwezig: Cees Bos, Henk van Deún, Tessa Sturkenboom en Ruurt Wiegant (commissie)

1. a. Opening en mededelingen

De voorzitter opent de vergadering. b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld conform opgave. 2. Verslag vorige vergadering (27-05-2021)

Vaststelling wordt verplaatst naar de volgende vergadering. 3. Ingekomen en verzonden stukken Geen.

4. Jaarstukken 2020

Verslag bevindingen accountant

Zie de presentatie van Deloitte, bij vergaderstukken; mondelinge toelichting door de heer Van Vugt. Op 8 juni jl. kreeg het controleteam de laatste informatie over Leidsche Rijn, waarna

afronding van de controle kon beginnen. Gezien het bijzondere jaar (COVID-19) is het een mooie prestatie, vindt de heer Van Vugt, dat de jaarrekening vóór 15 juli a.s. naar de

toezichthouder kan worden gestuurd. Het proces is goed verlopen, in prima samenwerking met de leiding van de ambtelijke organisatie. De heer Van Vugt heeft al eerder gewezen op het

dubbele aantal SISA-regelingen (Singel Information, Single Audit), geldstromen waarover de gemeente in het bijzonder verantwoording aflegt aan de rijksoverheid. Dit zorgde voor veel meer werk voor de organisatie, en ook voor het controleteam.

Vorig jaar bevatte de jaarrekening een onzekerheid, waardoor een verklaring 'met beperking' werd gegeven. Fouten en onzekerheden blijven deze keer ruimschoots binnen de toegestane

marges, waardoor er een goedkeurende controleverklaring komt. Positief is de accountant over de inhoudelijk sterke en transparante paragraaf over COVID-19 en over de verbeterslag in het

Pagina 1 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

verduidelijken en versterken van de begrotingsrechtmatigheid. Er is ook goede vooruitgang

geboekt bij het verbeteren van de begroting. De verantwoording van geldstromen in het sociaal domein is dit jaar goed op orde gekomen. De heer Van Vugt vindt dat de gemeente Utrecht op een goede manier aandacht besteedt aan integriteit en fraude; op elk niveau is de organisatie

scherp en alert. Ten slotte is het aantal aanbestedingsfouten sterk gedaald; de gemeente lijkt dit nu goed in de vingers te hebben.

Onderwerpen waarvoor nog aandacht nodig is zijn er ook: het aanleveren van

verantwoordingsinformatie kan beter, in het bijzonder in het fysieke domein. De accountant

veronderstelt dat dit te maken heeft met de capaciteit. Er is veel werk en de ambities zijn groot,

in het bijzonder inzake grondexploitaties en mobiliteit; het wordt een belangrijke opgave om de ambities in balans te brengen met de capaciteit in de organisatie. Hiermee hangt ook het tempo van realisatie van investeringen samen, want dat blijft achter op de schatting.

Er zijn daarnaast nog wat kleinere aandachtspunten, waarvoor wordt verwezen naar de presentatie, blz. 6.

Vragen en reacties

De heer Van der Zweth is hoe veel de investeringen achterblijven, en of het verschil met

voorgaande jaren erg groot is. Hoe is het beeld bij andere gemeenten? De heer Van Vugt

bevestigt dat dit vraagstuk ook bij andere grote gemeenten speelt. In Utrecht is er nauwelijks verschil met vorig jaar. Het gaat erom, stelt hij, om tot evenwicht in ambities en planning te

komen; de wensen en plannen moeten te realiseren zijn met de beschikbare capaciteit. Daar zou de raad extra op kunnen letten bij het behandelen van raadsbesluiten: wij willen dit, maar

kunnen we het ook realiseren? Als tussentijdse afwijkingen tijdig aan college en raad worden

gemeld, kan er worden bijgestuurd, bijvoorbeeld door het tempo te matigen óf te zorgen voor

meer uitvoeringscapaciteit. Bij voorstellen aan de raad om een budget door te schuiven zou de

raad altijd simpelweg moeten vragen: 'wie gaat dat dan doen en hoe zal de uitvoering gaan?' De markt is daarbij een factor van belang, want voor grote infrastructurele projecten zijn niet altijd voldoende materialen en mensen leverbaar. Daar moet rekening mee worden gehouden bij het

in balans brengen van ambities en planningen. Zo zijn er meer zaken die meer tijd en aandacht vragen, inspraakprocedures bijvoorbeeld, of juridische procedures rondom vergunningen.

De heer Westphal vult aan dat de omzet is toegenomen door de vele extra coronaregelingen die via de gemeentelijke rekening lopen, 'de noemer.' Vorig jaar was de schuldquote 62%, nu 56%, terwijl de omvang van de schuld nagenoeg gelijk is gebleven. Daarnaast zorgt winst op grondexploitaties – die niet wordt geraamd – voor een effect op de gerealiseerde netto schuldquote.

Klopt het dat de gemeente de coronacompensatie (€ 7,7 miljoen) nog niet heeft ontvangen? Sluit de uitgekeerde coronacompensatie aan zorgaanbieders wel goed aan op wat de gemeente van

Pagina 2 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

het rijk ontvangt? Volgens de heer Van Vugt hangt dat af van de afspraken tussen

zorgaanbieders en gemeente. Bovendien hebben zorgaanbieders tot 1 oktober a.s. de tijd om hun jaarrekening op te maken; waarschijnlijk loopt dat proces nog. In elk geval loopt de

gemeente over 2020 geen risico, want de rijksoverheid compenseert extra kosten en gemiste opbrengsten ruim.

De heer Bakker merkt op dat de accountant niets heeft gezegd over de aandachtspunten in ITaudit (zie presentatie, blz. 7). De heer Van Vugt geeft aan dat daarop wordt ingegaan in de

uitvoerige managementletter, een vertrouwelijk stuk. Deze zal worden besproken tijdens de zomersessie van de Adviescommissie.

Zie presentatie, blz. 6, versterken (centrale) kaderstellende rol van concern. Wat is daarin de

grootste opgave? Volgens de heer Van Vugt is dat het opwerken van centrale documenten zoals de begroting, kadernota's, tussenrapportages en de jaarrekening. Daar hebben alle afdelingen

mee te maken, dus daar zouden gelijke normen en uitgangspunten voor moeten gelden. Posten moeten overal op dezelfde manier worden ingericht. Dit geldt ook voor projectbeheersing:

afdelingen moeten dit eender administreren, en zij moeten hun projectadministratie op dezelfde manier doen. Risicomanagement is een derde factor: kwantificeren, inschatten, afdekken – dat

moet tussen afdelingen op dezelfde manier gaan. Risicobeheersing zelf hoort in de lijn; daar is

een afdeling verantwoordelijkheid voor, maar over de manier waarop moeten centrale afspraken worden gemaakt.

Tijdpad

Deloitte streeft ernaar om het conceptrapport in week 24 met de organisatie af te stemmen.

Daarna wordt het zo snel mogelijk naar de raad gestuurd – eerst nog zonder handtekening van de controlerend accountant; die volgt zo snel mogelijk na afronding van de procedures. 5. Voortgang verbeteren leesbaarheid investeringen

Zie de presentatie, bij vergaderstukken; mondelinge toelichting door mevrouw Scholte. Zie het

voorbeeld op blz. 6. In een vorige vergadering werd besproken wat de raad per investering aan

informatie wil zien. De raad bleek vooral te willen weten wat zij wordt geacht te autoriseren, wat er al gerealiseerd is en wat er nog aan investeringen te verwachten is.

Een overzichtelijke tabel, wordt gezegd; het zou fijn zijn als er wat meer voorgeschiedenis en duiding zou worden toegevoegd in het jaar dat de raad een investering moet autoriseren.

Mevrouw Rijnders vult aan dat het vaak een tijdje duurt voor een vrijgegeven krediet uitgegeven wordt. Tijdens de raadstoets Bereikbaarheid werd gevraagd of er een overzicht over een paar

jaren kan worden gegeven van uitgaven, vanaf datum autorisatie, zodat de raad kan zien of het project loopt.

Pagina 3 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

De ambtelijke organisatie gaat nu verder met de toelichting op de meerjarenprogramma's. Ook wordt de paragraaf investeringen in de begroting opgesteld. Investeringsoverzichten worden, indien mogelijk, direct meegenomen.

6. Vooruitblik zomersessie (3 september a.s., 10.00-16.00 uur)

De heer Westphal doet de suggestie om een toelichting op de financiële verhoudingen met de rijksoverheid toe te voegen aan het programma. De heer Venhoeven adviseert om daar dan

prof.dr. S.J.G. (Sweder) van Wijnbergen of dr. W. (Wimar) Bolhuis voor te vragen. Daar kan dan een gedachtewisseling over lokale belastingen aan gekoppeld worden.

Een ander goed onderwerp zou de raadstoets zijn; wellicht goed om eens na te denken over

vervolgstappen. De heer Van Vugt wil de financiële positie van Utrecht ten opzichte van andere 100.000+ gemeenten toelichten.

Schorsing

De ambtenaren verlaten de vergadering. 7. Voortgang controle accountant

De heer Van Vugt benadrukt nogmaals het capaciteitsvraagstuk. Op de afdelingen

Bereikbaarheid en Grondexploitaties is veel werk; de coronamaatregelen hebben daar voor

vertraging gezorgd. Samenstelling van documenten, waaronder de jaarrekening, heeft dan niet altijd de hoogste prioriteit. De accountant dringt erop aan om het daarover indringend te

hebben met de ambtelijke organisatie, want Utrecht is een enorme schaalsprong aan het maken en heeft grote politieke ambities. In de volgende raadsperiode zal dit een zeer belangrijk thema worden, verwacht de heer Van Vugt.

Daar staat tegenover dat de ambtelijke organisatie zich professioneel opstelt, wat prettig

samenwerken is. Alle betrokkenen zijn goed aanspreekbaar, wat een verdienste is van de concernmanager Financiën.

In de loop van deze maand wordt er van het ministerie van Financiën een beslissing verwacht

over de rechtmatigheidsverantwoording – dat is toegezegd. Misschien schuift dit een jaar op.

Volgens de heer Van Vugt loopt de gemeente Utrecht, die al stappen heeft gezet, geen risico. De gemeente kan gewoon met het traject doorgaan, als pilot bijvoorbeeld.

De heer Van Vugt geeft aan onder de indruk te zijn van de open cultuur in de Adviescommissie; "ik heb nooit het gevoel dat ik hier iets niet kan zeggen." 8. Stand van zaken raadstoets 2020

De raadstoetsen werden op 8 juni jl. gepresenteerd. Het was veel werk voor de rapporteurs, maar het was ook verhelderend. Men is anders naar de P&C-stukken gaan kijken.

Pagina 4 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Krijgt de raadstoets als instrument na verloop van tijd minder impact? Dat is niet goed aan te

geven, zegt mevrouw Rijnders; voor wie als rapporteur betrokken is, is het leerzaam. De heer Gilissen ziet wel een ontwikkeling: bij de eerste raadstoetsen was men wat terughoudend; nu komt er scherpte in. Er is behoefte om vooruit te gaan kijken in plaats van alleen maar te

signaleren. De heer Molenaar bevestigt dit en vult aan dat nog wel duidelijker moet worden

gemaakt wat er is gedaan met alle aanbevelingen. Daarvoor zijn nog acties van het college en vanuit de organisatie nodig. De heer Van Vugt is eveneens van mening dat de opvolging van

aanbevelingen nog te weinig voortgang heeft, wat afdoet aan de scherpte van de raadstoets als instrument. In elk geval heeft de Utrechtse raad er een krachtig instrument mee, waarmee zij zich in positieve zin van andere gemeenten onderscheidt. Het zou zinvol zijn om eens na te

denken over hoe versnelling van de opvolging van adviezen gerealiseerd zou kunnen worden. Duidelijk aandachtspunt, wat bij alle raadstoetsen naar voren komt: de kwaliteit van de

begroting kan (en moet) stukken beter. De tekst kan compacter, met meer concrete doelen. Er moet een duidelijke relatie worden gelegd tussen doelen en geld. Er moet beter onderscheid worden gemaakt tussen going concern en specifieke speerpunten van de raad. Er wordt opgemerkt dat dit een goed onderwerp is voor de zomersessie. 9. Rondvraag en sluiting

De Adviescommissie besluit om de raadscommissie geen apart advies te sturen voor de behandeling van de jaarstukken.

Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter sluit de vergadering.

Pagina 5 van 5

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl