Verslag Adviescommissie CF 04-03-2021.docx

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

28 januari 2021 van 18.00-19.30 uur, digitale vergadering via MS Teams Adviescommissie: Dimitri Gilissen (voorzitter), Janneke Admiraal, Has Bakker (waarnemend voorzitter tot en met agendapunt 5), Cees Bos, David Bosch, Henk van Deún, Floor de Koning, Julia van Ophem, Tessa Sturkenboom, Rick van der Zweth en Daniëlle Rijnders (commissiegriffier)

Overige deelnemers: Sebastiaan van den Bogaard (strategisch adviseur), Sandra Emsbroek (strategisch adviseur bedrijfsvoering), Jan van Veen/ Jacques Hazelzet (financien), Annemarie Koolenbrander (strategisch adviseur

bedrijfsvoering), Gerth Molenaar (secretaris Rekenkamer), Agnes Scholte (strategisch adviseur Bedrijfsvoering), Gloria

Sundermann (adviseur Financiën en Control), Edwin Westphal (concernmanager Financiën, Inkoop en Juridische zaken), Katie Zwetsloot (CFO), Niels Fritz en Rein-Aart van Vugt (Deloitte)

Niet aanwezig: Bert van Steeg en Ruurt Wiegant.

1a. Opening en mededelingen

De waarnemend voorzitter heet allen welkom en opent de vergadering. Enkele leden zullen de vergadering korte tijd verlaten omdat gelijktijdig het vragenuur voor de raad plaatsvindt. 1b. Vaststellen agenda

De agenda wordt vastgesteld zoals opgegeven, met dien verstande dat niet agendapunt 7

(aanpak voor de toekomstige opzet van de programmabegroting) maar agendapunt 6 (voorstel verbetering leesbaarheid lopende begroting) op 1 april a.s. opnieuw op de agenda zal komen. 2. Verslag vorige vergadering (28-01-2021)

Geen opmerkingen; het verslag wordt vastgesteld. 3. Ingekomen en verzonden stukken

Raadsbrief stand van zaken herijking gemeentefonds en ledenbrief VNG

Mevrouw Koolenbrander licht toe dat er twee delen worden onderscheiden, namelijk het klassieke domein (gemeentefonds zoals dat vóór 2015 bestond) en het sociale domein

(toevoeging in 2015 in het kader van de drie grote decentralisaties). Naar beide delen is de

afgelopen jaren onderzoek gedaan. Afgelopen najaar werd het onderzoek naar het klassieke

domein afgerond; het sociale domein was ongeveer een jaar geleden al klaar. Een advies van de Raad Openbaar Bestuur (ROB) wordt in april a.s. verwacht.

De VNG is van mening dat van herverdeling van het gemeentefonds geen sprake kan zijn zolang nog niet alle gemeentelijke uitgaven daaruit kunnen worden gedaan. De gemeente Utrecht deelt dat standpunt. De herverdeling zal onderwerp van gesprek zijn bij de Kabinetsformatie; daarom zal de herijking op zijn vroegst pas in 2023 kunnen worden opgepakt.

Pagina 1 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

Verzoek aan (db) presidium omtrent gewijzigde planning jaarstukken 2020

In overleg met Deloitte is de planning van de behandeling van jaarstukken aangepast. Voor de planning wordt verwezen naar de bijlage. Mevrouw Rijnders voegt hieraan toe dat het (db) presidium heeft ingestemd met de gewijzigde planning. Zij stelt voor om de volgende

vergadering van de Adviescommissie te verzetten van 29 april a.s. naar 27 mei a.s. Hiermee gaan allen akkoord. NB: later wordt besloten om beide data te laten staan.

Presidiumflits omtrent werkwijze Procedure raadsreacties maatregelenpakketten

Mevrouw Rijnders wijst erop dat dit een uitwerking is van hetgeen de commissie tijdens de bespreking van de programmabegroting heeft uitgesproken, namelijk dat we toch nog wat

invloed willen uitoefenen. De heer Van der Zweth vraagt of er een volgende keer in zo'n geval

een extra signaal kan worden gegeven, bijvoorbeeld aan de woordvoerdersgroep Financiën. NB:

dit verzoek is neergelegd bij SG.

4. Eerste technische begrotingswijziging 2021

De heer Van den Bogaard meldt dat er geen gebruik is gemaakt van de gelegenheid tot vragen stellen vooraf. Ook ter vergadering zijn er geen vragen, wél een compliment voor de prettige

leesbaarheid. Het voorstel kan met positief advies van de Adviescommissie aan de Commissie Mens & Samenleving worden gestuurd, ter behandeling als A-punt in de vergadering van 18 maart a.s.

5. Voorstel beter inzichtelijk maken van de investeringen in de P&C-cyclus

Zie de presentatie 'Autorisatie en monitoring investeringen,' bij vergaderstukken. Het schema op blz. 4 laat zien wanneer de raad over welk document beslist. Mevrouw Scholte licht dit toe aan de hand van het meerjarenprogramma Ruimte: pas bij de behandeling van de begroting wordt er een besluit genomen over het budget; vervolgens worden jaarlijks de investeringen geautoriseerd.

Klopt het dat de politieke discussie dan bij de behandeling van een meerjarenprogramma moet worden gevoerd? Voorbeeld: prioritering sportvelden bij behandeling van het

meerjarenprogramma Sport. Mevrouw Scholte bevestigt dit. Mevrouw De Koning merkt op dat

de nota Kapitaalgoederen voor de nodige hoofdbrekens heeft gezorgd, want er stond te weinig informatie per investering in. Daardoor was de nota niet goed te beoordelen; deze bood

bovendien te weinig aanknopingspunten voor een politieke discussie. Volgens mevrouw Scholte is het de bedoeling om dit te verbeteren.

De Adviescommissie is blij met de voorgenomen aanpak, want het is belangrijk voor het

budgetrecht van de raad. Bovendien kan de raad meer recht doen aan het vele werk dat de ambtelijke organisatie verzet. Mevrouw De Koning dringt erop aan om de

meerjarenprogramma's zo te formuleren dat ze echt uitnodigen tot politieke discussie.

Daarnaast vraagt zij zich af of het niet mogelijk is om investeringen vaker de B-status te geven, Pagina 2 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

want er wordt nu erg veel geautoriseerd via de A-status. Mevrouw Scholte vindt dit een goede

suggestie. De ambtelijke organisatie streeft ernaar om bij het meerjarenperspectief voortaan de afweging weer te geven, en duidelijker aan te geven waarover de raad wordt geacht een besluit

te nemen. Vanuit de Adviescommissie wordt aangegeven dat het werkbaarder wordt als er meer

dan een enkel woord aan een investering wordt gewijd, want men wil de context begrijpen. Voor het debat zou dit een verbetering zijn.

Mevrouw Rijnders herinnert de aanwezigen aan hetgeen werd besproken tijdens de

zomersessie; de Adviescommissie heeft het toen ook gehad over het raadsvoorstel van

bijvoorbeeld de MPR zelf. Er werd gepleit voor betere leesbaarheid daarvan, in het bijzonder

welke keuzemogelijkheden er zijn, welke afwegingen daarvoor gemaakt kunnen worden en hoe dat uitpakt voor de begroting.

De heer Van Vugt adviseert de leden om er bij investeringsvoorstellen goed op te letten welk type investering bij welk type meerjarendocument hoort.

De heer Bos memoreert dat hij al vaker heeft aangegeven dat hij graag een investeringsagenda voor meerdere jaren zou willen hebben, een overzicht van investeringen die op korte,

middellange en lange termijn nodig zijn dan wel gepland worden – een doorkijkje naar de

toekomst. Naar de mening van de heer Bos kan de raad de ontwikkelingen dan beter volgen.

Hierop legt de heer Van Vugt uit dat er vier meerjarenprogramma's zijn; aan de hand daarvan

kan de raad een politieke afweging maken. De voortgang in die vier programma's zal duidelijker en overzichtelijker worden gepresenteerd in de bestuursrapportages en in de jaarrekening,

zodat de raad de stand van zaken rond de investeringen gemakkelijker kan volgen. Desondanks zou de heer Bos toch graag een investeringsagenda vooraf willen ontvangen.

De heer Westphal meldt dat er een nieuwe applicatie wordt geïmplementeerd; daarin kunnen toekomstige investeringen beter beheerd worden, ook als de raad ze nog niet heeft

goedgekeurd. Na goedkeuring worden deze investeringen overgeheveld naar het kredietendeel. Op die manier kan de organisatie de investeringen beter monitoren over meerdere jaren. De

heer Westphal veronderstelt dat hieruit wel een rapport samengesteld kan worden, maar dat zal dan niet eerder dan in de loop van 2022 beschikbaar zijn. De heer Bos dringt erop aan om daarin dan ook inzichtelijk te maken welke investeringen er uitgesteld worden, en welke

consequenties dat heeft voor andere investeringen. Uitstel kan immers ook betekenen dat de kosten hoger worden.

Er wordt afgesproken dat dit onderwerp vóór de zomer opnieuw op de agenda wordt gezet en dat de organisatie dan terugkomt op de vraag van de heer Bos.

Hierna neemt de heer Gilissen zijn plaats als voorzitter van de vergadering in, met dank aan de heer Bakker voor de vervanging.

Pagina 3 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

6. Voorstel om de leesbaarheid van de (lopende) begroting te verbeteren

Zie het voorstel ter bespreking, bij vergaderstukken. De heer Westphal stelt voor om de verbeterpunten voorlopig in elke vergadering van de Adviescommissie te bespreken.

Het gaat bij verbeterde leesbaarheid niet alleen om de tekst, stelt de heer Bakker, maar ook om de financiële systematiek. Wat zijn de financiële gevolgen van bepaalde beslissingen? Daar wil

de heer Bakker betere grip op hebben. Hij vindt de tekst omvangrijk; deze bevat ook doublures. Het zou kernachtiger kunnen, wat hem betreft. Mevrouw De Koning vraagt om weergave van de

begroting in tabelvorm, zodat direct duidelijk wordt waarin de lopende begroting afwijkt van de vorige begroting. Ook vraagt zij om een trendanalyse over meerdere jaren. De heer Westphal neemt hier kennis van en zal de Adviescommissie in een volgende vergadering een voorstel voorleggen.

De heer Gilissen merkt op dat de raad niet alleen inzicht wil hebben in de opvolging van moties en amendementen, maar ook in de verwerking van aanbevelingen naar aanleiding van

raadstoetsen. In de rapportage kan zijns inziens nog een verbeterslag worden gemaakt. 7. Aanpak voor de toekomstige opzet van de programmabegroting

Zie het memo 'Begroten van de toekomst,' bij vergaderstukken. De heer Westphal licht toe dat

bij het vorige agendapunt de verbeteringen voor de eerstvolgende begroting werden besproken; de organisatie kijkt echter ook al naar de volgende begrotingsperiode. Het voorstel is om daar

in het tweede kwartaal met een paar leden van de Adviescommissie nader over van gedachten te wisselen. Mevrouw De Koning en de heren Bos en Gilissen bieden aan om mee te denken. 8. Vooruitblik jaarplan 2021

Bespreking van het jaarverslag en het jaarplan van de Rekenkamer is verschoven naar de

zomersessie; het rapport van Concernaudit staat op 10 juni a.s. op de agenda. Aan de agenda van 1 april a.s. wordt de aanpak voor de leesbaarheid van de volgende programmabegroting toegevoegd. De IT-rapportage van Deloitte zal als geheime bijlage bij de stukken worden gevoegd, maar deze zal pas tijdens de zomersessie worden besproken.

De heer Bakker vraagt om bespreking van de voortgang van bestedingen in de corona-

pakketten. De heer Van der Zweth steunt het verzoek. Hierop kondigt mevrouw Zwetsloot aan

dat daar aandacht aan zal worden besteed in de eerste bestuursrapportage. Bespreking kan wat haar betreft nog niet worden geagendeerd op 1 april a.s., maar in de daarop volgende vergadering.

Op de 'veeglijst' staan nog twee onderwerpen, namelijk Afronden onderzoek WAAVA en de Regeling risicovolle projecten. Desgevraagd geeft mevrouw Koolenbrander aan dat de

Pagina 4 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

organisatie goede vorderingen boekt met de regeling en dat het definitieve rapport van

Twynstra Gudde binnen is gekomen; zij heeft de vervolgprocedure echter nog niet afgestemd met de griffie. Bespreking vóór de zomer is haalbaar; waarschijnlijk wordt daar een aparte

afspraak voor gemaakt. De afronding van het onderzoek WAAVA kan in het tweede kwartaal op de agenda worden gezet, maar nog niet op 1 april a.s.

Omdat er eind mei en begin juni zeer veel te bespreken is, stelt mevrouw Rijnders voor om de

geplande vergadering van 29 april a.s. toch te laten doorgaan. Er is anders geen ruimte om het WAAVA-onderzoek te bespreken. Er wordt afgesproken dat de vergadering van 29 april a.s. bij nader inzien nog niet wordt geannuleerd.

Schorsing

De ambtenaren verlaten de vergadering. 9. Voortgang controle accountant

De heer Van Vugt maakt melding van goede en prettige samenwerking met de organisatie. Er is om de twee weken voortgangsoverleg gehouden. Op 5 maart a.s. houden accountant en

organisatie een 'voorbeschouwing' van de jaarrekening 2020. Er wordt dan bepaald of de

jaarrekening klaar is voor controle, inclusief onderliggend dossier. De heer Van Vugt vindt dat

de organisatie al goede vorderingen heeft gemaakt, maar ziet ook nog wel enige risico's. Hij zal de Adviescommissie op de hoogte houden van zijn bevindingen.

Er is ook overleg geweest over aanvullende werkzaamheden, zowel van de accountant als van de organisatie, in verband met de coronaregelingen. Daarnaast is het aantal SiSa-

verantwoordingseisen voor de gemeente Utrecht sterk toegenomen (van 13 naar 31), evenals

het aantal controle-eisen. Van de brief die Deloitte de gemeente op 3 maart jl. heeft gestuurd, ontvangt de Adviescommissie een kopie.

Op 1 maart jl. werd er een notitie van de Commissie BADO gepubliceerd (Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden) met aandachtspunten voor de jaarrekening 2020. Vanzelfsprekend wordt daar rekening mee gehouden bij de jaarrekeningcontrole.

Rechtmatigheidsverantwoording

Omdat dit onderwerp niet is aangemerkt als controversieel, zal het Parlement de wet nog vóór

de verkiezingen behandelen. Wel heeft de VNG aangedrongen op uitstel van invoering. De heer Van Vugt blijft er rekening mee houden dat invoering in 2021 plaatsvindt.

Op het gebied van begrotingsrechtmatigheid gebeurt er het nodige bij de gemeente Utrecht, vindt de heer Van Vugt, mede dankzij het feit dat de Adviescommissie daar bij voortduring aandacht voor vraagt.

Pagina 5 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl

10. Rondvraag en sluiting

Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid. De voorzitter bedankt de leden voor hun aanwezigheid en inbreng, en sluit de vergadering.

Pagina 6 van 6

commissiegriffier Adviescommissie CF danielle.rijnders@utrecht.nl