Toezichtarrangement - bijlage 2 - Veri-matrix rollen en verantw.pdf

Bijlage 2 - Toezichtsarrangement ROM Utrecht Rollen en verantwoordelijkheden (VERI-matrix)

Resultaten, activiteiten of werkprocessen

Kaderstelling vaststellen, wijzigingen geldende budgettaire kaders

Functionele rollen Beleid

OO RUIMTE - EZ Control

IRM

BCD Financiën/JZ Wethouder EZ

Wethouder financiën**

Bestuur Aandeelhouder ROM

B&W

Raad

R

R

R

V

R

R

R

R

EV

V

R

EV

I

R

R

V V V V V

R R R R R

EV EV R R EV

I R R R

I R R R I/R

I R EV EV R

I I I

I

V

R EV

R EV

R EV

EV

Publiekrecht n.v.t. B B1

Jaarlijkse bijdrage Exploitatiekosten zonodig verlenen,vaststellen exploitatiesubsidie binnen geldende budgettaire kaders

Privaatrecht C Overeenkomsten P.M. Bestuursovereenkomst E E1 E2 E2a E3 E5 E6 E7

Algeheel toezicht toetsen eventuele tussentijdse rapportage en monitoren (fin en beleidsmatige) resultaten RO toetsen jaarverslag, jaarrekening, accountantsrapportage vaststellen jaarrekening vaststellen begroting en meerjaren beleid input en interactie aandeelhouder ter voorbereiding AvA toezien op transparantie, democratische legitimatie en toepassen uitvoeringskaders(good governance) invulling (overige) bevoegdheden als aandeelhouder om toezicht te houden

R R R R

Toelichting matrix V= VERANTWOORDELIJK Binnen de afdeling zijn medewerkers aangewezen die het werk doen, integraal en in samenwerking met (staf) deskundigen. Verantwoording wordt afgelegd aan de persoon die eindverantwoordelijk (EV) is. EV= EINDVERANTWOORDELIJK Diegene die eindverantwoordelijk, bevoegd is. Als het erom gaat moet hij/zij het eindoordeel kunnen vellen. R= RAADPLEGEN Binnen de afdeling zijn medewerkers aangewezen die vooraf geraadpleegd worden. Dit is twee-richting communicatie.De geraadpleegde geeft (mede)richting aan het resultaat en wordt voorafgaand aan beslissingen/acties geraadpleegd. Van adviezen van geraadpleegde kan alleen gemotiveerd worden afgeweken. I= INFORMEREN Iemand die achteraf geïnformeerd wordt over de genomen beslissingen, de voortgang, de resultaten, de bijzonderheden. Dit is één-richting communicatie Wat betreft financiele cyclus gaat het om de input voor de eigen gemeentelijke cyclusdocumenten (paragraaf verbonden partijen e.d.). De gegevens zijn afgeleid van de documenten binnen de vennootschap, waar de gemeente als medeaandeelhouder invloed op heeft. Het college is bevoegd m.b.t. invulling aandeelhouderschap. Aan een van de wethouders, te weten de wethouder Economische Zaken is de behartiging van het aandeelhouderschap opgedragen. Afhankelijk van de zwaarte van het item wordt voorafgaand afgestemd in het college.

De gemeenteraad lijkt in dit overzicht een beperkte rol te hebben. De gemeenteraad heeft WEL een belangrijke rol als het gaat om het stellen van de budgettaire kaders, En daarnaast wordt de raad via de reguliere cyclusdocumenten (Begroting, Jaarrekening en Voorjaarsnota) betrokken bij de voortgang en besluitvorming inzake ROM Utrecht. Niet vergeten moet worden dat er een actieve informatieplicht geldt; majeure ontwikkelingen, afwijkingen, risico's e.d. dienen altijd bij de raad bekend te zijn.