STVV Startdocument Informatie op Orde, Regeling risicovolle projecten (na VBF)

Verantwoordelijkheid voor

Het CIO Office geeft kaders voor de

Programma uitvoeren in overleg

informatiebeheer ligt bij

uitvoering van informatiebeheer en de

met de domeinen

organisatieonderdelen, dat

organisatieonderdelen hebben de

(samenwerkende

vertraagt gezamenlijke

verantwoordelijkheid om die uit te voeren.

gerichte aanpak

Dat geeft ruimte voor maatwerk waar dat

organisatieclusters). •

Directeuren van

nodig is, maar kan ook zorgen voor

organisatieonderdelen

vertraging in de gemeenschappelijke

betrokken houden bij doelen en

aanpak.

uitvoering van het programma.

22

Risico-omschrijving

Toelichting

Beheersmaatregelen

Het is nog niet duidelijk

Het zaaksysteem is een belangrijke plek

•

wanneer we het bestaande

waar de organisatie informatie en

programma Verbeteren Common

zaaksysteem vervangen

documenten opslaat. Het huidige

Ground, dat verantwoordelijk is

zaaksysteem is aan vervanging toe, alleen is

voor het nieuwe zaaksysteem.

Samenwerken met het

nog niet duidelijk wanneer dat gaat gebeuren en wat het nieuwe systeem is. Daardoor kunnen we medewerkers nog niet opleiden en instrueren over het gebruik ervan. Het vertrouwen van inwoners in de overheid heeft met meer te maken dan alleen onze transparantie en openheid

Een van de doelstellingen van het

•

programma is bijdragen aan vertrouwen in de overheid. Naast transparantie en

Deze nuance meenemen in onze rapportage

•

Bij zichtbare vermindering in

openheid zijn er veel andere zaken – zoals

vertrouwen geen activiteiten

participatie, kwaliteit van dienstverlening,

afremmen, maar juist doorgaan.

politiek e.d. - die invloed hebben op vertrouwen in de overheid. Ook weten we dat het vergroten van transparantie juist een tijdelijke dip in vertrouwen kan opleveren, en daarna harder stijgt. Daardoor is een directe link tussen programmaresultaten en de bijdrage aan vertrouwen lastig te monitoren.

Tenslotte zou je de vraag kunnen stellen welk risico de gemeente loopt als we het programma in zijn geheel niet uitvoeren. Voor het antwoord op die vraag verwijzen we naar de zes risico’s die we in de inleiding (hoofdstuk 1) hebben geformuleerd.

7.2 Toelichting, onderbouwing en duiding van de opgenomen informatie De risico-inventarisatie is gemaakt door het programmateam Informatie op orde, in afstemming met Business control.

8. Organisatie In deze paragraaf beschrijven we de wijze waarop we het programma georganiseerd hebben. 8.1 Besturing van het project (governance) De concerndirecteur Bedrijfsvoering is namens de directieraad opdrachtgever van het programma. De directeur IPM en de directeur FIJ zijn verantwoordelijk voor respectievelijk de kwaliteit van informatiebeheer en de invoering en juiste uitvoering van de Wet open overheid. Gedrieën hebben zij een programmamanager gevraagd om het programma Informatie op orde vorm te geven. De programmamanager doet dat met een programmateam. Afbeelding 1: Governance programma Informatie op orde

23

Bestuurlijk Opdrachtgever

College van B&W Concern Controller

Directieraad Concernmanager Bedrijfsvoering

Business Controller

Stuurgroep

Project Controller

Programmamanager

Control

Programmalijnen en projecten

Scope

Tijd

Risico s

Kwaliteit

Geld

Organisatie

Informatie

Communicatie

Een stuurgroep, met daarin de concerndirecteur Bedrijfsvoering (opdrachtgever en voorzitter), de directeur IPM, de directeur FIJ en de directeur VTH19 ziet toe op de uitvoering van het programma. De stuurgroep bepaalt de koers, stuurt op de juiste inzet van middelen (geld en mensen) en hakt knopen door als dat nodig is. Organisatieonderdelen sturen zelf op de uitvoering van activiteiten van het programma die bij hun reguliere werkzaamheden van een organisatieonderdeel horen (zie tabel 2). Het programma ziet erop toe dat daar de benodigde resultaten gerealiseerd worden en zorgt voor centrale verantwoording. Waar nodig zorgt het programma voor versnelling. Verantwoording van het programma vindt plaats als onderdeel van de reguliere planning- en controlcyclus van de gemeente. Daarnaast vindt er aanvullende verantwoording plaats op basis van de Regeling risicovolle projecten.

9. Communicatie Het programma Informatie op orde heeft als belangrijkste doel inwoners, ondernemers en andere geïnteresseerden snel en volledig te voorzien van de informatie die zij zoeken. Meer specifiek gaat het dan over het verbeteren van de manier waarop inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden kunnen beschikken over informatie van de gemeente. Door actief informatie te delen en Woo-verzoeken snel en volledig af te handelen. We informeren inwoners via de internetpagina van de gemeente over onze dienstverlening op het gebied van de Woo en eventuele veranderingen daarin. We informeren het college van B en w en de gemeenteraad over de voortgang van het programma via de informatiecyclus van de Regeling risicovolle projecten.

19 Vergunningen, toezicht en handhaving. Deze directeur is onderdeel van de stuurgroep omdat VTH een organisatieonderdeel is dat veel

informatie beheert en vaak betrokken is bij Woo-verzoeken. Daarnaast verbreedt dit vierde stuurgroeplid de focus van de stuurgroep.

24