STVV Raadsvoorstel Werkdruk & Werkwijze met wijzigingen bijhouden

Voorstel aan de gemeenteraad

Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Bestuurlijke zaken Raadsorganen Dagelijks bestuur van de raad 30380973 12 juni 2025 Nee (artikel 1:2 lid 2 onder o Verordening raadgevend referendum) Nee

Het Dagelijks Bestuur van de Raad stelt de Raad voor te besluiten: Het hoofdadvies en de deeladviezen van het rapport ‘Advies werkdruk & werkwijze Gemeenteraad Utrecht’ over te nemen en per deeladvies de uitvoering als volgt vast te stellen: 1. Voor wat betreft het eerste deeladvies (Neem een aantal generieke maatregelen van breed gedragen oplossingsrichtingen): a) de vergadertijd vanaf september 2025 tot de Raadswissel 2026 te verminderen en anders in te delen door: i) Het maximumaantal vergaderdagdelen per commissie terug te brengen van drie dagdelen naar twee dagdelen en de dagdelen te verlengen van 3 uur naar 3,5 uur door aanvang van de raadsdag om 9:30 uur, zoals gevisualiseerd in model 2A van de bijlage “Uitwerking modellen commissies”; ii) De Raadsinformatiebijeenkomsten te verplaatsen van dinsdag- naar donderdagavond met aanvang om 19:30 uur; iii) Het Vragenuur een kwartier na het einde van het middagdeel van de commissies te plannen, oftewel 17:45 uur; b) de vergadertijd na de Raadswissel 2026 te verminderen en anders in te delen door: i) Het aantal commissies terug te brengen van zes commissies naar vier commissies; ii) Deze vier commissies niet meer parallel te laten vergaderen, maar opvolgend verspreid over drie dagdelen per raadsdag en met behoud van de huidige vierwekelijkse raadscyclus, zoals gevisualiseerd in model 3A van de bijlage “Uitwerking modellen

commissies”; iii) Te bepalen dat andere gremia, zoals adviescommissies en het Vragenuur, wel parallel aan de commissies op donderdag kunnen worden gepland; iv) Raadsinformatiebijeenkomsten op donderdagavond te plannen, parallel aan de commissie die die avond vergadert. c) vanaf september 2025 de volgende uitgangspunten voor de berekening van spreektijden in de commissies vast te stellen, zoals verder toegelicht in de bijlage “Varianten voor spreektijden commissies”: i) Spreektijden in de commissie worden berekend per dagdeel in plaats van per uur. ii) Van een dagdeel van 3,5 uur wordt 15 minuten gereserveerd voor schorsingen. De te verdelen spreektijd is dus 3 uur en 15 minuten. iii) De pot diversen wordt vergroot naar 25% van de totale spreektijd. iv) De spreektijd van het college blijft op 36 minuten. v) De rest van de spreektijd wordt toegekend aan de fracties, waarbij wordt vastgehouden aan het huidige model met een opslag voor iedere fractie die groter is dan de vorige. De opslag is afhankelijk van het aantal fracties en wordt vastgesteld op 45 seconden per dagdeel voor elke volgende grootte fractie.

d) Tot de nieuwe raadsperiode de spreektijden voor de raad niet aan te passen; e) vanaf september 2025 het aantal spreektijdvrije interrupties in de commissie te maximaliseren op vier per fractie per dagdeel, zoals toegelicht in de bijlage “Varianten voor spreektijden commissies”, waarbij: i) één interruptie bestaat uit maximaal drie rondes van aaneengesloten vragen. ii) een fractie er tevens voor kan kiezen om een of meer van de spreektijdvrije interrupties op het college te plaatsen. iii) een fractie die meer dan vier interrupties wil plaatsen dat uit eigen spreektijd kan doen. iv) de voorzitter kan beslissen om het aantal spreektijdvrije interrupties te verhogen, als er naar de inschatting van de voorzitter gedurende het hele dagdeel minder dan twee derde van de fracties aanwezig is. 2. Voor wat betreft het tweede deeladvies (Neem een principebesluit over de werkwijze van commissies): a) te kiezen voor het model ‘Flexibele bijeenkomsten’, waar leden plaatsnemen en de zaal verlaten aan de hand van hun onderwerpen en de agenda van de commissie elders wordt vastgesteld. b) Raads- en commissieleden te adviseren om hun portefeuilles zo veel mogelijk in één commissie te kiezen. 3.

Voor wat betreft het derde deeladvies (Neem specifieke maatregelen afhankelijk van de principekeuze over de commissiewerkwijze) a) de volgende uitgangspunten vast te stellen: i) Sturing en prioritering van de agenda van de commissie wordt belegd bij de voorzitter van de commissie, in plaats van tijdens een proceduredeel van de commissie; ii) In beginsel bepaalt de voorzitter van de commissie, samen met de plaatsvervangend commissievoorzitter en op advies van de commissiegriffier, de wijze waarop geagendeerde onderwerpen worden besproken, samengevoegd en/of geprioriteerd. De voorzitter doet over de behandeling van de geagendeerde onderwerpen en ingekomen raadsvoorstellen een voorstel aan de commissie. De commissie stelt dit voorstel bij aanvang van elke commissie weliswaar formeel vast, maar stelt alleen bij wijze van hoge uitzondering wijzigingen voor op deze behandelvoorraad.

iii) Fracties kunnen uiterlijk één week voor het vaststellen van de behandelvoorraad een agendering van een onderwerp bij de voorzitter indienen; b) deze uitgangspunten samen met de commissievoorzitters verder uit te werken in een leidraad voor agendering, die in ieder geval omvat: i) de rol van de Lange Termijn Agenda ii) de mogelijkheid om agenderingen te bundelen tot een breder agendapunt iii) objectieve criteria voor de behandelrijpheid- en aanwijzingen voor de besluitrijpheid van raadsvoorstellen iv) aanwijzingen voor de prioritering, duur, samenvoeging en plannen van agenderingen. 4. Voor wat betreft het vierde deeladvies (Richt de beeldvorming anders in): a) De volgende uitgangspunten vast te stellen: i) De griffie krijgt zo spoedig mogelijk een grotere rol bij het organiseren van raadsinformatiebijeenkomsten. De agenderende fracties bepalen het doel en de opzet voor de bijeenkomst, en de griffie voert dit uit in de praktische organisatie; ii) Een raadsinformatiebijeenkomst is een bijeenkomst voor de hele raad c.q. de hele commissie. Voordat een raadsinformatiebijeenkomst wordt georganiseerd, moet het idee en opzet van de bijeenkomst duidelijk zijn en moet er voldoende steun zijn om deze bijeenkomst te organiseren; b) De griffie de opdracht te geven dit verder uit te werken in de leidraad voor agendering.

c) De financiële gevolgen van deze keuze in beeld te brengen en het Dagelijks Bestuur de opdracht te geven om hierover een voorstel te doen aan de raad; 5. Voor wat betreft het vijfde deeladvies (Experimenteer met een drietal nieuwe werkwijzen): a) Niet te experimenteren met tweeminutendebatten; b) Het College te verzoeken technische sessies standaard digitaal te organiseren; 2

c) Niet te kiezen voor schriftelijke stemverklaringen, maar stemverklaringen per fractie en aan het begin van de stemmingen te laten afleggen voor wat betreft alle voorliggende besluiten, in plaats van per motie of amendement. 6. Voor wat betreft het zesde deeladvies (Regel de afdoening van toezeggingen beter) a) Te monitoren of de verbeteringen sinds september 2024 dit probleem afdoende oplossen b) Afdoening van een toezegging ook mogelijk te maken met een mededeling in het overzicht van toezeggingen, in plaats van alleen per raadsbrief. 7. Voor wat betreft het zevende deeladvies (Maak afspraken over drie oplossingsrichtingen) de volgende uitgangspunten vast te stellen: a) Concepten van moties en amendementen worden uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de Raadsvergadering onder collega-raadsleden verspreid. Dit is weliswaar niet afdwingbaar, maar een norm die ervoor zorgt dat iedereen zich goed kan voorbereiden. Raadsleden spreken elkaar hierop aan; b) vooraf vastgestelde eindtijden van commissievergaderingen worden strikt gehanteerd. Een agendapunt dat uitloopt wordt op een logisch moment door de voorzitter afgebroken en bij een volgende vergadering afgerond; c) Gewijzigde moties en amendementen krijgen geen nieuw nummer, maar aan het reeds toegekende nummer wordt een alfabetische aanduiding toegevoegd; 8.

Voor wat betreft het achtste deeladvies (Spreek elkaar aan op gemaakte afspraken) a) de volgende uitgangspunten vast te stellen: i) alle raadsleden dragen verantwoordelijkheid voor de werkcultuur en spreken elkaar aan op de werkcultuur, regels en afspraken; ii) punten van orde betreffen daadwerkelijk opmerkingen over het verloop van de orde van de vergadering, en bevatten een concreet voorstel van orde dat de voorzitter aan de commissie kan voorleggen; iii) tijdens de vergadering worden géén opmerkingen gemaakt over het functioneren van de voorzitter, als scheidsrechter van de vergadering. Opmerkingen en feedback worden na afloop van de vergadering met de voorzitter besproken. b) De voorzitter van de raad en de griffier de opdracht te geven het onderwerp werkcultuur op de agenda te houden en te maken tijdens de periodieke informele bijeenkomsten van de raad. 9. Voor wat betreft het negende deeladvies (Ga in de nieuwe raad in gesprek over wat voor raad je wil zijn) de griffie de opdracht te geven: a) dit gesprek tijdens het inwerkprogramma te organiseren voor de nieuwe raad; en b) voorafgaand aan dit gesprek bij vertrekkende raadsleden inzicht en reflecties op te halen over de raad als collectief. 10.

Voor wat betreft het tiende deeladvies (Ga nader in gesprek over de invulling van de commissieleden) a) Vanaf september 2025 de volgende maatregelen te nemen: i) Commissieleden worden na benoeming in de raad (bij hamerstuk) buiten de raadsvergadering om beëdigd; ii) De griffie verzorgt één inwerkmoment voor commissieleden per kwartaal en fracties wordt verzocht de benoeming van commissieleden zoveel mogelijk te laten aansluiten bij deze inwerkmomenten; b) Vanaf de Raadswissel 2026 de volgende maatregel te nemen: i) Het maximum aantal commissieleden per fractie wordt 3 of 4 commissieleden per fractie; ii) In afwijking daarvan geldt voor een fractie die is afgesplitst van een andere fractie een maximum aantal van 1 commissielid; iii) Om hoog verloop onder commissieleden te voorkomen, mogen er per fractie in één raadsperiode in totaal maximaal acht commissieleden worden benoemd; iv) Elke fractie draagt hetzelfde bedrag bij aan de bekostiging van de presentievergoeding van commissieleden.

3

11. Het dagelijks bestuur de opdracht te geven om het raadsbesluit uit te werken in: a) Het Reglement van Orde gemeenteraad Utrecht; b) De Verordening op de raadscommissies gemeente Utrecht; en deze verordeningen als hamerstuk aan de raad voor te leggen. Burgemeester en wethouders van Utrecht,Het Dagelijks Bestuur van de Raad, op voorstel van de werkgroep werkdruk & werkwijze, de griffier,

de burgemeestervoorzitter van het dagelijks bestuur,

4

Samenvatting Dit voorstel bevat de voorstellen van de Werkgroep Werkdruk en Werkwijze van de gemeenteraad van Utrecht. De adviezen van het rapport “Advies Werkdruk & werkwijze Gemeenteraad Utrecht” worden hiermee overgenomen. Ook worden naar aanleiding van dat advies diverse keuzes gemaakt over de structuur van de raad. De werkgroep heeft uitvoerig over de diverse onderdelen van dit raadsvoorstel gesproken. Bij de werkgroep, waarvan Marijn de Pagter de voorzitter was, waren de raadsleden Fred Dekkers, Berdien van der Wilt, Margreet Ramaker, Ilse Raaijmakers, Louise de Vries, Mahmut Sungur en David Bosch aangesloten, zodat er een brede vertegenwoordiging van grote, middelgrote en kleine fracties in de werkgroep was betrokken. De werkgroep heeft bij de bespreking van de individuele voorstellen gestreefd naar unanimiteit. Dat is niet op alle individuele voorstellen gelukt, maar de leden van de werkgroep verenigen zich achter het voorstel als geheel. De werkgroep legt legde één onderdeel expliciet als keuze aan de raad voor. Dat is was het maximum aantal commissieleden in de nieuwe periode (3 of 4). In de argumenten en kanttekening bij beslispunt 10 is hier meer informatie over opgenomen. Na de commissiebehandeling op 5 juni is de keuze voor maximaal 4 commissieleden in het voorstel opgenomen.

Context Aanleiding Onder raadsleden van de gemeenteraad van Utrecht is in augustus 2023 voor het eerst een werkdrukonderzoek uitgevoerd. Hieruit kwam naar voren dat een substantieel deel van de raadsleden deze werkdruk als te hoog ervaart. In 2024 is dit onderzoek herhaald, met dezelfde uitkomsten. Op basis van deze werkdrukonderzoeken hebben raadslid Marijn de Pagter en adviesbureau Necker een analyse van de werkwijze van de gemeenteraad, de werkdruk die door raadsleden wordt ervaren en de factoren die daaraan bijdragen, gemaakt. Op basis van deze analyse zijn door Necker tien adviezen uitgebracht, waarmee de werkdruk verminderd kan worden. Met het oog op de volgende raadsperiode vanaf 2026 die al snel dichterbij komt én om de resterende tijd binnen de huidige periode zo goed als mogelijk in te richten, bestaat de wens om tot voorstellen te komen voor een effectieve werkwijze van de gemeenteraad, met een aanvaardbare werkdruk voor raadsleden. Juridische context De raad heeft een Reglement van Orde gemeenteraad Utrecht vastgesteld. Voor een aantal van de in dit raadsvoorstel opgenomen besluiten geldt dat hiervoor aanpassing van het reglement noodzakelijk is. Artikel 82 Gemeentewet bepaalt dat de raad raadscommissies kan instellen die besluitvorming van de raad kunnen voorbereiden. De raad regelt daarbij de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze.

De raad heeft een Verordening op de raadscommissies gemeente Utrecht ingesteld. Voor een aantal van de in dit raadsvoorstel opgenomen besluiten geldt dat hiervoor aanpassing van deze verordening noodzakelijk is. Wijziging van deze verordeningen is voorzien na vaststelling van dit principebesluit (beslispunt 11). Beslistermijn Om een groot aantal van de voorgestelde maatregelen nog deze raadsperiode in te voeren is het wenselijk dat besluitvorming plaats vindt vóór het zomerreces 2025. Beoogd effect Het verminderen van de werkdruk van Raads- en commissieleden.

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt

5

1 1.a

Argumenten

Voor wat betreft het eerste deeladvies (Neem een aantal generieke maatregelen van breed gedragen oplossingsrichtingen): de vergadertijd vanaf september 2025 tot de Raadswissel 2026 te verminderen en anders in te delen door: i) Het maximumaantal vergaderdagdelen per commissie terug te brengen van drie dagdelen naar twee dagdelen en de dagdelen te verlengen van 3 uur naar 3,5 uur door aanvang van de raadsdag om 9:30 uur, zoals gevisualiseerd in model 2A van de bijlage “Uitwerking modellen commissies”; ii) De Raadsinformatiebijeenkomsten te verplaatsen van dinsdagnaar donderdagavond met aanvang om 19:30 uur; iii) Het Vragenuur een kwartier na het einde van het middagdeel van de commissies te plannen, oftewel 17:45 uur; Het aantal vergaderuren is een belangrijke factor die bijdraagt aan werkdruk. Door minder dagdelen te vergaderen, kan de huidige werkwijze worden voorgezet, maar wordt meteen de werklast beperkt. Een belangrijke constatering in het advies is dat Utrecht ten opzichte van andere G4-gemeenten grofweg evenveel agendapunten bespreektbespreken, maar daar een derde tot de helft minder tijd voor neemtnemen. Door het schrappen van een dagdeel wordt het aantal beschikbare dagdelen voor de commissie met eenderde verminderd. De beschikbare vergadertijd wordt echter slechts beperkt met iets meer dan 20% door het verlengen van de dagdelen van 3 naar 3,5 uur.

Deze maatregel is gemakkelijk en snel uit te voeren, omdat er geen wijziging van het commissiestelsel voor nodig is. Door het vervroegen van de raadsdag naar 9:30 uur wordt het mogelijk de dagdelen te verlengen naar 3,5 uur. Door het verplaatsen van de raadsinformatiebijeenkomsten naar donderdag concentreert de werklast zich op één raadsdag, in plaats van meerdere. De dinsdagavond wordt vrijgespeeld voor andere activiteiten die een raadslid kan hebben. Een ander, bijkomend aspect van het plannen van de raadsinformatiebijeenkomsten in het avonddeel is dat de commissievergaderingen worden begrensd in tijd. Uitloop is onmogelijk. Necker heeft aangegeven dat het Vragenuur kan worden ingekort tot vragenhalfuur of onderdeel kan worden van de commissies. De inschatting van de werkgroep is echter dat de raad waarde hecht aan behoud van het Vragenuur als apart gremium. Ook zal het aantal mondelinge vragen vermoedelijk toenemen in de resterende raadsperiode door de naderende verkiezingen. Bij een verlenging van de dagdelen naar 3,5 uur (09:30 – 13:00 en 14:00 – 17:30 uur) past het Vragenuur niet meer om 17:00 uur. Hierdoor moet het – tijdelijk – worden verplaatst naar een ander moment. De werkgroep vindt 17:45 uur het meest logische moment. Dat is een kwartier na het einde van de commissies.

De werkgroep heeft ook andere opties overwogen voor de resterende raadsperiode, zoals een Vragenuur parallel aan de commissievergaderingen om 17:00 uur of parallel aan de raadsinformatiebijeenkomsten op donderdagavond. Het nadeel daarvan is echter dat er veel bijeenkomsten tegelijk kunnen zijn. Ook het plannen van het Vragenuur tijdens de lunchpauze is niet wenselijk geacht. In de volgende raadsperiode kan het Vragenuur wel parallel worden gepland (zie beslispunt 1b).

Kanttekeningen/ Door minder vergadertijd is er minder ruimte dan nu voor debat en profilering. Risico’s 6

De agendadruk kan toenemen. Als onvoldoende wordt geprioriteerd, kan dat leiden tot het doorschuiven van besluitvorming. Het verplaatsen van de Raadsinformatiebijeenkomsten naar donderdag kan de werkdruk op donderdag verhogen. In de periode tot de raadswissel moeten gremia als de Adviescommissie Controle en Financiën op dinsdagavond worden gepland. In de nieuwe periode (zie beslispunt 1b) kunnen dergelijke gremia parallel aan een commissie worden gepland. 1.b

de vergadertijd na de Raadswissel 2026 anders te verminderen en anders in te delen door: i) Het aantal commissies terug te brengen van zes commissies naar vier commissies; ii) Deze vier commissies niet meer parallel te laten vergaderen, maar opvolgend verspreid over drie dagdelen per raadsdag en met behoud van de huidige vierwekelijkse raadscyclus, zoals gevisualiseerd in model 3A van de bijlage “Uitwerking modellen commissies”; iii) Te bepalen dat andere gremia, zoals adviescommissies en het Vragenuur, wel parallel aan de commissies op donderdag kunnen worden gepland; iv) Raadsinformatiebijeenkomsten op donderdagavond te plannen, parallel aan de commissie die die avond vergadert.

Argumenten

De commissies verschillen in omvang en zijn lang niet allemaal even druk bezet. Samenvoegen benut de tijd efficiënter. Afhankelijk van de indeling van de commissie is het mogelijk om voor raadsleden en collegeleden hun portefeuille beter met de beleidsvelden in de commissie overeen te laten komen. Een belangrijke constatering in het advies is dat Utrecht ten opzichte van andere G4-gemeenten grofweg evenveel agendapunten bespreektbespreken, maar daar een derde tot de helft minder tijd voor neemtnemen. Door niet meer parallel te vergaderen wordt een forse vermindering van de vergadertijd gerealiseerd. Door het schrappen van een dagdeel wordt het aantal beschikbare dagdelen voor de commissie met de helft verminderd ten opzichte van nu. De beschikbare vergadertijd wordt echter “slechts” beperkt met iets meer dan 40% door het verlengen van de dagdelen van 3 naar 3,5 uur. Gelet op de uitkomsten van de analyse van Necker moet deze forse vermindering mogelijk zijn. Door commissies opeenvolgend op één dag te plannen, wordt de voorspelbaarheid van de agenda groter. Een agendapunt dat bijvoorbeeld in de ochtendvergadering wordt gepland, wordt daadwerkelijk in de ochtend behandeld. Het kan niet uitlopen naar de middag, omdat dan een andere commissie is gepland.

Door commissies opvolgend te plannen is er daardoor ook een stevige prikkel om niet uit te lopen, omdat de volgende commissie op een vooraf bepaalde tijd start. Het stoppen met parallel vergaderen leidt tot minder werkdruk. Raadsleden, commissieleden en wethouders met een portefeuille verdeeld over meerdere commissies hoeven niet langer te wisselen tussen parallelle commissies. Met één vergadering per keer vinden alle commissievergaderingen in de raadzaal plaats, waar de akoestiek beter is en er voorzieningen zijn om in beslotenheid te vergaderen.

Kanttekeningen/ Dezelfde vergaderlast wordt over minder commissies verspreid. De kans dat Risico’s meerdere grote dossiers in één commissie vallen, wordt daarmee groter.

7

Het wordt mogelijk moeilijker om de planning van de commissies af te stemmen met de overige agenda van collegeleden (specifiek bezoeken aan koning, minister, staatssecretaris, VNG-bestuur of VNG-commissie). Tegelijkertijd biedt het inplannen van vaste commissiedagdelen een kans voor voorspelbaarheid van de agenda, ook voor collegeleden. Een forse vermindering van vergadertijd vraagt keuzes over wat niet meer of korter besproken moet worden. Er zou een voorraad aan agendapunten kunnen ontstaan, wat vraagt om nog nadrukkelijker te prioriteren tussen urgente en minder urgente agendapunten. Als onderwerpen niet goed besproken kunnen worden in de commissies, kan dat leiden tot meer benodigde vergadertijd in de raadsvergadering. Raads- en commissieleden zullen moeten wennen aan minder vergadertijd en een andere indeling van commissies. De voorbereiding van de wijziging van het commissiestelsel heeft daarnaast tijd nodig en wordt daarom voorgesteld met ingang van de volgende raadsperiode. Het lijkt de werkgroep verstandig deze nieuwe indeling na één jaar te evalueren in de nieuwe raadsperiode, oftewel in maart 2027. 1.c

vanaf september 2025 de volgende uitgangspunten voor de berekening van spreektijden in de commissies vast te stellen, zoals verder toegelicht in de bijlage “Varianten voor spreektijden commissies”: i) Spreektijden in de commissie worden berekend per dagdeel in plaats van per uur. ii) Van een dagdeel van 3,5 uur wordt 15 minuten gereserveerd voor schorsingen. De te verdelen spreektijd is dus 3 uur en 15 minuten. iii) De pot diversen wordt vergroot naar 25% van de totale spreektijd. iv) De spreektijd van het college blijft op 36 minuten. v) De rest van de spreektijd wordt toegekend aan de fracties, waarbij wordt vastgehouden aan het huidige model met een opslag voor iedere fractie die groter is dan de vorige. De opslag is afhankelijk van het aantal fracties en wordt vastgesteld op 45 seconden per dagdeel voor elke volgende grootte fractie.

Argumenten

Door de spreektijden te berekenen per dagdeel in plaats van per uur is het voor alle fracties voorspelbaarder hoeveel spreektijd er beschikbaar is. Dit voorkomt tevens het fenomeen dat fracties mee-agenderen om de vergadertijd te vergroten en zo meer spreektijd te krijgen. Waar de pot Diversen voorheen een restpot was, wordt dat nu een vast percentage van de beschikbare spreektijd. De vergroting van de pot Diversen zorgt voor voldoende tijd voor spreektijdvrije interrupties en andere vergadertechnische zaken. Dit komt de voorspelbaarheid van de vergadertijd ten goede. Deze verdeling van de spreektijden zorgt voor een iets vlakkere opslag voor grotere fracties dan tot nu toe in de commissie. Het verschil tussen de spreektijd voor kleine en grote fracties wordt hiermee iets kleiner. Waar nu nog (omgerekend naar dagdeel) een opslag van 1 minuut geldt, wordt die opslag 45 seconden. Meer toelichting staat in de bijlage “Varianten voor spreektijden commissies”.

Kanttekeningen/ De werkgroep heeft niet gekozen voor een model met gelijke spreektijden in de Risico’s commissie voor alle fracties, hoewel sommige leden van de werkgroep hier wel voorstander van waren. In de bijlage “Varianten voor spreektijden commissies” staan de argumenten voor en tegen die de werkgroep hierbij heeft uitgewisseld. 8

1.d

Tot de nieuwe raadsperiode de spreektijden voor de raad niet aan te passen.

Argumenten

De werkgroep heeft zich gericht op de spreektijden in de commissies. De spreektijdenregeling voor de raadsvergadering behoeft geen verandering tot de volgende raadsperiode. In de nieuwe raadsperiode kan de spreektijd opnieuw bepaald worden.

1.e

vanaf september 2025 het aantal spreektijdvrije interrupties in de commissie te maximaliseren op vier per fractie per dagdeel, zoals toegelicht in de bijlage “Varianten voor spreektijden commissies”, waarbij: i) één interruptie bestaat uit maximaal drie rondes van aaneengesloten vragen. ii) een fractie er tevens voor kan kiezen om een of meer van de spreektijdvrije interrupties op het college te plaatsen. iii) een fractie die meer dan vier interrupties wil plaatsen dat uit eigen spreektijd kan doen. iv) de voorzitter kan beslissen om het aantal spreektijdvrije interrupties te verhogen, als er naar de inschatting van de voorzitter gedurende het hele dagdeel minder dan twee derde van de fracties aanwezig is.

Argumenten

In het rapport van Necker komt het beperken van het aantal interrupties als nadrukkelijke wens naar voren. In de ervaring van raadsleden zijn spreektijdvrije interrupties regelmatig te lang, te veel herhaling en vinden ze vaker dan nodig plaats. Door het beperken van het aantal spreektijdvrije interrupties wordt uitvoering gegeven aan de wens om het aantal interrupties te beperken. Spreektijdvrije interrupties zijn een belangrijk middel om het debat in de commissie te stimuleren. Door het aantal interrupties te maximeren wordt echter tegelijkertijd een oorzaak van het uitlopen van commissievergaderingen weggenomen. Door te moeten prioriteren in interrumperen kan de kwaliteit van de interrupties toenemen. Meer interrupties leiden niet altijd tot een meer helder debat of tot een inhoudelijk resultaat. Door fracties in de gelegenheid te stellen een of meer van hun spreektijdvrije interruptie op het college te plaatsen, kan de controlerende rol van de raad worden versterkt. Als er gedurende een dagdeel relatief weinig fracties aanwezig zijn, is er ruimte in de spreektijden voor meer spreektijdvrije interrupties.

Kanttekeningen/ Het risico van spreektijdvrije interrupties is dat deze lang duren. Ook spreektijdvrije Risico’s interrupties moeten echter kort en krachtig zijn. Het is aan de voorzitter om hierop te sturen. De raadsbehandeling kost meer tijd als beraadslaging niet goed wordt afgerond in de commissies Als elke fractie in een dagdeel vier interrupties zou plaatsen, is er vermoedelijk te weinig tijd beschikbaar in de pot Diversen. Door praktijkervaring moet duidelijk worden hoeveel spreektijdvrije interrupties per dagdeel Er bestaat een risico op willekeur als de voorzitter mag beslissen het aantal spreektijdvrije interrupties te verhogen. Een deel van de werkgroep vindt het verstandiger om het aantal spreektijdvrije interrupties te beperken tot 3 per dagdeel. Dat is ook gebruikelijk in bijvoorbeeld commissies van de Tweede Kamer. In eerste instantie werd in de werkgroep ook gesproken over een maximum van 3 interrupties per dagdeel. Dat is in de 9

gesprekken die de werkgroep over spreektijden en interrupties heeft gehad verhoogd naar 4. Beslispunt 2

Voor wat betreft het tweede deeladvies (Neem een principebesluit over de werkwijze van commissies): a) te kiezen voor het model ‘Flexibele bijeenkomsten’, waar leden plaatsnemen en de zaal verlaten aan de hand van hun onderwerpen en de agenda van de commissie elders wordt vastgesteld. b) Raads- en commissieleden te adviseren om een portefeuille te kiezen die aansluit bij de commissie-indeling.

Argumenten

De raad heeft in 2021 weliswaar gekozen voor een model met vaste commissies, maar dat past in de praktijk niet bij de werkcultuur van de Utrechtse gemeenteraad. De raad van Utrecht is namelijk gehecht aan vrijheid om portefeuilles te kiezen en alleen deel te nemen aan een commissievergadering, als er voor een raadslid relevante thema’s op de agenda staan. Het vaste voorzitter- en griffierschap wordt gewaardeerd uit het huidige model en wordt daarom behouden en versterkt. Het staat raadsleden in beginsel vrij om hun portefeuille te kiezen, maar we adviseren raads- en commissieleden zo veel mogelijk kiezen voor portefeuilles in één van de commissies. Dat is prettig voor hun eigen werkdruk en voor de werkdruk van de commissie als geheel.

Kanttekeningen/ Door het schrappen van het vaste commissiemodel, moet – in lijn met het advies Risico’s van Necker – het agenderen van agendapunten op een andere manier worden georganiseerd (zie beslispunt 3). Bij een flexibel model is het logisch om vast te stellen hoeveel leden per fractie gelijktijdig mogen deelnemen aan de vergadering. Dit moet verder uitgewerkt worden in de Verordening op de raadscommissies. Beslispunt 3

Voor wat betreft het derde deeladvies (Neem specifieke maatregelen afhankelijk van de principekeuze over de commissiewerkwijze) a) de volgende uitgangspunten vast te stellen: i) Sturing en prioritering van de agenda van de commissie wordt belegd bij de voorzitter van de commissie, in plaats van tijdens een proceduredeel van de commissie; ii) In beginsel bepaalt de voorzitter van de commissie, samen met de plaatsvervangend commissievoorzitter en op advies van de commissiegriffier, de wijze waarop geagendeerde onderwerpen worden besproken, samengevoegd en/of geprioriteerd. De voorzitter doet over de behandeling van de geagendeerde onderwerpen en ingekomen raadsvoorstellen een voorstel aan de commissie. De commissie stelt dit voorstel bij aanvang van elke commissie weliswaar formeel vast, maar stelt alleen bij wijze van hoge uitzondering wijzigingen voor op deze behandelvoorraad. iii) Fracties kunnen uiterlijk één week voor het vaststellen van de behandelvoorraad een agendering van een onderwerp bij de voorzitter indienen; b) deze uitgangspunten samen met de commissievoorzitters verder uit te werken in een leidraad voor agendering, die in ieder geval omvat: i) de rol van de Lange Termijn Agenda 10

ii) de mogelijkheid om agenderingen te bundelen tot een breder agendapunt iii) objectieve criteria voor de behandelrijpheid- en aanwijzingen voor de besluitrijpheid van raadsvoorstellen iv) aanwijzingen voor de prioritering, duur, samenvoeging en planning van agenderingen. Argumenten

Door de structurele keuze voor een flexibel model, die beter past bij de werkcultuur van de gemeenteraad van Utrecht, moet het bepalen van de agenda elders worden belegd. We kiezen er hier voor om dat niet bij één agendacommissie te doen, maar per commissie bij de commissievoorzitter. Het staat de commissievoorzitter natuurlijk vrij met andere commissievoorzitters te overleggen en/of agenderingen over te dragen aan een andere commissie. Een agendering eerder delen kan onderbouwing en motivering versterken en leiden tot een duidelijkere agendering. Dat maakt het voorspelbaarder en duidelijker. Goed voorzitterschap en voorbereiding helpt om meer sturing te geven aan de agenda. De voorzitter kan een rol spelen door verder naar voren te kijken en voorstellen tot bundeling of timing te doen, bijvoorbeeld door te kijken naar de Lange Termijn Agenda. Een actuele Lange Termijn Agenda draagt bij aan de voorspelbaarheid van het werk en vermindert daarmee de werkdruk. Dit levert een scherpere focus op onderwerpen op en minder onderwerpen per vergadering. Het zorgt voor een drempel in agendering en daarmee betere debatten over de grotere vraagstukken waar meer fracties over willen spreken. Het is wenselijk dat de voorzitter tijdig inzage geeft in de behandelvoorraad met daarop de voorstellen voor het behandelen en prioriteren van de ingekomen agenderingen en raadsvoorstellen.

Daarom wordt deze behandelvoorraad formeel door de commissie vastgesteld, maar de commissie brengt daarin alleen bij wijze van uitzondering wijzigingen in aan. De voorzitter publiceert de inhoudelijke agenda van een commissievergadering twee weken van tevoren. Om de voorzitter houvast te geven en de schijn van willekeur te voorkomen, kan een leidraad voor agendering helpen om consequent en fair te besluiten over agendering. Klachten over de agendering hebben daarmee ook minder betrekking op de persoon van de voorzitter of de specifieke casus, maar kunnen opgelost worden met een aanscherping van de leidraad. Door objectieve criteria voor de behandelrijpheid- en aanwijzingen voor de besluitrijpheid vast te stellen, kan ogenschijnlijk willekeur voorkomen worden.

Kanttekeningen/ De commissievoorzitters krijgen een grote rol in het reduceren van de werkdruk én Risico’s moeten soms keuzes maken die consequenties zullen hebben. Dat vraagt veel van de voorzitters en vereist dat alle raadsleden hen steunen in die rol. Het vraagt ook van raadsleden dat zij soms accepteren dat het door hen geagendeerde onderwerp wordt samengevoegd met een ander onderwerp en/of pas enkele maanden later wordt besproken. De commissieleden hebben in dit model minder directe invloed op de commissieagenda. De Lange Termijn Agenda is een weergave van wat het college voorbereidt. De raadscommissies moeten daarnaast zelf een planning maken of accepteren dat zij vooral het college volgen. De mogelijkheid om ad hoc te agenderen verdwijnt.

11

De termijn van een week beperkt de flexibiliteit van de commissie. Beslispunt 4

Voor wat betreft het vierde deeladvies (Richt de beeldvorming anders in): a) De volgende uitgangspunten vast te stellen: i) De griffie krijgt zo spoedig mogelijk een grotere rol bij het organiseren van raadsinformatiebijeenkomsten. De agenderende fracties bepalen het doel en de opzet voor de bijeenkomst, en de griffie voert dit uit in de praktische organisatie; ii) Een raadsinformatiebijeenkomst is een bijeenkomst voor de hele raad c.q. de hele commissie. Voordat een raadsinformatiebijeenkomst wordt georganiseerd, moet het idee en opzet van de bijeenkomst duidelijk zijn en moet er voldoende steun zijn om deze bijeenkomst te organiseren; b) De griffie de opdracht te geven dit verder uit te werken in de leidraad voor agendering. c) De financiële gevolgen van deze keuze in beeld te brengen en het Dagelijks Bestuur de opdracht te geven om hierover een voorstel te doen aan de raad;

Argumenten

Het organiseren van een RIB kost een agendeerder (te) veel tijd en er is veelal een zeer korte voorbereidingstijd, wat niet goed past bij het part-time karakter van het raadslidmaatschap. Hierdoor is het ook niet altijd mogelijk een goed programma te organiseren. In het rapport van Necker komt duidelijk naar voren dat er een breed gedeelde wens is dat de griffie een grotere rol krijgt bij het organiseren van raadsinformatiebijeenkomsten. RIBs worden meer collectief benaderd, gericht op de interesse van de hele commissie. In de afgelopen jaren werden RIBs soms als te eenzijdig ervaren: vooral gericht op het (vaak al bekende) perspectief van de organisator. Het wordt vanzelfsprekender om actief het hele palet aan kennis en meningen uit te nodigen voor een RIB. RIBs worden neutraler van karakter en daardoor voor inwoners logischer waar ze aan deelnemen. Deze werkwijze brengt meer werk met zich mee, waar budgettaire ruimte voor gezocht moet worden. In de uitwerking van dit voorstel moeten de benodigde capaciteit en financiën beschreven worden. Tevens moet bezien worden of de nieuwe werkwijze ook afdoende besparingen met zich meebrengen of dat extra budget moet worden toegekend

Kanttekeningen/ Fracties kunnen RIBs minder goed gebruiken om collega’s te overtuigen aan de Risico’s hand van daarvoor geschikte sprekers Het wordt moeilijker om een RIB te gebruiken om een onderwerp op de politieke agenda te krijgen. Het is op dit moment niet zeker welke financiële ruimte er is voor een grotere rol van de griffie. Ook vergt het voorbereiden van de grotere rol vergt behalve het zoeken van financiële ruimte ook tijd, zodat niet zeker is op welk moment de griffie klaar is voor deze grotere rol. Beslispunt 5

Voor wat betreft het vijfde deeladvies (Experimenteer met een drietal nieuwe werkwijzen): a) Niet te experimenteren met tweeminutendebatten; 12

b) Het College te verzoeken technische sessies standaard digitaal te organiseren; c) Niet te kiezen voor schriftelijke stemverklaringen, maar stemverklaringen per fractie en aan het begin van de stemmingen te laten afleggen voor wat betreft alle voorliggende besluiten, in plaats van per motie of amendement. Argumenten

Het twee minutendebat voegt voor de Utrechtse werkwijze weinig toe, omdat de in de Utrechtse raad al de vorm van ‘afrondende besluitvorming’ kent, waarin slechts die fracties die een voorstel willen indienen dat doen. Het digitaal organiseren van technische bijeenkomsten, bijvoorbeeld via MS Teams, zorgt voor minder werkdruk, omdat raadsleden deze plaats- en tijdsonafhankelijk kunnen volgen, zeker als er een opname ter beschikking wordt gesteld. De werkgroep denkt dat het kiezen voor schriftelijke stemverklaringen juist zorgt voor meer werkdruk. In plaats daarvan stelt de werkgroep voor om met deze maatregel de stemverklaringen op één moment tijdens de stemmingen te bundelen. Dat voorkomt eventuele ‘spontane’ stemverklaringen en levert tijdwinst op.

Kanttekeningen/ Alleen al de naamgeving van het “tweeminutendebat” geeft aan dat het om een Risico’s kort en krachtig debat gaat. ‘Afrondende besluitvorming’ geeft minder gevoel van urgentie qua tijd. Standaard digitale technische sessies kan zorgen voor minder betrokkenheid en interactie tijdens de bijeenkomsten. Digitale technische sessies zijn niet mogelijk bij geheime onderwerpen. De mogelijkheid voor ‘spontane’ stemverklaringen bij een voorstel, motie of een amendement, al dan niet in reactie op een andere stemverklaring, vervalt. Beslispunt 6

Voor wat betreft het zesde deeladvies (Regel de afdoening van toezeggingen beter) a) Te monitoren of de verbeteringen sinds september 2024 dit probleem afdoende oplossen b) Afdoening van een toezegging ook mogelijk te maken met een mededeling in het overzicht van toezeggingen, in plaats van alleen per raadsbrief.

Argumenten

In september 2024 is de verantwoordelijkheid voor de registratie en controle op toezeggingen (weer) belegd bij de griffie. Vanaf 2022 tot september 2024 was die verantwoordelijkheid belegd bij de fractie(medewerkers) en de (ondersteuning van) het college. Necker heeft geconstateerd dat dit tot kwaliteitsverlies heeft geleid. De huidige werkwijze is daarom al aangepast ten opzichte van de door Necker geconstateerde problemen. In de huidige werkwijze wordt een toezegging alleen geregistreerd, wanneer er sprake is van een specifiek product (vaak: een Raadsbrief) en een tijdsaanduiding wanneer deze naar de Raad wordt verstuurd. Dit verhoogt het aantal Raadsbrieven van het College naar de Raad. Tegelijkertijd wordt de ‘Hoeveelheid informatie uit het College’ genoemd als belangrijkste factor, die bijdraagt aan werkdruk.

Kanttekeningen/ Indien de verbeteringen nog niet (snel) genoeg tot gewenste resultaten leiden, Risico’s dient al eerder een aanpassing in de werkwijze plaats te vinden. 13

Door de definitie van wat een toezegging is te wijzigen, kan er onduidelijkheid ontstaan of iets al dan niet als toezegging in het systeem geregistreerd dient te worden. Het doel van een toezegging is het verkrijgen van een waardevolle wijziging in het handelen van een collega. Een raadsbrief is voor belangrijke zaken een gepast en noodzakelijk instrument om toe te lichten. Toezeggingen waar een raadsbrief een te zware werkbelasting is, zijn misschien in het geheel te licht om op te nemen – een raadslid zou ook de belofte van de wethouder aan kunnen nemen zonder verdere registratie, controle en afhandeling van een toezegging. Met een lagere drempel voor afhandeling kan het voorkomen dat er juist meer toezeggingen gevraagd worden, wat de overzichtelijkheid van de lijst toezeggingen in het geding brengt. Beslispunt 7

Voor wat betreft het zevende deeladvies (Maak afspraken over drie oplossingsrichtingen) de volgende uitgangspunten vast te stellen: a) Concepten van moties en amendementen worden uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de Raadsvergadering onder collega-raadsleden verspreid. Dit is weliswaar niet afdwingbaar, maar een norm die ervoor zorgt dat iedereen zich goed kan voorbereiden. Raadsleden spreken elkaar hierop aan; b) vooraf vastgestelde eindtijden van commissievergaderingen worden strikt gehanteerd. Een agendapunt dat uitloopt wordt op een logisch moment door de voorzitter afgebroken en bij een volgende vergadering afgerond; c) Gewijzigde moties en amendementen krijgen geen nieuw nummer, maar aan het reeds toegekende nummer wordt een alfabetische aanduiding toegevoegd;

Argumenten

Het delen van concepten van moties en amendementen zorgt ervoor dat raadsleden zich beter kunnen voorbereiden en leidt tot minder stress op vergaderdagen. Daarnaast kan het helpen om te zoeken naar breder draagvlak. Door de vooraf vastgestelde eindtijd te hanteren wordt de voorspelbaarheid vergroot en kunnen raadsleden op een fatsoenlijke tijd naar huis. Door gewijzigde moties geen nieuw nummer te geven, zijn deze makkelijker herleidbaar en is er beter overzicht.

Kanttekeningen/ De norm om concepten 24 uur voor de raadsvergadering te delen, is niet Risico’s afdwingbaar. Elk raadslid heeft het recht om ter vergadering moties in te dienen. Een eindtijd van de commissievergadering betekent dat sommige onderwerpen worden doorgeschoven. Het is zonde als onderwerpen snel doorschuiven naar een volgende vergadering. Beslispunt 8

Voor wat betreft het achtste deeladvies (Spreek elkaar aan op gemaakte afspraken) de volgende uitgangspunten vast te stellen: a) de volgende uitgangspunten vast te stellen: i) alle raadsleden dragen verantwoordelijkheid voor de werkcultuur en spreken elkaar aan op de werkcultuur, regels en afspraken; ii) punten van orde betreffen daadwerkelijk opmerkingen over het verloop van de orde van de vergadering, en bevatten een concreet voorstel van orde dat de voorzitter aan de commissie kan voorleggen; 14

iii) tijdens de vergadering worden géén opmerkingen gemaakt over het functioneren van de voorzitter, als scheidsrechter van de vergadering. Opmerkingen en feedback worden na afloop van de vergadering met de voorzitter besproken. b) De voorzitter van de raad en de griffier de opdracht te geven het onderwerp werkcultuur op de agenda te houden en te zetten tijdens de periodieke informele bijeenkomsten van de raad. Argumenten

Dit voorstel bevat vooral structuurmaatregelen. De cultuur bepalen we samen. Raadsleden spreken elkaar hierop aan. Het is van belang dat het onderwerp werkcultuur op de agenda gehouden wordt. De voorzitter en griffier krijgen de opdracht dit onderwerp op de agenda te zetten tijdens de periodieke informele bijeenkomsten van de raad. Er wordt regelmatig gebruik gemaakt van de mogelijkheid om een punt van orde in te dienen, ook als er geen sprake is van een punt van orde. Een punt van orde moet gericht zijn op een voorstel van orde, dat de voorzitter in de commissie in stemming kan brengen. Het werk van de voorzitter is niet gemakkelijk en de vergadering leent zich niet voor een goede bespreking van diens functioneren. Voor de positie van de voorzitter en het effectief besteden van de vergadertijd is het beter om deze discussie achteraf met de voorzitter te voeren. Vergelijk het met een sportwedstrijd: we spreken de scheidsrechter niet aan tijdens de wedstrijd, maar accepteren diens beslissingen en geven na afloop feedback.

Kanttekeningen/ De werkcultuur laat zich niet vatten in regels. Raadsleden dragen met hun eigen Risico’s handelingen zelf bij aan een gezonde werkcultuur en staan hier zelf aan de lat. Beslispunt 9

Voor wat betreft het negende deeladvies (Ga in de nieuwe raad in gesprek over wat voor raad je wil zijn) de griffie de opdracht te geven: a) dit gesprek tijdens het inwerkprogramma te organiseren voor de nieuwe raad; en b) voorafgaand aan dit gesprek bij vertrekkende raadsleden inzicht en reflecties op te halen over de raad als collectief.

Argumenten

Om met een nieuwe, nog onervaren, raad te spreken over wat voor raad ze willen zijn, moet men weten voor cultuur en gebruiken de oude raad had en wat ze daar van geërfd hebben. Vervolgens kan men geïnformeerd kiezen om dat te volgen of (op onderdelen) af te wijken. Omdat de uitvoering na de raadswissel plaatsheeft, heeft de huidige raad beperkte invloed op de uitvoering. De griffie kan een uitwerking van deze opdracht aan de nieuwe raad voorleggen.

Kanttekeningen/ Het gesprek over wat voor raad de nieuwe raad wil zijn moet goed gepland en Risico’s uitgevoerd worden om nut te hebben voor de nieuwe raad. Beslispunt 10

Voor wat betreft het tiende deeladvies (Ga nader in gesprek over de invulling van de commissieleden) a) Vanaf september 2025 de volgende maatregelen te nemen: i) Commissieleden worden na benoeming in de raad (bij hamerstuk) buiten de raadsvergadering om beëdigd; ii) De griffie verzorgt één inwerkmoment voor commissieleden per kwartaal en fracties wordt verzocht de benoeming van

15

commissieleden zoveel mogelijk te laten aansluiten bij deze inwerkmomenten; b) Vanaf de Raadswissel 2026 de volgende maatregel te nemen: i) Het maximum aantal commissieleden per fractie wordt 4 commissieleden per fractie; ii) In afwijking daarvan geldt voor een fractie die is afgesplitst van een andere fractie een maximum aantal van 1 commissielid; iii) Om hoog verloop onder commissieleden te voorkomen, mogen er per fractie in één raadsperiode in totaal maximaal acht commissieleden worden benoemd; iv) Elke fractie draagt hetzelfde bedrag bij aan de bekostiging van de presentievergoeding van commissieleden. Argumenten

Door het hoge verloop van commissieleden vinden er vrijwel elke raadsvergadering benoemingen en beëdigingen plaats. Door de beëdigingen buiten de vergadering te beleggen, wordt tijd bespaard. Doordat beëdigingen van commissieleden worden verplaatst naar een moment buiten de raadsvergadering, wordt het beëdigen van nieuwe raadsleden een unieker en bijzonderder moment. Door het organiseren van één inwerkmoment per kwartaal worden fracties bewogen om het benoemen van commissieleden te concentreren op een keer per kwartaal. Het blijft echter mogelijk om commissieleden elke raadsvergadering te benoemen. De werkgroep heeft lang gesproken over het maximum aantal commissieleden vanaf 2026. Hier is een fundamenteel verschil van inzicht tussen enkele leden van de werkgroep. Daarom legt de werkgroep de keuze voor een maximum van 3 of 4 commissieleden aan de raad voor. De volgende context is hierbij van belang: - Bij een binaire keuze tussen 3 of 4 commissieleden had een nipte meerderheid van vier werkgroepleden een voorkeur voor een maximum van 3 commissieleden. De redering die zij volgden was dat er straks (vanaf maart 2026) vier commissies zijn en er wordt gestopt met parallel vergaderen. Zij beredeneerden dat elke fractie in elke commissie vertegenwoordigd kan zijn bij een maximum van drie commissieleden.

- Een minderheid van drie leden van de werkgroep wilde echter graag vasthouden aan het huidige maximum van vier leden om de werkdruk te kunnen verdelen en meer mogelijkheden te hebben voor vervanging. Hierop zijn de leden van de werkgroep het gesprek met elkaar aangegaan om een compromis te zoeken dat voor iedereen aanvaardbaar is. - Deze gesprekken leidden tot het voorstel van een maximum van 4 commissieleden per fractie, in combinatie met de drie aanpassingen die onder ii, iii en iv zijn genoemd. Hier kon een meerderheid van de werkgroepleden mee instemmen. Eén lid van de commissie wilde echter ook dan vasthouden aan het maximum van 3 commissieleden. - Daarom is besloten de keuze van een maximum van 3 of 4 commissieleden voor te leggen aan de raad. De voltallige werkgroep kon daarmee instemmen. Hierbij moet worden opgemerkt dat voor diverse leden van de werkgroep een maximum van 4 alleen aanvaardbaar is samen met de drie aanpassingen genoemd onder ii, iii en iv. Andersom is een maximum van 3 voor een aantal leden niet aanvaardbaar in combinatie met de drie andere aanpassingen. In de commissievergadering van 5 juni werd duidelijk dat een ruime meerderheid van de raad in de bovenstaande context de keuze voor een maximum van 4 commissieleden kan begrijpen. Daarom is het maximum van 4 commissieleden in het voorstel verwerkt.

16

De werkgroep vindt het niet vanzelfsprekend dat een afgesplitst raadslid meteen recht heeft op het reguliere maximum commissieleden. De werkgroep vindt dat dit moet worden beperkt. Dit geldt nadrukkelijk voor fracties die een afsplitsing zijn, niet voor fracties die een voortzetting zijn van een fractie en dus enkel een naamswijziging ondergaan. Met een maximum voor het benoemen van acht commissieleden per raadsperiode wordt een te hoog verloop onder commissieleden voorkomen. Op dit moment dragen grotere fracties een hoger bedrag bij voor de presentievergoeding van commissieleden. De werkgroep stelt voor hier een gelijke verdeling van te maken. Alle fracties dragen dan hetzelfde bedrag bij. Kanttekeningen/ Met het beëdigen buiten de raad wordt commissieleden een voor hen belangrijk Risico’s moment in de raad ontzegd. Er blijft een beëdiging met de voorzitter of plaatsvervangend voorzitter plaatsvinden, maar wel buiten de raadsvergadering. Voor diverse leden van de werkgroep is een maximum van 4 commissieleden alleen aanvaardbaar samen met de drie aanpassingen genoemd onder ii, iii en iv. Andersom is een maximum van 3 commissieleden voor een aantal leden van de werkgroep niet aanvaardbaar in combinatie met die drie aanpassingen. Beslispunt 11

Het dagelijks bestuur de opdracht te geven om het raadsbesluit uit te werken in: a) Het Reglement van Orde gemeenteraad Utrecht; b) De Verordening op de raadscommissies gemeente Utrecht; en deze verordeningen als hamerstuk aan de raad voor te leggen.

Argumenten

Dit voorstel is een principebesluit. Het vraagt nadere uitwerking van alle beslispunten in een samenhangend vergadermodel met de nodige juridische en praktische uitwerking.

Financiën Een aantal voorstellen heeft nadere (financiële) uitwerking nodig, zoals het verminderen van de vergadertijd, het verminderen van het aantal commissies, het stoppen met parallel vergaderen, het verminderen van het aantal commissieleden en het vergroten van de rol van de griffie in de voorbereiding van een RIB. In dit stadium is nog niet in kaart gebracht welke financiële voor- en nadelen alle maatregelen hebben.

Vervolg Een aantal voorstellen heeft nadere uitwerking nodig. Het is de intentie de voorstellen, die betrekking hebben op de huidige raadsperiode, zo spoedig als mogelijk is in te voeren, bij voorkeur direct na het zomerreces. Daarna kan er een aantal maanden ervaring opgedaan worden en kan het nieuwe commissiestelsel per maart 2026 worden voorbereid. Een jaar na de verkiezingen, in maart 2027, volgt er een evaluatie. Aan het begin van de volgende raadsperiode is er een gesprek over “wat voor raad je wilt zijn”, zoals benoemd in advies 9. Dan kan ook deze werkwijze opnieuw ter sprake komen en geëvalueerd worden.

Participatie Onder raadsleden van de gemeenteraad van Utrecht zijn in 2023 en in 2024 werkdrukonderzoeken uitgevoerd. In opdracht van de CPR en het DB hebben raadslid Marijn de Pagter en Necker een analyse van de werkwijze van de gemeenteraad, de werkdruk die door raadsleden wordt ervaren en

17

de factoren die daaraan bijdragen gemaakt. Hiervoor zijn diverse gesprekken gevoerd, documenten geanalyseerd en de vergaderwijze van de raad is vergeleken met andere gemeenten. Tijdens de reflectiebijeenkomst van de gemeenteraad op 29 augustus is deze toegelicht en besproken. Op basis hiervan zijn aanvullingen gedaan in de probleemanalyse en oplossingsrichtingen. Op basis van de reflectiebijeenkomst is een advies opgesteld voor een werkdrukagenda waarmee de gemeenteraad aan de slag kan, in het licht van de toekomstige ontwikkeling van de gemeenteraad. In opdracht van de CPR en het DB is de werkgroep ‘Werkdruk & werkwijze’ opgericht. Alle fracties zijn uitgenodigd hieraan deel te nemen; zeven fracties hebben aan deze oproep gehoor gegeven. Bij de werkgroep, waarvan Marijn de Pagter de voorzitter was, waren de raadsleden Fred Dekkers, Berdien van der Wilt, Margreet Ramaker, Ilse Raaijmakers, Louise de Vries, Mahmut Sungur en David Bosch aangesloten. De werkgroep is de afgelopen maanden meermaals bijeengekomen om de adviezen te bespreken en daarbij keuzes te maken. Dit heeft uiteindelijk geresulteerd in het voorliggende Raadsvoorstel. Dit voorstel wordt in een technische sessie toegelicht aan belangstellende raadsleden en wordt besproken in het commissievoorzittersoverleg.

Communicatie Nadat een en ander is uitgewerkt, zullen zowel Raads- en commissieleden als inwoners geïnformeerd worden over de nieuwe werkwijzen.

(Niet)Referendabel De Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht is niet van toepassing omdat dit een raadsvoorstel betreft over het intern functioneren en werkwijze van de raad, commissies, rekenkamer en ombudsloket, alsmede alle daarmee samenhangende regelementen en verordeningen (artikel 1:2 lid 2 onder o Verordening raadgevend referendum Utrecht)

Bijlagen Bijlagen besluitvorming - ‘Advies Werkdruk & werkwijze Gemeenteraad Utrecht’ – Necker - Uitwerking modellen commissies - Varianten voor spreektijden commissies

18