Student en Starter verantwoording fractiesubsidie 2024

Format Activiteitenverslag 2024 Student & Starter

De Verordening op de financiële bijdrage aan fracties schrijft voor dat er over het boekjaar ook een activiteitenverslag opgesteld wordt. De vergoeding die de fractie van Student & Starter heeft ontvangen, is besteed aan de volgende activiteiten: 1. Personeelskosten (salaris, verzekeringen ed.) Student & Starter werkt normaliter met twee inhoudelijk fractiemedewerkers, ofwel commissieleden, die de raadsleden ook inhoudelijk ondersteunen en twee ondersteunende fractiemedewerkers in de vorm van een fractiesecretaris en een communicatiemedewerker. In 2024 heeft de fractie tijdelijk met een extra fractiemedewerker gewerkt. De aftredend fractievoorzitter zou de nieuwe fractievoorzitter inwerken, maar door onvoorziene omstandigheden kon de wissel pas later plaatsvinden en verloor Student & Starter een zetel in de raad. Daarom is er voor gekozen de nieuwe fractievoorzitter langer aan te houden als fractiemedewerker, en na de wissel de oud-fractievoorzitter nog een tijd ter ondersteuning van de fractie te laten werken. Dit heeft ervoor gezorgd dat de werkdruk voor eenieder zo min mogelijk verhoogd is door de overwachte, veranderde situatie.

Het werk van een inhoudelijk fractiemedewerker bestaat onder andere uit het voorbereiden en voeren van commissiedebatten op hun eigen portefeuilles, het schrijven van moties en daarover onderhandelen met andere partijen, het adviseren van de raadsleden tijdens raadsvergaderingen, het ontwikkelen van de politieke lijn op lange termijn en er voor zorgen dat onze beslissingen (via de communicatiemedewerker) gedeeld worden met onze achterban. In de weken dat er geen werk is voor de portefeuilles waar de betreffende inhoudelijk fractiemedewerker verantwoordelijk voor is, werkt deze persoon aan grote politieke lijnen en onderwerpen die onderbelicht zijn. De communicatiemedewerker heeft de volledige verantwoordelijkheid voor het maken van content voor de website en sociale media kanalen. Dit betekent zelf filmen, editen, artikelen schrijven en grafisch ontwerpen. In sommige gevallen heeft de communicatiemedewerker deze taken uitbesteedt, en was het de verantwoordelijkheid van de communicatiemedewerker om dit te coördineren. De fractiesecretaris maakt het mogelijk dat de fractie haar werk kan doen door het voorbereiden van vergaderingen, het notuleren, het bijhouden van de (raads)agenda en het organiseren van interne trainingen.

De fractie heeft er in 2024 als volgt uitgezien: Januari - maart Noa, Emma Kolenbrander, Ruben, Jort Maart - september Noa, Emma Kolenbrander, Annemarijn, Jort September - December Emma Kolenbrander, Janouke, Lars, Felice, Emma Usmany De samenstelling van de fractie op deze manier heeft gemaakt dat we als Student & Starter goed konden functioneren in zowel de coalitie, de raad als intern in de fractie. Daarnaast is voor ons de balans tussen de dagelijkse politieke praktijk, als de politieke lijn voor de lange termijn van belang. Afgelopen jaar heeft de nadruk gelegen op teambuilding, en naast ruimte voor ontwikkeling van het team ook voldoende aandacht voor persoonlijke ontwikkeling. Dit is in 2024 goed gegaan, en zetten we in 2025 door. In 2025 willen we meer aandacht vestigen op het monitoren en waar nodig bijsturen op de werkdruk.

Telefoonkosten Voor de inhoudelijk medewerkers is het mogelijk een werktelefoon te krijgen, maar voor de ondersteunende medewerkers is dit niet beschikbaar. Een werktelefoon is voor veel mensen van belang om een goede werk/privébalans te behouden, en wij vinden het belangrijk om onze medewerkers te ondersteunen in het vinden van die juiste balans. Voor onze communicatiemedewerker, als ondersteunend personeel, was geen telefoon beschikbaar. Juist de communicatiemedewerker heeft veel te maken met berichten, meldingen en telefoontjes van bijvoorbeeld social media en journalisten. Daarom hebben we een abonnement afgesloten met een simkaart in een oude telefoon, en bij de wissel van communicatiemedewerker is deze telefoon overgegeven naar de volgende. Nu wordt deze telefoon, en het abonnement, onder andere gebruikt voor het maken van posts op social media, contact met de pers en de achterban. Afscheidscadeautjes en kerstpakket Voor de fractiemedewerkers die afscheid nemen, en rond de feestdagen voor al onze medewerkers, vinden we het belangrijk te laten blijken dat we ze waarderen en aan ze denken. Daarom zijn er in 2024 kosten gemaakt voor afscheidscadeautjes en een kerstpakket voor alle medewerkers. 2.

Fractievergaderingen (werkbesprekingen) Met elkaar is afgesproken dat we eten betalen uit fractiebudget bij lange raadsdagen waar de inzet van medewerkers de hele dag (en soms zelfs nacht) nodig is, zoals bij de programmabegroting, voorjaarsnotabespreking en veegraad. Dit heeft een sociaal aspect en teambuilding, maar daarnaast vinden we het niet meer dan passend om dit onze medewerkers aan te bieden als ze van 10:00 tot 23:30 (of soms zelfs later) aanwezig zijn op kantoor. Door de medewerkers werd dit zeer gewaardeerd, en gezien als bindende activiteit om met elkaar de lange dag tot een goed einde te brengen. Een ander moment waarop we gebruik hebben gemaakt van het fractiebudget voor het bekostigen van een (avond)maaltijd is bij het afscheid, bedanken en overdracht van een oud-fractiemedewerker. Er is op gelet dat iedereen, of hooguit één iemand niet, van de fractie aanwezig is als er gebruik wordt gemaakt van het fractiebudget voor een maaltijd.

De momenten waarop we gebruik hebben gemaakt van het fractiebudget voor het bekostigen van een maaltijd: ● 2024004 - betrof een bijeenkomst waar gefocust werd op de teambuilding en samenwerking ● 2024011 - een vergadering waar werd ingezoomd op de strategie voor de lange termijn ● 2024014 en 2024015 - beide overleggen ter voorbereiding op jaarstukken en voorjaarsnota ● 20240031 - voor een verdiepend overleg over de samenwerking met andere coalitiefracties was een ruimte buiten het Stadhuis noodzakelijk, waar we als fractie normaalgesproken alleen op het Stadhuis vergaderen. Elke partij draagt een gelijk deel van de kosten. ● 20240032 - een overleg voor het verbeteren van de samenwerking In 2024 hebben we ons voorgenomen alerter te zijn op de momenten dat we onze fractiemedewerkers kunnen voorzien in een (avond)maaltijd, daar het er regelmatig bij in schoot. Vorig jaar ging het om drie declaraties, dit jaar om zes. Dat lijkt ons een goede orde van grootte om ook voor volgend jaar naar te streven. 3. Werkbezoeken In 2023 is er één werkbezoek geweest waarvoor kosten zijn gemaakt vanuit het fractiebudget, een asielzoekersbijeenkomst waar een maaltijd genuttigd kon worden. 4. Porti en drukwerk Nu digitale uitingen ook onder deze post vallen zijn er nu wel posten te melden.

Dit gaat deels om filmpjes geproduceerd door MokerMedia rond de wissel van fractievoorzitter, de programmabegroting en de voorjaarsnota (2024003 en 20240024), een bewijs van prestatielevering

is bijgevoegd in het overzicht van bonnen en facturen. Daarnaast bevat deze post een drietal declaraties voor advertenties op Meta. 5. Kantoorbenodigdheden Om het gebruik van wegwerpbekertjes terug te dringen willen we het gebruik van herbruikbaar materiaal stimuleren. Daarom heeft de fractie in mei mokken aangeschaft voor gebruik door fractiemedewerkers en gasten. Daarnaast zijn er organizers aangeschaft om de fractiekamer beter te organiseren. 6. Relatiegeschenken Relatiegeschenken (in de vorm van een kaartje en/of een kleinigheidje in de vorm van een boekenbon of lekkernij) hebben als doel een collega-raadslid of wethouder te feliciteren, bedanken of beterschap te wensen. In 2024 betrof dit een afscheid van de raadsgriffier, een pakket kaartjes om in verschillende gelegenheden te kunnen schrijven en een attentie voor de trainers van PresentU. 7. Fractie teamdag In 2024 heeft er geen fractieweekend plaatsgevonden, zoals gebruikelijk is, maar een aantal losse dagen waarop de fractie bij elkaar is gekomen. Dit betrof een training van PresentU, een teambuilding-training, een brainstorm en informeel uitje in september en een inhoudelijke fractiedag aan het eind van het jaar. De training van PresentU richtte zich op verschillende sprekerstechnieken. We werkten met teksten aan keuzeruimte, stiltes en contact.

Daarnaast oefenden we met het opbouwen van een parcours en het afwisselen tussen attentie en attractie. 8. Overige uitgaven De overige kosten die in 2024 gemaakt zijn: ● Voornamelijk zijn het websitekosten voor hosting en onderhoud. Twee daarvan voor regulier onderhoud en hostingkosten, de ander voor het oplossen van een storing in de zomermaanden. ● Bijdrage aan de accountantscontrole ● Kosten zakelijk betalingsverkeer in van de ING ● Kosten salarisdienstverlening ● Eén werkoverleg met MokerMedia waar de kopjes koffie van gedeclareerd zijn

BIJLAGE A BIJ VERORDENING OP DE FINANCIËLE BIJDRAGE AAN FRACTIES GEMEENTE UTRECHT Verantwoording van fractiekosten ingevolge artikel 9, derde lid van de Verordening, van bestuur van de stichting: Student & Starterover het kalenderjaar Beginsaldo betaalrekening 1-1-2024: Beginsaldo spaarrekening 1-1-2024:

€ €

2024

21.927,99 43.384,60 €

65.312,59

€

9.663,28

Totaal eindsaldo alle bankrekeningen 31-12-2024

€

74.975,87

Controletelling juiste toepassing kasstelsel *

€

74.975,87

Totaal beginsaldo alle bankrekeningen 1-1-2024 Utrecht, 14 februari 2025 Inkomsten fractie: Fractiekostenvergoeding: Vast Variabel (aantal fractieleden) Accountantsbijdrage Rente ontvangsten Overige bankinkomsten Totaal inkomsten

€ € € € € €

95.178,00 7.275,00 2.656,00 53,71 73,46 105.236,17

Personeelskosten (salaris, verzekeringen ed.) Fractievergaderingen (werkbesprekingen) Werkbezoeken Porti/drukwerk/digitale uitingen Kantoorbenodigdheden Relatiegeschenken Fractie teamdag Overige uitgaven

€ € € € € € € €

83.964,33 853,07 17,00 3.806,10 95,93 46,16 1.268,76 5.521,54

Totale uitgaven

€

95.572,89

Uitgaven fractie:

Saldo (inkomsten minus uitgaven) Eindsaldo Bankrekening 31-12-2024 Eindsaldo Spaarrekening 31-12-2024

€ €

31.537,56 43.438,31

*Bij de juiste toepassing van het kasstelsel voor de fractievergoeding is de controletelling gelijk aan het eindsaldo van alle bankrekeningen.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 8 april 2025

Digitally signed by Bob Leeuwenkamp on 08 Apr 2025 Deloitte Accountants B.V. Robonsbosweg 5 1816 MK Alkmaar Postbus 270 1800 AG Alkmaar Nederland Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan de gemeenteraad van de gemeente Utrecht Ons oordeel Wij hebben bijgaande verantwoording fractiekosten en fractievergoeding ingevolge de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022) van Stichting Ondersteuning Gemeenteraad Utrecht Student & Starter te Utrecht over 2024 gecontroleerd. Naar ons oordeel is de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding ingevolge de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022) van Stichting Ondersteuning Gemeenteraad Utrecht Student & Starter over 2024 in alle van materieel belang zijnde aspecten opgesteld in overeenstemming met de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022). De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden en de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022) vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding’.

Wij zijn onafhankelijk van Stichting Ondersteuning Gemeenteraad Utrecht Student & Starter zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Basis voor financiële verslaggeving en beperking in gebruik en verspreidingskring De verantwoording fractiekosten en fractievergoeding is opgesteld voor de gemeenteraad van de gemeente Utrecht met als doel Stichting Ondersteuning Gemeenteraad Utrecht Student & Starter in staat te stellen te voldoen aan de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022). Hierdoor is de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor het bestuur van Stichting Ondersteuning Gemeenteraad Utrecht Student & Starter en de gemeenteraad van de gemeente Utrecht en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. Ons oordeel is niet aangepast als gevolg van deze aangelegenheid.

Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

25040D36EE.03/CP/1

Digitally signed by Bob Leeuwenkamp on 08 Apr 2025

Verantwoordelijkheden van het bestuur voor de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding

Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding in overeenstemming met de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022). Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opstellen van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Het bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van de financiële verslaggeving van de fractie. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten ontdekken.

Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze verantwoording fractiekosten en fractievergoeding nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022), ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: •

Het identificeren en inschatten van de risico’s dat de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing.

•

Het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de fractie.

25040D36EE.03/CP/2

Digitally signed by Bob Leeuwenkamp on 08 Apr 2025

•

Het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding staan.

Wij communiceren met de gemeenteraad van gemeente Utrecht en het bestuur van de fractie onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Alkmaar, 8 april 2025 Deloitte Accountants B.V.

B. Leeuwenkamp MSc RA

25040D36EE.03/CP/3