Student en Starter verantwoording fractiesubsidie 2023

Format Activiteitenverslag 2023 Student & Starter De Verordening op de financiële bijdrage aan fracties schrijft voor dat er over het boekjaar ook een activiteitenverslag opgesteld wordt. De vergoeding die de fractie van Student & Starter heeft ontvangen, is besteed aan de volgende activiteiten: 1. Personeelskosten (salaris, verzekeringen ed.) Student & Starter werkt normaliter met twee inhoudelijk fractiemedewerkers, ofwel woordvoerders in commissiedebatten, die de raadsleden ook inhoudelijk ondersteunen en twee ondersteunende fractiemedewerkers in de vorm van een fractiesecretaris en een communicatiemedewerker. In 2023 hebben we een derde inhoudelijk fractiemedewerker aangenomen. Ruben Snijder zou in december ‘23 Esma Kendir opvolgen als fractievoorzitter en raadslid, derhalve was het voor ons van essentieel belang dat hij goed ingewerkt zou worden. Daarom heeft hij gedurende 2023 plaatsgenomen in de fractie om ingewerkt te worden. Waar inhoudelijk fractiemedewerkers normaalgesproken een contract krijgen van 16 uur in de week, is het contract van Ruben in september verhoogd naar 20 uur per week. De tijd die nodig was om hem niet alleen in te werken als inhoudelijk raadslid en fractievoorzitter, maar ook als fractievoorzitter van een coalitiefractie kost beduidend meer tijd. De extra uren zijn besteed aan werkzaamheden die daarmee samenhangen.

Het werk van een inhoudelijk fractiemedewerker bestaat onder andere uit het voorbereiden en voeren van commissiedebatten op hun eigen portefeuilles, het schrijven van moties en daarover onderhandelen met andere partijen, het adviseren van de raadsleden tijdens raadsvergaderingen, het ontwikkelen van de politieke lijn op lange termijn en er voor zorgen dat onze beslissingen (via de communicatiemedewerker) gedeeld worden met onze achterban. In de weken dat er geen werk is voor de portefeuilles waar de betreffende inhoudelijk fractiemedewerker verantwoordelijk voor is, werkt deze persoon aan grote politieke lijnen en onderwerpen die onderbelicht zijn. De communicatiemedewerker heeft de volledige verantwoordelijkheid voor het maken van content voor de website en sociale media kanalen. Dit betekent zelf filmen, editen, artikelen schrijven en grafisch ontwerpen. In sommige gevallen heeft de communicatiemedewerker deze taken uitbesteedt, en was het de verantwoordelijkheid van de communicatiemedewerker om dit te coördineren. De fractiesecretaris maakt het mogelijk dat de fractie haar werk kan doen door het voorbereiden van vergaderingen, het notuleren, het bijhouden van de (raads)agenda en het organiseren van interne trainingen.

De fractie heeft er in 2023 als volgt uitgezien: Januari - maart Sarah, Klaas, Rob, Vincent April - oktober Sarah, Klaas, Rob, Vincent, Ruben Oktober - november Jort, Klaas, Rob, Vincent, Ruben December Jort, Klaas, Rob, Ruben, Joram De samenstelling van de fractie op deze manier heeft gemaakt dat we als Student & Starter goed konden functioneren in de coalitie, de raad als intern de fractie goed konden draaien. Daarnaast is voor ons de balans tussen de dagelijkse politieke praktijk, als de politieke voor de lange termijn van belang. Met deze indeling van de fractie kunnen we dat in stand houden, maar verder ontwikkelen is nog onvoldoende mogelijk. In 2024 zullen we dan ook zoeken naar manieren om dat beter te faciliteren.

Coaching Als Student & Starter vinden we het essentieel dat we onze medewerkers in staat stellen hun werk zo goed mogelijk te kunnen doen. Zowel inhoudelijk in de raad, als in het samenwerken met collega’s en het vinden van hun plek in de soms spannende politieke wereld. Vooral omdat wij werken met jonge die soms nog weinig werkervaring hebben spelen er soms persoonlijke vragen op waar de fractie intern, of in het privénetwerk, niet voldoende over gesproken kan worden. Daarom hebben we onze medewerkers in 2023 voor het eerst expliciet de mogelijkheid gegeven om in gesprek te gaan met een externe coach. In 2023 heeft dit geresulteerd in vijf sessies met de externe coach. Sessies die door de betrokken fractiemedewerkers als zeer waardevol zijn ervaren. Zowel op professioneel werk-inhoudelijk vlak, als op persoonlijk vlak hoe je bijvoorbeeld omgaat met werkdruk of tegenslagen. Telefoonkosten Voor de inhoudelijk medewerkers is het mogelijk een werktelefoon te krijgen, maar voor de ondersteunende medewerkers is dit niet beschikbaar. Een werktelefoon is voor veel mensen van belang om een goede werk/privébalans te behouden, en wij vinden het belangrijk om onze medewerkers te ondersteunen in het vinden van die juiste balans. Voor onze communicatiemedewerker, als ondersteunend personeel, was geen telefoon beschikbaar.

Juist de communicatiemedewerker heeft veel te maken met berichten, meldingen en telefoontjes van bijvoorbeeld social media en journalisten. Daarom hebben we een abonnement afgesloten met een simkaart in een oude telefoon, en bij de wissel van communicatiemedewerker is deze telefoon overgegeven naar de volgende. Nu wordt deze telefoon, en het abonnement, onder andere gebruikt voor het maken van posts op social media, contact met de pers en de achterban. Trainingen PresentU De fractie heeft in 2023 twee trainingen gevolgd bij PresentU. De gehele groep heeft daar aan deelgenomen. De training in maart ging over gedrag en spreken. Het hoofdthema was hoe je actief bezig kan zijn met de woorden van de ander, en hierop kan inspelen tijdens een raadsvergadering. De training in november heeft zich gefocust op het vinden van de juiste woorden tijdens een debat. In deze laatste training hebben de fractiemedewerkers vooral geleerd hoe ze een persoonlijke touch kunnen toevoegen aan een spreektekst. 2. Fractievergaderingen (werkbesprekingen) Met elkaar is afgesproken dat we eten betalen uit fractiebudget bij lange raadsdagen waar de inzet van medewerkers de hele dag (en soms zelfs nacht) nodig is, zoals bij de programmabegroting, voorjaarsnotabespreking en veegraad.

Dit heeft een sociaal aspect en teambuilding, maar daarnaast vinden we het niet meer dan passend om dit onze medewerkers aan te bieden als ze van 10:00 tot 23:30 (of soms zelfs later) aanwezig zijn op kantoor. Door de medewerkers werd dit zeer gewaardeerd, en gezien als bindende activiteit om met elkaar de lange dag tot een goed einde te brengen. Een ander moment waarop we gebruik hebben gemaakt van het fractiebudget voor het bekostigen van een (avond)maaltijd is bij het afscheid, bedanken en overdracht van een oud-fractiemedewerker. Er is op gelet dat iedereen, of hooguit één iemand niet, van de fractie aanwezig is als er gebruik wordt gemaakt van het fractiebudget voor een maaltijd. De momenten waarop we gebruik hebben gemaakt van het fractiebudget voor het bekostigen van een maaltijd: ● 20230011 - op 27 mei was er een intern overleg om de strategie voor de voorjaarsnota te bespreken. De gehele fractie was hier aanwezig, en gezien het tijdstip was avondeten voor de fractiemedewerkers zeer gewenst en daarom geregeld. ● 20230013 - op 22 juni was de bespreking van de voorjaarsnota in de gemeenteraad. Ieder jaar zijn dit lange vergaderingen, waarbij de fractiemedewerkers op het stadhuis zijn van ‘s ochtends vroeg tot vaak diep in de nacht. Deze dag is er dus op verschillende momenten voor eten gezorgd voor de medewerkers.

●

20230022 - op 23 september was een intern overleg om de strategie voor de programmabegroting te bespreken. Hier zijn wat versnaperingen voor geregeld.

We waren ons voornemens om op drukke dagen in 2023 vaker te voorzien in een maaltijd voor de fractiemedewerkers. Zoals te zien aan de kostenposten hierboven is dat niet gebeurd, maar we nemen dit voornemen zeker weer mee voor 2024. 3. Werkbezoeken In 2023 is er één werkbezoek geweest waarvoor kosten zijn gemaakt vanuit het fractiebudget, de Utrecht Canal Pride. Samen met bijna alle andere partijen uit de Utrechtse raad vaarde Student & Starter op een boot om onze inzet voor LHTBIQ+ rechten te onderstrepen. Voor ons is dit zo’n belangrijk onderwerp, dat we het belangrijk vinden dat de mensen die het politieke werk doen ook vertegenwoordigd zijn. Zo willen we duidelijk maken dat het niet alleen goede voornemens zijn, maar er ook daadwerkelijk aan gewerkt wordt in het politieke centrum van de stad. De kosten voor een kaartje waren echter relatief hoog, en onze medewerkers hebben het als student of starter niet erg breed, dus hebben we de kosten voor een kaartje vergoed. 4. Porti en drukwerk In 2023 zijn er geen kosten gemaakt voor porti of drukwerk. 5. Kantoorbenodigdheden Om het gebruik van wegwerpbekertjes terug te dringen willen we het gebruik van herbruikbaar materiaal stimuleren. Daarom heeft de fractie in mei mokken aangeschaft voor gebruik door fractiemedewerkers en gasten. 6.

Relatiegeschenken Relatiegeschenken (in de vorm van een kaartje en/of een kleinigheidje in de vorm van een boekenbon of lekkernij) hebben als doel een collega-raadslid of wethouder te feliciteren, bedanken of beterschap te wensen. In 2023 hebben we ons wat minder trouw gehouden aan het voornemen een kleinigheidje mee te nemen voor dergelijke gebeurtenissen, en is er maar één declaratie geweest. Dit betrof een felicitatie voor de beëdiging van een raadslid. 7. Fractie teamdag In 2022 heeft geen fractieweekend plaatsgevonden, de fractie keek er begin 2023 dan ook extra naar uit dat er weer een fractieweekend gepland stond. De kosten voor de accommodatie waren in 2022 al betaald, de rest van de kosten vallen in 2023. Veel van de inhoudelijke activiteiten tijdens het weekend hebben de fractiemedewerkers onderling geregeld. Van lange termijn-brainstorms tot afspraken maken over de manier van samenwerken. Ook heeft de fractie een improvisatietraining gehad. Dit heeft bijgedragen aan de teambuilding (net als de rest van het weekend) en het sneller, adequater en creatiever kunnen reageren op onverwachte wendingen in het debat. 8. Overige uitgaven De overige kosten die in 2022 gemaakt zijn: ● In januari 2023 heeft de stichting per abuis een declaratie betaald die eigenlijk thuishoort bij de vereniging van Student & Starter, daar het een campagneactiviteit betreft.

Begin 2024 is deze fout gesignaleerd, en is het geld alsnog betaald door de vereniging. Een bewijs van deze transactie is te zien in een screenshot van het bankafschrift. ● De website van Student & Starter wordt technisch onderhouden en in de lucht gehouden door het bedrijf Mr. Djordan. Aangaande deze werkzaamheden zijn er drie facturen betaald in 2023.

● ●

●

Bijdrage aan de accountantscontrole. De communicatiemedewerker heeft in 2023 per abuis beeldmateriaal met auteursrecht gebruikt, waar wij geen vergoeding voor hebben betaald. Hiervoor kregen wij in november een schadeclaim, die we na controle van de beelden, hebben uitbetaald. Uiteraard zijn de betreffende beelden meteen offline gehaald, is een grondige controle geweest op de andere beelden die online staan en is er met (communicatie)medewerkers gesproken over hoe hier mee om te gaan in de toekomst. Kosten van het zakelijk betalingsverkeer van de ING

Digitale uitingen We hebben een paar keer geld uitgegeven aan Instagram en/of Facebook advertenties om berichten te promoten. Zo kunnen we een vacature of uitleg van onze politieke standpunten het publiek beter laten bereiken. Het doel is om de buitenwereld - onze achterban én potentiële geïnteresseerden - te laten zien wat we politiek inhoudelijk doen én kenbaar te maken wat we kunnen betekenen voor Utrechters. Dit maakt hopelijk dat mensen ons weten te vinden als ze ideeën hebben voor de stad, ergens niet uitkomen met de gemeente of vragen hebben. Op de volgende momenten hebben we digitale uitingen gedaan waar fractiebudget aan besteed is: ●

202305 - op 29 januari is betaald voor een post over straatintimidatie, en op 4 februari over het actieplan armoedebeleid. Beide onderwerpen vinden wij dermate belangrijk om goed te communiceren met onze achterban dat hier de keuze op gevallen is.

●

20230017 - op 28 februari is betaald voor een post over de nachtvisie, op 1 maart voor een post over de hoge servicekosten voor huurders, op 13 juni voor een post over sekswerk en op 30 juni voor een post over zorgen voor anderen en de kosten (of lonen) daarvan.

Filmpje voor digitale uitingen Voor veel mensen is het onduidelijk waar de gemeenteraad mee bezig is, en hoe een fractie daar mee omgaat. Zodoende hebben we dit jaar een videoproductie laten maken door MokerMedia waarin uitgelegd wordt wat een programmabegroting is, wat voor beslissingen daarin gemaakt worden en hoe Student & Starter ermee omgaat. Een screenshot van de prestatielevering is te vinden in de map aangeleverde documentatie.

BIJLAGE A BIJ VERORDENING OP DE FINANCIELE BIJDRAGE AAN FRACTIES VAN UTRECHT Verantwoording ingevolge artikel 9 lid 3 van de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht van bestuur van de stichting: Student en Starter over het kalenderjaar 2023 Eindsaldo betaalrekening vorig jaar:

€

8.663,76

Utrecht, 12-02-2024 Betreft fractiekosten

Student en Starter

Inkomsten fractie: Fractiekostenvergoeding: Vast (structureel en incidenteel) Variabel (aantal fractieleden) Tegemoetkoming accountantskosten

€ € €

88.628,00 13.548,00 2.500,00

Totaal inkomsten

€

104.676,00

Personeelskosten (salaris, verzekeringen ed.) Fractievergaderingen (werkbesprekingen) Werkbezoeken Porti/drukwerk Kantoorbenodigdheden Relatiegeschenken Fractie teamdag Overige uitgaven

€ € € € € € € €

82.667,12 214,78 225,00 71,53 17,95 594,92 7.620,46

*) uitgaven in tabel specificeren waarvoor uitgegeven Totaal uitgaven

€

91.411,76

-/+ (Totaal inkomsten minus uitgaven)

€

13.264,24

Saldo 31-12-2023 Spaarrekening (evt.) saldo 31-12-2023 Totaal saldo 31-12-2023

€ € €

21.927,99 43.384,60 65.312,59

Uitgaven fractie:*)

NB. Bij de juiste toepassing van het kasstelsel en het gebruik van één bankrekening voor de ontvangst en besteding van de fractiekostenvergoeding moeten de saldi reserve 31 december en de banksaldi per 31 december aan elkaar gelijk zijn.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10 april 2024

Deloitte Accountants B.V. Gustav Mahlerlaan 2970 1081 LA Amsterdam Postbus 58110 1040 HC Amsterdam Nederland Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan de gemeenteraad van de gemeente Utrecht Ons oordeel Wij hebben bijgaande verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting Student en Starter Utrecht ingevolge de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022) van de gemeente Utrecht te Utrecht over 2023 gecontroleerd. Naar ons oordeel is de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting Student en Starter Utrecht ingevolge de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022) van de gemeente Utrecht over 2023 in alle van materieel belang zijnde aspecten opgesteld in overeenstemming met de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022). De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden en de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022) vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting Student en Starter Utrecht’.

Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Utrecht zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Benadrukking van de basis voor financiële verslaggeving en beperking in gebruik en verspreidingskring Wij vestigen de aandacht op de toelichting in de verantwoording fractiekosten waarin de basis voor financiële verslaggeving uiteen is gezet. De verantwoording fractiekosten is opgesteld voor de gemeenteraad van de gemeente Utrecht met als doel het bestuur van de stichting Student en Starter Utrecht in staat te stellen te voldoen aan de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022). Hierdoor is de verantwoording fractiekosten mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad van de gemeente Utrecht en het bestuur van de stichting Student en Starter Utrecht en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. Ons oordeel is niet aangepast als gevolg van deze aangelegenheid.

Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

24045CC07B.08/WK/1

Verantwoordelijkheden van het bestuur van de stichting Student en Starter Utrecht voor de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting Student en Starter Utrecht Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting Student en Starter Utrecht in overeenstemming met de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022). Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opstellen van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting Student en Starter Utrecht mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. De gemeenteraad van de gemeente Utrecht is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de organisatie. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting Student en Starter Utrecht. Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.

Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting Student en Starter Utrecht nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel-kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden en de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022), ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: •

Het identificeren en inschatten van de risico’s dat de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting Student en Starter Utrecht afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing.

•

Het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de organisatie.

24045CC07B.08/WK/2

•

Het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting Student en Starter Utrecht en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting Student en Starter Utrecht staan.

•

Het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting Student en Starter Utrecht en de daarin opgenomen toelichtingen.

•

Het evalueren of de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting Student en Starter Utrecht de onderliggende transacties en gebeurtenissen zonder materiële afwijkingen weergeeft.

Wij communiceren met de gemeenteraad van de gemeente Utrecht onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Amsterdam, 10 april 2024 Deloitte Accountants B.V.

N.R. Fritz RA

24045CC07B.08/WK/3