STREKT TER VERVANGING Zienswijzebrief ontwerpbegroting 2022-2025 HUA (na M&S).pdf

Gemeenteraad Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl/gemeenteraad

VERSIE VOOR BESLUITVORMING Dagelijks bestuur Het Utrechts Archief t.a.v. mevrouw C.C.A.E. Keijsper Postbus 131 3500 AC UTRECHT

Behandeld door

O. Sanhaji

Datum

<volgt>

Doorkiesnummer

14 030

Ons kenmerk

8773005

E-mail

o.sanhaji@utrecht.nl

Onderwerp

Bijlage(n)

Geen

Zienswijze ontwerpbegroting 20222025 Het Utrechts Archief

Uw kenmerk

8773005

Verzonden

Uw brief van

13 april 2021

Bij antwoord datum, kenmerk en onderwerp vermelden

Geachte mevrouw Keijsper, Bij brief van 13 april 2021 heeft u ons, op grond van artikel 19 van de gemeenschappelijke regeling, de ontwerp “programmabegroting 2022-2025” aangeboden en de gelegenheid geboden om een zienswijze op die ontwerpbegroting kenbaar te maken. Hieronder wordt onze zienswijze verwoord. Inhoudelijk Wij stellen vast dat de ontwerp “Programmabegroting 2022-2025” binnen de kaders van de Gemeenschappelijke Regeling past. Het Utrechts Archief heeft in een periode van coronamaatregelen zichtbare inzet gepleegd om het archief levend te houden voor de stad. Door stappen te zetten in de digitale toegankelijkheid van de archieven en door publieksactiviteiten die de geschiedenis van Utrecht vertellen, waaronder de vernieuwde expositie ‘Utrecht Begint Hier.’ In de voorbereiding van de tentoonstellingen binnen de jaarthema’s ‘Utrechters in verenigingen’ (2021) en ‘Utrecht 900 jaar’ (2022) worden diverse online publieksactiviteiten georganiseerd en zien we dat er actieve samenwerking met bewoners(groepen), verenigingen en andere doelgroepen wordt gezocht. Financieel De begroting is sluitend, evenals het meerjarenperspectief voor de periode 2023-2025. Het Utrechts Archief spreekt de nodige ambitie uit, die om investeringen vraagt. Er zijn stappen gezet om deze ambities met de beschikbare financiële middelen in verband te brengen.

Wij zien dit jaar een verbetering op de meetbaarheid van de effectindicatoren en bijbehorende doelstellingen. Wij vragen Het Utrechts Archief om deze verbetering door te zetten en toe te werken naar uitsluitend meetbare effectindicatoren. Wij roepen Het Utrechts Archief ook op scherp te blijven op de kwaliteit van de financiële stukken, inclusief voldoende en blijvende aandacht voor risico-inschattingen en risicomanagement. Tot slot merken wij op dat HUA een ruim weerstandsvermogen van 1,1 heeft opgenomen in haar begroting. Gezien de huidige context van onzekerheid door de voorgenomen uittreding van het Rijk uit de Gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief, de digitaliseringsopgave en het op orde brengen van de informatiebeveiliging hebben wij hier begrip voor. Wanneer de risico’s op deze gebieden beter inzichtelijk zijn, is het verzoek om het weerstandsvermogen terug te brengen naar het gangbare niveau van 1;

Gemeenteraad Datum Ons kenmerk

<volgt> 8773005

Uittreding Rijk uit gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief geeft in de ontwerpbegroting 2022-2025 meer inzicht in de gevolgen van de voorgenomen uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling. In het geval dat het Rijk de voorgenomen uittreding continueert zal de analoge collectie van het Rijk - die bewaard wordt bij de Regionale Historische Centra –via een delegatiebepaling in beheer blijven bij HUA. Het Rijk zal daar ook financieel aan blijven bijdragen. We merken op dat de beëindiging van de extra Rijksbijdrage voor digitaal archiefbeheer vanaf 2022 nog niet is meegenomen in uw begroting voor 2022-2025. Met begrip voor de afhankelijkheid van informatie van het Rijk willen we u vragen om in de ontwerpbegroting beter rekening te houden met dergelijke consequenties van de voorgenomen uittreding van het Rijk. Toekenning projectfinanciering digitaal archiefbeheer Het Utrechts Archief heeft de gemeente vorig jaar gevraagd de bijdrage voor de periode 2020-2022 te verhogen met jaarlijks €200.000 in verband met extra kosten voor projectfinanciering voor digitaal archiefbeheer. De huidige context van financiële onzekerheid en krapte in de gemeentefinanciën dwingt gemeenten en hun verbonden partijen om extra kritisch te zijn op de kosten en daarmee de bijdrage van de gemeente.

Wij begrijpen echter dat deze investering noodzakelijk is voor de organisatie en ontwikkeling van digitaal archiefbeheer. De extra middelen zijn om die reden bij de programmabegroting in december 2020 toegekend en nu opgenomen in uw begroting. Wij verzoeken u om de kosten voor digitaal archiefbeheer en daarmee de bijdrage van de gemeente te beperken. Hoogachtend, Gemeenteraad van Utrecht,

de griffier, Merel van Hall

de voorzitter, Sharon A.M. Dijksma

2/2