Startdocument Regeling Risicovolle Projecten Mobiliteitshub XL

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL

1 april 2025 Kenmerk Versie 0.7 Concept

Utrecht.nl

Colofon Uitgave Opgesteld door: Stephan van Tilburg, Bert Vaessens, Carola Wijnands, Jaap-Jelle van Os (VGU) Esther Driessen (Ruimte) mobiliteitshubxl@utrecht.nl

In opdracht van Ontwikkelorganisatie Ruimte

Internet www.utrecht.nl

Rapportage Informatie

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

2/27

Inhoud 1

Doelstelling

4

2

Scope

7

3

Geld

9

4

Tijd

13

5

Kwaliteit

15

6

Risico’s

19

7

Organisatie

24

8

Communicatie en participatie met inwoners en stakeholders

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

27

3/27

1 1.1

Doelstelling Doel en beoogd effect

Doel van het Project Het projectdoel is het realiseren van een succesvolle, hoogwaardige en functionerende Mobiliteitshub XL, ingebed in de gebiedsontwikkeling Papendorp en ingebed in het nieuwe concept ‘Parkeren op Afstand’. De scope van de Mobiliteitshub is het realiseren van een gebouw met 2.000 parkeerplekken, 1.700 fietsparkeerplaatsen en 2 commerciële ruimten. Beoogd effect Om Utrecht bereikbaar en leefbaar te houden wordt in de RSU 2040 en het Mobiliteitsplan 2040 onder andere ingezet op parkeren op afstand in ringhubs voor bewoners en bezoekers van binnenstedelijke verdichtingslocaties. Dit is verder uitgewerkt in het Parkeerbeleid fiets en auto, waaronder de module parkeerhubs. Met de Mobiliteitshub XL wordt uitvoering gegeven aan dit beleid. De Mobiliteitshub XL is een randvoorwaarde voor de ontwikkeling van (onder andere) Merwedekanaalzone, Beurskwartier, Lombokplein, Groenewoud en Papendorp. Parkeren op afstand De bewoners van gebiedsontwikkelingen zoals Lombokplein, Beurskwartier en Merwedekanaalzone kunnen vanaf eind 2028 hun auto parkeren in de Mobiliteitshub XL. Met parkeren op afstand maken we de verdere groei van Utrecht mogelijk. Voor nieuwe bewoners van Groenewoud en Papendorp Noord gaat de Mobiliteitshub XL functioneren als een wijkhub.

1.2

Context van het project

Aanleiding De initiatieffase is afgerond. Deze fase heeft geleid tot een raadsvoorstel voor een voorbereidingskrediet. Dit voorstel is goedgekeurd in de raadsvergadering van 9 maart 2023. Op basis van dit voorbereidingskrediet is een Voorlopig Ontwerp opgesteld. In de raad van donderdag 12 december 2024 is besloten tot het beschikbaar stellen van de kredietaanvraag voor de realisatie van de Mobiliteitshub XL. Na verwerking van de door de raad opgedragen bezuinigingsopties en de door de raad opgedragen scope-wijziging om een groene gevel te realiseren A241 Groen moet je wel doen, wordt het VO afgerond. In de realisatiefase wordt de verdere (technische) uitwerking van het ontwerp en realisatie aanbesteed. Naar verwachting start de realisatie in 2026 en kan de Mobiliteitshub XL 2028 worden opgeleverd en in gebruik worden genomen. De raming van de stichtingskosten is gebaseerd op het Voorlopig Ontwerp. Gebiedsontwikkeling Papendorp-Noord • In Papendorp Noord en het naastgelegen plangebied ‘Groenewoud’ worden tot 2036 ongeveer 3.650 woningen en een aantal (maatschappelijke) voorzieningen gerealiseerd. Een deel van de bewoners en bezoekers van deze woningen gaan straks voor hun parkeerbehoefte

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

4/27

gebruikmaken van de Mobiliteitshub XL. De Mobiliteitshub XL is één van de eerste functies in de gebiedsontwikkeling die opgeleverd wordt. Ook is de hub bedoeld voor de toekomstige bewoners en bezoekers in de nieuwe (autoluwe) gebiedsontwikkelingen Merwedekanaalzone, Beurskwartier, Lombokplein en (mogelijk) Krachtstation (parkeren op afstand). Het Rijk herkent de noodzaak voor de Mobiliteitshub XL en heeft een subsidie beschikbaar gesteld om daarmee de woningbouw te realiseren en waar mogelijk te versnellen. Daarnaast biedt de Mobiliteitshub XL plek voor forenzen en bezoekers van omliggende voorzieningen en andere bestemmingen in de stad. Een aantal cruciale randvoorwaarden voor het realiseren en succesvol laten functioneren van de Mobiliteitshub XL worden op gebiedsniveau Papendorp Noord opgepakt, zoals: bestemmingsplan, beeldkwaliteitsplan, levering bouwrijpe grond, aansluitingen op de infrastructuur, de WKO en de mogelijke oplossingen voor netcongestie. Zo snel, veilig en comfortabel mogelijk van en naar huis De komende jaren zorgen we ervoor dat bewoners straks zo snel, veilig en comfortabel mogelijk kunnen reizen tussen de Mobiliteitshub XL en hun woning. Dit gebeurt volgens de door de raad vastgestelde module parkeerhubs door: • Te zorgen voor kwalitatief hoogwaardige fietsroutes tussen de Mobiliteitshub XL en de woongebieden.

Dit doen we onder meer door een extra fietsverbinding aan de zuidkant van De Meernbrug die doorloopt tot en met het 24 oktoberplein. In de MPR 2024 is deze fietsverbinding geprogrammeerd. Sociale veiligheid heeft bij alle fietsroutes tussen Mobiliteitshub XL en de woongebieden een hoge prioriteit. • Bewoners een (inpandig) bewaakte fietsenstalling aan te bieden in de Mobiliteitshub XL. Deze bewaakte fietsenstalling maakt onderdeel uit van hun abonnement. • De OV-verbindingen tussen de Mobiliteitshub XL en de woongebieden te verbeteren. Naast de Mobiliteitshub XL komt een OV-halte. Nu nog van de vrij liggende busbaan, straks mogelijk van een sneltram. Met de Provincie Utrecht werken we de mogelijkheden uit om de regionale bussen ook bij de Mobiliteitshub XL te laten stoppen. We kijken specifiek naar voldoende diensten in de avonduren en weekenden. Wij maken hierover afspraken met de nieuwe provinciale concessiehouder van het OV. • Te zorgen voor een ruim aanbod van verschillende vormen van deelmobiliteit (bakfietsen, elektrische fietsen) in de Mobiliteitshub XL. We onderzoeken de komende jaren de mogelijkheden voor het aanbieden van aantrekkelijke abonnementsvormen voor gebruik van deelmobiliteit en OV tussen de Mobiliteitshub XL en de woongebieden.

1.3

Bijdrage aan de publieke waarde

Realisatie van de Mobiliteitshub XL draagt bij aan de volgende publieke waarden: 1. De Mobiliteitshub XL maakt het mogelijk om autoluwe gebieden te ontwikkelen. Hierdoor ontstaat in deze gebieden meer ruimte voor groen, ontmoeten èn meer woningen. 2. De Mobiliteitshub XL ondersteunt de realisatie van de woningbouw, omdat een van de ‘hete hangijzers’ in de betrokken binnenstedelijke gebiedsontwikkelingen, namelijk parkeren, centraal wordt georganiseerd.

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

5/27

3. Ook de hoeveelheid vervoersbewegingen per auto richting de betrokken binnenstedelijke gebiedsontwikkelingen is met de Mobiliteitshub XL lager dan dat dit zou zijn geweest als al het parkeren in die gebieden zou moeten worden opgelost. 4. De Mobiliteitshub XL draagt bij aan de mobiliteitstransitie, doordat de privéauto ‘op afstand’ wordt geparkeerd, is de drempel voor gebruik van de eigen auto groter en worden alternatieven (fiets, OV, lopen) aantrekkelijker. 5. De Mobiliteitshub XL is vliegwiel voor de gebiedsontwikkeling Papendorp Noord, het zorgt voor fysieke ruimte doordat het tijdelijke P+R terrein op maaiveld kan worden opgeheven en ontwikkelperspectief voor woningbouw doordat invulling wordt gegeven aan de parkeernorm voor nieuwe woningbouw. Ook zorgt de geluidsluwe gevel dat snelweggeluid (en het geluid van de Mobiliteitshub zelf) verminderd wordt aan de zijde waar nieuwe woningbouw wordt gerealiseerd. 6. De Mobiliteitshub XL draagt met de uitgebreide laadinfrastructuur (zie ook risico’s) bij aan de energietransitie in de mobiliteit.

1.4

Beoogd eindmoment

Oplevering is beoogd eind 2028. Daarna start de beheer- en exploitatiefase. Als de realisatiefase, en de daarmee samenhangende financiële risico’s, is afgerond, wordt het risicoprofiel naar verwachting lager. Beoogd eindmoment voor de RRP is daarom september 2028.

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

6/27

2 Scope 2.1

Wat hoort wel en wat niet bij de uitvoering van het project

Het projectresultaat is een functionerend gebouw passend in zijn omgeving, met daarin het volgende programma: • 2.000 autoparkeerplekken • 1.700 fietsparkeerplekken • 250 laadpunten (in plaats van de oorspronkelijke 1.000). Wel toekomstige uitbreiding met 200 laadpunten mogelijk maken (door meenemen bekabeling/mantelbuizen). • PV-panelen op het dak, zodat de installaties van de Mobiliteitshub (exclusief laadpalen) en de huurders in de exploitatiefase energieneutraal zijn (BENG). • Een ruimte voor een sportschool van ca 800-1.000 m2 BVO. • Een ruimte voor een (fiets)reparatiewinkel van ca 200 m2 BVO. • Een pakketpunt van ca 100 m2 BVO. • Een centrale hal met toiletten en een beheerdersruimte. • Inclusief alle ondersteunende (energie) installaties en aansluitingen. Wat niet tot de uitvoering van het project hoort, maar wel noodzakelijk is om het doel (paragraaf 1.1) te bereiken: • • • • • • •

Bouwrijp maken van de grond Realisatie van een WKO Realisatie van omliggende woningbouw, horeca en supermarkt Aansluitingen op en realisatie van wegen, fietspaden, voetpaden Binnentuin OV-Halte en verbeterde OV-verbinding De beheer- en exploitatiefase

De sturing op deze raakvlakken is uitgewerkt in paragraaf 5.2.

2.2

Fasering

Het project zit in de ontwerpfase. De initiatieffase is afgesloten (het voorbereidingskrediet is goedgekeurd in de raad van 9 maart 2023). De kredietaanvraag voor de realisatie is goedgekeurd in de raad van donderdag 12 december 2024, op basis van het concept VO. Na verwerking van de door de raad opgedragen bezuinigingsopties en de door de raad opgedragen scope-wijziging om een groene gevel te realiseren A241 Groen moet je wel doen, wordt het VO afgerond. Hierna wordt de aanbesteding voor de realisatie in gang gezet.

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

7/27

2.3

Plan van aanpak voor de eerste fase met doorkijk voor het vervolg

2025 staat in het teken van: Fase Ontwerpfase Ontwerpfase

Taak Aanpassen VO o.b.v. scopewijziging vergroening Aanbestedingsdossier gereed

Ontwerpfase

Aanbesteding realisatie

Ontwerpfase

Onherroepelijk bestemmingsplan

Ontwerpfase

Beeldkwaliteitsplan, geaccordeerd in raad

Ontwerpfase

Oplossingsrichtingen netcongestie: uitgangspunten voor aanbesteding helder

Opmerkingen Analyse op mogelijkheden voor vergroening van maximaal 50% van het geveloppervlak. • Bij start inschrijffase dient er voldoende inzicht te zijn op de mogelijkheid om tot maximaal 50% vergroening van de gevel te komen. • Bij aanbestedingsdossier gereed hoort ook goedkeuring tenderboard. - Start aanbesteding voor een ‘Design , Build en Maintanance’ contract. - Er wordt gefaseerd opdracht gegeven. Na gunning start de DO/vergunningsfase. Na succesvol afronden 1e fase wordt opdracht vrijgegeven voor realisatiefase. - Gunning project en opdracht uitvoeren 1e fase (DO/Omgevingsvergunning). Indien in juni 2025 geen sprake is van een onherroepelijk bestemmingsplan, ligt keuze voor: • Starten met fase 1: het DO/Omgevingsvergunning. • Gunning uitstellen. College heeft het BKP op 4/2/25 vastgesteld. Agendacommissie bepaald nu wanneer het stuk wordt geagendeerd voor de raad.

Doorkijk naar het vervolg: In 2026 start de geselecteerde partij voor ontwerp, realisatie en onderhoud (Design, Build en Maintanance / DB&M) met het maken van een Definitief Ontwerp (DO) en vervolgens de aanvraag van de Omgevingsvergunning. Na het ontvangen van de Omgevingsvergunning wordt de opdracht voor realisatie en beheer & onderhoud vrijgegeven.

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

8/27

3 Geld 3.1

Het beschikbare budget en de inzet ervan per fase, per jaar of per deelproject

Het beschikbare budget is conform geheime bijlage 1 van de kredietaanvraag en is ongewijzigd. De bouwkosten van het ontwerp zijn door een externe kostenadviseur binnen het ontwerpteam van de architect geraamd en getoetst door het interne projectteam. De geraamde bouwkosten zijn inclusief installaties, inrichting, opslagen aannemer, exclusief BTW en prijspeil mei 2024. Vervolgens zijn opslagen berekend voor interne en externe kosten voor projectuitvoering, advisering en ontwerp. Daarnaast zijn opslagen gerekend voor onvoorziene zaken, projectrisico (onvolledig programma), prijsstijgingen tot einde bouw op basis van opslagen horende bij de fase van dit project. Tot slot zijn kosten voor de kunstregeling, leges en verzekering toegevoegd. De verdeling over de fases is als volgt:

Omschrijving Budget Haalbaarheid/ initiatieffase Interne kosten/ Proceskosten Ontwerpfase Uitvoeringsfase/ bouwkosten Nazorgfase Reserveringen Belastingen en verzekeringen

Totaal

0,46% 3,00% 2,44% 75,49% 0,08% 17,27% 1,26% 100,00%

Wij verwachten, op basis van de huidige planning, de volgende uitgaven in de tijd.

2024 0,46%

2025 2,03%

2026 4,15%

2027 52,80%

2028 40,47%

2029 0,08%

Totaal 100,00%

Hierbij zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: • • • • •

•

De planning conform paragraaf 4. De interne kosten, kosten voor projectmanagement, onderzoek en advies zijn evenredig verdeeld over de projectperiode. De ontwerpkosten voor aanpassing VO, DO en UO worden gelijkmatig in 2025 en 2026 gemaakt. De bouwkosten worden onevenredig over de bouwperiode gemaakt. De verwachting is dat aan het begin van de bouwperiode het merendeel van de kosten worden gemaakt. De reserveringen (prijsstijging, onvoorzien) zijn gekoppeld aan de bouwkosten en besteding hiervan in de tijd is gelijk gehouden aan de besteding van de bouwkosten. Voor prijsstijgingen is een index van 3,0% per jaar aangehouden. Er is geen rekening gehouden met rentekosten, omdat de dekking uit eenmalige bijdragen bestaat, die in een vaste activa reserve worden gestort. De nazorgfase is in 2029.

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

9/27

•

3.2 3.2.1

De kosten voor belastingen (vergunningaanvraag) worden in 2026 gemaakt, voorafgaand aan de bouw (leges omgevingsvergunning).

Onzekerheden in het budget, aan de kostenkant en aan de dekkingskant Onzekerheden kostenkant

De opdracht van de raad is om “het ontwerp dusdanig aan te passen dat minimaal 50% van de gevel buiten het geplande frame een groene gevel is. Daarnaast het frame te vergroenen zodat dit eveneens een echte groene gevel wordt. En als dit niet kan binnen budget en/of geslaagde aanbesteding de raad te informeren over zowel een optie binnen budget als een optie die minimaal 50% groen is”. Het realiseren van een groene gevel is duurder dan de gevel zoals in het VO-ontwerp zat. In de stichtingskosten zijn reserveringen opgenomen. Binnen deze reserveringen is een post voor ‘projectrisico’ opgenomen, voor wijzigingen van het PvE. De wijziging van de gevel uit het oorspronkelijke VO naar een groene gevel wordt momenteel (Q1-2 2025) uitgewerkt als wijziging op het VO. Het aangepaste VO is de basis voor de aanbesteding, daarmee wordt de groene gevel onderdeel van de aanbesteding. Of de groene gevel ook daadwerkelijk binnen budget gerealiseerd kan worden, zal dan ook pas na afronding van de aanbesteding blijken. 3.2.2

Onzekerheden dekkingskant

De dekking is zeker en toereikend om het project te realiseren. De dekking staat in de geheime bijlage van de kredietaanvraag. Bijdragen vanuit de gebieden

De bijdragen vanuit de gebieden (met uitzondering van Papendorp Noord) zijn gekoppeld aan het aantal parkeerplaatsen die niet in deze gebieden worden geregeld, maar in de Mobiliteitshub XL worden opgelost. Daarom is de scope van 2.000 parkeerplaatsen in de Mobiliteitshub XL randvoorwaardelijk in het projectresultaat. Bijdrage Papendorp Noord

De bijdrage vanuit de gebiedsontwikkeling ‘Papendorp Noord’ is om een kwalitatief hoogwaardige voorziening te realiseren, bijvoorbeeld door extra functies (sportschool, fietsreparatiepunt) en hoogwaardige gevels en het frame te realiseren. Subsidie versnellingsgelden woningbouw

Een significant deel van het realisatiebudget van de Mobiliteitshub XL komt uit de zogenaamde ‘versnellingsgelden woningbouw’, een subsidie van het ministerie BZK. Deze subsidie is onderdeel van de gemeentelijke propositie aan het ministerie in de ‘propositie Utrecht Zuidwest’. Hierin zitten, naast de bijdrage voor de Mobiliteitshub XL, ook bijdrage voor andere mobiliteitsprojecten in Utrecht Zuidwest (inclusief het stationsgebied Utrecht Centraal). Inmiddels is de subsidie beschikt. De eerste helft is reeds overgemaakt naar Gemeente Utrecht het derde kwart volgt in december 2025 en het restant in 2026. Ook worden de bijdragen geïndexeerd (tot het moment dat ze worden overgemaakt).

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

10/27

Omdat de subsidie een onderdeel is van een totaal-propositie, met meerdere mobiliteitsprojecten, moet de verantwoording ook over de gehele propositie gebeuren. Op totaalniveau moet verantwoording worden afgelegd. Criteria hiervoor zijn o.a.: - Uitvoering maatregelen (uiterlijk 2035) - Realisatie beloofd aantal woningen (6200), waarvan 50% betaalbaar - Percentage cofinanciering (56,89%) De verantwoording op totaal niveau over de verschillende mobiliteitsprojecten richting het ministerie, gebeurt door het organisatieonderdeel Ruimte, afdeling Mobiliteit. Vanuit het project Mobiliteitshub XL wordt hier input voor aangeleverd. 3.2.3

Onzekerheden exploitatie: beheerkosten

Bij de kostenraming van het VO zijn ook de beheer- en onderhoudskosten voor de exploitatiefase uitgevraagd. Deze kosten zijn opgenomen in de business case. De business case voor de exploitatiefase is onderdeel van het raadsbesluit ‘kredietaanvraag Mobiliteitshub XL’. Het realiseren van een groene gevel leidt naar verwachting tot hogere beheerkosten dan in de VOraming was opgenomen. Het beheer en onderhoud van installaties en gebouw (waaronder gevel) gedurende de eerste 15 jaar, zijn onderdeel van de aanbesteding “Design, Construct & Maintenance” en is daarmee onderdeel van de scope van dit project. Aan de inkomstenkant van de exploitatie zitten de volgende onzekerheden: -

3.3

Mate van gebruik. De mate van gebruik is afhankelijk van de acceptatie van het ‘Parkeren op Afstand’ concept èn van het tempo van de realisatie van de woningbouw. Beide punten zijn als toprisico verwerkt (zie ook paragraaf 6.1). Netcongestie kan mogelijk tot gevolg hebben dat tijdelijk geen E-Laden kan worden aangeboden en de commerciële ruimtes niet verhuurd kunnen worden. Dit kan leiden tot inkomstenderving. Dit punt is verwerkt in toprisico ‘netcongestie’ (zie paragraaf 6.1).

De raming, de geprognosticeerde eindstand per fase en de verwachte besteding per kostensoort worden op dezelfde manier per fase, deelproject of per jaar opgenomen

Van het projectbudget (kredietaanvraag inclusief voorbereidingskrediet) zijn nu alleen de kosten voor de werkzaamheden tot en met Voorlopig Ontwerp besteed. Verder zijn er nog geen verplichtingen aangegaan.

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

11/27

Omschrijving Budget Realisatie Haalbaarheid/ initiatieffase 0,46% 0,46% Interne kosten/ Proceskosten 3,00% 0,00% Ontwerpfase 2,44% 0,00% Uitvoeringsfase/ bouwkosten 75,49% 0,00% Nazorgfase 0,08% 0,00% Reserveringen 17,27% 0,00% Belastingen en verzekeringen 1,26% 0,00% Totaal 100,00% 0,46%

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

12/27

4 Tijd Onderstaand de hoofdlijnenplanning voor de Mobiliteitshub XL.

*i.v.m. het mogelijk optreden van risico’s die de planning kunnen beïnvloeden, is er bij elke deelfase een indicatieve doorlooptijd toegevoegd. In deze paragraaf wordt toelichting gegeven op een aantal van deze risico’s. In deze tabel worden de belangrijkste mijlpalen benoemd en het moment waarop deze gereed zijn. Mijlpalen Datum gereed Voorlopig ontwerp

Q2 2025

Aanbesteding (gunning)

Q4 2025

DO gereed

Q2 2026

Vergunning verleend (o.b.v. DO)

Q3 2026

Start realisatie

Q1 2027

Ingebruikname

Q3 2028

Nazorgfase gereed

Q1 2029

Risico’s waar rekening mee gehouden is in bovenstaande planning: 1. Input vanuit de marktconsultatie. In januari 2025 is een marktconsultatie uitgevoerd onder geïnteresseerde partijen (totaal 15). De reactie van de marktpartijen was dat de daar gepresenteerde planning ‘uitdagend’ was. Met name de tijd voor de ‘ontwerpfase’. Deze stond op 6 maanden en is nu opgerekt naar 10 maanden. 2. Scope wijziging van het ontwerp om een groene gevel te realiseren. Deze aanpassing moet in het VO worden doorgevoerd en deze wijziging zit in de planning verwerkt. Risico’s die een impact kunnen hebben op tijd, maar vooraf niet in te schatten zijn in tijd: 1. Bestemmingsplan: In het Stedenbouwkundig Programma van Eisen (SPvE) voor PapendorpNoord is rekening gehouden met het realiseren van deze Mobiliteitshub XL. De bouw van de

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

13/27

Mobiliteitshub XL staat beschreven in het bestemmingsplan Papendorp. De gemeenteraad heeft het bestemmingsplan op 25 april 2024 vastgesteld. Inmiddels is de beroepstermijn verstreken. Er is beroep ingediend tegen het bestemmingsplan Papendorp en ook beroep tegen het bestemmingsplan Groenewoud. Er is overigens geen verzoek om voorlopige voorziening ingediend, de bestemmingsplannen zijn dus wel in werking getreden. Mogelijkerwijs kan dit nog tot vertraging leiden (als de RvS de bestemmingsplannen/ een deel van de bestemmingsplannen dat betrekking heeft op de mobiliteitshub vernietigt). 2. Aanvullend bestuurlijk proces als gevolg van groene gevel: Als uit de VO-aanpassing of later in de aanbesteding blijkt dat de groene gevel niet zonder meer (binnen budget of binnen andere randvoorwaarden) gerealiseerd kan worden, kan het zijn dat er aanvullende bestuurlijke besluitvorming nodig is op de scope wijziging om een groene gevel te realiseren, dit kan leiden tot vertraging van de realisatie (als indicatief aan de planning toegevoegd). 3. Netcongestie: De impact van netcongestie is een risico voor het project. Uitgangspunt is dat er geen consequenties voor de planning zijn. Aangezien er gebruik kan worden gemaakt van de bestaande aansluiting van de P+R, kan de Mobiliteitshub XL operationeel zijn, zij het mogelijk tegen sterk verminderde operationele kwaliteit (zie kwaliteit).

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

14/27

5 Kwaliteit 5.1

Wijze van borging van de kwaliteit van de uitvoering

De gemeente is volledig in de lead voor het realiseren van de Mobiliteitshub XL en het borgen van de kwaliteit van ontwerp en uitvoering. 5.1.1

Borging kwaliteit ontwerp

De kwaliteit van het ontwerp is geborgd doordat de gemeente een concept Voorlopig Ontwerp heeft opgesteld, dat momenteel aangepast wordt vanwege de scope wijziging om een groene gevel te realiseren. Hierna wordt het Voorlopig Ontwerp als referentieontwerp aanbesteed. Onderdeel van het VO is een zogenaamd ‘bouwstenenboek’. In dit boek worden de ontwerpdetails vastgelegd waarvan gemeente vindt dat die randvoorwaardelijk zijn om de kwaliteit van het ontwerp te borgen. Deze zaken worden hiermee vast omschreven, zodat de bouwer hier niet van kan afwijken. Andere elementen (zoals wijze van constructie) worden functioneel omschreven. Hiervoor kan de bouwer1 zijn expertise gebruiken en zelf invulling geven hoe deze functionele eisen worden behaald. 5.1.2

Beeldkwaliteitsplan

De kwaliteit van de Mobiliteitshub XL en de inrichtingsplannen wordt getoetst aan het vastgestelde Stedenbouwkundig Programma van Eisen. Daarnaast is de kwaliteit van de Mobiliteitshub XL onderdeel van het beeldkwaliteitsplan Papendorp Noord, dat in mei/ juni 2025 in de raad wordt behandeld. De bouwer moet de omgevingsvergunning aanvragen en deze aanvraag zal getoetst worden aan het beeldkwaliteitsplan. De supervisor Papendorp adviseert de commissie omgevingskwaliteit. 5.1.3

Borging kwaliteit uitvoering

Design, Build & Maintain (DBM) nodigt de markt uit om hun expertise in te zetten op die onderdelen waar zij goed in zijn en een meerwaarde te leveren op de kwaliteit van het eindproduct. De ontwerpvrijheid die wordt toegevoegd in het contract (Vraagspecificatie Eisen) nodigt de markt uit om hun expertise op die onderdelen in te zetten. Hieraan moet de bouwer voldoen. Eventuele afwijkingsvoorstellen van de bouwer moeten worden onderbouwd door middel van een Trade - Off Matrix. Hierbij worden verschillende varianten beoordeeld op de volgende criteria: kwaliteit, geld, planning, duurzaamheid, risico’s zodat de opdrachtgever (= gemeente Utrecht) een weloverwogen keuze kan maken. 5.1.4

Programma van Tegenspraak

Een belangrijk element bij projectbeheersing is het opstellen en voeren van een Programma van Tegenspraak: een plan met de daarin vastgelegde momenten waarop en door wie naar het project wordt gekeken. Het programma van tegenspraak voor het project Mobiliteitshub XL bestaat uit:

1 Waar staat bouwer wordt bedoeld: partij (als winnaar van een DB&M aanbesteding) die in opdracht van

gemeente het Design (DO+UO), Build (het daadwerkelijk realiseren) en Maintenance (15 jaar onderhoud) gaat uitvoeren. Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

15/27

1. Interne kwaliteitsborging door middel van (vastgelegde) collegiale reviews op producten (verantwoordelijkheid PM). Daarnaast wordt tegenspraak georganiseerd binnen het projectteam, bijvoorbeeld door stukken ter beoordeling in het Integraal Project Management (IPM)-team voor te leggen. Periodieke risicosessies (minimaal twee keer per jaar) worden gepland, om vooruit te kijken naar de belangrijke producten, momenten, fases (verantwoordelijkheid Risico -en raakvlakkenmanager). 2. Het actief toepassen van verbeteringen uit evaluaties (bijvoorbeeld van Parkeergebouw Berlijnplein) en leerervaringen van andere gemeenten rondom Mobiliteitshubs. Zo nemen twee leden van het Projectteam deel aan de ‘Hub Design Academie’ een door het ministerie van IenW georganiseerde kennisuitwisseling met gemeenten die in het kader van de ‘versnellingsgelden woningbouw’ ook Mobiliteitshubs realiseren. Ook is er regelmatig kennisuitwisseling met de gemeente Amsterdam (in het kader van de Smart Mobility Hub in het Arena-gebied). 3. Tussentijdse externe projecttoets met eventuele bijstelling. Hiervoor is het ontwerpteam van het VO (architect, constructeur, installatieadviseur, advies brandveiligheid, verkeerskundige en kostendeskundige) gedurende het gehele realisatietraject beschikbaar voor externe toetsing.

5.2

Toelichting, onderbouwing en duiding van projecten of activiteiten, zowel van interne als externe partijen, die van invloed zijn op dan wel de uitvoering raken van het project

De volgende projecten en activiteiten zijn van invloed op het project en worden allen onder door gemeente of in opdracht van gemeente gerealiseerd: •

Netcongestie: Voor dit project is de mate van impact door netcongestie een groot risico. Dat er netcongestie is, is een feit. Als het benodigde vermogen niet bij oplevering kan worden geleverd, heeft dit (tijdelijk) gevolgen voor de exploitatiemogelijkheden van de Mobiliteitshub XL. Op gebiedsniveau worden de beheersmaatregelen uitgewerkt (zie ook risico’s). Netcongestie is niet verwerkt in onderstaande raakvlakplanning omdat netcongestie vooral impact heeft op de kwaliteit van de exploitatiemogelijkheden. • Weginfrastructuur: De infrastructuur moet worden aangepast, o.a. de Mercatorlaan moet worden doorgetrokken. De realisatie van de verlengde Mercatorlaan moet uitgevoerd worden, voordat het stuk van de Mercatorlaan waarop de Mobiliteitshub XL wordt gerealiseerd kan worden opgeheven. Daarnaast wordt een nieuwe weg vanaf de Marinus van Tyruslaan aangelegd als ontsluiting van de noordelijke ingang van de Mobiliteitshub. Hierbij hoort ook het verleggen van kabels en leidingen. • Bouwrijp maken: Het bouwrijp maken van de grond is niet in scope van dit project, maar wel een randvoorwaarde voor start realisatie. • WKO op gebiedsniveau. WKO wordt momenteel aanbesteed en gerealiseerd. De Mobiliteitshub XL heeft een beperkte warmtevraag (alleen beheerdersruimte, Sportschool en (fiets) reparatiewinkel.

Echter de Mobiliteitshub XL is wel een van de eerste voorzieningen die van de WKO gebruik gaat maken en heeft dan ook last als WKO niet tijdig gerealiseerd is. 4. Realisatie Fietsroute, OV halte en uitbreiding OV verbinding. Deze zijn van invloed op de succesvolle ingebruikname van de Mobiliteitshub XL.

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

16/27

De bovenstaande raakvlakken zijn in onderstaande planning verwerkt. Dit zijn afhankelijkheden voor de realisatie van de Mobiliteitshub. We sturen op het tijdig realiseren van de Mobiliteitshub en werken samen met alle raakvlakprojecten om het doel te bereiken (zie hoofdstuk 1). Daarnaast zijn er ook gebiedsontwikkelingen die afhankelijk zijn van de realisatie van de Mobiliteitshub. We sturen erop dat de Mobiliteitshub in gebruik wordt genomen voordat de eerste woningen gereed zijn.

5.3

Toelichting, onderbouwing en duiding van de opgenomen informatie, waarbij de bevindingen van adviseurs of toezichthouders expliciet inzichtelijk worden gemaakt

De Mobiliteitshub XL is opgenomen in het beeldkwaliteitsplan Papendorp Noord, dat in mei/juni 2025 in de raad wordt behandeld. De bouwer moet de omgevingsvergunning aanvragen en deze aanvraag zal onder andere getoetst worden aan het beeldkwaliteitsplan. De supervisor Papendorp adviseert de commissie omgevingskwaliteit. Een eerste uitwerking van het Voorlopig Ontwerp is besproken (juni 2024) in de commissie omgevingskwaliteit. Hier zijn de volgende aandachtspunten meegegeven: 1. Zorg voor een prettige en veilige klantreis 2. Heb aandacht voor de menselijke maat (in relatie tot de grootte van het gebouw); zorg dat zo veel mogelijk stakeholders (gebruikers, omgeving) plezier van de Mobiliteitshub hebben.

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

17/27

3. Zorg dat de beeldkwaliteit van de Mobiliteitshub XL in lijn is met het beeldkwaliteitsplan Papendorp Noord. 4. Heb aandacht voor duurzaamheid (opwek, materialisering). De genoemde aandachtspunten worden (en zijn deels al) verwerkt in het ontwerp van de Mobiliteitshub. Indien het project binnen de scope en budget blijft zoals weergeven in de door de raad goedgekeurde kredietaanvraag, zal terugkoppeling aan de raad beperkt blijven middels de begrotingscyclus en de voortgangsrapportages in het kader van de RRP.

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

18/27

6 Risico’s 6.1

Belangrijkste risico’s en beheersmaatregelen

In onderstaande tabel zijn de 6 belangrijkste top risico’s, de gevolgen en de beheersmaatregelen weergegeven. De risico’s zijn breed geïnterpreteerd, dus niet alleen de risico’s die horen bij het realiseren van het project (= het gebouw), maar ook de risico’s die horen bij het succesvol in gebruik nemen van de Mobiliteitshub XL volgens het bedacht concept van Parkeren op Afstand. Risico-omschrijving

Toelichting

Stand van zaken maatregelen

Benoem oorzaken, risico en

Leg uit waarom dit een

Welke maatregelen tref je bij dit

gevolgen

belangrijk risico is in termen van

risico?

kans, impact voor doelstellingen en kaders, en de mate waarin het risico beheersbaar is. Risico: Cruciale raakvlakken voor

De kans dat het risico zich

‘interne’ maatregelen:

het goed laten functioneren van de

voordoet is ‘mogelijk’ en de impact

-Inrichting Governance vanuit het

Mobiliteitshub XL zijn niet tijdig

is ‘hoog’ omdat als deze

‘brede’ projectdoel (succesvol

gereed of kwalitatief onvoldoende.

raakvlakken niet zijn ingevuld, de

functionerende Mobiliteitshub)

Mobiliteitshub slecht bereikbaar is

- belang benadrukken van

Oorzaken::

voor de doelgroep en er geen

invoering betaald parkeren in

- Fietsverbindingen niet tijdig

sprake is van een succesvol te

Utrecht Zuidwest voor oplevering

gereed door interne oorzaken

exploiteren Mobiliteitshub.

Mobiliteitshub XL. - Geen, beperkte of duurdere

(onvoldoende prioriteit) of externe oorzaken (afstemming RWS)

De beheersbaarheid van de

alternatieve parkeermethoden in

- OV-verbindingen niet op

interne prioritering is redelijk

de gebiedsontwikkelingen in

gewenste frequentie, vanwege te

goed. In de governance uitwerking

Utrecht Zuidwest.

hoge kosten of te lage prioriteit bij

is hier veel aandacht voor.

- Beleid en uitvoeringsregels die ervoor zorgen dat het restant aan

concessieverlener. - Capaciteit deelvervoer niet op

De beheersbaarheid van de

parkeerplekken kan worden

gewenst niveau vanwege

externe uitvoering van de

ingezet voor andere doelgroepen,

onvoldoende marktinteresse of

raakvlakken is beperkt, vanwege

als door bewoners van

onvoldoende interne prioriteit.

de afhankelijkheid van interesse

gebiedsontwikkelingen minder

- Productontwikkeling

van deze partijen en de beperkte

parkeerplekken worden

Parkeren op Afstand’ blijft achter

mogelijkheden van gemeente om

afgenomen dan van tevoren

door onvoldoende interne prioriteit.

de interesse met financiële

bedacht.

- (flankerend) parkeerbeleid door

middelen te verhogen.

onvoldoende interne prioriteit

Maatregelen met externe

(invoering betaald parkeren,

afhankelijkheid:

opstellen beleids- en

- Voortdurende afstemming met projectteam Taludpark en

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

19/27

uitvoeringsregels) niet tijdig

fietsverbinding over

ingevoerd.

Amst.Rijnkanaal. - Mobiliteitshub XL in concessie

Gevolg:

deelvervoer opnemen.

Gebruik blijft achter omdat het

- Lobby bij Provincie Utrecht om

product parkeren op afstand

frequentie en routes OV tussen

minder aantrekkelijk is. Dit heeft

Mobiliteitshub en

mogelijk ook negatieve impact op

gebiedsontwikkelingen tijdig in OV

de gebiedsontwikkelingen.

concessie op te nemen.

Risico: De ontwikkeling van de

De kans dat het risico zich

- Overleg om te bezien of de

woningbouw waarvan de

voordoet is ‘waarschijnlijk’ en de

planning van de woningbouw ten

bewoners en bezoekers gebruik

impact is ‘hoog’ omdat dit leidt tot

gunste van de vulling van de

maken van de Mobiliteitshub XL

hogere aanloopverliezen.

Mobiliteitshub XL kan worden

wordt vertraagd.

bijgesteld door ontwikkelingen die Het risico is beperkt beheersbaar

gebruik maken van de

Oorzaken:

omdat de afhankelijkheid van

Mobiliteitshub naar voren te halen.

-

Netcongestie

derden (markt, ontwikkelaars,

- Voor het opvangen van dit risico

-

Marktomstandigheden

procedures) groot is.

is aanvullend budget

-

Stikstof

‘risicomaatregel vertraagde

-

Procedures

woningbouw' gereserveerd. Hiermee kan wegblijvende omzet

Gevolg: -

van 50% van de bewoners en Omzetderving gedurende

bezoekers gedurende 3 jaar kan

de eerste jaren.

worden opgevangen. - De parkeerexploitatie is achtervang voor tegenvallende exploitatieresultaten.

Risico:

De kans dat het risico zich

Uitwerken ‘worst case scenario’

Impact op exploitatie door

voordoet is ‘waarschijnlijk’ en de

(gedaan):

netcongestie.

impact op de functionaliteit van de

- Huidige netaansluiting van de

Mobiliteitshub XL (bij ‘worst –

P+R overnemen.

case) is ‘hoog’.

- Onderzoeken welke functies

Oorzaak: Er kan geen leveringscontract met

operationeel kunnen zijn met

Stedin voor elektra worden

Het risico is redelijk beheersbaar

afgesloten voor het benodigde

de afhankelijkheid van derden

vermogen waarbij alle functies

(netbeheerder) is weliswaar groot

Maatregelen in het ontwerp en

(Mobiliteitshub, E-Laden en

tegelijkertijd komen er ook steeds

aanbesteding Mobiliteitshub XL

huurders) volledig operationeel

meer oplossingsmogelijkheden

(reeds opgenomen):

kunnen op het gewenste moment.

beschikbaar (vanuit de markt en

- Energiegebruik beperken en

netbeheerder).

piekgebruik verminderen door

Gevolgen:

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

huidige leveringscontract

Smart Charging.

20/27

-

-

Ingebruikname kan niet

- Toevoegen bufferbatterij

op het kwalitatief

- Zelf energie opwekken dmv

wenselijke niveau.

zonnepanelen.

We moeten terugvallen op overname van het

Maatregelen om te komen tot

bestaande

een ‘best case scenario’:

leveringscontract van de

- In gebiedsverband (woningbouw,

P+R Papendorp waarbij

WKO, Mobiliteitshub XL)

alleen verlichting,

mogelijkheden voor een

installaties, de onderste

groepscontract onderzoeken.

vier etages en enkele

- centrale opwek verkennen

liften operationeel zullen

- kansen vanuit WKO

zijn.

aanbesteding verkennen. - Marktinnovaties volgen

Risico:

De kans dat het risico zich

Voorkomen dat het risico

Dat de Raad van State geen

voordoet is ‘waarschijnlijk’ en de

optreedt:

uitspraak heeft gedaan of het

impact is ‘groot’ omdat RvS

- Gesprekken voeren met

beroep niet is ingetrokken

behandelingen een lange wachttijd

bezwaarindieners of beroep

voordat deel 2 van de

hebben en het stilleggen van het

ingetrokken kan worden.

aanbesteding volgens planning

project Mobiliteitshub XL een direct

- De behandeling bij de Raad van

moet worden gegund.

gevolg voorplanning heeft.

State voorbereiden. Het verweer is reeds ingediend.

Oorzaken:

Het risico is beheersbaar omdat de

-

Er is beroep tegen het

behandeling van het beroep tegen

Maatregelen om de gevolgen te

bestemmingsplan

het bestemmingsplan èn de

dempen:

ingediend.

aanbesteding van de

- De gunning van de aanbesteding

Raad van State heeft nog

Mobiliteitshub voorlopig nog

van de realisatie van de

geen uitspraak gedaan

parallel lopen.

Mobiliteitshub XL knippen in een

-

inzake het beroep.

eerste deel DO en een tweede deel UO, realisatie en beheer.

Gevolgen: -

- Het tweede deel niet gunnen

Indien wordt gewacht met

voordat de procedure is

het gunnen van de

afgewikkeld.

realisatie van de Mobiliteitshub op uitspraak RvS dan is er sprake van planningsuitloop (met impact op de gebiedsontwikkelingen).

-

Indien de realisatie van de Mobiliteitshub wordt gegund voor de uitspraak èn de uitspraak pakt negatief uit: dan wil de

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

21/27

aannemer financieel gecompenseerd worden voor vertraging. Risico op tekort van kennis

De kans dat het risico zich

Voorkomen dat het risico

projectteam en verloop

voordoet is ‘waarschijnlijk’ en de

optreedt:

impact is ‘hoog’ omdat latere

- In het projectteam: openheid en

Oorzaken: -

oplevering van de Mobiteitshub XL

transparantie, vooruitkijken.

Wisselingen in

gevolgen heeft voor

- Overdracht goed plannen en

projectteam

gebiedsontwikkeling en het

warm welkom bij wisselingen.

Veel

concept parken op afstand. En

- Aantrekkelijk maken om voor

overdrachtsmomenten..

kwaliteit van het project te lijden

project te werken.

Specifieke expertise

heeft onder de vele wisselingen.

(tijdelijk / op cruciale

Maatregelen om de gevolgen te

momenten) onvoldoende

Het risico is redelijk beheersbaar

(kwalitatief) ingevuld.

omdat de gemeente en

- Kennis delen binnen en buiten

projectteam hiervoor zelf aan zet

het projectteam.

Gevolgen: -

Verlies van tijd

-

Verlies van kwaliteit

-

Mogelijk hoge faalkosten

is.

dempen:

- Kennistekort invullen door interne en externe werving en inhuur.

Risico: Hogere bouwkosten dan

De kans dat het risico zich

Voorkomen dat het risico

nu geraamd;

voordoet is ‘mogelijk’’ en de impact

optreedt:

is ‘middel’. Bij de raming hebben

- Het PvE is compleet opgesteld,

Oorzaken:

we al zoveel mogelijk rekening

inclusief gewijzigde inzichten op

- Bouwkosten stijgen harder dan

gehouden met deze financiële

het gebied van brandveiligheid of

reservering.

onzekerheden waardoor we

eerdere projecten (Berlijnplein).

- Ongunstige marktsituatie bij

hogere bouwkosten dan geraamd

Ook zijn kosten om netcongestie

aanbesteding,

in eerste instantie nog kunnen

tegen te gaan reeds verwerkt.

- Aanvullende wensen vanuit

opvangen zonder dat dit leidt tot

- Nieuwe aanvullende wensen (niet

politiek of commissie welstand of

grote tekorten

zijnde noodzakelijke maatregelen)

anders. - Onvoorziene omstandigheden.

alleen honoreren indien deze Het risico is redelijk beheersbaar

voorzien zijn van aanvullende

omdat in de gunningscriteria van

dekking.

Gevolg:

de DCM aanbesteding prijs een

- Prijs is een zwaarwegend

Aanbestedingsbedrag komt boven

groot aandeel van de

gunningscriterium in de

de geraamde bouwkosten uit.

gunningsbeslissing vormt en

aanbesteding.

Gezien de grootte van het project,

hiermee de scherpte van de markt

- Indien de inschrijvingen boven de

gaat dit al snel over hoge

wordt opgezocht.

geraamde bouwkosten plus post

bedragen.

budgetrisico uitkomt, dient de afweging gemaakt te worden of de post 'onvoorzien' of 'projectrisico' wordt aangesproken of wordt bezuinigd in het ontwerp. De lijst 'bezuinigingsmaatregelen' kan hiervoor als leidraad gehanteerd worden.

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

22/27

- Als ultieme maatregel kan de Design, Built and Maintain (DBM) opdracht niet gegund worden. Maatregelen om de gevolgen te dempen: - Voor de stijging bouwkosten is een post 'budgetrisico' in de stichtingskosten opgenomen, gebaseerd op 3,0% bouwkostenstijging per jaar tot einde werk. - Voor aanvullende wensen (wijzigingen PvE) is een post projectrisico in de stichtingskosten opgenomen, gebaseerd op een opslagpercentage behorende bij de ontwerpfase / uitwerking PvE. - Voor onvoorziene omstandigheden is een post 'onvoorzien' geraamd in de stichtingskostenraming, gebaseerd het percentage behorende bij de fase in het ontwerpproces.

6.2

Toelichting, onderbouwing en duiding van de opgenomen informatie

De risico’s zijn tot stand gekomen in een werksessie met de projectgroep en opdrachtgever. Tijdens een vervolg werksessie zijn de toprisico’s bevestigd. Daarnaast is er een uitgebreid risicodossier welke periodiek wordt behandeld in het IPM-team. Deze werksessie wordt minimaal 2 maal per jaar herhaald.

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

23/27

7 Organisatie 7.1

Besturing van het project (governance)

Gemeente Utrecht is volledig in de lead voor de realisatie van dit project. De gemeente is grondeigenaar, toekomstig eigenaar en exploitant van de Mobiliteitshub XL en bouwheer. De wethouder mobiliteit is bestuurlijk verantwoordelijk De gebiedscoördinator Leidsche Rijn zal functioneren als ambtelijk opdrachtgever. De integraal projectmanager (VGU) is verantwoordelijk voor. de projectfases: ontwerp, voorbereiding, realisatie en zorgt in de beheerfase voor de overdracht van de Mobiliteitshub XL naar de assetmanager/contractmanager (van VGU). Voor het financiële mandaat zal de Mandaatregeling 2024 B&W (overheid.nl) worden aangehouden.

Mandaatregeling B&W en Burgemeester 2024 Gemeente Utrecht | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl) Voor de aanbesteding (boven de 10 miljoen) ligt het akkoord bij de Concerndirectie. Voor de overige opdrachten zal dit betekenen dat het formeel akkoord geven op bedragen in SAP bij de directeur VGU , Manager vastgoedprojecten, Programmamanager VGU en Projectmanager ligt. De besturing van het project is als volgt georganiseerd:

Control en Advies

Advies

Verantwoording en Besluitvorming Raad College

Concern Controller

Wethouder Mobiliteit Bestuurlijk Opdrachtgever

Directeur Ruimte Stuurgroep+ Directeur Mobiliteit Ruimtelijk regisseur; Ruimte Hoofd vastgoedexploitatie, VGE Manager Manager Vastgoedprojecten VGU Ambtelijk Opdrachtgever Projectmanager

Afdelingshoofd/ Gebiedscoördinator Ambtelijk Opdrachtgever

Business Controller

Stuurgroep Programmamanager Parkeren AOG / Gebiedsregisseur Ruimte Opgavemanager VGU Programmamanager VGU

Projectondersteuner

Project Controller

Adviseurs

Projectmanager

IPM team

Raakvlakmanager

Contractmanager

Projectsecretaris

Technisch manager

Teamleider Parkeren, VGE Projectmanager Leidsche RIjn Projectmanager Mobiliteitshub XL

Omgevings manager

Manager Project beheersing Risicomanager

Inkoopadviseur

Vastgoed Exploitatie

Vastgoed Management

PM Mobiliteit

PM Leidsche Rijn

Beleidsadviseur Parkeren

Beleidsadviseur Fiets

Technisch beheerders VGU

Stedenbouwkundige

PM Parkeren op afstand

Planner

Organogram Mobiliteitshub XL 1 april 2025

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

24/27

De rolverdeling tussen stuurgroep plus en stuurgroep is als volgt: Stuurgroep plus: • Zorgt voor betrokkenheid en draagvlak in de organisatie • Is het eerste escalatieniveau op verzoek van de stuurgroep • Stuurt op de raakvlakkenplanning Stuurgroep: • Adviseert opdrachtgever (OG), in te nemen besluiten bij wijzigingen (binnen mandaat) vanuit een integraal perspectief. • Bewaakt het projectdoel, in lijn met gestelde doelen, visie en prioriteiten van de OG Het IPM-team De organisatiestructuur van het project is gebaseerd op het Integraal Projectmanagement (IPM)-model. Er is gekozen voor deze structuur om duidelijkheid te verkrijgen in taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende medewerkers. Tevens zorgt deze werkwijze voor meer uniformiteit en standaardisatie in de aansturing, organisatie en bemensing van het project. De integraal projectmanager (PM) is verantwoordelijk voor het boeken van een goed projectresultaat, conform de interne opdracht. De projectmanager zorgt voor de juiste werkomstandigheden voor het team, onderhoudt de relatie met de externe opdrachtnemers, zoals de bouwer, op directieniveau en legt verantwoording over het project af aan de ambtelijk en bestuurlijke opdrachtgevers.

De manager projectbeheersing (MP) is verantwoordelijk voor de beheersing van het project waaronder de risico’s, de planning, de financiën, de kwaliteit, informatie en organisatie (grotick aspecten). De omgevingsmanager (OM) is verantwoordelijk voor het in balans houden van de relatie met de omgeving en andere stakeholders, zowel in de voorbereiding als bij uitvoering van het project. De technisch manager (TM) is verantwoordelijk voor het formuleren van de technische scope in de vorm van (functionele) specificaties en het vervolgens, bij de opdrachtnemer, controleren hierop. De contractmanager (CM) is verantwoordelijk voor de aanbesteding, contracteren en het naleven van het contract en onderhoudt de relatie tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer. De risico- en raakvlakkenmanager (RM) is verantwoordelijk voor het risicodossier van het project en voor het aansturen van alle raakvlakprojecten die nodig zijn voor het succesvol in gebruik nemen van de Mobiliteitshub XL. Denk hierbij aan voor -en natransport (deelmobiliteit, HOV-bushalte), netcongestie en het aansluitende frame. De control op de beheersing van het project maakt geen deel uit van het projectteam, en is georganiseerd op de volgende niveaus: -

Projectcontroller: De projectcontroller monitort en geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de projectmanager en ambtelijk opdrachtgever over de voortgang van het project op de beheersaspecten. Businesscontroller: ziet toe op de werking van projectcontrol en de relatie tussen de ontwikkelingen binnen het project en het bredere gemeentebelang. Concerncontrol: heeft bij RRP projecten een expliciete rol in de advisering o.a. op de voortgangsrapportages.

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

25/27

7.2

Organisatie Raakvlakken

De succesvolle realisatie en ingebruikname van de Mobiliteitshub XL is sterk afhankelijk van de succesvolle invulling van de onderstaande raakvlakken, waarbij in alle gevallen gemeente aan zet is. • • • •

• • •

Bestemmingsplan: het verweer voor de beroepsprocedure tegen het bestemmingsplan wordt gecoördineerd door organisatieonderdeel Ruimte, Leidsche Rijn. Beeldkwaliteitsplan: de realisatie van het beeldkwaliteitsplan en het bestuurlijk traject ter besluitvorming hierover wordt getrokken organisatieonderdeel Ruimte, Leidsche Rijn. Netcongestie: Op gebiedsniveau worden de beheersmaatregelen uitgewerkt (zie ook risico’s). Weginfrastructuur: De infrastructuur moet worden aangepast, o.a. de diagonaal en de Mercatorlaan moet worden doorgetrokken. Dit gebeurt door organisatieonderdeel Ruimte, Leidsche Rijn Bouwrijp maken: Grond bouwrijp maken wordt uitgevoerd door organisatieonderdeel Ruimte, Leidsche Rijn. WKO op gebiedsniveau. WKO wordt momenteel aanbesteed en gerealiseerd in opdracht van organisatieonderdeel Ruimte, Leidsche Rijn. Aansluiting op concept ‘Parkeren op Afstand’: De aansluiting van de Mobiliteitshub XL op het concept ‘Parkeren op Afstand’, waaronder propositie en communicatie richting nieuwe bewoners van de betreffende gebiedsontwikkelingen, wordt getrokken door organisatieonderdeel Ruimte, Mobiliteit.

De integrale sturing van de raakvlakken op gebiedsniveau (alle bovenstaande punten, met uitzondering van ‘Parkeren op Afstand’) gebeurt in de planningsoverleg Papendorp Noord onder regie van de gebied coördinator. De integrale sturing op het concept Parkeren op Afstand gebeurt door de programmamanager Parkeren op Afstand.

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

26/27

8 Communicatie en participatie met inwoners en stakeholders Er heeft geen participatie plaatsgevonden over de Mobiliteitshub XL (concept, ontwerp). Er heeft wel participatie plaatsgevonden over het SPvE Papendorp-Noord, waar deze Mobiliteitshub XL onderdeel van uitmaakt. Ook heeft er participatie plaatsgevonden over het Mobiliteitsplan 2040. Het beleid uit het Mobiliteitsplan 2040 vormt de grondslag voor het parkeren op afstand. Met de Mobiliteitshub XL wordt uitvoering gegeven aan dit beleid. Met belangengroepen Fietsersbond en Solgu is het Voorlopig Ontwerp besproken. Aandachtspunten ten aanzien van de Mobiliteitshub XL zijn of worden opgenomen in het ontwerp. Er wonen nog geen mensen rondom de Mobiliteitshub XL. Daarop is participatie met de directe omgeving in de ontwerpfase (nog) niet aan de orde. De invulling van het frame van de Mobiliteitshub leent zich bij uitstek voor participatie met toekomstige bewoners. We houden delen van het frame vrij om later met deze bewoners te kunnen participeren. Ook zorgen we dat hiervoor projectbudget beschikbaar blijft. Er zijn op dit moment al wel bedrijven werkzaam in Papendorp, tijdens de realisatie houden we contact over werkzaamheden en bereikbaarheid van het gebied.

Bij de verkoop en verhuur van woningen in de gebieden Merwedekanaalzone, Beurskwartier, Lombokplein, Groenewoud en Papendorp zorgen we in afstemming met de ontwikkelaars van deze wijken voor goede communicatie over de Mobiliteitshub XL.

Startdocument RRP Mobiliteitshub XL | 1 april 2025

27/27