Startdocument Informatie Op Orde, Regeling risicovolle projecten (oktober 2023)

Startdocument programma Informatie op orde

Datum: 2 oktober 2023

Inhoudsopgave 1.

INLEIDING........................................................................................................................................................3

2.

WAAROM PROGRAMMA INFORMATIE OP ORDE? .........................................................................................4

3.

SCOPE..............................................................................................................................................................7

4.

GELD..............................................................................................................................................................10

5.

TIJD................................................................................................................................................................12

6.

KWALITEIT .....................................................................................................................................................12

7.

RISICO’S.........................................................................................................................................................14

8.

ORGANISATIE ................................................................................................................................................16

9.

COMMUNICATIE ...........................................................................................................................................17

2

1. Inleiding De gemeente Utrecht wil efficiënt, effectief en klantgericht werken. Daarnaast willen we transparant zijn. We willen inwoners en andere geïnteresseerden inzicht geven in onze handelswijze. Goed informatiebeheer is daarbij van groot belang. Het informatiebeheer van de gemeente Utrecht is echter niet op orde.1 Achtereenvolgende jaarverslagen van de wettelijke toezichthouders, Het Utrechts Archief (HUA) en de provincie, laten dat zien. In 2023 heeft de provincie zelfs geconstateerd dat het informatiebeheer van de gemeente Utrecht slechts deels aan de Archiefwet voldoet. Daarnaast laat extern onderzoek zien dat het informatiebeheer van de gemeente Utrecht op tal van punten van onvoldoende kwaliteit is.2 Informatiebeheer van onvoldoende kwaliteit brengt verschillende risico’s met zich mee: • De gemeente voldoet niet genoeg of niet goed genoeg aan voorschriften van diverse wetten, zoals de Archiefwet, De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Wet open overheid (Woo), de Omgevingswet en de Wet elektronische publicaties (Wep). • De gemeente geeft inwoners en andere belanghebbenden daarmee onvoldoende inzicht in haar handelen.

• De gemeente loopt financiële risico’s, omdat er boetes verbonden zijn aan het niet tijdig of volledig delen van informatie, waaraan vaak gebrekkig informatiebeheer ten grondslag ligt (in 2022 betaalde de gemeente Utrecht nog bijna 1 miljoen euro aan dwangsommen aan een bewoner omdat mede doordat er vaak te laat en in sommige gevallen helemaal geen reactie kwam op zijn verzoeken om informatie), of juist aan het onwettig delen van te veel informatie (datalekken). • De gemeente handelt inefficiënt, omdat er veel ambtelijke tijd verloren gaat aan het zoeken naar informatie die niet op de juiste plaats of op de juiste manier is opgeslagen. • De gemeente besteedt meer geld en energie (letterlijk: stroom, inclusief CO2-uitstoot) aan het opslaan van informatie dan nodig. • De gemeente handelt niet effectief, omdat ambtenaren informatie niet op dezelfde manier delen en opslaan, waardoor samenwerking minder goed verloopt dan mogelijk. Omdat de gemeentelijke organisatie dagelijks meerdere tientallen gigabytes aan nieuwe informatie produceert, de gemeente werkt met een (deels) verouderd IT-landschap en omdat innovaties op het gebied van digitale samenwerking en het delen van informatie razendsnel gaan worden bovengenoemde risico’s alleen maar groter.

Programmasturing Precies daarom heeft de directieraad van de gemeente Utrecht in september 2022 besloten om met een programma het veilig, vindbaar en volledig opslaan en vernietigen van informatie te bevorderen. De naam van dat programma was aanvankelijk Open Utrecht en Verbeteren Informatiebeheer, omdat de invoering van de Wet open overheid (Woo)3 de aanleiding was om informatiebeheer te verbeteren. Inmiddels is het programma omgedoopt tot Informatie op orde, om aan te geven dat de urgentie bij het verbeteren van informatiebeheer ligt. Stevige programmasturing is nodig omdat het op orde brengen van informatiebeheer al jarenlang een taai probleem is. Systemen voor informatiebeheer die de gemeente gebruikt zijn niet allemaal even gebruiksvriendelijk en de sturing en toezicht op het gebruik ervan is niet effectief genoeg. Het programma richt zich daarom op het beter gebruiken van systemen. Dat vraagt om goede systemen, heldere werkprocessen, handhaving daarvan en om ander gedrag van ambtenaren. Informatie is belangrijk kapitaal van de gemeente en we willen dat medewerkers het als een vanzelfsprekend onderdeel van hun werk zien om daar zorgvuldig In dit programmaplan gebruiken we de definitie van informatiebeheer die de VNG formuleert in de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO).

Deze definitie is: “Informatiebeheer is de inrichting en uitvoering van het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren, en waar nodig, het overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie.” 2 Dit onderzoek is uitgevoerd voor Doxis. De titel ervan is Interventieplan stedelijk informatiebeheer gemeente Utrecht. Het onderzoek is in 2022 uitgevoerd in opdracht van de directeur IPM. 3 Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. Deze wet is de opvolger van de Wet openbaarheid bestuur (Wob). De Woo is bedoeld om de overheid transparanter te maken. Dit doet de wetgever onder meer door de actieve informatieplicht van overheden te vergoten en voor te schrijven dat meer informatie elektronisch toegankelijk en openbaar moet zijn. 1

3

mee om te gaan. Het realiseren hiervan vraagt om een gestructureerde aanpak, met een eigen specifieke verantwoordelijkheid. Immers: als je blijft doen wat je altijd deed, krijg je wat je altijd kreeg. Rol van de gemeenteraad De gemeenteraad heeft bij de Voorjaarsnota 2022 het programma Informatie op orde ingesteld en daar budget voor beschikbaar gesteld. In juni 2023 heeft de gemeenteraad besloten het programma toe te voegen aan de projecten die onder de Regeling risicovolle projecten (Rrp) vallen. De Rrp bepaalt onder meer dat het college van B en W aan de gemeenteraad een startdocument van het programma ter vaststelling aanbiedt. Het startdocument is het basisdocument voor de kaderstelling en controle op de risicovolle projecten op hoofdlijnen door de gemeenteraad. Dit startdocument geeft invulling aan deze bepaling uit de Rrp. Na vaststelling van het startdocument door de gemeenteraad informeert het college van B en W de gemeenteraad, op grond van de Rrp, twee keer per jaar via het reguliere verantwoordingsproces van de risicovolle projecten over de inhoudelijke en financiële voortgang van het programma. Daarnaast informeert het college van B en W de gemeenteraad over belangrijke (financiële) ontwikkelingen met betrekking tot het programma Informatie op orde via de documenten die bij de reguliere planning- en controlcyclus horen.

Opbouw startdocument Achtereenvolgens komen in dit startdocument aan de orde, de: • Doelstelling, resultaten en beoogde effecten van het programma; • Scope van het programma; • Begroting van het programma; • Planning; • Manier waarop het programma kwaliteit borgt; • Risico’s en beheersmaatregelen; • Organisatie van het programma; • Wijze van communiceren met medewerkers van de gemeente en inwoners en partners.

2. Waarom programma Informatie op orde? In deze paragraaf formuleren we de doelen, resultaten en effecten van het programma Informatie op orde. Voordat we dat doen staan we stil bij het verschil tussen een programma en een project. We doen dat omdat het programma Informatie op orde een programma is dat valt onder de Regeling risicovolle projecten. De organisatievorm van een programma verschilt van die van een project, vooral in de mate van concreetheid van doelen en vooral resultaten. Verschil programma en project Een programma is een tijdelijke organisatievorm voor een aantal samenhangende werkzaamheden (deels projecten, deels niet projectmatig uitgevoerde activiteiten en lijntaken) die samen leiden tot het realiseren van een uniek doel. Het programma zorgt voor samenhang tussen de diverse activiteiten. Niet alle activiteiten in een programma zijn even “SMART”4 te plannen. Projecten binnen een programma hebben een planning met een bepaald resultaat op een bepaald tijdstip. Daarnaast kan een programma meer verkennende activiteiten bevatten, waarvan het resultaat niet op voorhand vaststaat. Een van de essenties van een programma is dat je niet vanaf het begin voor de volle doorlooptijd alle concrete projecten, resultaten en activiteiten kent.

Het is de rol van de programmamanager, het programmateam en de opdrachtgever van het programma om de doelstellingen scherp voor ogen te houden. Zij zullen, al naar gelang

4

Specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden.

4

het verloop van het programma, nieuwe activiteiten starten, activiteiten stoppen die onvoldoende bijdragen aan het realiseren van het doel en waar nodig activiteiten anders prioriteren.5 2.1 Doel en beoogd effect Het programma Informatie op orde heeft als doel het veilig, vindbaar en volledig opslaan en vernietigen van gemeentelijke informatie te bevorderen. Eind 2026 willen we dat: • Er een sluitende cyclus is van kaderstelling, uitvoering, monitoring en handhaving van informatiebeheer. • De gemeente Utrecht voldoet en blijft voldoen aan de voorschriften van de Archiefwet, de wet Open Overheid, de Algemene Verordening Gegevensbescherming en andere wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer. • Medewerkers van de gemeente Utrecht zorgvuldig omgaan met informatie en dat als vanzelfsprekend onderdeel van hun werk zien (net zoals dat geldt voor zorgvuldig omgaan met geld en zorgvuldig omgaan met inwoners). • Toezichthouders de kwaliteit van informatiebeheer van de gemeente Utrecht als (minimaal) voldoende beoordelen. • De gemeente actief meer digitale informatie deelt met inwoners en andere belanghebbenden (voorschrift Wet open overheid). Met het programma Informatie op orde willen we op die manier bijdragen aan: • Een gemeente die efficiënter en effectiever werkt, omdat we ons informatiebeheer beter op orde hebben.

• Een meer klantgerichte gemeente, omdat we beter aansluiten bij de informatiebehoefte van inwoners, bedrijven en andere organisaties. • Betere samenwerking met de stad doordat samenwerkende partners over dezelfde informatie kunnen beschikken. • Het vergroten van het vertrouwen in de gemeente door meer inzicht te geven in onze handelswijze. • Niet al deze doelen en effecten zijn even goed meetbaar. We beoordelen de voortgang ervan daarom met een periodiek onafhankelijk kwalitatief onderzoek. Meer daarover staat in paragraaf e. 2.2 Context van het project Er is samenhang en onderlinge afhankelijkheid tussen het programma Informatie op orde en andere programma’s in de IPM-keten.6 Dat geldt vooral voor de programma’s:

5 6

•

Klantgericht samenwerken in ketens (KiK) Werkt aan het verbeteren van informatiebeheer in klantgerichte samenwerkingsketens.

•

Versterken Common Ground Formuleert voorwaarden voor de wijze van opslag van informatie en zorgt voor de aanschaf en invoering van een nieuw zaaksysteem.

•

Werken 3.0 Het programma Werken 3.0 zorgt ervoor dat medewerkers van de gemeente hybride en gezond kunnen samenwerken aan de opgaven van de stad. De opgave is bepalend voor waar en hoe je werkt. Voorzieningen op het gebied van huisvesting, ICT en werkgeverschap worden hierop aangepast.

•

Cloudtransitie Het overbrengen van ons fysieke informatienetwerk naar de Cloud.

•

De Digitale Stad Dit programma zorgt voor het op een verantwoorde manier toepassen van kansen die digitale ontwikkelingen de stad bieden.

Voor de definitie van wat een programma is hebben we gebruik gemaakt van de theorie van programmatisch creëren. De IPM-keten bestaat uit de afdelingen CIO Office, DomstadIT en de IPM-teams bij de organisatieonderdelen.

5

Daarnaast is er samenhang met de invoering van de Omgevingswet7 en met reguliere werkzaamheden in de IPM-kolom. Het zorg dragen voor goed informatiebeheer in de organisatie is een van de taken van de CIO Office en IPM-teams in organisatieonderdelen. Het programma heeft als taak dat te ondersteunen. Tenslotte is er samenhang met de werkzaamheden van het organisatieonderdeel Financiën, Inkoop en Juridische Zaken (FIJ). Dit organisatieonderdeel is belast met een efficiënte, effectieve en wetmatige invoering van de Wet open overheid en de uitvoering ervan.

2.3 Bijdrage aan publieke waarde De gemeente is succesvol in haar handelen als ze maatschappelijke meerwaarde creëert voor inwoners, ondernemingen en andere partners. Deze waarden bestaan uit tastbare, materiële opbrengsten, zoals meer werkgelegenheid of lagere belastingen, maar ook immateriële opbrengsten, zoals geluk of een gemeenschapsgevoel. Deze opbrengsten kunnen individueel zijn, maar ook collectief. Naast deze opbrengsten zijn in het openbaar bestuur ook proceswaarden belangrijk: de manier waarop de overheid van haar bevoegdheden en middelen gebruik maakt, burgers bejegent in haar dienstverlening en in de omgang met partners tijdens besluitvormingsprocessen.8 Onderstaande tabel geeft inzicht in de bijdrage die het programma Informatie op orde wil leveren aan publieke waarde. Tabel 1: Publieke waarde programma Informatie op orde

Individueel perspectief

Materiële waarde

Immateriële waarde

Proceswaarde

•

Betere toegang tot informatie die de gemeente over inwoners heeft of die hen aangaat De informatie over inwoners is tijdig, juist en volledig

•

•

Beter toegang voor belanghebbenden (waaronder journalisten) tot informatie die de gemeente heeft over specifieke onderwerpen Lagere kosten door beter informatiebeheer

•

•

Collectief perspectief

•

•

• •

Meer inzicht in en tevredenheid over de informatie die de gemeente heeft over inwoners, ondernemers en andere partners Betere controle op handelen van de gemeente Meer tevredenheid over handelen gemeente Meer vertrouwen in de overheid

• •

• •

Betere dienstverlening door de gemeente Gelijke informatiepositie gemeente en inwoners en andere partners Betere samenwerking tussen gemeente, inwoners en andere partners Meer vertrouwen in handelen van de gemeente Grotere legitimiteit van handelen van de gemeente

2.4 Beoogd eindmoment Het programma Informatie op orde is een tijdelijke organisatievorm met een specifiek doel. Na beëindiging van het programma stopt een aantal activiteiten, of neemt de bestaande organisatie ze over als onderdeel van de reguliere werkzaamheden. De looptijd van het programma is maximaal vijf jaar vanaf de start in 2022. In 2027 is: 1. De informatie vindbaar, veilig en volledig en op orde conform AVG, de Archiefwet en de Woo. Waar dat niet lukt binnen de looptijd van het programma (bijvoorbeeld bij het opruimen van de nog circa 10 kilometer papieren archief) zijn er maatregelen genomen om dat gestructureerd en met een deadline aan te pakken.

Met de Omgevingswet wil de overheid de regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigen en samenvoegen. Met behulp van één digitaal loket wordt het makkelijker om ruimtelijke projecten te starten. Informatie achter dat loket moet dan gedigitaliseerd en op orde zijn. 8 Torre, Lieske van der, Scott Douglas & Paul ‘t Hart, Werken aan publieke waarde: leren van en voor gemeenten, VNG, 2018 7

6

2.

Informatiebeheer in de gemeentelijke organisatie is zodanig verbeterd dat de bestaande organisatie het als onderdeel van de reguliere werkzaamheden kan uitvoeren. Dat geldt voor de reguliere taken op het gebied van informatiebeheer die alle medewerkers hebben. De IPM-keten is daarbij kaderstellend, adviserend en ondersteunend.

Als een van bovenstaande resultaten (of onderdelen ervan) naar het oordeel van de opdrachtgever van het programma eerder is gerealiseerd dan de looptijd van het programma, dan neemt de bestaande organisatie de uitvoering ervan eerder over. Het uitgangspunt is dat de programmaorganisatie ondersteunend is aan de reguliere organisatie. De opdrachtgever ziet toe op de voortgang van het programma en vraagt tijdig om beheersingsmaatregelen als het programma uit de planning loopt.

3. Scope In deze paragraaf beschrijven we de activiteiten die de programmaorganisatie uitvoert. We geven inzicht in beoogde resultaten en de planning daarvan. 3.1 Wat hoort wel en wat niet bij de uitvoering van het programma Het programma ondersteunt de reguliere organisatie. Dat betekent dat het programma geen werkzaamheden overneemt die in de reguliere organisatie zijn belegd. Voor die werkzaamheden kan het programma wel een versneller of een aanjager zijn. Het programma voegt aan de reguliere organisatie een tijdelijke inzet toe die als doel heeft het veilig, vindbaar en volledig opslaan en vernietigen van informatie te bevorderen. 3.2 Activiteiten en fasering Onderstaande tabel geeft inzicht in de activiteiten van het programma die op dit moment in uitvoering of in voorbereiding zijn. Elke activiteit levert een bijdrage aan de doelen en beoogde effecten van het programma. In de tabel geven we bij iedere activiteit inzicht in het resultaat ervan, de organisatievorm, de wijze waarop we de kosten dekken en de deadline. Tabel 2: Activiteiten van het programma Informatie op orde Activiteit

Resultaat

Organisatievorm

Dekking kosten

Gereed

Werkend platform, met afspraken over gebruik en onderhoud

Project

Programma

Q4 2024

Gemeente voldoet aan voorwaarde van de Woo om elf documenttypen actief te publiceren Uitgevoerde verbeteringen in het proces van de verwerking van Wooverzoeken, met als doel efficiënter en effectiever te werken Procesafspraken over toepassing “zoeksoftware”, als uit pilots blijkt dat het efficiency en effectiviteit

Project

Programma/ organisatieonderdelen

Q4 2026

Project

Programma

Q2 2024

Project

Programma

Q2 2024

Invoering Woo Realiseren digitaal platform waarop de gemeente, op basis van de Woo, actief informatie deelt De elf documenttypen van de Woo actief publiceren op digitaal platform Optimaliseren werkprocessen Woo

Toepassen software bij vinden van de juiste Wooinformatie

7

Activiteit Digitaal bouwloket realiseren

Communicatie over Woo, binnen en buiten de organisatie Verbeteren informatiebeheer Informatiebeheer in alle organisatieonderdelen verbeteren door inzet van een flexibel inzetbaar team van informatie-experts

Tijdelijke extra gespecialiseerde capaciteit voor informatiebeheer bij organisatieonderdelen realiseren Het optimaliseren van capaciteitsinzet voor informatiebeheer. Slimmer organiseren zodat we met dezelfde hoeveelheid mensen meer effect sorteren. Communicatie binnen gemeentelijke organisatie gericht op bewustwording en gedragsverandering

Structureel georganiseerde cyclus van deskundigheidsbevordering van de vakgroep recordmanagement Opleiding informatievaardigheden voor alle medewerkers van de gemeente Utrecht

Gemeentebreed metadatamodel ontwerpen en laten vaststellen

Resultaat

Organisatievorm

Dekking kosten

Gereed

Project

VTH

Q4 2026

Project

Programma

Q4 2026

Bij alle organisatieonderdelen is in beeld wat er nodig is om informatiebeheer te verbeteren en zijn er managementafspraken over de wijze waarop. Dit vraagt inzet gedurende de volledige looptijd van het programma. Extra capaciteit bij organisatieonderdelen

Project

Programma

Q4 2026

Project

Programma

Q1 2024

Duidelijke rolverdeling, duidelijke werkafspraken en een duidelijke planningen controlcyclus in de IPMketen

Project

IPM-keten

Q2 2024

Medewerkers weten wat de organisatie van ze verwacht op het gebied van het delen van informatie met inwoners, ondernemers en andere partners en op het gebied van informatiebeheer Gecoördineerd programma voor deskundigheidsbevordering

Project

Programma

Q3 2026

Regulier werk

Programma

Q4 2023

Alle medewerkers hebben een opleiding gehad over hoe ze informatie veilig, vindbaar en volledig kunnen opslaan en vernietigen. Start opleiding is begin 2024 beoogd. Eind 2026 zijn alle medewerkers getraind. Vastgesteld metadatamodel

Project

Programma

Q4 2026

Project

IPM-keten

Q4 2023

van verwerking van Wooaanvragen vergroot Een operationeel digitaal loket waar inwoners informatie over bouwplannen en vergunningen kunnen raadplegen Goed geïnformeerde inwoners en medewerkers van de gemeente

8

Activiteit

Resultaat

Organisatievorm

Dekking kosten

Gereed

Nieuwe versie van het kwaliteitssysteem informatiebeheer ontwerpen en laten vaststellen Gebruiksrichtlijnen opstellen voor applicaties die informatie bevatten, zoals Teams, Outlook, Whatsapp, andere berichtenapps en OneDrive Opslagmogelijkheid realiseren voor documenten en informatie die afkomstig zijn uit systemen en applicaties die we niet meer gebruiken, maar waarvan we de informatie niet verloren willen laten gaan (een “legacy-bak”) Opslagmogelijkheid realiseren voor e-mails die we bewaren op grond van ons e-mailbeleid Nog bestaande papieren archief opruimen

Vastgesteld kwaliteitssysteem

Regulier werk

IPM-keten

Q4 2023

Vastgestelde beleidsrichtlijnen

Regulier werk

IPM-keten

Q3 2023

Een applicatie met gebruiksrichtlijnen

Project

IPM-keten, programma

Q1 2025

Een applicatie met gebruiksrichtlijnen

Project

IPM-keten, programma

Q4 2023

Papieren archief is gerubriceerd en opgeslagen onder het juiste regime of vernietigd. Papieren documenten vernietigd waarvan bewaartermijn verlopen is. Dit project loopt gedurende de hele looptijd van het programma.

Project

Programma, organisatieonderdelen

Q4 2028

3.3 Fasering Het programma Informatie op orde is gestart in april 2022. De eerste fase van het programma liep grofweg tot en met het tweede kwartaal van 2023. Deze fase stond vooral in het teken van het realiseren van basisvoorwaarden voor verbetering van informatiebeheer. In die periode is door sturing van het programma: • De strategische ambtelijke beleidscapaciteit voor informatiebeheer op orde gebracht. • Heeft de directieraad strategisch beleid voor informatiebeheer vastgesteld. • Heeft de directieraad de doelarchitectuur voor informatiebeheer vastgesteld door de directieraad. • Heeft de directieraad “de gouden regels” voor medewerkers van de gemeente voor goed informatiebeheer vastgesteld. • Heeft de directieraad besloten om aan te sluiten bij een door VNG uitgewerkte nieuwe werkwijze voor e-mailarchivering. • Is een aanpak ontwikkeld en ingezet waarbij een flexibel inzetbaar team van informatiespecialisten organisatieonderdelen ondersteunt bij het op orde brengen van hun informatiebeheer. • Hebben alle medewerkers van dat team een specialistische opleiding gevolgd. • Heeft dat team inmiddels Ruimte, Publiekszaken en IPM ondersteund. • Is een “dashboard” ontwikkeld, waarmee de stuurgroep van het programma de kwaliteit van informatiebeheer in organisatieonderdelen in beeld kan houden.

• Is er een vooronderzoek gedaan naar wat er nodig is (capaciteit, geld, juridische voorwaarden) om een digitaal bouwarchief realiseren. • Is er onderzoek gedaan naar wat er nodig is om de nog bestaande papieren archieven op te ruimen. • Is een platform ontwikkeld waarop de gemeente digitale informatie kan delen met inwoners.

9

• •

•

Is de interne en externe communicatie over de Wet open overheid op orde gebracht. Zijn twee nieuwe werkprocessen ingevoerd die de Wet open overheid voorschrijft: de inzage van nietopenbare informatie en het verstrekken van persoonlijke informatie die de gemeente over inwoners heeft. Is een intranetsite gelanceerd en is de interne communicatie over informatiebeheer gestart.

Daarnaast heeft FIJ met het geld dat de gemeenteraad beschikbaar heeft gesteld voor het programma de structurele formatie van het team dat Woo-verzoeken behandelt uitgebreid en heeft de IPM-keten het aantal recordmanagers uitgebreid. Taaie vraagstukken liggen voor ons In het eerste jaar van het programma zijn dus veel resultaten gerealiseerd, maar we zijn er nog lang niet. Er ligt een fundament, maar de meest taaie vraagstukken liggen nog voor ons. Het beter uitvoeren van afspraken over informatiebeheer in onze organisatie vraagt om een verandering van gedragspatronen. Dat krijg je niet voor elkaar door het alleen maar te willen. Dat vraagt om een precieze veranderaanpak. Ook het verbeteren van de uitvoering van werkprocessen en het introduceren van technologische toepassingen die transparantie en goed informatiebeheer vergroten zullen vragen om stevige programmasturing en specifieke aandacht van directie, college van B en W en de gemeenteraad.

4. Geld In deze paragraaf geven we, verdeeld naar incidentele en structurele kosten, inzicht in de mate waarin de verwachte kosten aansluiten op het beschikbare meerjarige programmabudget. De verwachte kosten hangen samen met de activiteitenplanning (zie tabel 2). We beschrijven in deze pararaaf ook onzekerheden in het bestedingsoverzicht. 4.1 Het beschikbare meerjarige budget en de inzet ervan Onderstaand overzicht geeft een meerjarig inzicht in het beschikbare budget en de besteding ervan. Tabel 3: budget en besteding Programma Informatie op orde Bedragen in € 1.000

Realisatie 2022

Bestedingsplan

Prognose 2023

2024

2025

2026

2027

Structurele kosten

480

1.472

1.712

1.712

2.092

2.257

Incidentele kosten

303

1.248

3.038

2.338

2.368

0

Totale kosten

783

2.720

4.749

4.049

4.459

2.257

Structureel budget

816

2.106

2.158

2.212

2.257

2.257

Incidenteel budget

1.741

1.741

1.742

1.744

244

0

Totaal budget

2.557

3.847

3.900

3.956

2.501

2.257

Jaarsaldo

1.774

1.127

-849

-93

-1.958

0

Saldo cumulatief

1.774

2.901

2.052

1.959

0

0

De kostenraming en de beschikbare budgetten zijn gebaseerd op de meest recente informatie. Lopende de uitvoering van het programma worden in de reguliere planning- en controlcyclus de kosten- en budgetramingen herzien en waar nodig bijgesteld.

10

Het programma Informatie op orde valt onder het regime van de IT-reserve. De IT-reserve is in 2013 ingesteld om gedurende de looptijd van grote IT-projecten en IT-programma’s de jaarlijkse kosten te egaliseren. Dit houdt in dat een voordelig resultaat in enig jaar gestort wordt in de IT-reserve en dat een behaald negatief resultaat in enig jaar aan de IT-reserve onttrokken wordt. Met het startdocument beschikken we over een bestuurlijk vastgesteld document om bij begrotingswijziging de meerjarige budgettering in lijn te brengen met het bestedingsplan. Daarmee worden grote jaarlijkse schommelingen aanzienlijk verminderd. 4.2 Onzekerheden in het budget, aan de kostenkant en aan de dekkingskant Zoals bovengenoemd, kan het tijdens het programma nodig zijn om kosten- en budgetramingen bij te stellen. Deze noodzaak wordt ingegeven door een aantal aannames en onzekerheden in de kostenramingen. Enkele voorbeelden hiervan zijn: 1.

De kosten van e-mailarchivering De kosten hiervan zijn afhankelijk van beleid dat op dit moment in ontwikkeling is. Onderdeel van dat beleid is de afweging of goede e-mailarchivering om de aanschaf van nieuwe software vraagt. In de begroting houden we rekening met het scenario dat de meeste kosten met zich meebrengt.

2.

De kosten van het opslaan van “legacy-informatie” Legacy-informatie zijn documenten en bestanden die we op basis van de Archiefwet moeten bewaren, maar die worden beheerd in systemen die de gemeente niet meer actief gebruikt en wil afschaffen. We brengen die informatie over naar een digitale verzamelplek die we “legacybak” noemen. De kosten hiervan zijn afhankelijk van beleid dat op dit moment in ontwikkeling is. In de begroting houden we rekening met het scenario dat de meeste kosten met zich meebrengt.

3.

De kosten voor het op orde brengen van het papieren archief Het op orde brengen van het nog bestaande papieren archief is een van de grotere projecten van het programma. Het wegwerken van ons papieren archief (bijna 10 kilometer aan dossiers) zal waarschijnlijk langer duren dan de looptijd van het programma. Bij het opstellen van dit startdocument is nog onduidelijk wat de exacte kosten voor het realiseren van de gewenste resultaten zullen zijn. In de begroting houden we rekening met een bedrag dat overeenkomt met de kosten van een vergelijkbaar project dat eerder heeft gelopen.

4.

De kosten van een opleiding informatievaardigheden voor alle medewerkers van de gemeente Dit project staat op het punt te starten. Er is weliswaar een projectplan, maar de kosten van uitvoering zijn daar geen onderdeel van. In de begroting hebben we daarom vooralsnog een inschatting opgenomen die gebaseerd is op vergelijkbare opleidingen.

Voor elk van de bovenstaande voorbeelden geldt dat zodra er nadere keuzes bepaald zijn of nadere inhoudelijke inzicht verkregen is, dit financieel vertaald zal worden. De uitkomsten hiervan worden betrokken in de reguliere rapportages in het kader van de Regeling risicovolle projecten en waar nodig tussentijds in de reguliere planning- en controlcyclus. 4.3 Toelichting, onderbouwing en duiding van de opgenomen informatie, waarbij de bevindingen van adviseurs of toezichthouders expliciet inzichtelijk worden gemaakt. De aanpak en begroting van het programma is gebaseerd op analyses van en voorstellen voor verbetering van informatiebeheer van interne en externe deskundigen. Daarnaast voorziet de aanpak in het oplossen van knelpunten die toezichthouders (Het Utrechts Archief en de provincie) signaleren. Voor de invoering van de wet open overheid volgen we de voorschriften en het tempo van de wetgever. We maken daarbij gebruik van de handreikingen en adviezen van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

11

5. Tijd Onderstaande tabel geeft inzicht in de deadlines van de verschillende activiteiten in het programma. Tabel 4: planning uitvoering activiteiten programma Informatie op orde Activiteit Invoering Woo

2023 Q3

Q4

2024 Q1

Q2

Q3

2025 Q4

Q1

Q2

Q3

2026 Q4

Q1

Q2

Q3

Realiseren digitaal platform 11 documenttypen Woo Optimaliseren werkprocessen Woo Toepassen software Woo-informatie Digitaal bouwloket realiseren Communicatie over Woo Verbeteren informatiebeheer Inzet informatie-experts Extra tijdelijke gespecialiseerde capaciteit voor informatiebeheer bij organisatieonderdelen Slimmer organiseren informatiebeheer Bewustwording en gedragsverandering Vakgroep recordmanagement Opleiding informatievaardigheden Gemeentebreed metadatamodel Nieuw kwaliteitssysteem informatiebeheer Gebruiksrichtlijnen opstellen Opslagmogelijkheid legacy-bak Opslagmogelijkheid e-mails Papieren archief opruimen

6. Kwaliteit De kwaliteit van de uitvoering van het programma borgen we door: 1.

Het periodiek bespreken van voortgangsrapportages in de stuurgroep Informatie op orde De stuurgroep Informatie op orde ziet toe op de uitvoering van het programma. De stuurgroep vergadert maandelijks en bestaat uit de concerndirecteur bedrijfsvoering, de directeur IPM, de directeur FIJ en de directeur VTH. De stuurgroep stuurt de uitvoering van het programma en beoordeelt de voortgang.

2.

Een tweejaarlijkse gateway-review9 Elke twee jaar laten we een gateway-review uitvoeren naar de manier waarop we werken aan het verbeteren van informatiebeheer. De eerste gateway-review zal plaatsvinden in 2024. We gebruiken de resultaten ervan om de kwaliteit van de uitvoering te verbeteren.

Om overheden te helpen om programma’s en projecten doelmatig en doeltreffend uit te voeren, heeft de Nederlandse overheid in 2009 de Gateway Reviewmethode geïntroduceerd. Met deze methode, een preventief instrument, kunnen organisaties de slaagkans van een programma of project vergroten. Door de snelheid en korte duur van zo’n (peer) review is het een krachtig instrument om in te zetten. De review duurt een week. Daarna is duidelijk hoe het project of programma ervoor staat en wat er nodig is om naar een volgende fase te gaan. 9

12

Q4

3.

Het periodiek bespreken van de kwaliteit van informatiebeheer Het Utrechts Archief Een aantal keer per jaar bespreekt de directeur IPM de kwaliteit van informatiebeheer van de gemeente Utrecht met Het Utrechts Archief (HUA), onze toezichthouder voor informatiebeheer. In zijn jaarverslag geeft het HUA daarnaast in het algemeen een oordeel over de kwaliteit van informatiebeheer en adviezen over de verbetering ervan. Het programma gebruikt deze adviezen om de kwaliteit van uitvoering op peil te houden. Het HUA ontvangt alle programma-informatie die de stuurgroep van het programma Informatie op orde ook ontvangt.

4.

Samenwerking met De Utrechtse Standaard (DUS) Het programma DUS helpt ondersteunende bedrijfsprocessen in de gemeentelijke organisatie te standaardiseren. Dat leidt tot snelle, slimme, duidelijke en betrouwbare processen. Dankzij betere interne dienstverlening kan iedereen zich focussen op de inhoud van het werk. Collega’s van het programma DUS helpen mee om vaart te houden in de uitvoering van het programma Informatie op orde. Dat doen zij onder andere door het introduceren van nieuwe werkwijzen om (sneller) tot resultaten te komen en door kritisch mee te kijken naar de uitvoering.

6.1 Toelichting, onderbouwing en duiding van projecten of activiteiten, zowel van interne als externe partijen, die van invloed zijn op dan wel de uitvoering raken van het project Het programma Informatie op orde heeft sterke samenhang met andere programma’s in de IPM-keten. Het gaat om: •

Klantgericht samenwerken in ketens (KiK) Werkt aan het verbeteren van informatiebeheer in klantgerichte samenwerkingsketens.

•

Versterken Common Ground Formuleert voorwaarden voor de wijze van opslag van informatie en zorgt voor de aanschaf en invoering van een nieuw zaaksysteem.

•

Werken 3.0 Het programma Werken 3.0 zorgt ervoor dat medewerkers van de gemeente hybride en gezond kunt samenwerken aan de opgaven van de stad. De opgave is bepalend voor waar en hoe je werkt. Voorzieningen op het gebied van huisvesting, ICT en werkgeverschap worden hierop aangepast.

•

Cloudtransitie Het overbrengen van ons fysieke informatienetwerk naar de Cloud.

•

De Digitale Stad Dit programma zorgt voor het op een verantwoorde manier toepassen van kansen die digitale ontwikkelingen de stad bieden.

Daarnaast is er samenhang met de invoering van de Omgevingswet en reguliere taken en werkzaamheden in de IPM-keten. We monitoren de voortgang van andere programma’s en projecten door middel van periodiek overleg, ondersteund door een gezamenlijk activiteitenoverzicht van andere programma’s. Eens per maand bespreken de programmamanagers van de IPM-programma’s en strategen van de CIO Office de voortgang van de programma’s en de onderlinge afhankelijkheid en samenwerking. Waar nodig maken zij afspraken over nadere afstemming tussen programma’s. De programma’s registreren mijlpalen in een gezamenlijk softwareprogramma voor projectbeheer. Ook op het gebied van communicatie werken deze programma's samen. Een overkoepelende kernboodschap en communicatieplanning zijn de basis voor afgestemde communicatie over de programma’s.

13

6.2 Toelichting, onderbouwing en duiding van de opgenomen informatie, waarbij de bevindingen van adviseurs of toezichthouders expliciet inzichtelijk worden gemaakt De aanpak en begroting van het programma is grotendeel gebaseerd op analyses van en voorstellen voor verbetering van informatiebeheer van interne en externe deskundigen. Daarnaast voorziet de aanpak in het oplossen van knelpunten die toezichthouders (Het Utrechts Archief en de provincie) signaleren. Voor de invoering van de wet open overheid volgen we de voorschriften en het tempo van de wetgever. We maken daarbij gebruik van de handreikingen en adviezen van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

7. Risico’s Een programma is in essentie een riskante onderneming. Tijdens de uitvoering kunnen allerlei verrassingen de kop opsteken, ook onaangename. Een risicoanalyse helpt om die onaangename verrassingen te voorkomen. In deze paragraaf geven we overzicht van de risico’s die we op dit moment zien en de beheersmaatregelen. 7.1 Risico’s en beheersmaatregelen Onderstaande tabel geeft inzicht in risico’s en beheersmaatregelen. Tabel 5: Risico’s en beheersmaatregelen programma Informatie op orde Risico-omschrijving

Toelichting

Beheersmaatregelen

Onvoldoende beschikbaarheid

Een deel van het programma bestaat uit het

•

op de arbeidsmarkt van

tijdelijk inzetten van extra

detacheringsbureaus warm

voldoende gekwalificeerde

informatiespecialisten in de organisatie. Zij

houden.

informatiespecialisten

krijgen de taak om achterstanden weg te

•

Contacten met gespecialiseerde

Ook werven binnen de eigen

werken en systemen toekomstbestendig te

organisatie, waarbij we collega’s

maken. Er zijn echter meer organisaties

kunnen omscholen.

bezig met verbeteren van informatiebeheer, waardoor de beschikbaarheid een knelpunt kan worden. Gebrek aan de juiste

De gespecialiseerde capaciteit voor het

gespecialiseerde capaciteit als

verbeteren van informatiebeheer is beperkt.

dat nodig is

Het aantal recordmanagers, diso’s

•

Projecten en activiteiten ruim op tijd plannen.

(decentrale informatie en security officer), data-architecten, ipa’s (informatie- en procesadviseurs) is eindig en met de vele IPM-programma’s is hun beschikbare tijd beperkt. Beschikbaarheid van hen kan een knelpunt zijn bij het tijdig realiseren van geplande resultaten. Er komen steeds nieuwe

Technologie blijft in beweging en daardoor

applicaties en technologische

hoeven oplossingen van vandaag niet de

ontwikkelingen bij

oplossingen van morgen te zijn. Informatiebeheer was altijd mensenwerk,

•

Technologische ontwikkelingen goed blijven volgen en erop anticiperen.

•

Projecten en activiteiten

maar er zijn steeds meer technologische

stopzetten als er door

toepassingen die erbij kunnen helpen of het

technologische ontwikkelingen

kunnen overnemen. Daarnaast blijven

een betere oplossing is.

14

Risico-omschrijving

Toelichting

Beheersmaatregelen

aanbieders apps en software ontwikkelen

•

Eventuele wijzigingen in de

om samenwerking te verbeteren. Die vragen

activiteiten van het programma

elk om eigen spelregels voor veilig, vindbaar

laten vaststellen door de

en volledig opslaan en vernietigen van

stuurgroep.

informatie. Voor het realiseren van de doelen van het programma zijn dat kansen. We benoemen het hier als risico, omdat het ervoor kan zorgen dat we gedurende de looptijd van het programma andere keuzes maken en daardoor de planning uit dit startdocument niet halen. •

Verantwoordelijkheid voor

Het CIO Office geeft kaders voor de

informatiebeheer ligt bij

uitvoering van informatiebeheer en de

met de domeinen

organisatieonderdelen, dat

organisatieonderdelen hebben de

(samenwerkende

vertraagt gezamenlijke

verantwoordelijkheid om die uit te voeren.

organisatieclusters).

gerichte aanpak

Dat geeft ruimte voor maatwerk waar dat

•

Programma uitvoeren in overleg

Directeuren van

nodig is, maar kan ook zorgen voor

organisatieonderdelen

vertraging in de gemeenschappelijke

betrokken houden bij doelen en

aanpak.

uitvoering van het programma. •

Het is nog niet duidelijk

Het zaaksysteem is een belangrijke plek

wanneer we het bestaande

waar de organisatie informatie en

Samenwerken met het programma Verbeteren Common

zaaksysteem vervangen

documenten opslaat. Het huidige

Ground, dat verantwoordelijk is

zaaksysteem is aan vervanging toe, alleen is

voor het nieuwe zaaksysteem.

nog niet duidelijk wanneer dat gaat gebeuren en wat het nieuwe systeem is. Daardoor kunnen we medewerkers nog niet opleiden en instrueren over het gebruik ervan. Het vertrouwen van inwoners in de overheid heeft met meer te maken dan alleen onze transparantie en openheid

Een van de doelstellingen van het

•

programma is bijdragen aan vertrouwen in de overheid. Naast transparantie en

Deze nuance meenemen in onze rapportage

•

Bij zichtbare vermindering in

openheid zijn er veel andere zaken – zoals

vertrouwen geen activiteiten

participatie, kwaliteit van dienstverlening,

afremmen, maar juist doorgaan.

politiek e.d. - die invloed hebben op vertrouwen in de overheid. Ook weten we dat het vergroten van transparantie juist een tijdelijke dip in vertrouwen kan opleveren, en daarna harder stijgt. Daardoor is een directe link tussen programmaresultaten en de bijdrage aan vertrouwen lastig te monitoren. Tenslotte zou je de vraag kunnen stellen welk risico de gemeente loopt als we het programma in zijn geheel niet uitvoeren. Voor het antwoord op die vraag verwijzen we naar de zes risico’s die we in de inleiding (hoofdstuk 1) hebben geformuleerd.

15

7.2 Toelichting, onderbouwing en duiding van de opgenomen informatie De risico-inventarisatie is gemaakt door het programmateam Informatie op orde, in afstemming met Business control.

8. Organisatie In deze paragraaf beschrijven we de wijze waarop we het programma georganiseerd hebben. 8.1 Besturing van het project (governance) De concerndirecteur Bedrijfsvoering is namens de directieraad opdrachtgever van het programma. De directeur IPM en de directeur FIJ zijn verantwoordelijk voor respectievelijk de kwaliteit van informatiebeheer en de invoering en juiste uitvoering van de Wet open overheid. Gedrieën hebben zij een programmamanager gevraagd om het programma Informatie op orde vorm te geven. De programmamanager doet dat met een programmateam. Afbeelding 1: Governance programma Informatie op orde Bestuurlijk Opdrachtgever

College van B&W Concern Controller

Directieraad Concernmanager Bedrijfsvoering

Business Controller

Stuurgroep

Project Controller

Programmamanager

Control

Programmalijnen en projecten

Scope

Tijd

RisicoΥs

Kwaliteit

Geld

Organisatie

Informatie

Communicatie

Een stuurgroep, met daarin de concerndirecteur Bedrijfsvoering (opdrachtgever en voorzitter), de directeur IPM, de directeur FIJ en de directeur VTH10 ziet toe op de uitvoering van het programma. De stuurgroep bepaalt de koers, stuurt op de juiste inzet van middelen (geld en mensen) en hakt knopen door als dat nodig is. Organisatieonderdelen sturen zelf op de uitvoering van activiteiten van het programma die bij hun reguliere werkzaamheden van een organisatieonderdeel horen (zie tabel 2). Het programma ziet erop toe dat daar de benodigde resultaten gerealiseerd worden en zorgt voor centrale verantwoording. Waar nodig zorgt het programma voor versnelling.

Vergunningen, toezicht en handhaving. Deze directeur is onderdeel van de stuurgroep omdat VTH een organisatieonderdeel is dat veel informatie beheert en vaak betrokken is bij Woo-verzoeken. Daarnaast verbreedt dit vierde stuurgroeplid de focus van de stuurgroep. 10

16

Verantwoording van het programma vindt plaats als onderdeel van de reguliere planning- en controlcyclus van de gemeente. Daarnaast vindt er aanvullende verantwoording plaats op basis van de Regeling risicovolle projecten.

9. Communicatie Het programma Informatie op orde heeft als belangrijkste doel inwoners, ondernemers en andere geïnteresseerden snel en volledig te voorzien van de informatie die zij zoeken. Meer specifiek gaat het dan over het verbeteren van de manier waarop inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden kunnen beschikken over informatie van de gemeente. Door actief informatie te delen en Woo-verzoeken snel en volledig af te handelen. We informeren inwoners via de internetpagina van de gemeente over onze dienstverlening op het gebied van de Woo en eventuele veranderingen daarin. We informeren het college van B en w en de gemeenteraad over de voortgang van het programma via de informatiecyclus van de Regeling risicovolle projecten.

17