Stafnotitie bij Raadsvoorstel Intrekking Verordening op de elektronische bekendmaking.docx

STAFNOTITIE GEMEENTERAAD Datum Behandeld door Doorkiesnummer E-mailadres Kenmerk Onderwerp Beleidsveld

20 mei 2021 Florien Bouts florien.bouts@utrecht.nl Raadsvoorstel Intrekking Verordening op de elektronische bekendmaking en kader Regelgeving Juridische Zaken

De Verordening op de elektronische bekendmaking uit 2013 wordt grotendeels overbodig door de per 1 juli 2021 inwerkingtredende Wet elektronische publicaties. Deze wet verplicht overheidsorganen de wettelijke voorgeschreven bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van besluiten te doen in het officiële publicatieblad van de gemeente (het digitale gemeenteblad), te raadplegen via www.officiëlebekendmakingen.nl. Terinzagelegging collegestukken en ruimtelijke plannen Met het vervallen van de verordening vervallen ook de eerder aangewezen locaties voor fysieke terinzagelegging van raadsstukken, en is het opnieuw aanwijzen van een locatie voor fysieke terinzagelegging nodig. Het college heeft het Stadskantoor aangewezen als locatie waar de wettelijk voorgeschreven collegestukken fysiek ter inzake worden gelegd. De huidige werkwijze bij ruimtelijke plannen is ook terinzagelegging op het Stadskantoor. Daarnaast biedt het college op het Stadskantoor ook de service van een stand alone computer waar bewoners gebruik van kunnen maken op informatie te zoeken/in te kijken. Er is ondersteuning aanwezig om mensen op weg te helpen en vragen te beantwoorden.

Wat valt op? Het college stelt voor om, net als voor collegestukken (en de praktijk bij ruimtelijke plannen), het Stadskantoor aan te wijzen als locatie waar stukken van de gemeenteraad fysiek ter inzage worden gelegd (waar dat wettelijk is voorgeschreven). Opvallend is dat het Stadhuis niet wordt genoemd in het raadsvoorstel. Niet wordt aangegeven of het Stadhuis ook is overwogen als locatie en zo ja, waarom deze locatie niet geschikt zou zijn om raadsstukken, waaronder ook ruimtelijke plannen, ter inzage te leggen. In het Stadhuis is ook het Wijkbureau Binnenstad gevestigd. Wijkbureaus werden eerder ook gebruikt voor fysieke terinzagelegging van stukken. In het algemeen is aangegeven dat andere locaties die in gebruik zijn bij de gemeente niet toegerust zijn voor de taak omdat er geen voorzieningen aanwezig zijn zoals een stand alone computer en een geschikte ruimte om deze neer te zetten. De vraag is waarom dit op het Stadhuis niet zou kunnen? Ter overweging Eind november 2020 heeft het presidium in het kader van het Nieuwe Werken 3.0 de ambitie uitgesproken ambitie om het Stadhuis als ‘Huis van de Democratie’ te behouden én waar mogelijk verder uit te bouwen.

Het (tevens) aanwijzen van het Stadhuis als locatie waar wettelijk voorgeschreven terinzageleggingen van de gemeenteraad (waaronder ook ruimtelijke plannen) fysiek ter inzage worden gelegd, zou een bijdrage kunnen leveren aan de invulling van deze ambitie.