Samenwerkingsplan Zoektocht locatie evenementen fase 1

Plan voor samenwerking met Utrechters – Start en verzamel informatie voor zoektocht naar ruimte evenementen Wat is de vraag of kwestie in de eerstvolgende fase? De gemeente Utrecht zoekt ruimte voor evenementen. Daartoe willen we meer inzicht krijgen in de behoefte aan ruimte voor evenementen en criteria en wegingsfactoren ophalen ter beoordeling van passende ruimte voor evenementen. Als dit in kaart is gebracht, gaan we met deze informatie door naar de volgende fase van het project, waarin we mogelijke locaties voor evenementen trechteren. Ook hiervoor zoeken we de samenwerking met de stad op. Voor deze fase zal dan een nieuw plan voor samenwerking opgesteld worden. Voor samenwerking met Utrechters in deze fase richten ons op de volgende kwestie: inzicht krijgen in de behoefte aan ruimte voor evenementen en criteria en wegingsfactoren ophalen ter beoordeling van passende ruimte voor evenementen. In de eerste stappen heb je beantwoord welke groepen Utrechters1 een rol spelen bij jouw vraag. Beschrijf hieronder de belangrijkste groepen. Evenementorganisatoren Bezoekers van evenementen Bewoners Reguliere gebruikers van mogelijke ruimte voor evenementen, zoals omwonenden, passanten (fietsers), belangenverenigingen, ondernemers, etc. Voor deze belanghebbendengroepen richten we groepsgesprekken bestaande uit mensen die een brede afspiegeling zijn van de samenleving.

Daarbij hebben we oog voor de diverse groepen zoals benoemd in A62 diversiteit en inclusie. Leg uit hoe je het kompas hebt doorlopen. Op welke samenwerkingsvorm kwam je uit voor de eerstvolgende fase, vraagstuk of kwestie? Het vraagstuk waarmee we het Kompas voor deze fase doorlopen is: meer inzicht krijgen in de behoefte aan ruimte voor evenementen en criteria en wegingsfactoren ophalen ter beoordeling van passende ruimte voor evenementen. De antwoorden op het Kompas zijn als volgt: 1) voor deze fase is een besluit van de gemeente nodig en zijn er tegenstrijdige belangen, 2) het vraagstuk willen we verder onderzoeken met Utrechters en daar is tijd voor, 3) het is nodig om het vraagstuk te verhelderen: we weten immers nog niet genoeg van de behoefte en criteria, 4) er is bestuurlijke ruimte om de locaties ter discussie te stellen: we zitten namelijk nog in een onderzoekende fase, 5) er is geen representatieve groep eindgebruikers waarmee we het Met Utrechters bedoelen wij zowel bewoners als toekomstige bewoners, gebruikers, maatschappelijke organisaties en commerciële organisaties in de gemeente Utrecht. 1

plan samen kunnen maken: er zijn verschillende tegenstrijdige belangen die we gelijkmatig willen ophalen. Met de antwoorden op deze vragen komen we uit op de samenwerkingsvorm peilen. Hoe we gaan peilen leggen we uit in de volgende paragraaf. In de volgende fase van het project is een andere vorm van samenwerking mogelijk. We gaan dan namelijk locatiegericht onderzoeken of en hoe het plan voor ontwikkeling van die locatie tot evenementenlocatie ontwikkeld kan worden. Dat doen we samen met de eindgebruikers van die locatie: organisatoren, bezoekers en reguliere gebruikers van de ruimte waaronder bewoners. Ook zoeken we naar de juiste manier om de raad vroegtijdig te betrekken bij dit proces, onder andere door dit plan als casus te bespreken met de adviescommissie participatie. Benoem kort de eerstvolgende stappen die je gaat zetten om invulling te geven aan desbetreffende samenwerkingsvorm. Voor deze fase van het project gaan we peilen. Hieronder verstaan we het stellen van vragen en luisteren om verschillende geluiden en belangen op te halen.

Dit doen we online en offline, door de straat op te gaan en groepsgesprekken met de belangengroepen te organiseren: Via peiling online + op straat: ➢ Behoefte aan ruimte voor evenementen; ➢ Ophalen van criteria waar ruimte aan moet voldoen; ➢ Locaties die volgens Utrechters geschikt zijn Via groepsgesprekken met de diverse groepen Utrechters zoals hierboven beschreven: ➢ Verdieping t.o.v. DenkMee vragenlijst: waarom is deze behoefte er? Wat gebeurt er als we geen nieuwe ruimte voor evenementen vinden? Waar mag ruimte voor evenementen niet ten koste van gaan? ➢ Hoe ziet het Utrechtse evenementenlandschap er in de toekomst uit als we geen nieuwe locatie vinden? ➢ Toelichting op criteria ➢ Toelichting op geschikte locaties Hoe ga jij de leidende principes voor houding en gedrag verwerken in je eerstvolgende stappen We geven duidelijke kaders en randvoorwaarden af waarbinnen deze opdracht wordt uitgevoerd. Hiermee wordt voorkomen dat er valse verwachtingen worden gewekt. Dus in uitnodigingen voor gesprekken, bij aanvang van gesprekken, maar ook bovenaan de DenkMee enquete vermelden we de opgave waar we voor staan, een fasering en het beoogde eindresultaat. Daarbij gaan we uit van het behouden van en inzetten op duurzame relaties: mensen die eerder betrokken zijn geweest houden we op de hoogte

van het verloop van het traject. In onze communicatie gebruiken we duidelijke taal; we draaien niet om de boodschap heen. We nodigen een brede vertegenwoordiging van verschillende belangen(groepen) uit voor gesprek. We onderkennen de belanghebbendengroepen zoals geschetst op p. 1. We geven in de gesprekken ruimte aan verschillende meningen van alle Utrechters waarbij we de definitie hanteren uit de Nota Samen Stad Maken. Zo hebben we zo veel mogelijk oog voor alle belangen. We houden daarbij rekening met verschillende perspectieven op het vraagstuk en doen extra moeite om te luisteren naar ongehoorde stemmen. Ook daarom gaan we juist de straat op om meningen over ruimte voor evenementen op te halen. Uiteindelijk geven we in een terugkoppeling aan alle belanghebbenden terug hoe de belangenafweging heeft plaatsgevonden. We evalueren het proces om er in de toekomst van te leren. November 2024