Samenvatting Verkenning naar de effecten uittreding OCW uit gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief.docx.pdf

Samenvatting verkenning naar de effecten uittreding OCW uit gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief

Verkenning De aangekondigde veranderingen stellen de overblijvende partners in de gemeenschappelijke regeling (GR) Het Utrechts Archief (HUA) voor diverse vragen. Het bestuur HUA heeft daarom een werkgroep bestaande uit leden namens HUA, provincie en gemeente opdracht gegeven een verkenning uit te voeren naar de effecten van het uittreden van het ministerie Onderwijs Cultuur en Wetenschap (OCW) uit de GR HUA. In de verkenning worden de belangrijkste veranderingen, zoals door OCW aangekondigd, in kaart gebracht: • • • •

•

OCW heeft aangekondigd dat het Rijk per 1 januari 2024 uit de gemeenschappelijke regelingen van de Regionaal Historische Centra (RHC) wil treden. De nieuwe Archiefwet (ingang voorzien per medio 2023) gaat uit van de nieuwe situatie, waarin het Rijk geen deelnemer meer is in de gemeenschappelijke regelingen. De rijksarchiefbewaarplaatsen in de provincie en de figuur van de rijksarchivaris in de provincie worden in de nieuwe Archiefwet niet meer genoemd. De nieuwe Archiefwet bevat een delegatiebepaling, die de Minister OCW in staat stelt om aan de RHC’s (of aan één van de deelnemers) een deel van zijn taken en bevoegdheden over te dragen, en hen via een specifieke uitkering (SPUK) van middelen te voorzien om de bij hen berustende papieren archieven en collecties van het rijk te kunnen beheren. De RHC’s kunnen vanaf 2024 geen gebruik meer maken van het e-Depot van het Nationaal Archief. De RHC’s moeten een eigen e-Depot inrichten.

Daarom komen de volgende aandachtspunten voor het vervolg van het uittredingsproces in de verkenning aan bod: Aanbestedingsrechtelijke aspecten: er zijn zorgen over de aanbestedingsrechtelijke aspecten voor de achterblijvende partners als gevolg van de uittreding. Om die reden is er door de provincie en gemeente over deze aanbestedingsrechtelijke vraagstukken advies1 ingewonnen bij Straatman Koster Advocaten. De omvang van de rijksbijdrage: OCW heeft aangegeven dat de specifieke uitkering die OCW zal verstrekken voor het beheer van de rijkscollectie en archieven aan de RHC’s, gelijk is aan de huidige bekostiging van de papieren rijksarchieven. De rijksbijdrage maakt op dit moment een relatief groot deel uit van de begroting HUA (Euro 2,4 Mln., ca. 40% van het totale budget). Als het Rijk na verloop van tijd eenzijdig besluit tot het korten van de specifieke uitkering, dan heeft dit veel invloed op de begroting en continuïteit van de activiteiten van HUA. De aard van de rijksbijdrage: De specifieke uitkering (SPUK) betreft budget dat verplicht aan een door het Rijk gesteld doel besteed moet worden (geoormerkt geld). De uitkering is (naar de aard) niet vrij besteedbaar, terwijl de huidige bijdrage die HUA nu ontvangt van OCW wel vrij besteedbaar is (lumpsum).

Onduidelijk is welke voorwaarden OCW stelt aan de SPUK en wat dit betekent voor de Inmiddels is hieruit gebleken dat de huidige GR heringericht moet worden, willen de provincie en gemeente Utrecht hun archiefbeheertaken beleggen bij HUA zonder (periodieke) aanbestedingsplicht 1

financiering en uitvoering van de verschillende activiteiten op de programmabegroting, waaronder de publieksdienstverleningsprogramma’s. Verandering bestuurlijke basis: door het vertrek van OCW versmalt de bestuurlijke basis van de GR naar de smalst denkbare basis, namelijk twee partners. Het is onduidelijk is of de uittreding van OCW ook gevolgen heeft voor de algemene reserve HUA. Wanneer OCW besluit om bij uittreding het door hen ingebrachte deel van de algemene reserve terug te vorderen, dan wordt de deze reserve te laag om risico’s af te dekken, en moeten financiële onvoorziene risico’s en calamiteiten verdeeld worden over de achterblijvende partners, indien deze niet (geheel) gefinancierd kunnen worden uit de algemene reserve. Transitiekosten: door eventuele uittreding van het Rijk en de noodzakelijke aanbesteding van het edepot moeten er transitiekosten gemaakt worden. Dit leidt in ieder geval tot incidentele kosten (hierover wordt onderhandeld met OCW). De zorg bestaat dat dit wellicht ook tot een structurele verhoging van de partnerbijdrage kan leiden.